PMS系统操作培训讲义

尚客优连锁酒店管理系统 户操作手册 香港尚客优管理酒店有限公司 技术支持 第 1 页 (共 38 页 ) 尚客优 连锁 酒店管理系统 培训讲义 香港尚客优管理酒店 有限公司 2009 年 05 月 17 日 尚客优连锁酒店管理系统 户操作手册 香港尚客优管理酒店有限公司 技术支持 第 2 页 (共 38 页 ) 目 录 第一章 系统简介 . 5 第二章 系统安装 . 6 第三章 基础资料 . 6 第一节 员 工 . 6 一功能简介 . 6 二操作路径 . 6 三操作指南 . 6 第二节 房间设置 . 8 一功能简介 . 8 二操作路径 . 8 三操作指南 . 9 第三节 商品资料 . 10 一功能简介 . 11 二操作路径 . 11 三操作指南 . 11 第四节 基础资料 . 12 一功能简介 . 12 二操作路径 . 13 三详细说明 . 13 第五节 其他设置 . 15 一功能简介 . 15 二操作路径 . 16 第四章 房态操作 . 16 第一节 宾客登记 . 17 一功能简介 . 17 二操作路径 . 17 三操作指南 . 18 第二节 团队登记 . 19 一功能简介 . 19 二操作路径 . 19 三操作指南 . 20 第三节 钟点登记 . 20 一功能简介 . 20 二操作路径 . 20 三操作指南 . 21 第四节 宾客预订 . 21 一功能简介 . 21 二操作路径 . 21 三操作指南 . 22 第五节 转入住 . 22 尚客优连锁酒店管理系统 户操作手册 香港尚客优管理酒店有限公司 技术支持 第 3 页 (共 38 页 ) 一功能简介 . 22 二操作路径 . 22 三操作指南 . 23 第六节 离客结算 . 23 一功能简介 . 23 二操作路径 . 23 三操作指南 . 24 第七节 部分结算 . 25 一功能简介 . 25 二操作路径 . 25 三操作指南 . 26 第八节 其他操作 . 26 第五章 会员管理 . 27 第一节 会员卡初始化 . 27 一功能简介 . 27 二操作路径 . 27 三操作指南 . 27 第三节 会员卡销售 . 28 一功能简介 . 28 二操作路径 . 28 三操作指南 . 28 第四节 会员卡资料 . 29 一功能简介 . 29 二操作路径 . 29 三操作指南 . 29 第五节 储值卡充减值 . 30 一功能简介 . 30 二操作路径 . 30 三操作指南 . 30 第六节 积分增减单 . 30 一功能简介 . 31 二操作路径 . 31 三操作指南 . 31 第七节 会员信息 . 31 一功能简介 . 32 二操作路径 . 32 三操作指南 . 32 第八节 会员余额查询 . 32 一功能简介 . 32 二操作路径 . 33 三操作指南 . 33 第九节 会员卡续费 . 33 一功能简介 . 33 尚客优连锁酒店管理系统 户操作手册 香港尚客优管理酒店有限公司 技术支持 第 4 页 (共 38 页 ) 二操作路径 . 33 三操作指南 . 34 第六章 交班 . 34 一功能简介 . 34 二 操作路径 . 34 三操作指南 . 35 第七章 报表中心 . 35 第一节 固定报表 . 35 一操作路径 . 35 二操作指南 . 36 第二节 自定义报表 . 37 一操作路径 . 37 二操作指南 . 37 第八章 夜审 . 38 一操作路径 . 38 二操作指南 . 