《文献管理工具》PPT课件.ppt

个人文献管理工具及其使用 浙江大学图书馆 沈利华 2009. 10 找文献 积 累 研 究 资源管理器 Excel表 大量文件夹、大量重复存档 去重、查找不便 管理与撰写的痛苦 是否曾被这些问题困扰？是否曾被这些问题困扰？ 如何避免这些 问题？ 交给文献管理工具 个人文献管理工具及其使用 1.什么是文献管理工具？ 2.如何使用NoteExpress？ 3. NoteExpress的优势在哪里？ 4.什么是EndNote Web？ 集参考文献的检索、收集、整理功能于一集参考文献的检索、收集、整理功能于一 体，能帮助用户高效管理和快速生成参考文体，能帮助用户高效管理和快速生成参考文 献的软件献的软件 实现从文献检索文献阅读文献引用的全 过程管理 支持附件，笔记，查找、分析等功能，实现 文献的有效管理 1.什么是文献管理工具？ 常用文献管理工具 NoteExpress Biblioscape Reference Manager EndNote 文献管理软件中的“元老”， ISI出品，搜索查询方便，与 Word无缝链接，支持中文。 功能与 EndNote类 似，被ISI公 司收购后， 更新并不积 极。不支持 中文 Biblioscape不仅是文献管理 工具，还是文献分析工具； 为不同研究者提供不同版本 。支持中文，但不是很好。 对Word的支持不如前两者 好。 NoteExpress由北京爱琴海软件公司开 发，功能较EndNote丰富，更符合中 国人使用习惯，容易上手，对中文环 境支持非常好，并且与Word兼容的比 较好。 图书馆主页 NoteExpress的下载安装 NoteExpress使用介绍 软件下载： 下载地址： /download_chs.htm 技术支持bbs： /supportcn/cgi- bin/forum_show.cgi 第一层面 第二层面 第三层面 将收集的文献资料放入 NE的数据库 数据导入 利用NE，进行文献的筛 选、阅读、分析和个性 化管理 数据管理 利用NE，帮助完成论文 写作和参考文献的录入 数据输出 2.如何使用NoteExpress？ NoteExpress使用介绍 1.怎样利用NoteExpress帮助我们撰写学术论 文？ 2.如何将数据导进NoteExpress？ 3.怎样用NoteExpress管理文献数据？ 使用NoteExpress进行论文写作 撰写论文时，如何整理参考文献？ 转投他刊，如何修改参考文献？ 哪里有现成的模板帮助完成论文写作？ 写 作 解决？ 使用NoteExpress进行论文写作 3.1 使用NE的手稿模板写作： NE2提供了常见学术期刊的投稿模板（目前 仅限国外期刊），用户可利用模板撰写文章， 步骤如下： 使用NoteExpress进行论文写作 从模板列表中选 择需要的期刊模 板 点击打开 使用NoteExpress进行论文写作 NE随即自动打开 word文档，并弹 出对话框 输入题名信息 根据需要输入 题目、作者等 信息点击下一步 使用NoteExpress进行论文写作 输入作者信息 列表中无作者 ，点击新建 新建作者对话框 填入相应 信息 确定 选中列表中作者 ，通过添加加入 文章作者 上移、下移改 变作者次序 使用NoteExpress进行论文写作 设置段落，列表中 为该期刊一般包含 的段落，作者可根 据实际需要勾选 点击确定后进入 word写作 使用NoteExpress进行论文写作 根据提示和需要 进行写作 3.2 如何利用NoteExpress2插入、编辑参考 文献？ 使用NoteExpress进行论文写作 NoteExpress 的MS Word 插件工具栏各按钮 功能： 使用NoteExpress进行论文写作 word 2003 word 2007 NE插入参考文献的视频教程： 使用NoteExpress进行论文写作 个人制作输出样式个人制作输出样式 完全制作一个新样式十 分繁琐，可通过对已有 样式的修改来建立需要 的输出格式 打开样式管理器 使用NoteExpress进行论文写作 挑选一个接近的 样式格式 NoteExpress使用介绍 1.