职务说明书的制作方法专题讲座PPT.ppt

职位说明书的制作方法 *1 议 程 n企业职能设计与职能分解 n组织结构设计与工作设计 n工作分析：目标/内容/程序/方法 n职位说明书：重要性/用途/格式/编 制 n案例解析与摹拟演练 date2 过程框图 职能设计 基本职能 / 关键职能 职能分解机构设置工作设计 工作分析 职位说明书工作规范 date3 职能设计 n什么是职能设计？ 对企业的经营和管理业务进行总体设计 ，确定企业应当从事哪些生产经营活动 和管理业务，并规定其合理的结构比例 。 n职能设计是企业组织设计的第一道“工序 ”思想是： 因事定机构 因机构配人员 date4 职能设计的作用 n使企业的战略任务和经营目标在管理组 织上得到落实 n为企业管理组织的框架设计提供依据 管理组织的各个层次、部门、职务和岗 位，只是企业各项职能和业务的载体。 先有职能 才有结构 （不能先给病人吃药，后诊断病情） date5 职能设计的内容 n基本职能设计 n关键职能设计 n职能分解 date6 基本职能设计 n目的：对 人、财、物、信息等经营资源 研、供、产、销等经营环节进行 系统、有效的管理。 n参考国内、国外较先进同类企业 n应考虑的权变因素： 环境 战略 技术 规模 n案例一： date7 某投资管理公司基本职能 n经营发展战略 n财务（审计） n投资管理 n资产运营管理 n人力资源 n行政办公 n经营计划 n公关与宣传 date8 建筑公司的基本职能 n采购管理： n设备管理： n成本管理： n施工管理： n质量管理： n安全管理： date9 房地产开发公司 n项目前期 n资金 n设计 n市场分析与营销策划 n工程监理 n销售 date10 练习一 n写出你所在公司的基本职能 date11 关键职能设计 n各项职能砖瓦 材料/构件 n关键职能承担 负荷量最大的构件 n关键职能应配置在 组织结构中心地位 date12 关键职能的确定 n如何确定？由企业经营战略决定 n确定关键职能应思考三个问题： ？为达到企业战略目标，什么职能必须得 到出色履行，取得优异成绩 ？什么职能履行不佳，会使企业遭受严重 损失，甚至危及企业生存 ？对体现企业经营宗旨具有重要价值的活 动是什么 date13 练习二 n投资管理公司总部的关键职能？ n你所在子公司的关键职能？ n你所在部门的关键职能？ date14 职能分解（一） n定义：将基本职能、关键职能逐步分解 化为独立、可操作的具体业务 n目的： 将各项职能具体化 可执行、可落实 如：生产、营销、财务 分解 具体业务 分派 不同部门/人来负责 为后续组织设计工作提供前提条件 部门划分和组合；纵向：集权、分权；横向： 协调方式选择；部门/岗位责任制；职务设计等 date15 职能分解（二） n基本要求 业务活动的独立性（举例） 不能把性质不同的业务活动混合为一项活动 业务活动的可操作性（举例） 避免重复和脱节（举例） date16 职能分解（三） n职能分解的方法：逐级分解法 一级职能-基本职能设计列出的职能 二级职能-为完成一级职能必须开展的 几方面管理工作 三级职能-由二级职能分解的具体业务 活动 案例二：某公司职能分解示例 date17 组织结构设计 n纵向组织结构设计 管理层次/幅度；集权/分权； n横向组织结构设计 部门/专业分工；横向协调方式；横 向制约机制 n职责与权限设计 date18 工作设计 n方法： 1、事件流法：把相互密 切关联的事件或活动归 并在一起形成一个工作 2、归类法：把性质完 全相同或相似的活动归 并在一起，形成一个工 作 3、目标分解法：把一 个部门职能的总体目标 分解为各个分目标，以 分目标为中心设定工作 。 n原则： 1、相对独立，避免工作关 系复杂化。 2、工作结果易于衡量/考 核 3、避免任务重叠、交叉 4、有一定的深度和广度 5、相对稳定，避免频繁调整 6、避免资格要求过高，找 不到合适的人选 date19 工作分析 n工作分析（职务分析）：是以工作为对 象，观察和分析其内容、责任、特征、 必要的资格条件等，将其结果载入工作 说明书（职位说明书），判断与其他工 作的性质差异的过程。 n为管理活动提供信息7w n工作分析技术是现代人力资源管理的基 本技术和核心技术 date20 工作分析术语 n任务：为达到某一 特定目的所进行的 一项活动。 n职责：一个人担负 的一项或多项任务 组成的活动。 n职位：由特定人所 担负的一个或数个 职责组成，=岗位 n工作：由一组主要职责 相似的职位所组成 工作=职务 n工作簇：由两个或两个 以上的相似的工作组成 。 n职业：由不同时间内不 同组织中的相似工作组 成。 