office2010办公软件培训教程课件.pptx

宋 炯 2013年10月,专 题 培 训,新一代商业软件平台 microsoft office 2010 介绍,菜单,功能区新界面,为了适应企业业务程序功能需求的日益增多。 外形更加华丽，改善枯燥的工作环境。,它是一个收藏了命令按钮和图示的面板。它把命令组织成一组“标签“，每一组包含了相关的命令。每一个应用程序都有一个不同的标签组，展示了程序所提供的功能。在每个标签里，各种的相关的选项被组在一起。,将创意付诸实现,word 2010 为您提供了用于创建漂亮的专业文档的工具，这些文档可帮助您有效地表达自己的想法。 不管是好是坏，文档中的颜色、效果和图形总是引人注意。 word 2010 相比2003提供了很多新的和改进的功能。 创建具有视觉冲击力的文档 更好的文字效果与图形 简单的ps功能，图形美化 节省时间和简化工作 使用直观的功能（例如新的带实时预览的粘贴功能和改进的上下文拼写检查器）可节省时间并改善结果。一步到位永远比重做要快。 恢复您没保存就关闭的文件 ！您现在可以在意外关闭而未保存文件后恢复文件，即使您从未保存文档也是如此。,之 创建有助于突显重要内容的更好文档,word,让文本在页面中突显出来,在“开始”选项卡上的“字体”组中找到“文字效果”库。,文字效果 - 新增功能！ 使用图形和图像来引起对文档中重要内容的关注。 现在，可以将用于这些图形和图像的相同格式类型直接应用于文档文本。,字体样式,字体样式,字体样式,字体样式,创建具有视觉冲击力的文档,图片编辑工具 - 新增和改进功能！ 通过一系列新的和改进的图像处理工具，word 2010 使您能够成为自己的图形艺术家。 应用所有新艺术效果，例如画图笔划、玻璃、铅笔素描和彩色蜡笔。,原始图像（左上角）以及应用了发光边缘（中间）和玻璃（右边）艺术效果和移除了背景元素（底部）的相同图像。还对顶行图像应用了图片样式和效果以提供形状、反射、渐变边框、阴影、棱台和三维旋转。,使用新的“删除背景”工具，仅从图像中捕捉所需部分，留下其余部分。,smartart 图形，图标更漂亮,smartart 布局包括范围从列表到流程、循环和关系图的各种选项，它们可帮助您传达相关创意和非线性概念并具有更强的视觉效果。,“选择 smartart 图形”对话框，可从“插图”组中的“插入”选项卡访问,带实时预览的粘贴功能,通过带实时预览的粘贴功能，您可以预览各种“粘贴选项”，例如“保留源格式”或“只保留文本”，以便可以在实际粘贴之前查看所粘贴内容的外观。,恢复未保存的版本,在文件视图中的“信息”选项卡上的“版本”标题下访问文档的恢复版本。,受保护的视图,源自 internet 源的文档自动在受保护的视图中打开。,office 2010 在 word、excel 和 powerpoint 中引入了受保护的视图，可帮助您做出明智的决策，而不会使您的计算机面临可能的威胁。默认情况下，源自 internet 源（或其他可能包括潜在有害内容）的文档将自动在受保护的视图中打开。出现这种情况时，您会在消息栏上看到一则警告，以及“启用编辑”选项。,工作中我们常常需要将多个word文档合并成一个，信息量少的时候可以直接复制粘贴。信息量多的时候，可以试试这样的方法：1.选择“插入”菜单中的“对象”选项，并在下拉菜单中选择“文件中的文字”。2.选择要合并到当前文档中的文件，点击“插入”即可。,文档合并,之 新的数据分析和可视化工具,excel,简洁直观的excel迷你图,迷你图是 excel 2010 中的新功能，使用它可以在一个单元格中创建小型图表来快速发现数据变化趋势。它是突出显示重要数据变化趋势的更加快速简便的方法，可为用户节省大量时间。,更丰富的excel 条件格式,excel 2010中丰富了数据条、色阶、图标集的设置样式，其中最为明显的就是“数据条”中增加了突显“负值”的功能，正值和负值对应的数据条以不同的方向绘制，从而使数据的分析结果更清晰。,对当前选中的单元格区域应用“渐变填充”中的“绿色数据条”填充规则。此时，正值和负值的数据条被左右分开。其中，单元格中出现的“红色”数据条代表负值，而“绿色”数据条则代表正值。