《业务流程绘制专题》PPT课件.pptVIP

*1 业务流程绘制业务流程绘制 n业务流程图画法培训 华侨大学 工商管理学院 人力资源系 工作分析专题工作分析专题 *2 提纲 业务流程整理概述业务流程整理概述 学习目标学习目标 业务流程概述业务流程概述 业务流程整理成果规范业务流程整理成果规范 业务流程图绘制方法与业务流程图绘制方法与 业务流程整理注意事项业务流程整理注意事项 业务流程整理练习业务流程整理练习 问题交流问题交流 *3 参与业 务流程 的 设计和 绘制 学习目标 学会绘制流 程图 的方法 明确流程整 理的原理 *4 参与业 务流程 的 设计和 绘制 学习目标 学会绘制流 程图 的方法 明确流程整 理的原理 什么是业务流程什么是业务流程 业务流程意义业务流程意义 标准业务流程内容标准业务流程内容 原来如此 。 *5 参与业 务流程 的 设计和 绘制 学习目标 学会绘制流 程图 的方法 明确流程整 理的原理 什么是业务流程什么是业务流程 业务流程整理意义业务流程整理意义 标准业务流程内容标准业务流程内容 对自身工作影响对自身工作影响 什么是业务流程图什么是业务流程图 业务流程图绘制要求业务流程图绘制要求 业务流程图绘制练习业务流程图绘制练习 我也会了 *6 业务流 程的 设计、 绘制和 优化 学习目标 学会绘制流 程图 的方法 明确流程整 理的原理 业务调研计划制定业务调研计划制定 业务流程设计与绘制业务流程设计与绘制 业务流程优化思路业务流程优化思路 成功也有 我一份 *7 业务流程概念 n业务流程是指在组织内部“流转”的一系列相关的活动 n业务流程不仅仅限于一个单一的功能或者单一的部门 n业务流程能够贯穿始终地反映经营情况 什么是业 务流程 *8 业务流程概念 行为行为 责任责任 输入输入 在流程中的关键行为流程中的关键责任 每一行为的主要输入来源 输出输出顾客（服务对象）顾客（服务对象）时间和成本时间和成本 每一行为的关键交付成果每一行为输出的接受者 与每一行为相关的努力/ 时 （内部和外部） 间/成本 业务流程构 成要素 *9 业务流程成果规范 业务流程图业务流程图 流程描述流程描述 岗位职责岗位职责 按具体业务绘制业务流程图业务流程图节点的描述 相关人员的岗位及职责 内部制度内部制度核算方法核算方法关键点关键点 与该业务相关的主要与该业务相关的 该业务的关键控制节点 财务内部控制制度会计核算分录 业务流程成 果报告主要 内容 *10 提纲 业务流程整理概述业务流程整理概述 业务流程图绘制业务流程图绘制方法方法 流程图基本知识讲解流程图基本知识讲解 流程图的绘制流程图的绘制 流程图交付要求流程图交付要求 业务流程整理注意事项业务流程整理注意事项 业务流程整理练习业务流程整理练习 问题交流问题交流 *11 n流程图是一种工具，可用来了解、分析和归档公司的流程和活动，帮助 确定改善机会。业务流程图（Transaction Flow Diagram, TFD）就是 用一些规定的符号及连线来表示某个具体业务处理过程。 n一张流程图显示了将特定输入转化为所要求的输出的一系列的步骤。 什么是流程图？ o业务流程图是一种描述系统内各单位、人员之间业务 关系、作业顺序和管理信息流向的图表，业务流程图 主要是描述业务走向，利用它可以帮助分析人员找出 业务流程中的不合流理向，它是物理模型。 o业务流程图的绘制基本上按照业务的实际处理步骤和 过程绘制。换句话说,就是一“本”用图形方式来反映实 际业务处理过程的“流水账”。绘制出这本“流水账”对 于理顺和优化业务过程是很有帮助的。 图胜于表，表胜于文! 梳理 管理 优化沟通 显化 业务流程 管理的目的 业务流程管理的目的 13 通过流程我们能够知道什么？ 对于做这件事情的人 n知道：活动开始？活动结束？ 提供哪些方面的服务? 对于流程管理者 n知道：各项业务之间的相互关 系（这个流程和其他流程的关 系） 对于参与者 n知道：做什么？