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管理人员公文知识讲 座 二OO六年十月 目录 第一讲 公文的作用及种类 第二讲 通知的写作 第三讲 请示的写作 第四讲 报告的写作 第五讲 通报的写作 第六讲 公文写作常见错误与典型病例分析 第一讲 公文的作用及种类 公文的作用 公文“是传达贯彻党和国家以及上级的方针 、政策，发布本公司行政规章、制度，实施 行政措施，请示和答复问题，指导、布置和 洽谈工作，报告情况，交流经验的重要工具 。 公文的种类 国务院2000年8月颁布的国家行政机关公 文处理办法中规定了13种公文文种 命令 决定 公告 通告 议案 通知 通报 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要 公文的种类 我公司发文常用的文种包括：通知、报告、 请示、通报、函、批复、会议纪要等。 通知 报告 请示 通报 函 批复 会议纪要 关于传真电报的使用 不要把传真电报看成是一个文种，它是在时 间紧急的情况下用来传递公文的一种方式和 手段。它可以传递通知、请示、报告、批复 、通报等任何文种。一般在非紧急情况下不 宜采用发传真电报的方式发文。 关于签报的使用 签报是公司内部各单位向公司领导和职能部 室请求指示、批准的一种方便、快捷，效率 高的行文形式。写作格式要按照“请示”的要 求起草。由于它绝大多数都涉及资金的审批 ，所以，均按照正式公文的要求进行存档。 公文的基本构成 一份完整的公文，一般有：发文机关标识（ 版头）、发文字号、标题、主送单位、正文 、附件、成文日期、印章、主题词、抄送机 关、印发机关和印发日期。上行文还要注明 签发人，密级文件要注明秘密等级和保密期 限。 公文的基本构成 公文中如有附件，应当在正文之后，成文日 期之前，注明附件的名称，如有两个以上附 件，要用阿拉伯数字标注顺序号，附件名称 之后不加标点符号。转发或印发文件时，被 转发或印发的文件就是正件，不能称附件。 与正文无直接衔接关系的表格或文字应作附 件处理。 第二讲 通知的写作 适用范围 通知是下行文，用于发布行政规章；转发上 级机关和不相隶属机关的公文；批转下级机 关公文，向下级机关布置、传达需要办理或 知晓的事项；任免和聘用人员等。 常见类型 指示性通知 转发性通知 规定性通知 事务性通知 指示性通知 指示性通知的正文一般由通知缘由、通知事项、执行要求 三部分组成。 通知缘由：说明发通知的原因、目的或根据。一般以简明 扼要的文字写发该通知的原因、必要性。然后用承启用语 “特作如下通知”、“现将有关事项通知如后”等转入通知事 项部分。 通知事项：主要部署工作任务，阐述工作意见、措施、办 法以及需要注意的问题。一般以分段式或分条列项写，要 求写得具体明确，条理清楚，以便下级贯彻执行。 执行要求：是正文的结尾。一般以“以上通知，望认真执 行”、“特此通知，请认真贯彻执行”等惯用尾语作结。 转发性通知 转发性通知的正文，由两种结构形成： 单一的“转发通知”，写被转发文件的名称和 转发机关的态度、要求。后面被转发的文件 ，作为通知的具体内容。 除“转发通知”外，后面再加指示，对转发的 文件精神加以撮要、补充、强调以及提请注 意的问题。 规定性通知 这种通知的正文一般由通知缘由、通知事项 组成。 通知缘由：以简要的文字交代制文的目的或 依据，要有适当的分析。 通知事项：即政策性的原则规定，分项写， 直接加以说明，与法规性公文如条例、规定 、办法等写法相似。 事务性通知 这种通知的正文比较简略，一般由通知缘由 、通知事项、结尾三部分组成。 通知缘由：写发通知的原因、目的或根据， 不必分析，比指示性通知的缘由更直捷与简 约。 通知事项：只告知受文机关需要了解、知照 的事项。 结尾：一般以“特此通知”作结，不提执行要 求。也可以没有结。 通知的写作要求 通知主要由标题、主送单位、正文、落款及成文 日期四部分组成。 标题的一般格式为“关于XXX的通知” 通知应有抬头，有明确的受文单位。凡主送以外 的单位用抄送。 通知是下行文，是上级机关给下级机关的指示、 要求，关键之点是要重点突出，条理清晰，简明 扼要，通俗易懂。能用数百字表述完的内容，一 定不要搞成上千字，力求简短。 通知的写作要求 当被转发的公文标题中有“关于”二字时，转 发该文的通知标题不再用“关于”二字。