时间管理与工作计划.ppt

时间管理与工作计划 agenda-4 设计课时：3hr 课程目标 1.认识时间管理 2.掌握时间管理的流程规划。 3.了解计划的步骤与要点 4.了解证券人员的时间管理与计划技巧应用 第一部分：认识时间管理 1.什么是时间管理 2.时间管理的理论发展 3.如何运用四代时间管理方法 4.时间象限的解析 时间管理就是自我管理 自我管理即是改变习惯, 以令自己更富绩 效, 更富效能 把事情很快地做完, 叫做效率 把事情很快又很对地做完, 叫做效能 时间管理就是事前的规划或长期的计划 什么是时间管理 时间管理的重要性 时间是资本和无法更新的收入。 任何一个制定出来帮助我们高效率地安 排时间的计划，都必须从我们对时间宝贵 性的认识入手。 管理好你的时间就能管理好你的工作。 计划管理 关于计划，时间管理的重点是待办单、日计划、周计划、月计划。 待办单：将你每日要做的一些工作事先列出一份清单，排出优先次 序，确认完成时间，以突出工作重点。避免遗忘、未完事项留待明 日。 待办单主要包括的内容：非日常工作、特殊事项、行动计划中的工 作、昨日未完成的事项等。 待办单的使用注意：每天在固定时间制定待办单（一起床就做）、 只制定一张待办单、完成一项工作划掉一项、待办单要为应付紧急 情况留出时间、最关键的一项，每天坚持。 每季季末作出下季末的学习工作规划；每月月末作出下月的学习工 作计划；每周周末作出下周的学习工作计划等。 常用的时间管理工具 记录自己的时间 美国管理学者pfdrucker认为，有效的时间 管理主要是记录自己的时间，以认清时间耗在 什么地方； 管理自己的时间，设法减少非生 产性工作的时间； 集中自己的时间，由零星 而集中，成为连续性的时间段。 试行三天，全面记录，分析“漏洞”所在 常用的时间管理工具 时间abc分类法 将自己工作按轻重缓急分为： a（紧急、重要）、b（次要）、c（一般）三 类；安排各项学习和工作优先顺序，粗略估计 各项学习和工作时间和占用百分比；在学习和 工作中记载实际耗用时间；每日计划时间安排 与耗用时间对比，分析时间运用效率；重新调 整自己的时间安排，更有效地工作。 常用的时间管理工具 时间“四象限”法 著名管理学家科维提出了一个时间 管理的理论，把工作按照重要和紧急两 个不同的程度进行了划分，基本上可以 分为四个“象限”,时间管理理论的一个 重要观念是应有重点地把主要的精力和 时间集中地放在处理那些重要但不紧急 的学习与工作上。 常用的时间管理工具 重要和紧急的不同 重要的事： u 你个人觉得有价值且对你的使命,价值观及首要目标有意义的活动, 来自内在的需求，对自己而言要事有时并不紧急但需要更多的时 间,并且天天做。 紧急的事： u 你或别人认为需要立刻处理的紧急时间或活动,来自外界影响你的 生活與工作次序。 我们可以用这两个要素及对立面所形成的四象限来描述我们 所从事的活动。这四象限构成“时间管理矩阵图” 时间管理象限图 重要 紧急 紧急并且重要重要但并不紧急 紧急但不重要不重要且不紧急 危机危机, ,急迫的问题急迫的问题, , 有期限的任务有期限的任务, ,会会 议议, ,准备事项准备事项 1 1、准备事项、准备事项 2 2、预防工作与计划、预防工作与计划 3 3、价值观的澄清、价值观的澄清 4 4、关系的建立、关系的建立 5 5、真正的休闲充电、真正的休闲充电 6 6、授能自主管理、授能自主管理 干扰干扰, ,一些电话一些电话, , 电电 子邮件子邮件, ,一些紧急的一些紧急的 事件事件, ,凑热闹的活动凑热闹的活动 1 1、细琐、忙碌的工作、细琐、忙碌的工作 2 2、一些电话、一些电话 3 3、浪费时间的事、浪费时间的事 4 4、“逃避性逃避性”活动活动 5 5、无关紧要的信件、无关紧要的信件 6 6、看太多的电视、看太多的电视 20% 15%15% 65%65% 1%1% 1.选择目标 2.优先矩阵 3.自我控制 4.时间规划与表单应用 5.时间管理障碍排除 第二部分：时间管理流程规划 选择目标 连结使命宣言 审视自我角色 80/20法则 緊迫的事不緊迫的事 重要的事 1 st 急 2 nd 重 不重要的事 3 rd 輕 4 th 緩 优先矩阵 1、哪些事情妨碍你花更多时间在第二 象限的重要活动上？ 2、列出下周你可能面对的一个属于第 一象限（紧急且重要）的事件或活动， 你可以在第二象限中做些什么准备来降 低第一象限的影响？ 