房地产合同评审流程

江苏XX国际发展有限公司文件文件编号： 文件名称：房地产合同管理流程实施日期： 编制部门：企管招标部 执行部门：房地产各三级企业分 发 号：企业0号门拟订： 审核： 批准： 1、目的 为加强XX置业各项目的合同管理，规范工作流程，维护公司权益，特制定本流程。2、适用范围适用于国际公司房地产行业内所有合同的订立、履行、变更、归档的合法有效管理。合同范围：指需要承包单位通过工程施工形成实体产品（如：土建、安装、装饰、景观、智能化、材料设备采购等）的合同；勘探、监理、造价咨询、设计、广告宣传等委托类合同参照本流程执行；土地类合同则另按有关管理办法执行。3、流程负责单位企管招标部负责本流程的制定、修改、解释、指导、监督检查。各房地产公司负责签订履行合同的人员（包括经办、审批、资料管理等）贯彻执行本流程。4、定义 合规性，指全面符合相关法律法规、行业规定，使得公司的权益能够依法受到保护。5、关键控制点E1节点：起草合同D2节点：总公司条线部门审核B4节点：企管招标部审核 A5节点：总经理审批B7节点：归档E9节点：合同履行6、管理指标 7、流程图8、节点说明E1节点： 起草合同、附件及清单公司法务条线就房地产业务逐步建立统一的合同标准版本，各项目公司应予以采用。如公司尚未制定合同标准文本的，可以沿用以往的合同，但各项目公司法务人员、经办人员应联系成本控制部门、工程设计部等相关部门根据实际需求及实际情况，在充分参与及充分了解拟签合同的项目的基础上修改制定合同文本。合同框架确定后项目公司各部门根据各自部门要求及专业知识对合同进行评审，必要时由法务人员及合同相关部门人员一起对合同条款逐条评审，务必使执行合同人员理解并熟悉合同内容。 法务人员根据各部门评审意见形成合同文件，以上所作的评审信息统一在合同流转审批表上体现，并由相应人员的签字确认。 在上述内部评审过程结束并与拟签订合同的合作单位确定合同条款后，如果该合同在明源ERP管理范围内，则相关合同经办人将确定的合同及附件、清单上传至明源ERP系统，发起明源ERP合同流转审批。不在明源系统审批范围内的，则以纸质合同流转审批表进行流转审批。具体相关细节管理详见XX置业合同管理制度。所有采购、工程施工项目必须严格执行公司招标管理制度（一些政府垄断工程除外），对于长期合作伙伴也要贯彻同等质量下比价原则，严格控制成本，三级公司填写续标申请表报公司招标中心审批备案，签订合同并发起流转审批时，须将续标申请表作为审批附件一同上传明源系统，不上明源的续标申请表可直接作为合同流转审批表使用；对于超过十万的比价项目，三级公司应将参加比价单位报送的比价材料（保持密封状态）送至总公司招标中心统一组织开封，并填写项目比价表在招标中心备案，项目公司成本控制部留存项目比价表复印件。具体详见公司制定的比价采购流程。 发生业务必须正式签署合同书以明确双方的权利、义务和责任，但金额在 5000元以下且能及时结清的零星工程及工程类合同中已经界定清楚归属的变更签证事项，可另行办理。原则上合同签订由对方先盖章。合同应在经济事项发生前签署，禁止未签署合同先行操作。D2节点：总公司条线部门审核所有项目公司签订的合同，均需分条线类别，选择通过品牌与战略发展部、设计研发中心（设计总监）、副总工程师审核。审核方式：明源ERP线上审批的合同，则在明源上进行操作审核；线外审批的合同则通过纸质方式（合同流转表）审核。一、战略发展部审核国际公司有关品牌营销、企划类、客服类合同均需品牌与战略发展部审核及备案。相关流程根据品牌与战略发展部要求。 二、设计研发中心（设计总监）审核各项目公司签订的所有设计合同均需经过设计总监审核。三、副总工程师（工程总监）审核 各项目公司签订的土建总包合同、机电总包合同、合同金额达 1000万以上的工程类合同，需要经过副总工程师（工程总监）审核。四、总公司物业部审核 各项目公司签订的有关物业管理合同，须经总公司物业部负责人审核备案。C3节点： 项目公司总经理审批 项目公司签订的所有合同均需项目公司总经理审批。 审核方式：明源ERP线上审批的合同，在在明源上进行操作审批，线外审 批的合同则通过纸质方式（合同流转表）审批。B4节点： 企管招标部审核一、招标中心审核经过招标流程、议价比价流程的合同需先经过企管招标部招标中心审核。 