工作流概述(SharePointServer2010).pptx

工作流概述 (SharePoint Server 2010) 工作流概述 (SharePoint Server 2010) 工作流概述 SharePoint Server 2010 中的工作流使企业可以减少人员在执行业务流程期间 进行交互的次数。例如，为符合决策，各小组通常会执行一系列步骤。这些 步骤可能是正规、标准的操作步骤，又可能是非正规步骤（如果对操作过程 的理解不明确）。总而言之，这些步骤代表一种业务流程。业务流程中发生 的人与人之间的互动可能会限制做出决策的速度和决策的质量。用于简化和 管理这种“人员参与的工作流”的软件可自动化参与该流程的各小组之间的 互动过程。这种自动化过程将会加快互动速度，提高互动的整体效率，并且 通常会减少错误。 您可以使用流程图（例如使用 Microsoft Visio 2010 创建的流程图）对业务流 程建模，并使用工作流术语来表示业务流程。通过将工作流与 SharePoint Server 2010 中的数据相关联，可以自动化文档审批等业务流程。例如，可以 创建一个工作流来传送文档以供审阅，在解决问题的各个阶段跟踪问题，或 为合同通过审批流程提供相关指导。 许多 IT 部门在执行需要信息工作者参与的业务流程时所面临的一个问题是： 这些流程未与人们的实际工作方式集成。为了使业务流程有效，必须将其与 在工作区中使用的熟悉的日常工具和应用程序集成，以使其成为信息工作者 日常工作例程的一部分。在电子工作区中，这包括与电子邮件、日历、任务 列表和协作网站集成。 使用工作流的好处 使用工作流的主要好处是推动业务流程发展和改善协作。 企业使用的业务流程取决于信息或文档流。这些业务流程需要有信息 工作者的积极参与，才能完成有助于工作组进行决策或交付工作成果 的任务。在 SharePoint Server 2010 中，这些类型的业务流程是使用工 作流来实现和管理的。 下面是可使用工作流推动的业务流程的一些示例： 合同审批 将建议的合同交给必须对其进行批准或拒绝的组织成员进 行管理。 费用报表 管理费用报表和相关收据的提交、审阅报表、批准报表并 为提交者报销。 技术支持 指导技术支持事件的进度，技术支持事件由客户开启，经 技术支持工程师调查，传送给技术专家，进行解决，然后添加到知识 库。 面试 管理对求职者进行面试的过程。这包括安排并跟踪面试预约、 收集累积的面试反馈、将该反馈提供给后面的面试者，以及做出雇用 /不雇用的决定。 内容发布 管理对企业的 Internet 展示网站上内容发布的批准过程。 使用工作流的好处 业务流程自动化 业务依赖业务流程。虽然这些业务流程通常都涉及软件，但许多组织中最重 要的流程仍与人员有关。工作流可以自动化参与某个流程的人员之间的交互 ，以改善流程的运行方式、提高其效率并降低其错误率。 许多流程都可以从对人员参与的自动支持中受益。例如： 审批 面向人员的业务流程的一个常见步骤是需要获得多个参与者的批准。要 批准的内容可能存在很大差异，这些内容可能是包含下一年营销计划的 Microsoft Word 文档，也可能是参加某次会议的差旅费报表。在每种情况下， 相应人员都必须审阅相关信息，可能会追加注释，然后表示批准或拒绝。 协调组工作 无论是准备对建议征求书 (RFP) 进行响应、管理将文档翻译为一 种或多种语言的过程，还是执行其他任务，许多流程都需要不同人员以有序 的方式协同工作。通过在自动化工作流中定义流程的步骤，可提高协调组的 工作效率，并能更加准确地预测流程本身。 问题跟踪 很多业务流程都会生成未解决问题的列表。自动化工作流可用于维 护该列表、将问题分配给能够解决问题的人员，并跟踪问题的解决状态。 使用工作流的好处 工作流改善了协作 通过对 SharePoint 网站或网站集中的文档和项目实施相应业务流程， 工作流可帮助人们协同处理文档及管理项目任务。