格式 为：转发XXX关于XXX的通知。 通知的标题不能以文号代替事由，例如：“ 关于转发集团公司市场（2001）66号文的 通知”是不对的，应把原文的标题写上。 如果被转发的公文也是通知，通知的标题可 省略原文标题中的文种（通知）一项。不可 写成：转发XXX关于XXX的通知的通知。 第三讲 请示的写作 请示的定义 请示是“向上级机关请求指示、批准”时使用 的文种。在进行某项工作之前及时向上级领 导机关请示，以获得上级的指示、批准及帮 助，可以减少工作的失误和困难。但又不能 事无巨细都向上级请示，凡属本机关职权范 围内的事项，以及有既定的方针、政策可依 循规蹈矩的事项，应当自行处理，不必向上 级请示。 请示的分类 请示按内容和作用的不同，可分为两大类： 呈批性请示 呈转性请示 呈批性请示 它用于向上级机关请求指示或批准事项，具 体分为两种： 请求指示。碰到新情况、新问题，需要领导机 关作出指示才能开展工作时，常用请示行文， 例如关于开展“校园通”业务的请示。 请求批准。这是需要上级机关帮助解决实际问 题时所写的请示。例如关于购买视频采集系 统的请示。 呈转性请示 它用于请求批转所提出的工作意见或建议。 各级主管部门常用这类请示，例如1993年 国家科委和中国科学院联合向国务院呈送 关于建立中国工程院有关问题的请示，后 来国务院作了批转。 请示的写法 一份完整的请示，结构上包括标题、主送机 关、正文和落款四部分。 明确文种 撰写请示，首先要把请示与报告这两个文种严格 地区别开来，这一点从制作标题时就要明确。例 如请求解决公司通信费的报告，这条标题 的毛病一是混淆了请示与报告两个文种的区别， 分明是请示而错用为报告；二是忽略了用“关于” 这个关联词把文件的事由与文种联结起来，词语 残缺。与此同时，还应注意标题的准确、简洁。 例如关于贯彻全国耕地保护工作会议精神若干 意见的请示，删掉其中“若干意见”四字，标题 内容明确，用语更为简洁。 写好正文 请示的正文包括 请示缘由 请示事项 结束语 写好正文 请示缘由。说明请示的原因、根据和目的。请示 缘由写得好不好关系到请示的事项能否成立。写 法上，有时重在说理，有时叙事与说理相结合。 无论采用哪种方式，都要注意： 抓住主要矛盾，充分陈述理由，做到引据有力、 援例典型，为下文请示事项提供有力的依据。 注重缘由与事项之间的逻辑联系，不要脱节。 请示缘由之后一般用“现就问题请示如下”或“ 特作如下请示”过渡，引起下文。呈转式请示也有 用“现就问题提出如下意见”作过渡的。 写好正文 请示事项。这部分陈述请示的具体内容，写 时要注意以下几点： 要直陈其事，不要含糊晦涩。 提出的要求力求具体，建议要切实可行， 切忌笼统空泛。 坚持“一文一事”，防止一文数事。 写好正文 结束语。呈批性请示通常用“以上请示妥否 ，请批示”、“当否，请批示”或“特此请示， 请批复”等；呈转性请示则用“以上请示如无 不妥，请批转贯彻执行”等作结束语。 注意事项 不能越级请示。因特殊情况必须越级请示时 ，应同时抄送被越过的直接上级。 请示不得多头主送，如果行文单位是受双重 领导的单位，所请示的问题是哪个上级机关 负主要责任，就主送哪个上级机关，把另一 个上级机关作为抄送机关。 不得将请示直接送领导人个人（领导人直接 交办的事项除外）。 第四讲 报告的写作 报告的作用 报告是“向上级机关汇报工作，反映情况， 提出意见或建议，答复上级机关的询问”时 使用的文种。 及时上送报告，有助于反馈情况、提供信息 、传播经验、辅助决策。1948年毛泽东同 志专门写了关于建立报告制度一文，要 求“全党各级领导机关，必须改正对上级事 前不请示、事后不报告的不良习惯”。 报告与请示的区别 报告和请示这两个文种有相似之处：两者都 是上行文，撰写中都要注意陈词恳切、语气 谦恭；报告中的建议报告和请示中的呈转性 请示的作用也近似。但这两个文种又有区别 。 作用与目的不同 报告的作用是汇报工作、反映情况，既有助 于加强组织观念，又能使上级机关及时了解 情况，为正确决策提供参考；请示的目的是 为了得到上级的指示，请求批准解决问题和 困难。 制发时机不同 报告制发时间大都在事后或在事件进行中； 请示必须在事前进行，不得“先斩后奏”。 内容结构不同 汇报工作、反映情况的报告，有时涉及的问 题较多，尤其是综合性报告情况较复杂，结 构也较多变化；请示则要求“一文一事”，结 构较固定。 