公司出差管理制度.doc

出差管理制度一、国内出差管理办法第一条 为达成公司经营目标，根据业务需要，公司将调派员工出差或长期派驻外地(公司总部或分支机构所在地以外地区)工作。第二条 员工出差依下列程序办理：(一) 为加强公司出差管理，出差须填写“出差/费用申请表”。出差期限由部门主管或公司总(副)经理视情况需要，事先予以确定。如遇特殊情况未及办理出差申请，则在回公司后须立即补办有关手续，方法如下：不需借款时1、出差前，须填写“出差/费用申请表”，详尽列示栏目内容，由部门经理或上级领导审批，并在“备用金申请”栏注明“无”。2、出差结束后，详细填写出差报告。如果计划行程与实际行程有差别，报销前须填写“实际旅行行程”栏；再经部门经理或上级领导审批。3、报销费用时必须附有出差申请表及出差报告，如无以上两表，财务部有权拒绝予以报销。需要借款时1、出差前，须填写“出差/费用申请表”，详尽列示栏目内容，在对应借款币种填写大写人民币金额，由部门经理或上级领导审批。2、到财务部领取借款后，自留申请表复印件以便报销时使用。3、出差结束后，详细填写出差报告。如果计划行程与实际行程有差别，报销前须在自留申请表复印件上填写“实际旅行行程”栏，再经部门经理或上级领导审批。4、报销费用时应附有出差申请表复印件及出差报告，如无以上两表，财务部有权拒绝予以报销。(二) 各办事处销售人员不需另外填写出差报告，但在员工周报中应详细写明每日工作事项。(三) 报销出差费用，无论出差时间长短，必须详细填写“差旅费报销单”，并在返回公司后一周内向财务部门报账并结清差旅费借款。超过三周时间未结算借款者，财务部门有权从借款人当月工资中先行扣除，待报销后核发余额。(四) 长期外驻的员工，在本地已成立公司分支机构并且财务运作正常之前，可申请长期差旅费借款。出差时间超过一个月时出差费用每月必须报销一次。第三条 出差时间的批准权限规定如下：(一) 国内出差：一周以内由部门主管批准，一周以上由总(副)经理批准。部门主管及经理以上人员一律由总经理批准，长期驻外由总经理与董事长共同批准。(二) 国外出差：一律需由总经理与董事长共同批准。第四条 出差期间因公支出的下列费用，准予按实报销，并依下列规定办理：(一) 交通费：原则上部门经理及以上职务的可乘坐飞机，且坐车时间在8小时以内的，应选择火车（不包括软卧）或汽车作为交通工具（轮船不能超过三等舱）。其余员工出差应优先选择乘坐火车或汽车，特殊或紧急情况下需乘坐飞机的，必须经主管副总及总经理批准方可。(二) 出差期间的网络、电话费及邮寄费用应取得电信等部门的专用收据为报销凭证。(三) 因业务需要的招待费用，应事先报告并取得国家税务局认可的统一发票为报销凭证，无法取得发票者，需填写“付款证明单”经审批后方可报销。(四) 长期外驻人员因异地存取现金所发生的银行费用，应取得银行证明单据为报销凭证。(五) 因公携带的行李运费，应以正式的运费收据为报销凭证。第五条 出差中途除因病或意外灾害或因实际工作需要由部门主管指示延时外，不得因私事或借故延长出差时间。否则除不予报销旅费外，依情节轻重处罚。第六条 出差旅费分为交通费、酒店费用、生活补贴、招待费用、及其他(因公需要的邮电、运输等费用)。二、出差费用管理细则第一条 出差费用报销要求费 用 项 目省外备 注交通费用机票经济舱部门经理以上，凭票报船票普通舱凭票报销火车硬卧/硬坐凭票报销长途汽车实报凭票报销出租车注明实际用途实报只报机场往返、走访与陪同客户酒店费用住宿费用实报按规定标准凭票报网络费实报凭票报销生活补贴含市内公交费100-60元/天特区直辖市100，省会地级市80，县以下60招待费用注明详情实报事前请示，事后审批其他传真费用实报凭票报销机场/保险实报凭票报销寄存/托运实报凭票报销海关费用实报凭票报销第二条 出差费用报销细则(一) 因业务需要招待客户支出招待费用，单次金额超过人民币600元，需提前向上一级主管申请，超过人民币1000元需提前向总经理或财务总监申请。招待费用报销时需填写招待费用明细表，未填明细表者财务部门不予报销。(二) 陪同招待客户用餐，当日所支付的个人误餐补贴按如下比例扣除：早餐人民币20元，午餐人民币30元，晚餐人民币30元。(三) 酒店通讯、上网、寄存等费用，需提供酒店的支出清单作为发票附件。(四) 出差人员应在规定标准之内安排住宿，其标准如下：级 别特区、直辖市住宿标准其他省会及地级市住宿标准县城以下住宿标准总经理、总监320元280250部门经理280元250220员工250元220200如出席有关商务会议、洽谈活动牵涉公司形象问题，或因陪同客户需要特别安排须预先向总经理或财务总监提出申请，经批准后方可执行。凡未经批准超住宿标准的，超支部分一律由个人自己负担。（五）出差期间由客户单位提供食宿的，每天按地区级别补助50-40-30元，不再报销出差补贴。如果客户单位只提供住宿的，则仍然按不同地区报销出差补贴（100-80-60元/天）。到上海、深圳等地出差由公司解决住宿的，参照此标准执行。（六）出差期间未住酒店，而自己解决食宿的（如住在亲戚、朋友或家里），按限额住宿标准，给予50%的奖励，同时享受出差补贴。