工作流可以帮助组 织遵循一致的业务流程做法，通过管理这些业务流程中涉及的任务和 步骤，工作流可以提高组织的效率和生产力。通过确保在需要时将适 当的信息提供给适当的人员，工作流可以加快决策的制定速度。工作 流还有助于确保适当的人员按适当的顺序完成各个工作流任务。这就 使得执行这些任务的人员可以专注于工作，而不用考虑工作流程。 例如，在 SharePoint Server 2010 网站中，您可以创建用于文档库的工 作流，以便将文档传送给一组人员进行审批。当作者启动此工作流时 ，工作流即会创建文档审批任务、将这些任务分配给工作流参与者， 然后向参与者发送电子邮件通知。 当工作流正在运行时，工作流所有者或工作流参与者可以在“工作流 状态”页上检查进度。当工作流参与者完成其工作流任务后，工作流 随即结束，并自动通知工作流所有者工作流已完成。 预定义工作流 Microsoft SharePoint Server 2010 包括可处理常见业务方案的以下预定义工作流模板： 收集反馈 将文档或项目传送给一组人员以获取反馈。审阅者可以提供反馈，然后在对其反 馈进行编译后，发送给启动该工作流的人员。默认情况下，收集反馈工作流与文档内容类型 相关联，因此文档库中自动提供此工作流。 审批 将文档或项目传送给一组人员进行审批。默认情况下，审批工作流与文档内容类型相 关联，因此文档库中自动提供此工作流。默认情况下，审批工作流的版本还与发布网站中的 页面库相关联，并可用于管理网页发布的审批流程。 审批工作流是一种分阶段审批模型（即，先由第一组审批者执行审核和批准流程，然后是第 二组审批者，依此类推）。每个阶段或每个审批组还可有自己的行为。例如，第一组审批者 的成员可以按连续审批顺序（一个接一个）进行审核，第二组的成员可以并行进行审核（审 核者可以按任何顺序提供反馈），依此类推。 处置审批 通过让参与者决定是保留还是删除过期的文档来管理文档的过期和保留。处置审 批工作流支持记录管理流程，主要适用于记录中心网站。 收集签名 将在 Microsoft 应用程序中创建的文档传送给一组人员，以收集他们的数字签名。 必须在 2007 Microsoft Office system 和 Microsoft Office 2010 套件的应用程序（如 Microsoft Word）中启动该工作流。而且，参与者必须通过将其数字签名添加到相应客户端程序中的文 档中来完成其签名任务。默认情况下，收集签名工作流与文档内容类型相关联，因此文档库 中自动提供此工作流。但是，只有文档库中的文档包含一个或多个 Microsoft Office 签名行时 ，收集签名工作流才会对该文档显示。 预定义工作流 三态 设计为通过三个状态（阶段）跟踪列表项的状态。它可用于管理需要组织跟踪大量问 题或项目（如客户支持问题、销售商机或项目任务）的业务流程。 之所以称为三态工作流，是因为它通过三个不同的状态和这些状态之间的两个转换，来跟踪 问题或项目的状态。例如，在对问题列表中的某个问题启动工作流时，SharePoint Server 2010 将为指定用户创建一个任务。当用户完成该任务时，工作流将从其初始状态（“未解决 ”）更改为中间状态（“已解决”），并为指定用户创建一个任务。当用户完成该任务时， 工作流将从其中间状态（“已解决”）更改为最终状态（“已关闭”），并为此时为其分配 工作流的用户创建另一个任务。请注意，此工作流仅在列表中受支持，在库中不受支持。 翻译管理 通过创建要翻译文档的副本并将翻译任务分配给翻译人员来管理手动文档翻译流 程。该工作流只可用于翻译管理库。 问题跟踪 将问题传送给工作组成员以便由其进行解决。它会向用户呈现一个网页，以便用 户输入新问题，如客户投诉。当问题进入不同的工作流状态时，用户看到的网页会随之更改 ，以反映相应的事件；例如，当问题已解决时，会显示关闭网页。 