行文要求不同 报告是陈文，一般不要求回复；请示是问文 ，要求批复。 报告的种类 报告种类较多，按内容划分，可分为： 工作报告 情况报告 建议报告 答复报告 报告的种类 工作报告 这种报告应用比较广，是下级单位就某一阶段的 工作情况向上级机关汇报时所写的。这种报告可 分为综合报告和专题报告两种。前者往往和工作 总结结合在一起，后者是就某一方面的工作情况 所写的，内容比较专一。工作报告的正文要交代 工作情况，总结出经验和教训，指出存在问题， 并提出今后的工作设想和努力方向等（即：工作+ 经验+问题+今后措施）。 报告的种类 情况报告 这种报告信息性强，用于向上级及时反馈工 作的进展及突发事件情况、对重大事件的反 映以及各种带有倾向性的问题及动向等。撰 写这种报告要能抓住事物苗头，及时反映典 型事件。 报告的种类 建议报告 行文单位就某方面工作提出建议，如果这种 报告内容好，上级机关往往批转给有关部门 和单位贯彻执行，因此也叫“呈转性报告”。 报告的种类 答复报告 这是下级机关回答上级机关的询问或汇报执 行某项指示的结果时所使用的报告。这种报 告内容较简洁，写明答复的依据及事项即可 。 报告的正文 报告正文的内容不同，写法虽然有别，但基 本结构大体由三部分组成，即报告缘由、报 告事项和结束语。 报告缘由，这是报告的开头部分，说明报告 的原因、根据或结论。 报告事项，是报告的中心部分，通常包括两 项：一是讲明主要的情况和问题；二是提出 进一步开展工作的意见或建议。 报告的开头 报告的开头一般要开门见山，在简要交代报告的 缘由或根据之后，多用“现将情况报告如下” 以引起下文。例如：“根据公司领导的要求，为了 总结历下、槐荫分公司预约服务的经验，进一步 把服务工作做好，最近，由XXX部带领调研小组 ，到相关公司进行了调查，并广泛听取了干部、 职工对预约服务的意见和建议。现将调查情况和 今后的意见报告如下”。这里用“根据”什么，“为 了”什么，合计百字就把撰写意图说得明明白白。 随即用“现将调查情况和今后的意见报告如下”一 句承转，引出报告的核心部分。 报告的结尾 报告的结尾通常是“特此报告”或“以上报告 ，请指正”等。但不能写“以上报告，请批示 ”。呈报性报告一般是写：“现将*随文 报上，请审阅”。 注意事项 报告是上行公文，除综合性的工作报告，情况性报告一般 只能一事一报。 报告中不得夹带请示事项。 除领导直接交办的事项，不能将报告直接送领导人个人。 最好只写一个主送机关，以表示对该机关的尊重。 一般不得越级报告。 规范性公文报告的标题格式一般为“关于的报告”，不 要在文种前加涉及报告性质和写法的词，如：调查、综合 、情况、总结、工作等。调查报告、述职报告等制发主体 、送审程序、效力都不规范，所以列入非规范性公文种类 。 第五讲 通报的写作 通报的作用 通报是“用于表彰先进，批评错误，传达重 要精神或者情况”的文种。 通报的特点 典型性 通报的内容，往往是具体的人、事或信息， 它们不单要具备严格的真实性，而且要具备 足够的典型性。只有选用典型的事例，才能 使通报发挥教育、启示、引导作用。 通报的特点 启示性 这是就其作用而言。通报与通知不同，通知 的作用重在指挥、指导，而通报的作用重在 教育、启示。表现在：以先进的典型，树立 榜样，发挥感召的作用；以错误的典型，作 反面教材，产生警戒作用；及时提供有用的 信息，启发思想，产生促进使用。 通报的特点 及时性 这是就其制发而言。及时性是通报发挥作用 的重要前提。内容好加上制发及时，就能发 挥通报的效用；内容虽好但制发不及时，就 会成为明日黄花。 通报的种类 表彰性通报 批评性通报 情况通报 表彰性通报 用于表彰先进人物、先进单位，如：关于 表彰小灵通发展劳动竞赛先进单位和先进个 人的通报。 批评性通报 用于批评犯有错误的人或单位，批评的对象 ，可以是具体的人或单位，也可以是一种错 误倾向。 以上两类通报和奖惩性决定在内容和作用上 有相拟之处，都用于较为重要的表扬、批评 事项，起较大的教育、导向作用。不同的是 ，决定的内容更为重要、严肃，制发的机关 通常级别较高，能在更大的范围内起教育和 导向作用。例如关于表彰十大杰出青年员 工的决定。 情况通报 用于传达重要精神或者情况。这类通报，有 的是针对工作中存在的带普遍性或比较突出 的问题，分析情况、介绍先进经验、提出意 见和要求的。 