审核方式：明源ERP线上审批的合同，在明源上进行操作审核，线外审批的合同则通过纸质方式（合同流转表）审核。二、法律办审核 企管招标部法律办对项目公司签订的所有送审合同进行审核。 审核方式：明源ERP线上审批的合同，在在明源上进行操作审核，线外 审批的合同则通过纸质方式（合同流转表）审核。 审核内容：（1） 有无实体负责人签字；（2） 是否符合法律法规、行业规定、公司规章制度的规定；（3） 合同条款是否约定明确、合理；（4） 有无相关审批表；（5） 相关附件是否齐全；（6） 管辖地法院是否在我方。对不符合上述事项的合同退回至相应的送审实体予以补充；对符合上述事项且不需要总经理审批的则审核通过；对符合上述事项且需要总经理审批的交由总经理审批，如需要向总经理汇报合同内容及相关情况的，由送审部门相关人员向总经理直接汇报。 A5节点：总公司总经理审批 对于以下情形的合同，由总公司总经理审批：2 非招标项目总金额在10万元以上的； 经过招标但总金额在100万元以上的。E6节点：盖章项目公司合同经办人，对审批通过的合同，制作出来后，一般原则上先由对方单位盖章后，附上相关审批表（其中经过明源审批的，附打印的明源系统内的合同审批表，未经明源系统审批的附纸质合同流转审批表）送至总经理办公室盖章，并留存一份原件留总公司法律商标科保存备案。具体相关细节管理详见XX置业合同管理制度。B7节点：合同归档 1 合同签订后除企管招标部合同备案以外，各项目公司法务也应及时备案归档，合同归档应遵循及时整理、分类、归档、保管，以便复查； 合同归档应保留原件；一项业务有主合同、有相关补充协议、备忘录、会议记要等的，应尽量整体保管归档，以便查找。 （3）关于合同的保管期限：永久。（4）有关归档的制度规则详见XX置业合同管理制度 E6节点：传递合同各项目公司的合同经办人把已盖章的合同分别交至自己所在实体的法务部门、履行合同的相关部门及对方单位。 E8节点：合同交底对于标的额较大、合同履行周期比较长及涉及部门比较广泛的合同，项目公司法务可以对合同内容进行交底，向所有与合同履行相关人员说明合同履行中应注意的问题，我方的义务等，避免我方违约。同时，发现对方违约的，应及时上报采取措施。E9节点：合同履行 合同签订后即具有法律效力，应全面、及时履行，有关部门在合同履行中遇履约困难或违约等情况应及时向项目公司总经理汇报并通知公司法务人员并视情况通知公司法律顾问。 合同签订后需要变更或解除合同的，一律采用书面形式，变更、解除合同的协议在未达成或未批准之前，原合同仍有效，仍应履行。变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分与原合同有同样法律效力，纳入本办法规定的管理范围。 9、相关文件与表格附件一：合同流转审批表附件二：续标申请表附件三：项目比价表10、风险控制点（1） E1节点： 起草合同、附件及清单 重要风险：忽视被调查对象的主体资格审查，选择不恰当的合同形式，合同内容和条款不完整、表述不严谨、不准确，或存在重大疏漏和欺诈，导致企业合法利益受损。关键控制：合同经办部门在合同签订前充分调查、收集合作者资料，确保合作者符合合作要求。企业对外发生经济行为都订立书面合同，禁止未签署合同先行操作。合同文本由经办部门起草，保证合同内容和条款的完整准确。合同大多选用合同示范文本，拟定合同后由法务人员审核合同主体、内容和形式的合法性。合同在盖章生效前需经过项目公司总经理、总公司条线部门、企管招标部审批，权限外的还需公司总经理审批。通过层层审批能够有效地降低合同中的疏漏和错误。关键控制岗位：经办部门、各项目公司法务、招标中心控制方法：手工控制控制频率业务发生时实施证据合同流转审批表制度索引XX置业合同管理制度（2） E9节点：合同履行重要风险：合同在履行过程中缺乏必要的监督，导致合同偏离目标关键控制：经办人员跟踪合同的履行情况，如果发现合同偏离目标或不能正常履行，及时上报，合同双方的协商解决。合同变更审批流程参照合同订立控制流程，从严办理合同变更能够有效防范了合同随意变更给公司带来的损失。关键控制岗位：经办部门控制方法：手工控制控制频率：业务发生时实施证据：合同变更达成的补充协议、备忘