您可以通过多种方式为组织自定义上述每个工作流。例如，当您将工作流添加到列表、库、 内容类型或网站中以使其能够用于文档或项目时，您可以自定义存储了工作流信息的任务列 表和历史记录列表。 当网站用户针对文档、项目或网站启动工作流时，该用户可以通过指定参与者列表、截止日 期和任务说明来进一步自定义工作流。 还可以制作预定义工作流的副本，以用作创建自定义工作流时的起点。 工作流使用情形示例 假设您就职于嘉元实业公司，这是一家在全球范围内销售自行车的运动品专卖店。该公司的 销售代表会走访不同的国家/地区，以帮助新的经销商开办新的运动品商店。 在本节所描述的情形中，需要提交费用报表以供审批。如果费用报表的金额少于 5,000 美元 ，则需要经理批准、否决或转发该报表。如果费用报表的金额等于或大于 5,000 美元，经理 必须审核该费用报表，对其进行批注，如果经理认为可以批准，则将其转发给副总裁，然后 由副总裁批准或否决该报表。 在此情形中，费用报表表单是一张 InfoPath Forms Services 表单。工作流是在 Microsoft SharePoint Designer 2010 中创建的有一定顺序的“审批”类型的工作流项目，由自动化任务 和需要人为操作的任务组成。该工作流运行于 SharePoint Server 2010 中。 销售代表（第一个工作流参与者）需要浏览 Intranet 自助服务门户并选择“费用报表”表 单。将会打开数据输入页。销售代表首先填写一个简单的费用报表表单，其中包括人员的姓 名、费用用途、费用总额、该人员的直接上司的姓名和电子邮件地址等条目。然后，销售代 表单击“提交”以提交该表单。 提交表单后，数据将会集中保存，并启动工作流，然后将审核任务分配给审批者（在本例中 为销售代表的经理）。 工作流会通知销售代表的经理。该通知是一封电子邮件，其中包含完成该任务的说明，并提 供显示费用报表表单的网站的链接。 经理（第二个工作流参与者）会转到该网站并审核费用报表。工作流任务项提供了三种操作 ：批准、否决或转发，经理可以执行其中任一操作： 如果费用报表的金额少于 5,000 美元，经理会看到用于“批准”或“否决”该费用报表的选项。 如果费用报表的金额多于 5,000 美元，经理会看到用于将费用报表“转发”给公司副总裁的选项，或 用于在经理级别“否决”该费用报表的选项。 工作流使用情形示例 经理采取相应的操作以批准、否决或转发该费用报表，然后工作流继续执行： 如果费用已获批准，任务完成操作将向工作流发送一条消息，指出任务已完成，工作流会通过电子邮件通知销售代表， 然后工作流将费用数据添加到业务线 (LOB) 会计系统中。 如果费用未获批准，经理需键入做出该决定的理由。任务完成操作将向工作流发送一条消息，指出任务已完成，然后工 作流会通过电子邮件通知销售代表。 如果经理选择将费用报表转发给公司副总裁的选项，他需要在表单中进行相关批注，然后单击“转发”。然后，工作流 会通过电子邮件通知副总裁，该电子邮件包含完成任务的说明，并提供显示费用报表表单的网站的链接。 副总裁（第三个工作流参与者）可以选择“批准”或“否决”费用报表。在副总裁批准或否决费用报表后 ，工作流继续执行。 如果副总裁批准费用，费用数据将添加到会计系统中，工作流会通过电子邮件通知销售代表和经理，然后通知 SharePoint 任务已完成。 如果副总裁不批准费用，他需要在表单中键入做出该决定的理由。工作流会通过电子邮件通知销售代表和经理，然后通 知 SharePoint 任务已完成。 不难想像，有许多方法可以扩展此工作流在这种情形中的功能。例如，您可以配置工作流，以便在副总裁 否决费用报表时将报表退还给销售代表的经理。经理可以进一步证明费用是否合理，并将其重新提交给副 总裁进行审批，可以将否决决定