同理，往返交通费不是客户和公司负担，而自己解决的，可给予相应交通费（以火车票价为标准）50%的奖励。（七）出差费用超过限额标准时，按相应限额标准报销。而实际出差费用低于此限额标准时，则按实际金额报销。不采取限额包干报销，而采用限额内的实报实销。（八）出差人员趁出差或调动工作之便，事先经总经理批准就近回家省亲办事的，如其绕道交通费，超过出差直线交通费用，多开支的部分由个人自理。如果绕道交通费少于直线交通费用时，按实际交通费用报销。公司不报销绕道和在家期间的个人误餐补助、酒店费用、交通费和其他有关费用。（九）出差人员在出差地因病住院期间，按标准发给生活补贴，不发交通费和住宿费。住院超过一个月的公司将停止发放误餐补贴。( 十)公司员工参加在外地召开的各类会议，除有会议主办单位出具的食宿费自理的证明，可按出差标准领取个人误餐费及报销住宿费用，其余情况一概不报销有关费用。 （十一）员工因公赴外地参加学习培训，超过15天以上的部分，按费用标准的70%发给。如员工向公司请假自费参加学习培训，所有费用由员工自己承担，公司不予报销。第三条 已享受外驻津贴、已由公司负担外驻租房费用的人员，或由公司分支机构所在地本地聘用人员，在常驻地工作或到所属分支机构办公一律不发放个人误餐补贴。第四条 出差个人生活补贴计算标准：（一） 出差期间个人生活补贴按出差天数计算支付。当天往返的，于下午一时后出发者，按50%计算。（二） 出差一天在外住宿者个人误餐补贴的发放，不受上述出发时间的限制。（三） 出差出发地与到达地之间如有12小时内直达火车，出差人员须乘坐火车。出差人员如乘车过夜，则增加夜间误餐补助每晚人民币40元。公司总监以上、销售部门区域销售经理可以乘飞机。其他员工因特殊情况需要乘飞机，需提前经总经理或财务总监批准,并在条件允许的情况下尽量购买折扣机票。第五条 凡陪同客户、外宾及上级领导出差需要超标准支付费用，应事先向总经理或财务总监提申请，所有费用可按实际支付的额度报销。第六条 所有未经批准超出标准的费用，超标部分由个人自负，财务部门一律不予报销。第七条 市内公务在特殊情况下乘坐出租车需有正当理由，经部门经理批准，员工日常上下班交通费用不在此列。报销出租车费用时须写出租车费用明细表，出差期间出租车费用按以上规定执行。第八条 出差期间电话费、汽车费用报销标准（一） 出差期间手机电话费用按以下定额报销，定额以内按实际话费报销；如因公话费超过标准，报销时需提供话单，扣除私人话费后方可报销。预付话费性质及不能提供话费清单的手机话费一律不予报销。行政级别1000元/月500元/月300元/月100元/月销售经理高级销售代表初级销售代表部门经理技术支持工程师研发工程师行政部主管行政助理（二） 研发部工程师手机话费报销根据工作需要可适当调整。（三） 因公使用员工私人汽车可酌情给予补助。三、港澳地区与国外出差管理办法第一条 本公司员工因公司业务需要，经批准赴港澳地区及国外出差者，均按照本办法的规定办理。第二条 员工出差港澳地区及国外应按以下程序办理：(一) 出差前二周填写“出差申请/借款表”，向总经理提出申请，出差期限由总经理和董事长根据实际需要予以确定。未办理申请或申请被拒绝者，赴港澳地区及国外所有费用由个人自理。(二) 出差港澳地区及国外按出差时间的长短申请差旅费借款。直接申请外币借款，则所有费用按同种外币结算；如申请人民币借款，则按借款当天外汇现金卖出价作为兑换标准计算。(五) 报销出差费用，无论出差时间长短，每周须详细填写“差旅费周报”，并在返回公司后十天内向财务部门报账并结清差旅费借款。超过三周时间未结算借款者，财务部门有权从借款人当月工资中先行扣除，待报销后核发余额。(三) 凡在国外出差连续时间超过七天，出差人必须在报销费用的同时，向公司提交一份关于出差任务书面报告，否则不予报销。第三条 出国人员在国外的旅行，应以申请规定的路程为限。规定以外路程的差旅费如经总经理批准者，准予报销，未经批准者超出部分自理。第四条 出国期间出差补助计算按到达目的地的当天时间为计算标准。第五条 出国人员应按照规定期限归国，如超过期限未经总经理批准，超期限发生的费用由出国人员自行负担。第六条 出国接受技术培训或参加会议的人员，如差旅费已由对方公司或有关单位支付，其付给部分不得再向公司报销。但如付给的费用标准低于本公司规定，差额部分可向公司申请补发。第七条 出国人员因公务活动支出招待费用，需预先向总经理提出申请，除总经理批准由公司开支的费用外，其他部分由个人负担。第八条 不论出差、培训或考察，在同一城市持续留驻30天以上的，自31日起在当地发生的费用，均按公司标准的70%支付。 第九条 出差借款流程填写出差申请、借款理由财务经理签署意见1、 填写出差申请、借款理由；2、 部门经理签署意见；3、 财务经理签署意见；4、 出纳借出现金。部门经理签署意见出纳借出现金第十条 报销流程财务（会计）审核部门经理签字分类整理票据1、 出差人员分类整理票据；2、 部门经理签字；3、 财务（会计）审核；4、 财务经理、总经理签字；5、 出纳扣抵借款，收支现金。出纳扣抵借款，收支现金总经理、财务经理签字四、实施细则第一条 本制度规定的出差