时间管理培训教材(王洪林).ppt

长 虹 欣 锐 CHANGHONG-SHINRY 试运行期培训计划 长 虹 欣 锐 CHANGHONG-SHINRY 预计课时：1H 制 订 者：王洪林 制订日期：2008/12/09 长 虹 欣 锐 CHANGHONG-SHINRY 时间管理：高效职业人士必备技能 课程大纲 1.认识时间及时间管理 2.时间管理的基本准则 3.时间管理的基本法则与技巧 长 虹 欣 锐 CHANGHONG-SHINRY 第 一 讲 长 虹 欣 锐 CHANGHONG-SHINRY 一、时间的概念 时间的定义 时间是物质运动的顺序性和持续性，其特点是 一维性，是一种特殊的资源、人类最稀缺的资源， 也是人类浪费得最多的资源。 长 虹 欣 锐 CHANGHONG-SHINRY 2.时间独特性 供给毫无弹性 无法蓄积 不可替代 永逝性 长 虹 欣 锐 CHANGHONG-SHINRY 案例1： 如果银行每天早晨向你的账号拨款8.64万元。你在这一天可以随心所 欲，想用多少就用多少，用途也没有任何的规定。条件只有一个：用剩的 钱不能留到第二天再用，也不能节余归自己。前一天的钱你用光也好，分 文不花也好，第二天你又有8.64万元。你该以何种态度去花这些钱? “洗手的时候，日子从盆里过去；吃饭的时候，日子从饭碗里过去；沉 默时，便从凝然的双眼前过去。我觉察他去的匆匆了，伸出手遮挽时，他 又从遮挽着的手边过去；天黑时，我躺在床上，他便伶伶俐俐地从我身上 跨过，从我的脚边飞去了。等我睁开眼和太阳再见，这又算溜走了一日。 我掩着面叹息,但是新来的日子的影儿，又开始在叹息里闪过了。” 朱自清 案例2： 长 虹 欣 锐 CHANGHONG-SHINRY 3.时间的价值:时间具有有形和无形价值。 时间就是生命 时间就是金钱 时间就是效率 浪费自己的时间，等于是慢性自杀; 浪费别人的时间，等于是谋财害命。 长 虹 欣 锐 CHANGHONG-SHINRY 案例1：你的时间价值？ 年收入 （万元） 年工作时间时间 （天） 日工作时间时间 （8小时时） 每天价值值 （元） 每小时间时间 价值值 （元） 每分钟钟价值值 （元） 1254839.374.920.082 2254878.749.840.16 42548157.4819.680.33 62548236.2229.520.48 82548314.9639.360.66 102548393.7049.200.80 年收入 （万元） 年工作时间时间 （天） 日工作时间时间 （8小时时） 每天价值值 （元） 每小时间时间 价 值值 （元） 每分钟钟价值值 （元） 去年？ 目标标？ 长 虹 欣 锐 CHANGHONG-SHINRY 二、时间管理 一.什么是“时间管理”？ “时间管理”即是对时间的利用进行的管 理，它管理的对象不是“时间”，而是指面对 时间而进行的“自管理者的管理”。 时间管理时间管理 长 虹 欣 锐 CHANGHONG-SHINRY 理论的演进特点优点缺点 第一代 时间管理 备忘录型：一方面顺其 自然，一方面追紧时 间安排 应变力很强没有 压力 随意忽略整体规 划 第二代 时间管理 记事簿规划与准备：制 定合适的目标与计划 ，讲究效率、明确责 任 追踪约会事件达 成率比较高 产生安排的习 惯 第三代 时间管理 强调价值规划、制定优 先顺序 以价值为导 向提 高生产率 忽略了自然法则 缺乏远见 第四代 时间管理 自然法则和罗盘理论效率方向对 2.时间管理理论的历史演进 长 虹 欣 锐 CHANGHONG-SHINRY 第 二 讲 长 虹 欣 锐 CHANGHONG-SHINRY 一.四象限原则 长 虹 欣 锐 CHANGHONG-SHINRY 长 虹 欣 锐 CHANGHONG-SHINRY 长 虹 欣 锐 CHANGHONG-SHINRY 二.80/20原则 长 虹 欣 锐 CHANGHONG-SHINRY 长 虹 欣 锐 CHANGHONG-SHINRY 将每天工作内容列入下表；将每天工作内容列入下表； 分析每项工作的性质，排出优先次序；分析每项工作的性质，排出优先次序； 拟定处理对策拟定处理对策 有效运用工作日程管理表有效运用工作日程管理表 假如今天是我生命中的最后一天 情景冥想： 长 虹 欣 锐 CHANGHONG-SHINRY 打算今天完成 (1) (2) (3) 的 工 作 (4) (5) (6) 时间活动 次序 1=重要+紧急 2=重要+不紧急 3=紧急+不重要 4=日常事务 处理方法 委托给_ 训练 _去做 下次要他提出建议 下次不同意做 集中/缩减/缩短时间 其它 8：00 8：30 12：30 每日工作时间记录日期 长 虹 欣 锐 CHANGHONG-SHINRY 长 虹 欣 锐 CHANGHONG-SHINRY 三.