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“岗位说明书”编写培训课 报告人：孙明娟 2013-12-13 designer:s.g.c.chen8332 海 . 水 . 正 . 蓝 . 作 . 品 目录 工作分析和岗位说明书的作用 岗位说明书的撰写说明 岗位说明书的示例 designer:s.g.c.chen8332 海 . 水 . 正 . 蓝 . 作 . 品 工作分析的目的 1、我需要什么样的员工？ 2、我需要我的员工做什么？ 3、我怎样判断我的员工做得好不好？ 4、我能提供给员工怎样的发展渠道？ 5、我需要给员工提供怎样的工作条件和环境？ 1、领导对我有哪些知识、技力和经验方面的要求？ 2、我工作的目标和价值是什么？ 3、我需要做哪些工作？ 4、我怎么判断自己做得好不好？ 5、我将来可以向哪些方面发展？ 6、我工作的条件和环境怎么样？ 管理者 员 工 designer:s.g.c.chen8332 海 . 水 . 正 . 蓝 . 作 . 品 工作分析和岗位说明书的关系 任务责任职责 工作说明 工作规范 知识技能能力 工作分析 关于工作职责、任 务内容的详细描述 岗位说明书是 工作分析的书 面表达形式 是人力资源管 理体系中的基 础系统 工作须具备的知识 、技能和能力 工作分析是全面了解获取与工作有关的详细信息的过程。 designer:s.g.c.chen8332 海 . 水 . 正 . 蓝 . 作 . 品 企业岗位管理体系 公司战略及目标 公司组织结构图 部门职能与职责 岗位职权职责 岗位分析 任职资格 岗位说明书 岗位价值评定 员工能力与 资格调查 业务流程设计与重组 目标人工作结合 定岗、定编、定员等 岗 位 评 价 岗 位 设 计 岗 位 分 析 岗 位 管 理 designer:s.g.c.chen8332 海 . 水 . 正 . 蓝 . 作 . 品 工作分析岗位说明书 用谁（who） 做什么（what） 何时（when） 在哪里（where） 如何（how） 为什么（why） 为谁（for whom ） 岗位基本信息 职责描述 岗位职责 工作权限 任职资格 工作环境 职业生涯发展 designer:s.g.c.chen8332 海 . 水 . 正 . 蓝 . 作 . 品 目录 工作分析和岗位说明书的作用 岗位说明书的撰写说明 岗位说明书的示例 designer:s.g.c.chen8332 海 . 水 . 正 . 蓝 . 作 . 品 岗位说明书的基本内容解释与填写说明 一、岗位基本信息-1 【岗位名称】岗位全称，“职能+层级”。 如：市场部经理，招聘专员，避免使用“文员”“专员”之类的模糊笼统的岗位名称。 【所属部门】按照现行的岗位名称填写，写到岗位所属组织最小细胞。 如：“销售部电销组” 、“市场部网络推广组”。 【岗位编号】岗位的代码，公司统一为全公司所有岗位说明书编号方便查找，由人力资源部根 据岗位体系统一规定编号。 【直接上级】本岗位直接进行汇报并受其行政领导的岗位，原则上直接上级只有一位。 如：销售员的“直接上级”是“销售部主管”，但不是“销售部培训师”。 【直接下级】该岗位直接指挥或者向该岗位进行直接汇报的岗位，有几个写出几个，间接下属 岗位不填。反映的是该岗位的管理幅度。 岗岗位名称所属部门门编编号 直接上级级直接下级级 定编编人数辖员辖员人数 岗岗位序列职职等 designer:s.g.c.chen8332 海 . 水 . 正 . 蓝 . 作 . 品 岗位说明书的基本内容解释与填写说明 一、岗位基本信息-2 【定编人数】该职位的编制，承担该职位的人员数，以公司规定编制计划为依据。 【辖员人数】直接和间接下属编制总和。