通报的写法 通报的行文部分包括: 标题 主送机关 正文 落款 通报的写法 通报的标题有两种写法: 一是完全式，如国务院办公厅关于浙江省 兰溪市非法成立金融机构并引发挤兑事件的 通报 二是省略式，如关于情况的通报或第 X号通报 通报的写法 大多数通报有主送机关，也有少数的通报不 标明主送机关，这一类属于普发性的公文。 通报的写法 通报的正文大体上分为三部分： 开头（通报缘由） 主体（通报事项） 结尾 开头（通报缘由） 这部分要求用简明扼要的语言概括全文的中 心，阐明主旨。具体写法上三种通报又各有 不同. 表彰性通报 开头概述成绩，对先进人物或先进单位作出 评价。 批评性通报 开头由情况入手，有的由总体情况（正面） 写起，用“但是”一转，以严肃的语言指出个 别情况（负面），揭示其危害性及错误的实 质，指出处理的依据、目的，然后用“现将 有关情况通报如下”等语导入下文。也有的 开头直接从负面情况入手，揭示其危害性， 即转入通报事项部分，把错误实质、处理依 据、目的等内容放在通报事项中阐述。 情况通报 开头有的概述总体情况，指出动态特征、倾 向、性质等，说明情况的来源或依据；有的 简述情况发生的时间、地点、涉及范围以及 问题的性质、影响等，然后以“现将情况通 报如下”等语导入下文。 开头（通报缘由） 开头要提纲挈领，点明主题，不必将内容展 开，以免与下文重复。 主体（通报事项） 这部分是对主题的展开和深化，要求写得准 确、得体。 主体（通报事项） 表彰性通报的主体通常由介绍成绩、介绍事迹、评价精神 实质以及表彰项目、表彰对象等内容构成。其写法依据内 容的需要，有的简说。这种表彰通报通常用于对一批单位 或个人的表彰，要求用高度简约的语言概括出众多的表彰 对象的共性。如表彰对象较多，名单可作为公文附件。详 说的不但要有共性的概括，还要有个性的归纳，写单位能 反映出其独特的业绩和经验，写个人能显示其不凡的事迹 和品格。但这里所谓的“详”，是指写得较为具体，与上述 的“简”相对而言，不能理解为越详细越好，更不宜使用描 写、夸张等手法。例如有一份表彰某同志见义勇为、勇斗 歹徒事迹的通报，写他上班路上一路所见，心里在作今天 工作的打算，再写发现人们在围观什么，挤前去看是有人 在行凶，围观者有的退避，有的漠然闲观，如此铺叙 是不合适的。总之，交代既要清楚，叙述又须简明。 主体（通报事项） 批评性通报的主体部分通常包括列举错误事 实，分析错误的性质和原因，指出处理的目 的或依据（假如在开头部分已写就不再重复 ），提出处理意见等。如果通报的对象有多 个，情况又各有不同，则列举错误事实可按 对象逐个来写。务必抓住要点，运用确凿材 料。 主体（通报事项） 情况通报主体部分通常包括分析情况（具体 事实、数字等）、提出观点或意见，然后指 出存在问题等内容。通报中列举的情况必须 是真切无误的，观点、意见和问题必须由情 况分析中归纳出来，这样才有足够的说服力 。 结尾 通报的结尾要从实际需要出发，灵活掌握。 表彰性通报结尾通常要求向先进单位和个人 学习；批评性通报要求被批评对象认真整改 ，其他单位要引以为戒；情况通报则要求重 视存在问题，进一步做好工作，等等。 第六讲 公文写作常见错误 与典型病例分析 文件中称谓不统一 在一篇公文中，同一个称谓前后不一致，造 成称谓上的混乱。 公文行文常见的病误 多头主送 行文请示抄送下级 行文给领导者个人 多头主送 向上级行文时，同时主送给两个或两个以上 的上级机关。这样容易给工作带来一定的麻 烦，要么谁也不批，要么谁都批，倘若批示 的意见有出入，这就不便于下步工作的进行 。正确的作法，向上级行文报告、请示，其 主送单位只能是一个，假若也需要另一个上 级机关知晓，可将其列为抄送单位，不可一 并主送。 行文请示抄送下级 向上级行文请示，同时抄送给下级。向上行 文请示，不可同时抄送给下级，也不必抄送 给同级，因为上级未批准之前，文件的内容 并不生效。但向下级机关发的重要文件，必 要时可同时抄送上级机关。 行文给领导者个人 不少人出于求快的愿望，喜欢将请示直接行 文给主管领导者个人（包括在向上级领导机 关行文请示的同时，又行文给有关领导者个 人），这是不必要的，既不符合行文原则， 又不利于文件的准确、快速办理。 公文结构上的病误 结构不严 层次混乱 层次段落重叠交叉 结构不严 一篇公文应该做到前后呼应、内容连贯、