,新的搜索筛选器在筛选选项中提供即时搜索。,高效查找您所需的内容对于大型工作表来说是必须的。利用筛选，您可以在您的表、数据透视表和数据透视图视图中快速查找并显示特定数据。,筛选功能全面改进,更漂亮的excel图表,图表性能在 excel 2010 中得到了增强,常用办公软件,microsoft word microsoft excel microsoft powerpoint microsoft visio,第一部分 word文档,文字编辑 查找替换 段落缩进 项目编号 插入表格 插入图片 小技巧 常用快捷键,word文档我们都会用 重点在于如何提高工作效率？,目 录,文字选取,eg,文字选取,eg,光标拖选文字鼠标放到所选文字中拖动文字到所需位置 =剪切粘贴,移动,光标拖选文字鼠标放到所选文字中按住ctrl拖动文字到所需位置 =复印粘贴,格式刷,光标拖选文字单击格式刷拖动所需文字 可使用一次,光标拖选文字双击格式刷拖动所需文字 可使用多次,文字复制方法,eg,查找与替换,ctrl+f查找 ctrl+h替换,段落缩进,eg,每次回车后，下一行的编号级别和上一段的编号同级，只能用tab键才能使当前行成为上一行的下级编号； 若要让当前行编号成为上一级编号，则要同是同时按下“shift+tab”组合键才行。 注：shift+enter 软回车，仍属于上一段落，用于项目编号下的文字分段。,选择“项目编号” 设置所需的多级项目编号,项目编号,eg,插入表格,eg,绘制斜线表头的方法 不规则表格绘制：选择单元格,eg,向下增加行 表格右下角格按tab键向下增加一行,eg,每页重复首行标题栏 选中标题栏表格标题行重复,插入图片,插入图片来自文件选择所需图片确定,减少重复工作 选择常用文字插入自动图文集命名,小技巧,eg,常用快捷键,a 全选,5 1.5倍行距,ctrl+,shift+f3,切换字母大小写,常用快捷键,范本 （1）,范本 （2）,排版一篇文章（内容自拟）： 格式要求： 1）标题（黑体小二号） 2）正文（宋体小四号） 行距1.5倍 3）第一段（首行缩进2个字符，至少两行） 4）下面四行带同级项目编号 5）最后一段（首行缩进2个字符，至少两行） 6）加页眉（最左边放公司标志，右边写公司名称） 7）加页码（加第几页共几页）,小试牛刀,第二部分 excel表格,换行 快速移动复制 选择性粘贴 连接文本 表格常用技巧 排序与筛选 常用数值显示 图表 常用公式与函数,目 录,掌握常用技巧 提高工作效率,换行 自动换行：单元格格式（ctrl+1)对齐自动换行； 强制换行：alt+enter,快速移动复制 先选定单元格，然后移动鼠标指针到单元格边框上，按下鼠标左键并拖动到新位置，然后释放按键即可移动。若要复制单元格，则在释放鼠标之前按下ctrl即可,换行&快速移动复制,eg,选择性粘贴 数值：包含公式的表默认情况下，粘贴公式，必须选择数值粘贴； 粘贴链接：复制内容-粘贴链接（随原内容改变而改变） 转置：复制表格用转置粘贴，行列变换。 备注：如果包含公式，直接贴粘的是公式。,选择性贴粘,eg,连接多个文本 用连字符“&”来合并文本 =a1&a2&an,连接文本,eg,顶端标题行/左端标题列 文件页面设置工作表选择要做为标题的行或列确定 效果：得到每页都出现同样的标题行或列,表格常用技巧,固定显示标题行或列 选中所需单元格窗口冻结窗口 效果：固定显示单元格左边和上边的部分,eg,常用数值显示,右击数字出现若干选项（计数、求和等） 勾选所需选项 选择相应数据后，右下方出现相应数值。,排序 选择需排序表格数据排序选择条件确定,排序与筛选,筛选 选中标题行数据筛选确定,eg,图表制作 插入图表选定所需图表类型选择数据设置所需选项选择图表插入位置确定,图表,eg,常用公式与函数,加：a1+a2+an=sum(a1:an) 乘：a1*a2*an=product(a1:an) 平均值： =average(a1：an),eg,绝对引用： =$列号$行号 表格中整列数或整行数同时与一个数值进行计算。