联系“直接下级”，反映了该岗位的管理幅度和管理层 次； 【岗位序列】一般分为管理、职能、技术、营销、操作序列；（或者“职位类型”） 【职等】运用于薪酬体系中的概念，指将工作内容、难易程度、责任大小、所需资格皆很相似 的职位划分为同一职级，实行同样的管理与报酬。（不用“工资水平”） 岗岗位名称所属部门门编编号 直接上级级直接下级级 定编编人数辖员辖员人数 岗岗位序列职职等 designer:s.g.c.chen8332 海 . 水 . 正 . 蓝 . 作 . 品 岗位说明书的基本内容解释与填写说明 一、岗位基本信息-3 岗岗位名称策划专员所属部门门市场部编编号 直接上级级市场主管、策划组长直接下级级无 定编编人数2辖员辖员人数0 岗岗位序列营销类职职等 举例分析： 1、岗位名称：“策划专员”“市场策划专员”（职能+层级）； 2、所属部门：“市场部”“市场部策划组”（细到最小）； 3、直接上级：“市场主管、策划组长”“策划组长”（只有一个老大）； 4、岗位序列：“营销类”“职能类”（不是所在营销部门就是“营销类”岗位）。 designer:s.g.c.chen8332 海 . 水 . 正 . 蓝 . 作 . 品 二、职责描述-1 岗位说明书的基本内容解释与填写说明 组织目标 分解分解 职责职责描述 职责职责概述 【职责概述】即岗位设置目的，回答以下问题 ： 为实现该岗 位职责 ，在什么条件下或限制下，从事哪些领域的工作。 designer:s.g.c.chen8332 海 . 水 . 正 . 蓝 . 作 . 品 二、职责描述-2 岗位说明书的基本内容解释与填写说明 (工作依据)工作行为+工作对象 根据销售政策及招生计划 目标， 通过电话销售方式对客户 进行产品销售， 目的 确保个人业绩目标达成 示例：电话销售员 “工作依据”是为完成工作任务的限制和条件，是为确保这些重要的条件确实得 以明确说明而未被遗漏，并不是不惜任何代价去完成的。 职责职责 概述： 使用一两句简要概括的话，准确说明该职 位的工作内容，并明确该职 位及其该职 位直接领导 下的职位共同努力要求达到的总工作目标，用“完成”“实现”“达到”等词描述。要 求具有高度概括性，且紧紧围绕本部门的职能和直接上级的工作目标。 designer:s.g.c.chen8332 海 . 水 . 正 . 蓝 . 作 . 品 二、职责描述-3 职责职责描述 职责职责概述 学员信息建档、核对；报备 白名单（整理名单）；分配辅导 老师；档案更 新管理。 （教务老师） 岗位说明书的基本内容解释与填写说明 举例分析： 避免：面面俱到，事无巨细的罗列. 职责职责描述 职责职责概述 负责 整个技术部门的业务 和管理工作，直接向总经 理汇报 。 （技术部经 理） 避免： 千岗一面，描述过于简单。 designer:s.g.c.chen8332 海 . 水 . 正 . 蓝 . 作 . 品 三、岗位职责-1 工作职责职责 职责职责要项项工作任务务 1、（1） （2） （3） 术语解释： 【职责】该岗位通过一系列活动来实现组织的目标，并取得工作成果。 【工作任务】职责的任务分解，是对职责的进一步说明。职责是工作任务的结果 ，工作任务是职责完成的过程。 岗位说明书的基本内容解释与填写说明 designer:s.g.c.chen8332 海 . 水 . 正 . 蓝 . 作 . 品 三、岗位职责-2 岗位说明书的基本内容解释与填写说明 示例：编制文件过程 部门经理 文 员 部门主管 总经理 最终批准文件 审核文件草拟文件 收集资料 编制文件 designer:s.g.c.chen8332 海 . 水 . 正 . 蓝 . 作 . 品 三、岗位职责-3 岗位说明书的基本内容解释与填写说明 职责描述的通用模式及内容 表述权限或参与方式的动词 需要完成的工作或动词所指向的对象 职责目标（可选项） 此项在企业中根据工作的不同而不同。 