date21 工作分析的目标 n组织管理 n人力决策 n聘用管理 n绩效考核 n人力资源开发 n薪资管理 n工作评价 date22 工作分析项目（一） n一般资料分析 工作名称： 工作代码： 工作地点： n工作实体分析 主要目的 工作任务分析 工作责任分析 督导与组织关系 工作量分析 date23 工作分析项目（二） n工作环境分析 工作的物理环境 工作的安全环境 人际与社会环境 聘用备件 n任职条件分析 教育培训情况 必备知识 经 验 心理素质 date24 工作分析设计 n选择有代表性、典 型性的职位 n确定工作分析项目 和调查方法 n制订工作分析规范 包括工作分析规范用语 ；工作分析项目标准 n选择信息来源： 包括：任职人、管理者 、客户、工作分析人员 、有关工作分析资料 n选择工作分析人员 来源：顾问公司专家 培训内部人员 date25 工作调查方法 n观察法： 运用感觉器官或其他工 具，观察特定对象的实 际工作动作和工作方式 ，并以文字、图表、图 象记录下来 n访谈法： 与任职人员面对面谈话 来收集信息和数据 （访谈问题举例） n问卷法： 由任职人员填写经过特 别设计的调查问卷 n方法选取： 三种调查方法各有利弊 ， 根据实际情况选择使用 。 date26 工作分析工具职位问卷 n职位问卷是收集工作信息的基本工具 n职位问卷框架 v基本资料姓名、性别、年龄、职称 、 部门、学历、职务、直属主管、职等 、职级、入职日期 v工作时间调查正常工作时间、休息 时间、加班时间、出差情况、工作均衡 date27 v工作内容调查工作目标、工作概要、工 作程 度 工作事项、各事项占全部工作时间的百分比，工 作权限和结果 v工作责任调查风险控制责任、成本控制责任、 协调责任、指导监督责任、组织管理责任、工作结果 责任、决策范围 v任职资格调查最低学历要求、知识多样性、熟 练期、工作复杂性、工作经验、文字知识、数学知识 、工作灵活性、综合能力 date28 v工作强度调查工作压力、精力集中程度、体 力要求、创新与开拓、工作紧张程度、工作均衡性 v工作环境调查工作环境舒适性、工作环境危 险性等 问卷设计要点 v问卷应简短、填写起来简单、方便 v调查项目应为具有操作性的具体问题 v用语规范、准确、通俗易懂，不能模棱两可 v不能面面俱到，应突出重点 date29 问卷形式 v开放式问卷 v封闭式问卷 v开放式与封闭式相结合 工作问卷实例分析 v开放式问卷实例 v封闭式问卷实例 date30 工作说明书 n又称职务说明书，是根据工作分析得到 的资料对工作的职务、条件以及责任的 描述做成的正式文件。它的目的是在某 些条件限制下确认工作的职责，并说明 工作的范围和内容。 n工作说明书是人力资源管理中最为重要 的文件之一。 date31 工作说明书的重要性 n阐明在公司内谁应该负责什么工作 n有助于在职者了解该职位的责任 n帮助管理阶层分析并改进公司的组织结 构 n作为职位评价、薪资调查以及建立薪资 结构的基础 date32 工作说明书的用途 n人力规划 n人员招聘及甄选 n人员任用及配置 n薪资调查 n薪资结构 n员工培训与发展 n职业规划 n工作评价 n职位分类 n绩效评估 n目标管理计划 n工作流程分析 n组织研究 date33 工作说明书格式 n依情况不同而异，基本由五大部分构成 ： 职位基本资料 主要目的 工作描述 工作环境 任职资格 date34 职位基本资料 n职位名称 n直属主管 n所属部门 n工资等级 n工资标准 n所辖人数 n工作性质 n工作地点 n职务分析日期 n职务分析人 date35 工作描述 n工作概要：用简练的语 言说明工作的性质、中 心任务和责任 n工作活动内容：逐项说 明工作活动内容；各活 动内容所占时间百分比 ；活动内容权限；执行 依据 n工作职责： n工作结果：最好定量 n工作关系：受谁监督， 监督谁；此工作可晋升 的职位、可转换的职位 以及可以升迁至此的职 位；与哪些职位发生关 系 n运用设备和信息说明 date36 任职资格 n所需最低学历 n所需培训时间/科目 n从事本职工作和其 他相关工作的年限 和经验 n一般能力：如计划 、协调、实施、组 织、控制、领导、 公关等及需求程度 n兴趣爱好 n个性特征：如情绪 稳定性、责任心、 外向/内向、支配性 、主动性等 n职位所需的性别、 年龄特征 n体能：视力、听力 、反应、耐力、体 力 date37 工作环境 n工作场所：室内/室 外/其他特殊场所 n工作环境的危险性 ：发生可能性；伤 害程度；发生频率 ；原因 n职业病：可能性/轻 重程度等 n工作时间特性：正 常工作时间、加班 时间 n工作的均衡性：是 否忙闲不均及经常 性程度 n工作环境舒适程度 ：温度、湿度、粉 尘、噪声等 date38 编制基本要求 n内容可依据职务分 析目标加以调整， 可繁可简 n可以用表格形式， 也可采用叙述型（ 见范例） n使用浅显易懂的文 字，用语要明确， 不要模棱两可