地产公司业务流程管理手册工程档案管理作业指引.doc

业务流程管理手册编号：AT-ZY-XZ01版本：A/0页码：第 15 页 共 15 页工程档案管理作业指引工程档案管理作业指引编制日期审核日期批准日期修订记录日 期修订状态修改内容修改人审核人批准人1 目的1.1 为了进一步完善公司工程档案的管理制度，规范工程档案资料的收集、整理和保管工作，以保证建设工程管理的有序进行，确保公司在工程建设方面的历史资料完整、准确、科学保护、方便利用，根据中华人民共和国档案法、基本建设档案资料管理的暂行规定，结合公司工程档案管理的实际情况，特制定本细则。2 适用范围2.1 适用于公司及各地区公司工程档案资料的收集、整理和保管工作。3 术语和定义3.1 工程档案是指工程建设管理和工程建设项目活动过程中直接形成的，有保存价值的文字、图纸、图表及声像载体材料等。4 职责4.1 地区公司综合部/综合办4.1.1 负责地区公司项目工程档案的收集和汇总整理；4.1.2 负责组织向本地区城建档案馆备案；4.1.3 负责本地区档案的保管。4.2 各相关部门4.2.1 负责按要求准备档案资料并提交给地区公司综合部/综合办。5 工作程序工程档案必须实行集中统一管理的原则。此项工作要做到工程一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过程中，要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时，要与提交一整套合格的竣工资料、竣工图的验收同步进行。5.1 工程档案的归档范围、内容、要求5.1.1 工程档案归档范围详见附件：建设工程文件归档范围和保管期限。5.1.2 工程档案归档的主要内容为六个方面，即：工程基建文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件、综合管理文件。5.1.3 工程档案归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸（及与竣工图配套的CAD电子文件）。5.1.4 不归档的文件材料包括：a) 正式施工前的草图，未定型的图纸；b) 重份文件材料和重份图纸；c) 无查考价值的临时性的文件。5.1.5 工程过程中使用的工程文件材料不允许随便更改，如有更改，必须填写变更通知单，并履行批准手续。5.1.6 归档的工程文件材料要求格式统一，字迹工整，图表清晰；底图格式必须按国家制图标准绘制完成；蓝图规格必须符合国家标准，字、图清晰，用纸优良；所有竣工图均应加盖竣工章。利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应重新绘制竣工图。5.2 工程档案的归档流程5.2.1 流程简要示意图a) 各部门在工作中形成的文件材料（主要为工程基建文件）； 勘察、设计、监理、施工单位在项目建设中形成的文件材料；各部门、各单位自行收集、积累。工程档案员每周进行收集、检查。b) 分类按工程项目。按问题。c) 整理组卷按归档范围、规范要求排列各种文件或专业性材料；修补、粘贴破损或过小的文件材料；将过大的文件材料、表格、图纸按规定折叠成形；打页号：每卷单独编号，页号从1开始；填写卷内文件目录包括序号（以一份文件为单位，从开始）、责任者（填写文件的直接形成单位和个人）、文件编号（填写工程文件原有的文号或图号）、文件题名（填写文件标题的全称）、日期（填写形成的日期）、页次（填写文件在卷内所排的起始页号）、备注；d) 案卷装订拆除文件材料上的金属物；全卷文字材料集中装订（三孔一线）；即有文字材料，又有图纸的案卷装订（三孔一线）。e) 填写备考表包括标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及对案卷情况的说明；立卷人；审核人；立卷时间。f) 填写案卷封面包括档号（由分类号、项目号、案卷号组成）、档案馆代号（由档案馆填写）、案卷题名（包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容）、编制单位（填写案卷内文件的形成单位或主要责任者）、起止日期（填写案全部文件形成的起止日期）、密级（分为绝密、机密、秘密三种）、保管期限（分为永久、长期、短期三种）、共几卷、第几卷。g) 案卷进盒。h) 归档验收。i) 填写移交档案目录包括顺序号；档案号；案卷题名；日期；页；保管期限；移交单位；移交经手人；接收单位；接收人；交接日期。 j) 移交档案案卷。5.2.2 流程简要示意图的部分说明a) 地区公司综合部/综合办在接到工程项目后，布置形成积累工程文件材料的任务。