专注第二象限，从而减少来自 第一象限的压力 当面对怀疑是第三象限但却列在第一 象限的活动时，用下列问题来检视自己： u我内心深处的“事”是什么？ u我真的必须做这件事吗？ u假使我不做会发生什么事？ u我如果延迟或不做，这件事对我跟他人相处 或与组织的情感帐户上会产生什么影响？ 杜绝不重要的活动 自我控制 1. 了解自己每天工作时段的特性, 善用之. 2. 以 pdca 分布周一到周五的工作性质. 3. 规划下周的活动时,回顾,评估你表现好的地方及应该要做哪些改 变来协助你达成目标,时时检查你的进度,会让你从中学习与进步, 你必须在每周末评估你的学习成果，反思你的使命宣言，然后 应用于下周活动的规划。 4. 保持良好的体力; 养成运动的习惯 5. 身心均衡地发展; 培养良好的嗜好 目标金字塔 长程目标 年目标 季目标 月目标 周目标 日目标 如何列管重要计划 将自己短中长期的计划依工作, 个人及生活这三个主轴一一列 举出来, 并算出每个计划的效 益. (如下一页所示) 在同一个时间点进行这三个主 轴的前3个项目(项目件数依自 己能力而定,红线的右手边) 有项目结束之后下一个项目就 可以往左递补 每个计划如何给予评分 先将所有计划列出来, 分成短中长期 (自 行定义) 分成三个项目(也可依自己的价值观调整 ), 依照: 重要性, 急迫性及成功机会来给 分数. 最好给 5 分, 最不好给 1 分 将三个分数相乘, 分数最高者为最优先 执行的计划 杜绝拖延 除了第四项以外, 其它的做起来都不太 愉快 不急的事情一拖延之后往往变成紧急 的事情 紧迫的事不紧迫的事 重要的事1 st2 nd 不重要的事3 rd4 th 学会授权 韩非子.八经 下君,尽已之能 中君,尽人之力 上君,尽人之智 诸葛亮凡事必亲躬, 后来过劳而死. 为何事必亲躬? 因为怕部属取代 不放心部属, 不信任部属 要求标准过高 懂得拒绝 会花太多时间, 时间不够会牺第二项 受人尊敬重要, 还是受人欢迎重要 不好意思拒绝请托的原因 接纳请托比拒绝请托容易 担心触怒请托者 想要做广受爱戴之好人 不知如何拒绝他人之请托 每个人都有一个好朋友, 叫 “施小惠”, 可 以适当地拒绝. 1.舍得 2.勇于拒绝 3.交待 1.怡情养性 2.轻松一下 1.兵贵速战速决 2.快刀斩乱麻 1.决胜于庙堂 之上 2.灌能 均 衡 紧迫的事不紧迫的事 重要的事 不重要的事 良好工作习惯的养成 第三部分：工作计划 1.计划的重要性 2.计划的三个特性 3.订定计划应注意的事项 4.计划的步骤与程序 提供正确的方向 提供准备的参考 提供执行的依据 提供控管的要点 提供评估的标准 计划的重要性 定义：决定目标及如何达成目标的一个程序。 1. 要能配合上级主管的目标、方针 2. 要能实现自己的任务 3. 要能成为行动的依据及评价工作成果 的重要基准 计划的三个特性 规划 planning决定范围 时程 scheduling决定进度 管制 controlling决定结果 必须符合计划的目标 订定计划的注意事项 计划的步骤 step1确认目的 企业组织或个人想要达到的境地或希望实现的结 果。我们期望得到的成果是什么？ 这个成果对组织整体目标达成有何关联与贡献？ 这个成果对个人及相关人员有何种意义? 重点：确认企业组织的存在的目的 确认个人的目的 目前真实的状况。 收集情报，以有效掌握事实的全貌 区辨事实与意见的差异 依据事实分析现况，以找出真实情况 运用5w2h将课题明确化 重点：以现有资源为发展的基础 why (為什麼) what(事物)什麼事(情況)/什麼東西/什麼設備 who(對象)對手/客戶群/主事人員/協助者 when(時間)時機/期限/日期/期間 where(地方)何地/區域/範圍/場合 how to(方法)執行方式/前進步驟/路徑/程序 how much(錢 ) 成本/利益/費用/預算/代價 step2把握现况 目的是企业组织、单位或个人想要达到的理想 的境界。 目标是应是目的的更细化、更精确化的描述 ，应有必要性和必定性的关系。 将总目标划分为长、中、短程之阶段目标， 清楚连结目标与目标之间的关系 运用smart目标 重点：焦点法则 step3设定目标 step4制订工作计划执行方案 重点：建立精准的行动步骤与对话 确认目标达成之手段与步骤 明确任务职掌 作成系统化构想 掌握成功关键要素，作成推动方案 是什么因素或问题阻碍预期成果的达成？ 