怎样利用NoteExpress帮助我们撰写学术论 文？ 2.如何将数据导进NoteExpress？ 3.怎样用NoteExpress管理文献数据？ NoteExpress数据导入及在线检索 第一步：建立数据库 输入数据库名 选择保存的目录 NoteExpress数据导入及在线检索 第二步：将数据导进NE 方法：按数据的来源分 数据库数据直 接导入 手工导入 本地保存的全 文资料导入 过滤 器导 入 在线 检索 导入 NoteExpress数据导入及在线检索 1.1 什么是在线检索导入？ 通过NE【在线检索】功能，直接以NoteExpress 作为网关进行检索，无需登陆数据库网站即获得 数据的一种方式。 NoteExpress 集成了很多信息源可供直接联接检索 。 可输入数据 库名查找 高亮为选 中数据库 点击选择 NoteExpress数据导入及在线检索 输入检索条件 设置网络代理 打勾选择题录 点击可选择 取回的条数 命中条数，已取回 条数和已勾选条数 选择要导入 的文件夹 NoteExpress数据导入及在线检索 1.2 什么是过滤器导入？ 数据库网站 检索结果 以往 文件、剪贴板 NoteExpress 过滤器 对不同来源的数据，按照它的自身 格式制定相应的规则来解析，以便 导入NoteExpress 后以相同的格式 显示出来 NoteExpress数据导入及在线检索 NE集成了很多常用数据库的过滤器 NoteExpress数据导入及在线检索 过滤器导入实例 CNKI Engineering Village 中国专利 NoteExpress数据导入及在线检索 CNKI网络版检索： （数据库本身提供NoteExpress格式导出的情况） 例：限定在“篇名”字段中， 检索有关“纳米碳管的制备”方面的文献 勾选所需 文献 点击存盘 点击输出（或 直接复制） 输出方式选择 NoteExpress NoteExpress数据导入及在线检索 选择从文 件导入或 剪贴版导 入 选择文件 位置 选择NE过滤器 选择NE中 存放目录 点击开始导入 NoteExpress数据导入及在线检索 导入后的记录： NoteExpress数据导入及在线检索 Engineering Village检索后导入： （数据库未提供NoteExpress格式导出，但提供了 其他管理软件导出格式的情况） 例：title=nanotube and synthesis 勾选 记录 Detailed格 式下载 选择RIS格式 NoteExpress数据导入及在线检索 选择保存目录 选择刚才保存的 文件 如果下拉菜单中 没有相应过滤器 ，选择“更多过滤 器” 选择相应 过滤器 点击确定 NoteExpress数据导入及在线检索 导入后的记录： NoteExpress数据导入及在线检索 通过过滤器导入中国专利： NE中提供的几种格式的中国专利过滤 器 国家知识产权局 CNPAT 中国知识产权网 NSTL专利 需导入的专利 NoteExpress数据导入及在线检索 NE中没有匹配过滤器的格式该如何导入？ （数据库未提供任何NE可用的数据输出格式，即无 匹配过滤器可用的情况） 例：通过更改类似过滤器制作新过滤器，实 现 无匹配过滤器的专利格式导入 中国知识产权网 标示解析，正 则表达式，改 为1 双击添加或修 改字段规则 点击另存为新 的过滤器 NoteExpress数据导入及在线检索 可通过显示用户 自定义过滤器方 式查看 NoteExpress数据导入及在线检索 关于过滤器导入一些注意事项: l 外文数据库保存题录，可选择RIS或Endnote格式，导 入时过滤器选择相应的RIS、或Endnote Import。另外 ，NE 2.0 也支持BibTeX格式的导入和导出。 l 一般能与Endnote、Refwork、reference manager相兼 容的格式为RIS格式，但不同数据库的RIS格式不完全 相同，如IEEE的过滤器应选择IEEE-（RIS）。 