（制做价值表中的基数表）,进位函数： =round(公式或数值,2) 四舍五入 =rounddown(公式或数值,2) 全部舍掉 =roundup(公式或数值,2) 全部进位 备注：2表示小数位数,常用公式与函数,末尾数为8： =rounddown(公式或数值，-1）+8 备注：8表示尾数,eg,范本 （1）,范本 （2）,制作一个销售人员统计表格（数据自拟）： 格式要求： 1）标题：居中 2）行数8行：标题行1、内容6行、合计1行 3）列数7列：序号、人员姓名、工龄、1-3月工资 4）底纹：标题行加灰色底色 5）边框：内部用细框、四周用粗框 6）图表：人员工龄对比、人员工资涨幅,延伸练习：按照工龄按排序； 把表的行与列变换位置 增加表的行数，达到2页以上，第二页也加上标题和首行 标题行，设置合适冻结窗口。,小试牛刀,第三部分 ppt幻灯片,ppt设计 母版设置 插入图文 内容选取 动画设置 切换方式 插入声音 超链接 ppt瘦身,f5： 观看放映,目录,ppt设计,选择菜单命令“格式”-“幻灯片设计”，就可以出现“幻灯片设计”窗格。在那里，可以选择“设计模板”、“配色方案”和“动画方案”。,母版设置&插入图文,母版设置 视图母版幻灯片模板设置模板内容关闭 设置的内容将ppt的在每一页中显示,插入文字 插入文字框水平/垂直 双击文本框边沿设置文本框,插入图片 插入来自文件选定 图片插入 双击设置,幻灯片选取 在大纲区中，按住shift键，单击前、后两张幻灯片，可以同时选中连续的多张幻灯片； 按住ctrl键，分别单击相应的幻灯片，可以同时选中不连续的多张幻灯片。 选择对象后按住ctrl+方位箭头，微移,选取,文本框选取 1、按住ctrl键，分别单击相应的文本框； 2、按住鼠标框选多个文本框后松开。 3、选取对象后，按tab键依次选取。,动画设置,自定义动画 选中需要设置动画的对象（如一张图片），执行“幻灯片放映自定义动画”命令，展开“自定义动画片”任务窗格 。,第一步 选择文本框或图片添加动画选择具体的动画模式,调整 右击动画标签效果选项具体设置时间声音等 。,排练 播放效果选项适当调整 。,动画设置,多文本框连续动画 右击动画标签高级日程表调整时间轴 。,切换方式&插入声音,插入声音文件 插入影片和声音文件中的声音确定返回。 自定义动画中效果选项设置具体播放形式,设置幻灯片切换方式 幻灯片放映幻灯片切换”命令，展开“幻灯片切换”任务窗格，先选中一张（或多张）幻选片，然后在任务窗格中选中一种幻灯片切换样式即可。 （如“随机”）,超链接,轻松跳转 选定文本框或图片右击超链接选择链接的位置确定返回。,打开需要进行“减肥”处理的ppt，依次选择“图片格式压缩图片”菜单命令。,ppt瘦身,office文件的安全性设置 文件信息保护演示文稿,office文件的安全性设置 工具选项设置密码/只读模式,电脑加密 我的电脑控制面板用户帐户选择帐户设置密码,第四部分 visio,如何用visio画好拓扑图,认识visio,打开windows【开始】菜单，点击microsoft office文件夹，找到microsoft visio 2010，单击打开程序。,visio基本操作,visio基本操作,（1） visio 绘图环境 模具：指与模板相关联的图件（或称形状）的集合。利用模具可以迅速生成相应的图形。模具中包含了图件. 图件:指可以用来反复创建绘图的图。 模板：是一组模具和绘图页的设置信息，是针对某种特定的绘图任务或样板而组织起来的一系列主控图形的集合，利用模板可以方便地生成用户所需要的图形。 visio窗口：参见下图,visio基本操作,菜单栏,绘图页,绘图窗口,图件（也称形状）,标题栏,visio基本操作,打开模板：打开程序以后出现窗口，点击【文件】-【新建】，选择一个模板，点击【创建】。 打开模具：【开始】-【形状】-【更多形状】-打开所需要的模具。 文档模具：开始绘图时，visio创建的特定于该绘图文件的模具。 【文件】【形状】【更多形状】-显示文档模具 （说明：可以通过修改文档模具上的主控形状，修改绘图文件中所有页上形状的所有实例。用户不能保存文档模具以用于其他绘图。）,visio基本操作,（1） visio 绘制图形的两种方式 绘图工具栏：可以绘制正方形、长方形、圆、直线和曲线等图形。 使用模具：可以绘制各种各样的专业图形。