企业中的行为一般可以划分为几类： 决策行为、管理行为、思考行为、参 谋行为、直接业务行为。直接业务行 为根据业务的不同和对象的差异又可 以分为很多类型 分为三类，即人、物和信息。 但实际的工作往往是这几个 因素的组合 由于岗位不同，职责变化多样 ，在形式上不必拘泥于这一种 表现方式，但这两个部分是必 不可少的 在企业中，某一项需要完成的工作可能会有多个岗位共同参与，而每一个岗位在其中的责任与权限是不同的 designer:s.g.c.chen8332 海 . 水 . 正 . 蓝 . 作 . 品 三、岗位职责-4 岗位说明书的基本内容解释与填写说明 表达权限和参与方式的动词+需要完成的工作或动词指向对象+职责目标 示例 ： 1、招聘主管：组织收集劳动力市场信息，及时调整招聘策略； 2、市场专员：开拓新的合作关系，获取市场资源； 3、员工关系专员：建立和更新员工电子档案，确保信息完整、准确。 designer:s.g.c.chen8332 海 . 水 . 正 . 蓝 . 作 . 品 三、岗位职责-5 岗位说明书的基本内容解释与填写说明 职责与工作任务编写规范用语参考： 常用工作描述指南 业务业务活动动列表动词类动词类 型 针对制度、方案、计划等文 件 编制、制订、拟定、起草、审定、审核、审查、转呈、转交、提交 、呈报、下达、备案、存档、提出意见 文件类针对 信息、资料 调查、研究、收集、整理、分析、归纳、总结、提供、汇报、反馈 、转达、通知、发布、维护管理 关于某项工作（上级） 主持、组织、指导、安排、协调、指示、监督、管理、分配、控制 、牵头负责 、审批、审定、签发、批准、评估 关于某项工作（下级）检查、核对、收集、获得、提交、制作 其他 研究、分析、评估、发展、建议、倡议、参与、推荐、计划、组织 、实行、执行、指导、带领、控制、监管、采用、生产、参加、阐 明、解释、提供、协助、达到、协调、确保、鉴定、保持、监督 designer:s.g.c.chen8332 海 . 水 . 正 . 蓝 . 作 . 品 三、岗位职责-5 岗位说明书的基本内容解释与填写说明 职责与工作任务编写规范用语参考： 业务业务活动类动类型关键动词键动词 列表 信息类 收集、分类、统计、整理、汇总、归纳、分析、提交、预测、发布 等 文件类登记、签收、传递、签发、下发、接受、分发、归档等 计划、报告、方案类草拟、修改、审核、审批、审定等 专业活动类 设计、选择、评估、购置、交缴、修理、订购、计算、建立、准备 、更改、开发、调整、宣传、筛选、编制、办理、优化等 管理活动类 组织、安排、跟踪、检查、监督、实施、控制、指导、考核、协助 、参与、主持、协调、联络、拓展等 常用关键动词表 designer:s.g.c.chen8332 海 . 水 . 正 . 蓝 . 作 . 品 三、岗位职责-6 岗位说明书的基本内容解释与填写说明 1、职责要围绕工作目标，从工作大类逐类来写，以大分小。 2、职责结构上可以按照工作对象来分职责一、职责二，或者按照工作程序来分： 计划、组织、执行、控制； 3、岗位长期及经常性的工作，不是短期或临时性的工作； 4、按照岗位的重要性顺序来写； 5、权力与职责对应，任职资格与岗位职责对应。 注意事项 designer:s.g.c.chen8332 海 . 水 . 正 . 蓝 . 作 . 品 四、工作权限-1 工作 权权限 1、权限一 2、权限二 3、权限三 4、权限四 岗位说明书的基本内容解释与填写说明 1、工作权限主要包括三方面的权力： （1）完成关键职责的权力（2项左右）； （2）横向权力，即与相关部门业务关系而具有的权力，比如会签、审核等； （3）纵向权力，即对人财物的管理权限，如对下级人员管理、额度内的资金支配权、对相应 物质调配权等。 