38 尚客优连锁酒店管理系统 户操作手册 香港尚客优管理酒店有限公司 技术支持 第 5 页 (共 38 页 ) 第一章 系统简介 1系统应用了 C/S 体系结构，便于分布式管理 ，提高软件处理效率，降低网络依赖性 ； 2系统采用美观的 仿 图形界面， 操作直观简单，全部以按钮方式操作，易学易用 ； 3系统支持分单打印功能，方便快捷 ，同时支持多种表单样式，随需而定 ； 4 预订中心 掌握各分店实时房态， 实现总部预订向各分店 的输送 ； 5系统提供了强大的 会员 信息管理 ，将所有分店会员信息整合、共用 ； 6系统提供完善的权限控制，保证每个工作人员的数据安全； 7系统 报表 提供灵活的自定义方式，可以根据实际情况进行设置相应信息； 8系统采用流程化 的管理方式，能够严密管理操作 中的每一个环节； 9 软件管理与网站营销紧密结合，实现网站预订，网站会员的下载，分店会员，会员积分等信息的上传等功能 ； 10系统提供了一系列快捷方便的报表查询，覆盖面广，统计方法科学，数据准确。所有的报表均可导入 进行分析加工，以满足用户的更多需求； 11短信网关接入软件系统，实现客人预订成功，取消成功的短信通知、会员积分查询、会员密码找回等功能； 12呼叫中心系统与软件的完美结合，自动记忆来电， 自动调取客人信息，短信群发待功能。 13软件通讯采用的复制分发功能，数据传输效率高，实时性好。总部建立发布服务器，分店建立订阅服务器。分店只需一条即可与总部服务器轻松连接。 14自动升级功能使客户端免人工维护 15软件自愈力强 ，打开软件执行自检程序并自动纠错。 声明 本操作手册所附图片或菜单、按钮名称可能与您所使用的软件系统略有出入，请以实际软件系统为准。 尚客优连锁酒店管理系统 户操作手册 香港尚客优管理酒店有限公司 技术支持 第 6 页 (共 38 页 ) 第二章 系统安 装 略 第 三 章 基础资料 在软件使用之初，首先该做的 是把与本 酒店 相关的 基础性数据录入软件 ， 如房间，房型，员工 ，计费标准，打印样式设置 等信息 。 本章的内容比较多，但是为了保证您能够迅速地掌握本系统，提早进入到正常的业务操作中，希望您能够认真阅读本章内容并自己动手演练一下，以便加深您对本系统的理解。 第一节 员 工 一功能简介 本模块主要实现 操作员的信息 设置与 权限 维护。 二操作路径 【 开始菜单 】 【 程序 】 【 基础资料 】 【 员工 】 项打开“员工管理”列表窗口。 三操作指南 （一）增加 岗位 1点击【 新增岗位 】按钮， 建立该岗位的名称，设置该岗位所拥有的软件操作权限 ； 2 对所岗位可进行修改，删除操作 。 （二） 新增 员工资料 1 点击【新增员工】打开“员工新增对话框” : 尚客优连锁酒店管理系统 户操作手册 香港尚客优管理酒店有限公司 技术支持 第 7 页 (共 38 页 ) “所属分店”即为当前操作员所属分店，当具有总部操作功能时可为其他分店新建员工。 “岗位”为前面新建的岗位，选择某岗位，新建的该员工也就有了该岗位的操作权限。 “编号”为工号的后半部份，工号分店号编号组成。如上图所示，其工号为 001123。 其他信息可自由填写，点击确定或按进行信息保存。止此，一个员 工建立完成并分配了相应权限。 、 用鼠标双击一条员工信息或选中一条员工信息后点击【修改 员工 】按钮，打开员工信息修改窗口；在员工信息修改窗口中编辑修改该员工的详细资料；在员工信息修改窗口中点击【确定】按钮，保存修改。 （三）删除员工资料 1用鼠标单击选中一条员工信息后点击【删除 员工 】按钮； 2在随后弹出的删除询问对话框中单击【是 (Y)】按钮确认删除。 （四）授权 1用鼠标单击选中一条员工信息后点击【授权】按钮，如下图所示： 尚客优连锁酒店管理系统 户操作手册 香港尚客优管理酒店有限公司 技术支持 第 8 页 (共 38 页 ) 输入初始密码，选择对应的角色，勾选要赋予的权限明细， 【保存】即可。重复操作，可修改其权限。注：新增员工的密码为空，当初始密码不输入时表示不改变原密码。 当取消某员工所有权限时，可选中员工后点【取消授权】。 第二节 房间设置 一功能简介 本模块主要实现 房间房型 的设置与维护，用来记录 房型分类及每一房型下对应的房间号码，单价情况 。 