l NoteExpress虽然支持自己制作过滤器，但制作方法较 复杂（常需要使用正则表达式）。普通用户可通过其技 术支持论坛寻求专业人员帮助。 NoteExpress数据导入及在线检索 过滤 器导 入 在线 检索 导入 共同点 把数据库的数据 导入到NE中 不同点过滤器导入需登 录数据库网站进 行检索 NoteExpress数据导入及在线检索 1.3 本地保存的全文资料导入 对于已经下载了大量全文保存在本地电脑的用户 ，NE提供了该功能来实现将这些全文信息保存到 NE中，实现对其管理。 该操作进行后，NE将自动生成题录并将全文作为 附件进行管理。 NoteExpress数据导入及在线检索 导入单个文件 导入整个文件 夹的文件 是否包含 子目录 选择题录类型 选择导入文件夹 NoteExpress数据导入及在线检索 1.2.3 本地保存的全文资料导入 注意： 导入文件后，NE中仅 有该文献的题目和附件 信息，需要通过“在线 更新”来完善文献信息 题目 附件 手动更新 通过列表 选择更新 数据库 通过数据库名查找 更新数据库 点击确认 检索条件，可添加、修 改 设置代理 点击检索 命中记录 点击更新 自动更新 点击选择更新数据库 设置 代理 点击查找 更新 查找到的文献信息，打 钩表示将采纳该条记录 点击应 用更新 更新后 的记录 NoteExpress数据导入及在线检索 全文导入的注意： u手动更新只适用于单条记录的更新，只有手动更新才能改 变更新检索条件； u不同数据库更新信息可能会有所不同，可以进行多次更新 达到互补，但其中相冲突的信息以最后更新的数据库为准 ； u对于不同数据来源的大量文献，可选择多个数据库进行多 次自动更新，当题目中有难检索词时还可同时结合手动更 新 NoteExpress数据导入及在线检索 1.4 手工导入： 当上述方法都无法完成录入的时候，可以 采用手工导入； 手工输入相对繁琐，也容易出错，应尽量 避免。 手工 输入 相应 内容 NoteExpress数据导入及在线检索 有关手工导入的一些注意事项： u多个作者姓名之间必须用英文分号加空格(;)隔开 。中文作者的姓与名之间不要留空格。 u题录类型要尽量准确， 如“期刊文章”、“书” 、“学位论文”等。 u如果题录的“作者”字段为机构名称如 “World Health Organization”，在论文写作时，最终输出 的结果为缩写格式“Organization, W.H”。如果您 希望保持原样输出，请在机构名称末尾加上一个 英文逗号“,”，即“World Health Organization,” 。 NoteExpress使用介绍 1.怎样利用NoteExpress帮助我们撰写学术论 文？ 2.如何将数据导进NoteExpress？ 3.怎样用NoteExpress管理文献数据？ 使用NoteExpress进行文献管理 NE支持树形结构的文件夹分类管 理，同一数据库下可建立多层次的 文件夹，也支持同时打开多个数据 库，类似于资源管理器。 同一篇文献可链接到很多文件夹， 但数据库中只保存一条。修改任何 文件夹中的该条题录，在其他文件 夹下都会同时修改。 除此之外，NE还提供了一些实用 的功能： 2.1多文件文件夹/虚拟文件夹 使用NoteExpress进行文献管理 2.2 NoteExpress文献管理基本功能： 查重 本地检索 分析 组织 文献筛选 文献分析 笔记 附件 文献阅读整理 文献的管理过程文献的管理过程 不同数据库获取的题录很可能存在重复， NE 提供了查找重复题录并快速删除的功能 使用NoteExpress进行文献管理 查重点击选择待查重 文件夹 点击定义查重 字段 使用NoteExpress进行文献管理 查重的返回结果： 使用NoteExpress进行文献管理 删除 重复 记录 按“Delete” 键一次性 删除 解锁后单独选中进行删 除 对于拥有庞大数据的用户，利用NE的本地 检索可以快速找到所需信息，进行分类筛选 使用NoteExpress进行文献管理 本地检索 2 1 使用NoteExpress进行文献管理 本地检索后“最近检索” 文件夹 下会自动形成以关键词命名的新 文件夹； 可在“保存的检索”文件夹中永 久保存检索条件，该文件夹下的 内容是自动更新的，对于跟踪某 一专业的研究动态比较方便。 