计划性原则 长 虹 欣 锐 CHANGHONG-SHINRY 长 虹 欣 锐 CHANGHONG-SHINRY 长 虹 欣 锐 CHANGHONG-SHINRY 第 三 讲 长 虹 欣 锐 CHANGHONG-SHINRY 一.浪费时间的主要原因 浪费时间的外部因素:包括电话干扰、不速之客、用 人不当、社交闲谈、权责混淆、沟通不良、进度失控、 资料不全、会议耽搁、文件复杂、工作搁置、安排旅行 等。 浪费时间的内在因素:包括危机应付、计划欠妥、贪 求过多、事必躬亲、条理不清、欠缺自律、无力拒绝、 做事拖延等 长 虹 欣 锐 CHANGHONG-SHINRY 拖 延; 时间的最大损失是拖延、期待和依赖将来。 哲学家塞涅卡 贝尔在研制电话时，另一个叫格雷的也在研究。 两人同时取得突破。但贝尔最终一举成名，誉满天 下，同时也获得了巨大的财富。为什么？ 经典案例: 长 虹 欣 锐 CHANGHONG-SHINRY 竞争的实质，就是在最快的时间内做好的东西。人生最大的 成功，就是在最短的时间内达成最多的目标 我们慢，不是因为我们不快，而是因为对手更快. 盛田昭夫说： “如果你每天落后别人半步，一年后就是一百八十三步， 十年后即十万八千里。” 警醒：谁快谁赢得机会，谁快谁赢得财富 爱因期坦著名的质能公式： E = MC 2 （质量乘以速度的平方） 长 虹 欣 锐 CHANGHONG-SHINRY 缺乏优先顺序; 美国伯利恒钢铁公司总裁查尔斯舒瓦普向效 率专家艾维利请教“如何更好地执行计划”的方 法，艾维利声称可以在10分钟内就给舒瓦普一样 东西，这东西能把他公司的业绩提高50%。而且这样 东西最终在一个月之后，让舒瓦普给艾维利寄去 一张2.5万美元的支票，并说那是他一生中最有价值 的一课。这一课的内容究竟是什么？ 经典案例: 长 虹 欣 锐 CHANGHONG-SHINRY 想做的事情太多; 杂乱的办公桌显示杂乱的心思 缺乏条理与整洁; 思考: 办公桌的杂乱无章与办公桌的大小是否有关 ? 情景案例:现代企业里的“老农现象” 长 虹 欣 锐 CHANGHONG-SHINRY 不会拒绝别人的请求; 仓促决策; 让我们记取“过去”，把握“现在”，放眼“未 来”。 昨天是一张支票 明天是一张支票 今天则是随时可运用的请善用它 长 虹 欣 锐 CHANGHONG-SHINRY (7).上级领导浪费时间: 开会、电话、不懂授权！ 管理者在授权常犯的五个错误： 担心部属做错事； 担心下属表现太好； 担心丧失对下属的控制； 不愿意放弃得心应手的工作； 找不到合适的下属授权。 长 虹 欣 锐 CHANGHONG-SHINRY (8).工作系统浪费时间: 访客、 官样文章、 员工离职等 (9).生活条件浪费时间 通 讯 环 境 交 通 家住郊区 长 虹 欣 锐 CHANGHONG-SHINRY 二、时间管理的三项基本原则 原则之一：明确目标 目标刺激我们奋勇向上 长 虹 欣 锐 CHANGHONG-SHINRY 27%的人不曾为自己设立目标 ； 60%的人目标模糊 ； 10%的人目标清晰而侧重短期 ； 3%的人目标清晰而长远 。 哈佛大学对大学生进行跟踪调查 长 虹 欣 锐 CHANGHONG-SHINRY 提个醒 那些没有奋斗目标的人 ，终其一生，他们都是 在为那些有明确奋斗目 标的人而活！ 长 虹 欣 锐 CHANGHONG-SHINRY 如何制定目标 目标具备的下六个特征 真心想要； 与公司目标一致； 具体明确； 时间期限； 形成书面报告； 让别人知道。 善于做梦； 长 虹 欣 锐 CHANGHONG-SHINRY 原则之二： 有计划、有组织地进行工作 计划的定义 所谓计划，是指为达成目标，事先凝聚相关 人员的智能，预估未来情事的演变，以决定必 要的方案与程序。 长 虹 欣 锐 CHANGHONG-SHINRY 计划常见的误区 没有注意计划的变动； 没有估计多种可能； 没有弹性； 没有考虑资源和条件； 没有事先沟通和确认。 