【工作权限】根据该岗位的工作目标与岗位职责，组织赋予岗位的决策范围、层级与控制力度 。工作权限并非来自于对工作本身的分析，而是来自于“权限表”赋予该岗位的权限。 designer:s.g.c.chen8332 海 . 水 . 正 . 蓝 . 作 . 品 四、工作权限-2 岗位说明书的基本内容解释与填写说明 2、各方面的职权按以下顺序来写： （1）主要工作上的权力； （2）计划类资料的审批权或批准权； （3）本部门发生费用的审核权或批准权； （4）接受直接上级的特别授权； （5）重要或相关事情知情权； （6）其他权力。 3、“工作权限”不能过于简单，要具体描述权力范围： 如建议权、监督权，应更改为“市场推广方案调整的建议权”、“对采购产品质量的监督权”。 designer:s.g.c.chen8332 海 . 水 . 正 . 蓝 . 作 . 品 五、任职资格-1 任职资职资格 教育水平 学历 胜任该岗位的最低学历。 如：大专、本科、硕士、博士；（大本） 专业 胜任该岗位的专业。填写主要专业外，可填写某某相关专业。 如：市场营销 及相关专业、无特别要求等 资格证书必须具备的专业技能的上岗证书 或证照。 如：出纳（会计从业资格证），司机（ a级驾照）。 经验经验要求 胜任该岗位必须具备的工作经验或相关工作经验。 如：x年以上工作经验，x年以上行业内管理岗位工作经验，无特别要求等。 技能要求基本技能：完成各种工作时需要具备的通用的操作技术，一般为“写作、外语、计算机能力 ” 业务技能：完成业务工作的能力。如：薪酬主管需具备薪酬与考核体系设计的能力。 能力和素质质要求能力要求：3-5个；素质要求：1-2个。 岗位说明书的基本内容解释与填写说明 【任职资格】为了完成工作，该岗位任职者所需具备的知识、技能、能力，以及个性特征要求 。能够胜任该岗位工作的最低要求，作为该岗位进行人力资源招聘的标准和依据。 请注意，以个人现有情况确定的标准并非该岗位的任职标准。 designer:s.g.c.chen8332 海 . 水 . 正 . 蓝 . 作 . 品 五、任职资格-2 岗位说明书的基本内容解释与填写说明 designer:s.g.c.chen8332 海 . 水 . 正 . 蓝 . 作 . 品 五、任职资格-3 岗位说明书的基本内容解释与填写说明 常见的“能力”： 【一般能力】学习能力、分析判断能力、协调能力、问题解决能力、适应能力 、执行能力、信息检索能力、领悟能力、沟通能力等； 【管理能力】决策能力、计划与组织能力、领导能力、指挥能力、控制与协调 能力、流程管理能力、预算管理能力、培养指导下属能力等； 【特殊能力】谈判能力、公关能力等。 示例 ： 薪酬主管的能力要求：领悟能力、沟通能力、问题解决能力、学习能力； 市场策划人员的能力要求：信息检索能力、分析判断能力、创新能力、学 习能力、沟通能力； 市场开发人员的能力要求：公关能力、谈判能力、沟通能力、适应能力； 事务类的人员只需要执行能力。 designer:s.g.c.chen8332 海 . 水 . 正 . 蓝 . 作 . 品 五、任职资格-3 岗位说明书的基本内容解释与填写说明 常见的“素质” ： 情绪稳定性、心理承受力、忠诚、自我认识、团队合作精神、全局意识、人际 敏感性、责任心、原则性、成就动机、魄力、创新精神等。 示例 ： 市场及销售人员的素质要求：心理承受力； 技术人员的素质要求：忠诚度； 开发人员的素质要求：成就动机； 中层管理者的素质要求：全局意识； 财务人员的素质要求：原则性； 高层管理者的素质要求：魄力。 designer:s.g.c.chen8332 海 . 水 . 正 . 蓝 . 作 . 品 六、工作环境-1 工作环环境 工作场场所室内、室外、或其他工作场所 工作时间时间 工作关系1、内部关系 2、外部关