使用NoteExpress进行文献管理 查重 本地检索 初步筛选的文献 分析 组织 分析、 统计 使用NoteExpress进行文献管理 分析 NE2可对所有字段 进行统计，结果能 导出为txt和csv等 多种格式 使用NoteExpress进行文献管理 组织 关于组织： l目前支持作者、关键词 和作者机构的展开 l展开后，例如只要点击 某一个作者，数据库中 作者中包含该作者的题 录，都会在右边题录详 细列表中显示出来。 使用NoteExpress进行文献管理 附件笔记 完成了对题录信息的筛选、分析后，需要对文 献进行深层次的阅读整理 支持全文管理 和阅读 阅读笔记和文献 总结 文献深层次阅读整理 1. 为单个题录添加附件 使用NoteExpress进行文献管理 附件 为题录添加附件，可以将题录与相关的全 文关联起来管理 使用NoteExpress进行文献管理 2. 同时为多个题录添加附件：批量链接附件 选择题录文件夹 全文所在文 件夹 点击 开始 使用NoteExpress进行文献管理 3. 附件信息 附件信息 附件标记 附件标志， 点击可打开 附件 记录下看文献的想法、思维火花及对文献 的评论等。这些信息都与题录关联在一起 使用NoteExpress进行文献管理 笔记 笔记 当前笔记 新建 笔记 新窗口打开笔记 笔记标记 使用NoteExpress进行文献管理 编辑笔记对话框 发送到Word键 ，可直接将笔记 插入word 支持Tex公式 使用NoteExpress进行文献管理 也可将写好的笔记链接到题录 选择题录 注：目前一条笔记只能链接到一个题录 批量编辑 2.3 NoteExpress文献管理部分高级功能： 使用NoteExpress进行文献管理 自定义表头 自定义题录字段 个性化你的文献管理个性化你的文献管理 表头 字段 用于调整显示的字段，不同文件 夹表头可不同 使用NoteExpress进行文献管理 自定义表头 新建新的 表头，用 于对不同 类型文献 的管理 选择应用到哪个文 件夹 选择显示字段 类型 使用NoteExpress进行文献管理 自定义题录字段 需要增加新的文献类型，或对已有文 献类型要增加新的描述字段时可采用 此为自定义表头， 点击后操作如前 点击这里 用于添加和重命 名文献类型 用于添加 和重命名 字段名 添加字段 注：增加字段操 作完成后必须重 启NE才能生效 使用NoteExpress进行文献管理 批量编辑 可对指定的单 一字段进行批 量编辑 选择待编 辑字段 点击 1 NoteExpress最大的优势在于它是一款国产软件， 对中文的支持和对中国人使用习惯的适应上都较 EndNote等软件强： l l全中文界面，上手更快；全中文界面，上手更快； l l支持中文数据库（如维普、支持中文数据库（如维普、CNKICNKI、万方等）的在线检索、万方等）的在线检索 和在线导入功能，并提供了很多中文数据库格式的过滤器和在线导入功能，并提供了很多中文数据库格式的过滤器 ； l l支持较多中文期刊参考文献格式（支持较多中文期刊参考文献格式（EndnoteEndnote软件需要用户软件需要用户 自己设置），且可在一种输出格式下同时体现中文和英文自己设置），且可在一种输出格式下同时体现中文和英文 两种参考文献的格式。两种参考文献的格式。 3. NoteExpress的优势在哪里？ NoteExpress的优势 1.2 NoteExpress支持在同一个数据库中建立目录，支 持按照树形结构目录管理参考文献；Endnote 需要一 个专题建立一个数据库，即便X1后版本加入了群组功 能，但也仅停留在一个层面，不能层层分类； 1.3 强大的笔记功能：支持图形、表格绘制，支持Tex 公式，已接近word的编辑功能。相比较，endnote只 有research notes一项，不容易