明订时程表与管制计划 事先排除阻碍计划推动之因素(empower) 预先规划应变计划以确保弹性 step5落实执行 执行就是付诸行动。 全力以赴，以身作则 善用内外资源 任务分配与命令下达 教育训练、与辅导 随时与其它人保持联系 追踪与调整 step6检讨与结案 检讨工作执行后优缺点和错误。 成果检讨与回馈 标准化/改善对策 下期工作计划 重点：建立善的循环系统 1. 准时参加晨会，记录价值内容 2. 明确自己的目标，订立目标、分解目标 3. 月计划，周计划，日计划的建立 4. 将要做的工作建立备忘录，排出优先秩序，确认完成时间，突出工 作重点，充分合理安排工作时间来提高工作效率。 5. 做好pdca管理，事件归类（紧急、不紧急、重要、不重要） 6. 每天给自己两到三个小时的学习时间，学习专业知识和营销技巧。 7. 总结每天的工作，把未完成的工作重新安排 8. 。 第四部分：新进证券营销人员的 时间管理与计划技巧应用 新进人员日计划 8：30- 9：30 参加公司晨会，记录价值咨询信息、 政策、 任务分解、不懂的专业知识（晚上回家查询或 请教同事） 9：30-11：30 驻点营销/户外营销 11：30-12：00 吃饭 12：00-12：30 休息 12：30-13：00 看书或者是新闻 13：00-15：00 驻点/营销客户 15：00-17：00 整理客户资料（拜访客户） 制作明日工作备忘录 总结今天工作，根据备忘录制作明日工作计划 19：30-21：00 学习专业知识（看书过证/专业学习） 21：00-23：00 学习专业知识（看书过证/金融讯息） 明确自己的目标，订立目标、分解目标 目标 群体 开户数引进资产拜访 新客户 晋升考试 新人1-50-10万10交易+基础 入职 第一个月 5-1020-30万20 入职 第三个月 10-1580-100万50 新进人员完成目标的周计划 每周电话回访客户10个 每周上门拜访2-3个 每周统计有意向客户，并整理客户需求 每周学习时间不少于15小时以上 总结月分解目标的完成进度的跟踪 做好pdca管理，事件归类 1 紧急 2 不紧急 3 重要 4 不重要 新进人员完成目标的月计划 每月电话回访客户40个 上门拜访15个 每月统计有意向客户，筛选客户，分解客户周期： 1、有意向短期成交 2、有意向中期成交 3、有意向长期成交 4、没有意向成交 每月学习时间不少于60小时以上 总结月分解目标的完成进度的跟踪 每月总结营销过程中的问题，并寻求答案 本课程练习 列出您在未来一周的工作安排，区分它们的性质： 待处理工作/事项重要/ 紧急 重要/ 不紧急 不重要/ 紧急 不重要/ 不紧急 备注 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 重要 紧急 紧急并且重要重要但并不紧急 紧急但不重要不重要且不紧急 办理入职手续；办理入职手续； 掌握工作基础技能；掌握工作基础技能； 准备从业考试；准备从业考试； 了解工作流程；了解工作流程； 参加岗前培训；参加岗前培训； 与同事沟通交流。与同事沟通交流。 每日晨会每日晨会 与同事沟通与同事沟通感情；感情； 20% 15%15% 65%65% 1%1% 重要 紧急 紧急并且重要重要但并不紧急 紧急但不重要不重要且不紧急 办理入职手续；办理入职手续； 掌握工作基础技能；掌握工作基础技能； 准备从业考试；准备从业考试； 了解工作流程；了解工作流程； 参加岗前培训；参加岗前培训； 与同事沟通交流。与同事沟通交流。 每日晨会每日晨会 与同事沟通与同事沟通感情；感情； 20% 15%15% 65%65% 1%1% 重要 紧急 紧急并且重要重要但并不紧急 紧急但不重要不重要且不紧急 办理入职手续；办理入职手续； 掌握工作基础技能；掌握工作基础技能； 准备从业考试；准备从业考试； 了解工作流程；了解工作流程； 参加岗前培训；参加岗前培训； 与同事沟通交流。与同事沟通交流。 每日晨会每日晨会 与同事沟通与同事沟通感情；感情； 20% 15%15% 65%65% 1%1% 重要 紧急 紧急并且重要重要但并不紧急 紧急但不重要不重要且不紧急 带客户开户带客户开户； 带客户转托管；带客户转托管； 紧急询问