因地区公司各部门均为立卷单位，故由工程档案员负责每周定期向地区公司各部门收集已办理完毕的或已形成的文件材料（主要为工程基建文件），并根据工程文件形成的具体情况编制预立卷类目，将收集的资料按类目分别存放积累，具体参照建设工程文件归档范围和保管期限执行。b) 工程项目实行总承包给外单位的，由各分承包单位负责收集、整理分包范围内的工程文件，交总承包单位汇总、整理、立卷，竣工时由总承包单位向地区公司综合部/综合办提交完整、准确、系统的工程档案资料。c) 工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理、立卷其承包项目的工程文件，竣工时向地区公司综合部/综合办提交完整、准确、系统的工程档案资料，地区公司综合部/综合办再进行汇总、整理。d) 地区公司综合部/综合办收集和汇总勘察、设计、监理等单位立卷归档的工程档案资料。e) 工程开工时，地区公司综合部/综合办负责在城建档案馆备案，以确保城建档案馆随时了解项目的工程进度。工程项目在竣工验收前，地区公司综合部/综合办通知城建档案馆对准备归档的工程文件材料进行检查、验收，由城建档案馆出证明，否则不能组织工程竣工验收。5.3 工程档案的移交办法和归档时间5.3.1 地区公司的前期人员必须将在建项目工程的前期报批、审批完的文件材料原件做好收集、整理工作，并及时把原件交给定时来收集资料的工程档案员，双方做好文件材料的移交工作，由工程档案员集中统一整理、归档、立卷后送交城建档案馆。5.3.2 勘察、设计单位应在任务完成时将形成的有关工程档案整理立卷，建设单位、监理单位根据城建档案馆的要求对档案文件完整准确、系统情况和案卷质量进行审查。审查合格后向建设单位移交。由工程档案员在档案预验收前完成归档工作。5.3.3 监理单位应在工程竣工前，将各自形成的工程档案整理立卷后向建设单位移交。施工单位的工程档案在工程竣工前，由建设单位、监理单位应根据城建档案馆的要求对档案文件完整准确、系统情况和案卷质量进行审查。审查合格后向建设单位移交。由工程档案员于档案预验收前完成归档工作。5.3.4 地区公司综合部/综合办于工程竣工验收后三个月内，向市城建档案馆移交一套符合规定的工程档案（除竣工决算外）；如只有一套原件，必须复印一套在集团公司档案室存档，再将原件移交城建档案馆。5.3.5 地区公司综合部/综合办于四个月内向公司档案室移交一套工程档案（除竣工决算外）。档案移交时，工程档案员填写工程档案移交目录，一式两份，连同档案经地区公司档案管理岗检查、清点无误后进行移交。交接双方应在移交目录上签字，各执一份以备查。地区公司综合部/综合办的综合管理文件由工程档案员每周定期将文件移交给地区公司档案室。5.4 工程档案的管理5.4.1 工程档案员根据工程档案的特点，遵循档案管理的原则和分类方法，以查找和利用方便为目的，采取必要的保护手段，对工程档案进行分类编号、编目、排架和保管工作。5.5 工程档案的借阅5.5.1 借阅的工程档案、资料需摘抄、拍照、复制时，须经工程档案员允许。底图档案只供复制，不能借出。如工作需要外借，须填写借阅档案审批单，经部门经理批准后方能借阅。5.5.2 借阅者对借阅的档案要妥善保管，要严守机密。不得毁坏、涂改、外传或遗失。阅后及时归还。5.5.3 外单位查阅本地区公司档案，须经地区公司分管领导批准，方可查阅。5.6 工程档案的鉴定、销毁5.6.1 工程档案的保管期限分为永久、长期（即等于该工程的使用寿命）、短期（即保存20年以下）。对于超过保管期限的工程档案定期进行鉴定。5.6.2 对已失去保存价值的工程档案必须经过地区公司总经理审批，登记造册后进行销毁。销毁时须与档案管理岗一起进行，双方并在销毁清册上签字，以备查。5.7 工程档案员的岗位责任制5.7.1 认真贯彻档案工作的法规文件，严格遵守档案管理的各项规章制度。5.7.2 集中统一管理工程项目建设的全部档案，做好档案的收集、整理、鉴定、保管和提供利用工作。5.7.3 做好档案的保密、保卫工作，防止档案泄密、损失等事件的发生。5.7.4 严格把好档案的鉴定关，档案销毁须经领导审批后才能进行。5.8 附 则5.8.1 本细则由地区公司综合部/综合办管理、解释和修改。5.8.2 本细则之附件与细则本身具有同等约束力，未涉及之处，参见国家现行的有关法律、规范等。5.8.3 本细则自公布之日起执行，并请公司各部门按照工程档案管理的细则落到实处，并给予密切配合，做好协助工作。