,visio图形操作,（2） 图形的创建 在模具中选择要添加到页面上的图形。 用鼠标选取该图形，再把它拖拽到页面上适当的位置，然后放开鼠标即可。 （3） 图形的移动 用鼠标拖拽图形，则可以将其移动到合适的位置上。 1）选中第一个图形后，按住 shift 键，再选择其他的图形。 2）把鼠标移到其中的一个图形上，直到出现十字的箭头符号。 3）把它拖拽到新的位置再放开，所有被选择的图形会以相同的方向及间距移动到新的位置上。,visio图形操作,（4） 图形的删除 选中该图形，按“delete”键即可删除该图形。 （5） 调整图形大小 可以通过拖动形状的角、边或底部的手柄来调整形状的大小。 1）使用“指针”工具 ，单击“进程(圆形)”形状。 2）将“指针”工具放置在角选择手柄 上方。 指针将变成一个双向箭头 ，表示可以调整该形状的大小。 3）将选择手柄向里拖动可减小形状。,visio图形操作,（6） 图形格式修改 您可以更改形状（如矩形和圆）的以下格式设置： 1）填充颜色（形状内的颜色） 2）填充图案（形状内的图案） 3）图案颜色（构成图案的线条的颜色） 4）线条颜色和图案 5）线条粗细（线条的粗细） 6）填充透明度和线条透明度 若要改变填满图形的颜色，您只需将鼠标移到形状工具栏上的 填满色彩 图示旁，按下拉箭头，并选取颜色即可。或者选中图形，点击鼠标右键， 设定线条样式的方式与设定填满颜色的方式类似，而不同点在於：选择的是线条色彩图示 ，您可以利用相同的方法来改变线条的宽度、样式，以及线条的端点。,visio文字操作,（1） visio 添加文字的两种方式 向图形添加文本：可以绘制正方形、长方形、圆、直线和曲线等图形。 添加独立的文本：可以绘制各种各样的专业图形。,visio文字操作,（2） 向图形添加文本 您可以向形状添加文本。只需单击某个形状然后键入文本；microsoft office visio 会放大以便您可以看到所键入的文本。 1）向形状添加文本 单击绘图页上的形状，然后键入 1。 也可以单击工具中的【文本】 ，单击形状，然后开始键入。 或者双击图形，开始键入。 单击绘图页的空白区域或按 esc 键便可退出文本模式。 2）删除形状中的文本 双击形状，然后在文本突出显示后，按 delete 键。或者单击“文本”工具 ，单击该形状，突出显示想要删除的文本，然后按 delete 键。如果错误地删除了该形状，则单击“编辑”菜单上的“撤消”。,visio文字操作,（3） 添加独立的文本 还可以向绘图页添加与任何形状无关的文本，例如标题或列表。这种类型的文本称为独立文本或文本块。使用“文本”工具只单击并进行键入。 1）添加独立文本 单击“文本”工具 。 单击页面顶部，然后键入 123ab。 或在空白处，按住鼠标左键拖动，可出现文本框，然后键入文字。 2）删除独立文本 依次单击“指针”工具 和文本，然后按 delete 键。 或选中文本之后，按delete键。,visio文字操作,（4） 设置文本格式 您可以设置文本的格式 - 使它成为斜体、给它加下划线、使它居中显示，还可以改变文本字体的颜色，等等 - 就像您在任何 microsoft office 系统程序中设置文本的格式一样。您可以使用工具栏上的按钮或“文本”对话框（在“格式”菜单上）中的选项。 1）选中要更改的字体，点击鼠标右键，选择“字体”，可以设置文本格式。 2）或者选中要更改的字体，点击工具栏【字体】，可以更改文本格式。,visio文字操作,visio连线操作,（1） visio 绘制连线的两种方式 连线工具：可以绘制直线和曲线等连线。 使用模具连接线：绘制各种各样的专业连接线。,visio连线操作,（2） 使用“连接线”工具连接形状 注： 使用“连接线”工具时，连接线会在您移动其中一个相连形状时自动重排或弯曲。使用“线条”工具连接形状时，连接线不会重排。 1）单击“连接线”工具 。 2）将“连接线”工具放置在第一个“进程”形状底部上的连接点 上方。 “连接线”工具会使用一个红色框 来突出显示连接点，表示可以在该点进行连接。 3）从第一个形状上的连接点处开始，将“连接线”工具拖到第二个“进程”形状顶部的连接点上。 连接形状时，连接线的端点会变成 红色 。这是一