比如哪些事情 可以同时做，哪些事情必须先 做，哪些事情必须审批？ 对于参与这个流程的部门 n知道：各自的责、权、利 14 o正确完整地描述业务流程体系，是一切流程项目的成 功的基础。因为只有正确完整的流程描述才能客观的 反应业务的运营思路，有效的指导企业运作方式的实 施。 o 提到对业务流程体系的描述，我们会很快联想到绘制 业务流程图，虽然流程图是业务流程体系中的重要一 环，但是要想正确完整地描述实际的业务流程体系， 仅仅凭借一张张孤单的流程图是远远不够的。那我们 应该如何来描述业务流程体系呢？ 流程体系模型的基本结构 首先，让我们看一下一个流程体系模型的基本结构 流程图的层次 o第一个层次是公司级的。即全公司的主导业务 流程、公司的决策流程等。 o第二个层次是职能部门的。例如人力资源管理 、财务管理、审计、生产管理、计划管理流程 等。 o第三个层次是某一个部门内部的。例如人力资 源管理中的员工管理、薪酬管理、培训管理及 考核管理流程等。 *18 三级流程目录示例 *19 简易流程图 该流程图的优点在于可理解性好，但同时存在不确定性太大 ，无法清楚界定流程的责任主体等缺点。 推荐阅读：华侨大学人事处工作流程图 *21 流程图绘制 流程图绘制主要包括以下三项内容： o理解流程 o编制流程图 o完善（优化）流程图 *22 流程图绘制 流程图绘制基础 o有明确定义的开端和结束 o有输入必有输出 o在整个企业组织中“流动” o不局限于单一的功能和部门 流程 输入输出 *23 流程图绘制 流程/子流程 概述企业活动 流程图直接阐明组织的主要业务/功能单位（部门级）的关键目标 流程步骤 描述中级组织单位（部门级）的任何活动 在一个流程中能得到主要的输入、输出信息 任务 描述个人能完成的活动 所有个人应完成的工作组成他/她的岗位职责 流程编写基本规范 业务流程图常用符号 说明:起始/结束框 用于表示业务流程的开 始或结束，框中文本注明开 始/结束，起始/结束框必须 成对出现，一个表示开始， 一个表示结束。 开始/结束 流程编写基本规范 业务流程图常用符号 说明：文档框 用于表示流程中的文档 实线框表示系统中的单据 虚线框表示非系统单据 有多联单据时用“多联单据” 文档 文档 多联单据 流程编写基本规范 业务流程图常用符号 说明：决策分支框 用于条件判断或选择处理， 决策分支框必须有至少一个输入 ，必须有两个输出。 判断 问题 是 否 说明：处理框 用于表示业务处理。 业务处理说明 流程编写基本规范 业务流程图常用符号 说明：离线存储框 用于单据报表留存,交由 其他部门。 说明：流向指示线 箭头表示信息的流向。 流程编写基本规范 业务流程图常用符号说明：转下页框 用于表示续接下一流 程图或接其它流程图。 说明：承上页框 用于表示续接上一流 程图或接其它流程图。 转下页 转页编号 承上页 转业编号 流程编写基本规范 常见不规范画法 表示判断的符号输出不完整 发票是 否收到 ？ 是 发票是 否收到 ？ 是 否 流程编写基本规范 常见不规范画法 流程图布局不合理（“Z”字型） 流程编写基本规范 流程图布局不合理（“回”字型） 流程编写基本规范 流程图布局不合理（交叉型） *33 询问一个流程活动的问题包括： 流程图绘制 流程/任务生成什么？ 职员怎样执行它？ 为什么要这样做？ 何时、由谁对它进行复核？ 流程活动需要多少时间？ 流程活动何时需要？ 错误/问题的种类，频率和发生原因是什么？ 怎样处理错误/问题/例外？ 输出什么？输出多少？ 输出至哪里？ n流程范围 n控制目标 n主要控制点 n涉及部门及表格 n流程流转时间 n特定政策 *34 建议步骤: 从一个高层次的流程开始,如有必要,到下一层次的流程(比如,子系统) 确定每个子系统的开始和结束(保持重点) 确定关键输入和输出 按步骤进行每个关键业务子流程 节约时间: 如果陷入困境,休息一下或跳到另一方面 采用标准的流程图符号 在过程中或在每一子流程的结束确认流程和技术改进机会 认定流程的准确性 流程图绘制的技巧 *35 流程图的格式 n宋体 n标题采用14号字体、加粗、中间对齐 n部门采用10号字体、加粗、下划线、中间对齐 n框内采用68号字体、普通不加粗、中间对齐 n连线采用与框内同样字体、中间对齐 n尽量避免相交线 业务流程图交付要求 总裁运营总监生产管理部长物流公司经理营销公司经理子公司的经理 1 2 3 4 5 6 7 8 9 横坐标表示部门和岗位的名称，从左上角开始，级别从高向低逐步下降。部门或者岗位的名称也要编 码，一般用英文字母表示，比如总裁用，部门总监用，生产管理部用，物流中心用，营销公 司用，工厂或者子公司用等等。 纵坐标是时间顺序，即先做何事，后做何事，按照时间顺序编为1、2、3、4、5、6、7、8、9、10。 一般业务流程图的绘制矩阵式流程图 *37 业务流程交付要求 业务流程编号： 业务名称：费用报销 编制：XXX 日期： 审核：XXX 日期： 序号处理说明责任单位责任人 1 2 3 4 5 6 标准业务流 程图描述样 本 *38 业务流程交付要求 公司编号： 公司名称： 部门编号： 部门名称： 编制：XXX 日期： 审核：XXX 日期： 编号岗位名称岗位描述岗位职责不相容职责 岗位职责 *39 业务流程交付要求 流程编号： 流程名称： 制度编号： 制度名称： 编制：XXX 日期： 审核：XXX 日期： 编号 内部控制制度描述 解释部门 内部控制制 度样本 *40 起始点、终止点和对象必须清晰 输入和输出应当明确 应当在合适的地方标出估计时间（流程时间） 为每一个任务框标明人员的职务/负责的范围 业务流程图交付要求 l复杂流程图如不能在同一页绘制，可用连接符连接到下一页中。 l流程图禁止死循环，须以单一入口，单一出口特征绘制。“开始” 符号只能出现一次，但是“结束”符号可以出现多次 l从上至下，从左到右。符号大小应为一致。 l同一路径，指示箭头应只有一个，路径符号应避免相互交叉。流程 图如有参考到其他流程。可引用已定义的流程，不需要重复绘制。 l做到对流程不熟悉的人，不需要任何解释就能轻而易举的读懂流程 图。 l详细程度应达到足以识别无效率的活动 业务流程图交付要求 *41 *42 提纲 业务流程整理概述业务流程整理概述 业务流程图绘制方法与业务流程图绘制方法与 业务流程整理注意事项业务流程整理注意事项 注意事项注意事项 流程改进流程改进 业务流程整理练习业务流程整理练习 问题交流问题交流 *43 C 需要 按实际情况绘制流程 C 需要 在整个组织内思考流程 C 需要 与流程牵涉的人员交流 C 需要 在开始前确认流程的起点和结束 C 需要 高层次的流程图 C 需要 提问 D 不能 按照你自己的想当然绘制流程 D 不能 把流程图局限在你自己的部门 D 不能 在真空中工作 D 不能 在确认起点和结束点前试图绘制 流程 D 不能 陷入太多的细节 D 不能 单独努力 流程绘制应注意的要点 业务流程优化准备工作 熟悉企业的业务 了解业务模式、企业制度、现有流程、管理问题 等。 了解系统 了解系统功能 编写人掌握流程编写的基本知识 *44 n实现裁员75%，而非原定的20%; n由于订单和验收单的自然吻合，使得付款也必然及时 而准确，从而简化了物料管理工作，并使得财务信息 更加准确 *62 Ford公司BPR的启示 o面向流程而不是单一部门：若福特仅仅重建应付款一个 部门，那将会发现是徒劳的，正确的重建应是将注意力 集中于整个“物料获取流程”，包括采购、验收和付款部 门，这才能获得显著改善。 o大胆挑战传统原则 n福特的旧原则：当收到发票时付款。 n福特的新原则：当收到货物时付款。 o旧原则长期支配着付款活动，并决定了整个流程的组织 和运行，从未有人试图推翻它，而BPR的实施就是要求 我们要大胆质疑，大胆地反思，而不能禁锢于传统。 *63 流程优化的阻力 阻力来源原因 企业高层管理者 1、担心地位下降 2、担心失去控制权 3、不愿冒风险 4