6 支持性文件6.1 建设工程文件归档范围和保管期限7 相关记录7.1 无建设工程文件归档范围和保管期限一、工程基建文件序号归档文件保管期限文件来源提交文件时间建设单位城建档案馆一立项文件1项目建议书长期土地开发部文件形成后一周内2项目建议书审批意见及前期工作通知书长期土地开发部审批文件取得后一周内3可行性研究报告及附件长期土地开发部报告完成后一周内4可行性研究报告审批意见长期土地开发部文件取得后一周内5关于立项有关的会议纪要长期土地开发部纪要形成后一周内6专家建议文件长期土地开发部文件形成后一周内7调查资料及项目评估研究材料长期土地开发部文件形成后一周内二建设用地、征地、拆迁文件1选址申请及选址规划意见通知书、选址红线图永久土地开发部/项目报建部文件形成及通知书下发后二周内2用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书永久土地开发部/项目报建部批准文件取得后二周内3拆迁安置意见、协议、方案等长期土地开发部/项目报建部拆迁完毕后二个月内4建设用地规划许可证及其附件、附图永久项目报建部取得证书后一周内5划拨建设用地文件（即国有土地使用出让合同等）永久项目报建部文件取得后一周内6国有土地使用证永久项目报建部取得证书后一周内三勘察、测绘、设计文件1工程地质勘察报告永久设计管理部/设计部报告出来后一周内2水文地质勘察报告、自然条件、地震调查永久设计管理部/设计部报告出来后一周内3建设用地钉桩通知单（书）永久项目报建部文件取得后一周内4地形测量和拨地测量成果报告永久设计管理部/设计部报告出来后一周内5申报的规划设计条件和规划设计条件通知书永久项目报建部文件取得后一周内6初步设计图纸和说明长期设计管理部/设计部资料齐全后二周内7技术设计图纸和说明长期设计管理部/设计部资料齐全后二周内8审定设计方案通知书及审查意见长期项目报建部文件取得后一周内9有关行政主管部门（人防、环保、消防、交通、园林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁防治、卫生等）批准文件或取得的有关协议永久项目报建部批准文件取得后一周内10施工图及其说明长期设计管理部/设计部资料齐全后二周内11设计计算书长期设计管理部/设计部文件完成后二周内12政府有关部门对施工图设计文件的审批意见永久项目报建部审批文件取得后一周内四招投标文件1勘察招投标文件长期设计管理部/设计部招标完成后二周内2勘察承包合同长期设计管理部/设计部合同签订后一周内3设计招投标文件长期设计管理部/设计部招标完成后二周内4设计承包合同长期设计管理部/设计部合同签订后一周内5施工招投标文件长期运营管理部招标完成后二周内6施工承包合同长期运营管理部合同签订后一周内7工程监理招投标文件长期运营管理部招标完成后二周内8监理委托合同长期运营管理部合同签订后一周内五开工审批文件1建设项目列入年度计划的申报文件永久项目部申报文件形成后一周内2建设项目列入年度计划的批复文件或年度计划项目表永久项目部批复文件取得后一周内3规划审批申报表及报送的文件图纸永久项目部文件形成后二周内4建设工程规划许可证其附件、附图永久项目部取得证书后二周内5建设工程开工审查表永久项目部文件取得后二周内6建设工程施工许可证永久项目部取得证书后二周内7投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明长期财务部证书、证明等取得后三周内8工程质量监督手续（即工程质量监督委托书、工程质量监督通知书等）长期项目部文件形成后二周内六财务文件1工程投资估算材料短期成本管理部/成本部材料形成后二周内2工程设计概算材料短期成本管理部/成本部材料形成后二周内3施工图预算材料短期成本管理部/成本部材料形成后二周内4施工预算短期成本管理部/成本部材料形成后二周内七建设、施工、监理机构及负责人1工程项目管理机构（项目经理部）及负责人名单长期项目部资料齐全后一周内2工程项目监理机构（项目监理部）及负责人名单长期项目部资料齐全后一周内3工程项目施工管理机构（施工项目经理部）及负责人名单长期项目部资料齐全后一周内二、监理文件序号归档文件保管期限文件来源提交文件时间建设单位城建档案馆一监理管理资料1监理规划长期监理单位竣工验收前2监理实施细则长期监理单位竣工验收前3监理部总控制计划等长期监理单位工程进行时4监理月报中的有关质量问题长期监理单位竣工验收前5监理会议纪要中的有关质量问题长期监理单位竣工验收前6监理工作总结（专题、阶段）长期监理单位工程进行时7监理竣工总结长期监理单位竣工验收前二监理工作记录1工程技术文件报审表长期监理单位工程进行时2施工测量放线报验表长期监理单位工程进行时3施工进度计划报审表长期监理单位工程进行时4工程物质进场报验表长期监理单位工程进行时5工程开工/复工审批表长期监理单位竣工验收前6工程开工/复工暂停令长期监理单位竣工验收前7不合格项目通知长期监理单位竣工验收前8质量事故报告及处理意见长期监理单位竣工验收前9工程进度款报审表及支付证书长期监理单位工程