二操作路径 方法 、 点击 【 开始菜单 】 【 程序 】 【 基础资料 】 【 房间 】 项打开“ 房间设置 ”列表窗口。 方法 、打开房态，选择文件房间设置 尚客优连锁酒店管理系统 户操作手册 香港尚客优管理酒店有限公司 技术支持 第 9 页 (共 38 页 ) 三操作指南 （一）增加 房型 1点击【增加 类型 】按钮，打 开“ 增加房间类型 ”窗口 ，如图 ； 2在“ 增加房间类型 ”窗口中录入 房间类型名称，床位数，预设单价，半天房价，预设 押金，钟点房费及加床费 ， 注意类型名称不能重复， 否则无法完成该 房型 信息的保存； 3在“ 增加房间类型 ”窗口中点击【增加】按钮，保存该仓库资料。 （二）修改房型 资料 按照总部要求，分店不允许自行修改房型房价。如需修改需要通过软件的远期房价提交修改申请，由总部进行审核，完成操作。 1点击【 远期房价 】按钮，打开“ 计划房价”窗口。窗口中分三个区域，分别为计划周期，房价设置，已提交申请。 2 在提交申请时首先选择执行周期，选择每年，每月，每周，一次并设置执行日期时间 ； 然后设置每个房型的新房价，点击保存。 【 注意 】 总部审核过房价申请，其批复否为通过状态时，新房价生效 。 房价的执行具有单向执行性。 例如： 当设置标准房每周六 单价 元 时，该申请执行过后不再恢复原房价。 需要设置除周六以外的其他时间元 。这样才能实现周六，其尚客优连锁酒店管理系统 户操作手册 香港尚客优管理酒店有限公司 技术支持 第 10 页 (共 38 页 ) 他时间；当房价申请存在时间 段 重复时以最后一次申请为准。 双击已提交的房价申请即为删除。 房价审核。由总部操作。 （三）删除 房型 双击指 定房型即为删除。注：要删除的房型的所有房间全部为空闲房方可删除。 （四） 客户来源 用于设置协议单位信息及协议房价 。 分两步操作： 、 点击新增建立协议单位信息。 、 选择新增的协议单位，修改右侧的协议价格。 （五）房间新增，修改，删除 新增：可能过单个添加和批量添加进行操作。 如下图：其中电话号码为电脑计费接口所用，要求如实输入房间的分机号码。 修改： 与新增相似 删除：只有空闲房间才可删除。 第三节 商品资料 尚客优连锁酒店管理系统 户操作手册 香港尚客优管理酒店有限公司 技术支持 第 11 页 (共 38 页 ) 一功能简介 本模块主要实现 小商品，杂项收入等商品服务资料的建立及管理，以便于日常 使用中入帐的直接调用 。 【 提示 】 商品服务的分类，系统默认分为库存商品，服务项目，计时品项三大类 。库存商品即为有实际库存数量的商品，如方便面。服务项目为没有库存数量的服务，如污染费，洗衣费之类。计时品项为按时出费的项目。 二操作路径 方法、点击 【 开始菜单 】 【 程序 】 【 基础资料 】 【 商品资料 】 。 方法 2、软件桌面上直接点击 【 商品管理 】 。 方法、房态图上方菜单 【 商品管理 】 三操作指南 （一）增加 商品服务资料 1 选中要建立商品服务资料的所属分类 ； 2 点击工具栏新增按钮。打开如下图： 尚客优连锁酒店管理系统 户操作手册 香港尚客优管理酒店有限公司 技术支持 第 12 页 (共 38 页 ) 3 填写相关资料点击保存即可 。 特别说明：、商品编码规则跟之前讲到过的员工编码类似； 、注意助记码的自动生成及后期使用； 、积分否：当设置为“是”时，该商品的消费算入会员积分当中。 （二）修改 商品服务 资料 操作与新增类似，不同之处在于商品编码不允许修改。 （三）删除工作端资料 1用鼠标单击选中一条 商品信息 后点击【删除】按钮； 2在随后弹出的删除询问对话框中单击【是 (Y)】按钮确认删除。 （四）批设置 用于批量性 的设置商品折扣，删除商品等功能。 （四）商品分类 于左 侧商品分类上右键操作 。 第四节 基础资料 一功能简介 本模块主要实现 软件运行所需的技术性参数，如门锁接口的连接参数等 。 