长 虹 欣 锐 CHANGHONG-SHINRY 做计划的大致步骤： 掌握各项信息； 确立目标； 拟订具体可行方案； 探寻完成目标的各种途径； 选定最佳的完成方式； 将最佳途径转化成月/周/日的工作事项； 编排月/周/日的工作次序并加以执行。 长 虹 欣 锐 CHANGHONG-SHINRY 1984年，在东京国际马拉松邀请赛中，名不见经传的日本先手 山田本一出人意外地夺得了世界冠军。 两年后，意大利国际马拉松邀请赛米兰举行，山田本一代表日 本参加比赛。这一次，他又获得了世界冠军。山田本一究竟靠 什么获得金牌? 案例研究:山田本一的马拉松冠军 在现实中，我们做事之所以会半途而废，往往不是 因为难度较大，而是觉得成功离我们较远。确切地 说，我们不是因为失败而放弃，而是因为倦怠而失 败。在人生的目标管理中，我们如果能借鉴山田本 一的智慧，就能大大增加目标达成的可能。 长 虹 欣 锐 CHANGHONG-SHINRY 原则之三：合理地安排时间 凯利穆尔是美国西海岸数一数二的油漆制造商。穆尔于1939 年大学毕业后，在哥利登油漆公司找到业务员的工作。当穆尔逐渐 对工作感到得心应手后，他立即拿出客户资料以及销售图表，以确 认大部分的业绩来自哪些客户。他发现了什么呢？ 经典案例: 长 虹 欣 锐 CHANGHONG-SHINRY 这个案例体现了巴列特定律（也称80/20原理）：总结果的 80%是由总消耗时间中的20%所形成的 。 可怕的80/20理论： 80%的销售额是源自20%的顾客； 80%80%的手机来电来自的手机来电来自20%20%朋友；朋友； 80%80%的生产力来自的生产力来自20%20%上班时间；上班时间； 80%80%的假单来自的假单来自20%20%员工；员工； 80%80%的卫生纸被的卫生纸被20%20%同事用完；同事用完； 80%80%的国家资源被的国家资源被20%20%人占用；人占用； 80%的财富集中在20%的人手中 长 虹 欣 锐 CHANGHONG-SHINRY 三、时间管理的“七项铁律” 1 1、重要性与急迫性、重要性与急迫性 此事花多少时间此事花多少时间 取决于该项工作的重要性取决于该项工作的重要性 该项工作何时完工该项工作何时完工 取决于该项工作急迫性取决于该项工作急迫性 长 虹 欣 锐 CHANGHONG-SHINRY 2 2、管好你、管好你 “ “三天三天” ”的时间的时间 管理今天的时间管理今天的时间 运用第运用第4 4代时间管理，代时间管理，4 4象限管理法象限管理法 管理明天的时间管理明天的时间 运用第二象限大石头管理法运用第二象限大石头管理法 管理昨天的时间管理昨天的时间 总结经验，吸取教训，改进措施总结经验，吸取教训，改进措施 长 虹 欣 锐 CHANGHONG-SHINRY 3 3、运用时间管理表、运用时间管理表 记录你的时间，计算你的时间记录你的时间，计算你的时间 平衡你的时间，分配你的时间平衡你的时间，分配你的时间 4 4、集中时间，解决第二象限的重要事项、集中时间，解决第二象限的重要事项 5 5、系统管理你的时间，善于用好别人的时间、系统管理你的时间，善于用好别人的时间 长 虹 欣 锐 CHANGHONG-SHINRY 组 织 好 部 属 工作 职责 关键 结果 具体 标准 工作 目标 行动 计划 目标 控制 年终 评估 奖励系统发 展系统 职务 分析 主要 目标 目标 标准 SMART 要求 目标任 务书 HRM考 评系统 职务 说明 时间管理 分主次 抓缓急 绩效管理 绩效伙伴 在职辅导 考评目的 考评项目 考评技术 考评程序 授权 人的 管理 团队 管理 6 6、以人为本使用时间、以人为本使用时间在在“ “人的管理人的管理” ”上舍得花时间上舍得花时间 7 7、充分运用现代管理工具提高时间利用效率、充分运用现代管理工具提高时间利用效率 长 虹 欣 锐 CHANGHONG-SHINRY 四、时间管理的10个技巧 1、养成快速的节奏感 2、成本观念 废弃“一分钱智慧几小时愚蠢”的作风 3、寻找出自己的“生理节奏” 体现真正的品质和高效，节省体能、节约时间。 长 虹 欣 锐 CHANGHONG-SHINRY CGHK为关键路线 A B I K H E G D C F 作业 开始 结束 4、巧用网络计划技术 情景案例:你该如何安排？ 长 虹 欣 锐 CHANGHONG-SHINRY 聪明人在别人喋喋不休或面红耳赤时常常已走 出了很远的距离。 8、精选朋友 多而无益的朋友是有害的。 滴水成河。用“分”来计算时