进行时10工程延期报告及审批长期监理单位竣工验收前11工程变更费用报审表长期监理单位工程进行时12工程竣工决算审核意见书永久监理单位竣工验收后13费用索赔报告及审批长期监理单位工程进行时14合同争议、违约报告及处理意见永久监理单位竣工验收前15合同变更材料长期监理单位竣工验收前16监理抽检记录长期监理单位工程进行时三监理通知1有关进度控制的监理通知长期监理单位工程进行时2有关质量控制的监理通知长期监理单位工程进行时3有关造价控制的监理通知长期监理单位工程进行时四分包资质1分包单位资质材料长期监理单位竣工验收前2供货单位资质材料长期监理单位竣工验收前3试验等单位资质材料长期监理单位竣工验收前五竣工验收资料1单位工程竣工预验收报验单长期监理单位竣工验收前2竣工移交证书长期监理单位竣工验收后3工程质量评估报告长期监理单位竣工验收前六其他资料1工作联系单长期监理单位竣工验收前2工作变更单长期监理单位竣工验收前三、施工文件序号归档文件保管期限文件来源提交文件时间建设单位城建档案馆一土建（建筑与结构）工程1施工技术准备文件施工单位竣工验收前施工组织设计长期技术交底长期图纸会审纪录长期施工预算的编制和审查短期施工日志短期2施工现场准备施工单位竣工验收前控制网设置资料长期工程定位测量资料长期基槽开挖线测量资料长期3地基处理记录施工单位竣工验收前地基钎探记录和钎探平面布点图永久验槽记录和地基处理记录永久桩基施工记录永久试桩记录长期4工程图纸变更记录施工单位竣工验收前设计会议会审记录永久设计变更记录永久工程洽商记录永久5施工材料预制构件质量证明文件及复试试验报告施工单位竣工验收前砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料等试验汇总表长期砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料等出厂证明文件长期砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料等复试试验报告长期预制构件（钢、混凝土）出厂合格证、试验记录长期6施工试验记录施工单位竣工验收前土壤干密度试验报告长期土壤击实试验报告长期砂浆（试块）抗压强度试验报告长期混凝土（试块）抗压强度试验报告长期混凝土抗掺试验报告长期混凝土出厂合格证、复试报告长期钢筋接头（焊接）试验报告长期土壤、砂浆、混凝土抗渗试验报告汇总表长期7隐蔽工程检查记录施工单位竣工验收前基础和主体结构钢筋工程长期钢结构工程长期防水工程长期高程控制长期8施工记录施工单位竣工验收前工程定位测量检查记录永久沉降观测记录长期结构吊装记录长期现场施工预应力记录长期工程竣工测量长期新型建筑材料长期施工新技术长期9工程质量事故处理记录永久施工单位竣工验收前10工程质量检验记录施工单位竣工验收前检验批质量验收记录长期基础、主体工程验收记录永久幕墙工程验收记录永久分部（子分部）工程质量验收记录永久二电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程1一般施工记录施工单位竣工验收前施工组织设计长期技术交底短期2图纸变更记录施工单位竣工验收前图纸会审永久设计变更永久工程洽商永久3设备、产品质量检查、安装记录施工单位竣工验收前设备、产品质量合格证、质量保证书长期设备装箱单、商检证和说明书、开箱报告长期设备安装记录长期设备试运行记录长期设备明细表长期4隐蔽工程检查记录长期施工单位竣工验收前5施工试验记录施工单位竣工验收前电气接地电阻、绝缘电阻等测试记录长期楼宇自控、监视、安装、视听等系统调试记录长期变配电设备安装、检查、通电等测试记录长期给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等管道强度、灌水、通水、阀门等试验记录长期电气照明、动力、给排水等系统调试、试运行记录长期电梯接地电阻、绝缘电阻测试记录；空载、半载等试运行记录长期6质量事故处理记录永久施工单位竣工验收前7工程质量检验记录施工单位竣工验收前检验批质量验收记录长期分部（子分部）工程质量验收记录永久三室外工程施工单位竣工验收前1室外安装（给水、雨水、污水、热力、燃气、电讯、电力、照明、电视、消防等）施工文件长期2室外建筑环境（建筑小品、水景、道路园林绿化等）施工文件长期四、竣工图序号归档文件保管期限文件来源提交文件时间建设单位城建档案馆一综合竣工图1综合图施工单位竣工验收前总平面布置图（包括建筑、建筑小品、水景、照明、道路、绿化等）永久竖向布置图永久室外给水、排水、热力、燃气等管网综合图永久电气（包括电力、电讯、电视系统等）综合图永久设计总说明书永久2室外专业图施工单位竣工验收前室外给水、雨水、污水、热力