尚客优连锁酒店管理系统 户操作手册 香港尚客优管理酒店有限公司 技术支持 第 13 页 (共 38 页 ) 二操作路径 【 开始菜单 】 【 设置 】 【 技术资料 】 项打开“ 技术资料设置” 窗口。 三 详细说明 计费设置： 、自动夜审：此功能已关闭 、散客会员退房时间：当超过此设置时间退房时软件会提醒操作员，弹出加收房费的对话框，提示加收全天房费，半天房费，钟点房费，免收房费。 、悔房限制时间：某客人自登记入 住开始计时，超过此时间后不允许执行悔房操作。 、加床费：当入住登记时输入的床位数大于系统设定的该房型床位数时自动在房价基础上加上加床费元 /张。 、早餐费：当入住登记时输入了早餐份份，自动在房价基础上加收早餐费元 /份。 、钟点超时费：如，设定钟点房价 /小时，当客人入住超过小时后，超出部份每小时加收元。 尚客优连锁酒店管理系统 户操作手册 香港尚客优管理酒店有限公司 技术支持 第 14 页 (共 38 页 ) 、 钟点费及计时消费品的计时规则。 、预订取消：软件有预订未到的 自动取消功 能，在此处即为设置预订不来的最晚时间。超过此时间自动取消预订， 留出空闲房 以备他用 。 预订不自动取消的两钟情况： 、准确设置预抵时间，自动取消为预抵时间为准。 B、预订收取押金将不会自动取消。 打印设置： 打印设置用于设定打印单据的样式，页眉页脚等信息。 报表信息：在入住押金单等单据上的相应位置打印所输入的信息。 分店简介分店促销：此内容为总部预订中心查阅使用。让预订中心人员更好向客人介绍分店情况。 报表样式：打印单据的模式。目前分为，。 打印份数为点击一次打印按钮之后的一次性打印份数。 门锁设置，电话设置，分安传输 需要由总部技术人员来操作。 会员卡设置： 尚客优连锁酒店管理系统 户操作手册 香港尚客优管理酒店有限公司 技术支持 第 15 页 (共 38 页 ) 密码规则：启 用后客人在使用会员卡时必须输入密码才可使用。 读卡规则：设置卡号的输入方式，当选择为“允许键盘输入”时即可以刷卡也可以手工输入，当设置为“只允许刷卡”时，会员卡必须通过刷卡器才可使用。 卡号位数：会员卡号的位数。 过滤：即在初始化会员卡时是否初始化带的卡号。 积分率：输入表示元钱 积分。 会员做事金额：当输入大于的数表示在原房价基础上减免元。当输入小于的小数时表示在原房价基础上打折。 其他设置 ： 设置闹钟提醒功能 数据清理： 、 清理营业数据，只清理营业产生的数据，保留基础性数据 、 清理分店数据 ，清理分店所有数据，恢复到软件刚安装后的状态。 、 清理集团数据，将清楚所有分店的所有数据。有授权才可以使用。 第五节 其他 设置 一功能简介 其他辅助性功能的设置及使用 。 尚客优连锁酒店管理系统 户操作手册 香港尚客优管理酒店有限公司 技术支持 第 16 页 (共 38 页 ) 二操作路径 黑名单：上 左 图客人中 ； 连锁店授权：上左图连锁中； 密码修改：上右图密码修改； 软件服务器的连接参数：上右图配置连接参数； 进入其他分店的管理系统：上右图其他分店； 实用小工具：上左图中所示。 第四 章 房态操作 当完成了上述的基础性设置，本系统即可进行酒店管理的日常功能操作了。当建立完房间房型信息后生成房态图。前台操作员即可以在房态图上进行房态操作。 所谓房态操作即指针对于房态的变换产生的一系列操作。归纳为：入住登记（散客登记、团队登记、钟点登记），预订（散客预订、团队预订），转入住（预订转入住，钟点转入住），离客结算（退款结帐、转帐结帐、哑房结帐、部分结算），其他操作（续退押金、换房、悔房、更改房态 、消费挂帐 ） 。下面我们来认识下房态图。 尚客优连锁酒店管理系统 户操作手册 香港尚客优管理酒店有限公司 技术支持 第 17 页 (共 38 页 ) 房态图共分五个区域： 红线上方为菜单栏， 可打开软件部份常用功能； 黄线上