《护理文秘》第五章现代文秘的专项活动.pptVIP

第四章 现代文秘的专项活动 内容提要: 第1节 文书管理1 第2节 信息管理2 第3节 调查研究3 第4节 其他专项活动4 学习目标 知道文书管理的程序和方法。 说出秘书信息工作的作用和要求，能按 要求收集并整理信息。 能结合实际进行调查研究活动，并撰写 调查报告。 说出导诊工作的意义及注意事项。知道 秘书沟通与协调的内容和原则。 第1节 文书管理 一、概述 二、收发文处理 三、立卷和归档 一、概述 文书 是人们在社会实践活动中 ，以一定的文字体式，用以表达 某种意思，处理各类事务的书面 材料。 文书分类 公务文书公务文书 法定机关和组 织按照特定的体式 ，经过一定处理程 序制成，并在特定 范围内使用的书面 材料 私人文书私人文书 个人、家庭 在社会实践活动 中形成和使用的 文字 文书 公文处理 指公文的办理、管理、整理（ 立卷）、归档等一系列相互关联、衔 接有序的工作。 二、收、发文处理 （一）收文办理 指对收到公文的办理过程。 签收 登记 拟办 审核 批办 承办 催办 收文程序 签收秘书人员接收外来公文，检查 核对后签名。 登记拆封并登记收文日期、编号、 来文机关、文件标题、原发文号、密级 、附件、份数等资料 审核收到下级机关上报的公文，文 秘部门应审核，主要包括行文是否符合 规则、内容是否符合国家政策法规、涉 及部门是否已协商、会签等。 收文程序 拟办秘书部门对收到的公文提出参 考性意见。 批办领导者对来文和拟办意见审阅 后，对文件办理做出决定性意见并批示 。 承办有关部门或人员，根据批办意 见，具体承担办理公文。催办秘书部门 按公文办理时限对承办部门和人员及时 检查和催促。 收文登记表示样 顺 序 号 收文 日期 收 文 字 号 文件 标题 附 件 印 发 份 数 收文情况 归 入 卷 号 备 注 月 日 发文 单位 份 数 绝 密 秘 密 机 密 桂 号 签 收 人 商学院文件处理表 来文 单 位 收文 日 期 收文编 号 文件 标 题 办公室拟办意见： 校领导批示： 部门领导意见或处理结果： 二、收、发文处理 （二）发文办理 指发送公文。是公文制发机关 、单位的秘书部门从接收文稿制作到发 出的全过程。程序： 草拟 复核 签发 用印 登记 印发 审核 缮印 某医院发文稿纸示样 发 文 呈 批 表 发文机关： 签发： 审核与会办拟稿人 部 门 时 间 字 号 年 月 日缓急程度 密 级 标题： 附件： 主送： 抄送： 主题词：联系人及电话 打印人及时间 校对人及时间 份 数 三、立卷和归档 立卷归档 档案的管理 把办理完毕 的零散文件， 根据它们之间 的联系，分门 别类地组成一 个或数个案卷 文书部门 把办理完毕的 文件整理立卷 后，定期移交 给单位档案室 集中保管 基本内容 包括：档案的 收集、整理、 鉴定、保管、 统计以及提供 利用 第2节 信息管理 一、概述 二、信息的收集和处理 三、智能网络办公的基本条件 信息意味着市场、财富 信息意味着知识、技术 信息意味着生命、健康 信息意味着政策、措施 生产经生产经 营部门营部门 在教育科在教育科 研部门研部门 管理管理 部门部门 医疗卫医疗卫 生行业生行业 信息提供了人类发展的知识和智慧 一、概述： 时效性 共享性 无限性 客观性 信息 信息的特征信息的特征 信息工作的作用 辅助决策信息是领导决策的基础和 依据。 辅助管理科学的管理需要不断收集 系统运作的信息、被管理者的反馈信息 ，及时调整管理策略。 开阔思路占有的信息量越多、信息 越新，视野和思路都会越开阔，有利于 提高分析评判能力、创新思维能力。 信息工作的要求 信息的准确、真实，关系到决策的正确性 秘书要熟悉业务，了解当前 中心工作，理解领导意图； 对信息有敏锐的判断能力 信息的时效性决定信息的价值 准确 及时适用 1 网络网络 查询法查询法 2 阅读阅读 筛选法筛选法 3 收听收听 收看法收看法 4 会议会议 记录法记录法 信息收集的基本方法信息收集的基本方法 二、信息的收集和处理 567 信息收集的基本方法信息收集的基本方法 相互相互 交流法交流法 专题专题 调查法调查法 索取索取 求购法求购法 二、信息的收集和处理 信息处理 把收集到的各种信息进行加工 、分析、综合、归纳、筛选，从中获取 有用的情况、数据，用以指导工作的过 程，就是信息处理。 包括信息的整理、信息的传递、信 息的贮存。 二、信息的收集和处理 三、智能网络办公的基本条件 网络办公网络办公 网络环境网络环境 硬件设备硬件设备 软件系统软件系统 医院信息管理系统(护士工作站)示例 第3节 调查研究 一、概述 二、调查研究的方法 三、怎样写好调查报告 四、调查研究注意的事项 一、概述 调查研究 通过一定的方法和途径，对客 观事物进行观察和了解，从而获得关于 客观事物的各种材料，在对材料进行分 析研究的基础上，产生对客观事物本质 的、规律性的认识。 （一）护理管理部门 调查研究活动的主要内容 1政策性调查研究 如医院人事部门及护理部为制定护理人员分级聘 用制度而作的调查研究。 2基本情况的调查研究 如卫生管理部门为了解目前各级各类医院护理人 员基本情况而作的调查研究。 3专题性调查研究 如对医院各部门各层次护理人员压力情况的调查 研究。 （一）护理管理部门 调查研究活动的主要内容 4经验性调查研究 对本院先进科室或先进个人的先进经验进行调查研 究。 5中心工作的调查研究 如抗击“非典”期间对护理人员防止院内感染措施 的调查研究。 6预测性的调查研究 如外资医院进入国内，对本地护理人力资源影响 的调查研究。 7临时事件的调查研究 如对某医疗事故的调查研究。 （二）调查研究的一般程序 调查阶段 研究阶段 准备阶段 明确目的和任 务，确定项目和 选题；确定范围 ，选好调研对象 ；制定调查计划 ，拟出提纲；收 集相关政策、知 识、材料 运用各种方 法，收集资料 信息 审核补充 材料；分类整 理，列出要点 ；综合分析， 提炼观点 二、调查研究的方法 （一）调查的类型和方法 （二）研究的常用方法 （一）调查的类型和方法 调查的类型 抽样调查重点调查典型调查个别调查 调查的类型 抽样调查 从调查对象总体范围内抽取一部分样本，并根据调 查结果来推断或说明总体的情况 重点调查 从调查对象总体中选出一部分重点单位进行调查， 借以了解总体的基本情况 典型调查 从调查对象总体中选择一部分具有代表性的单位进 行深入细致的调查 个别调查 对个别人或个别事件进行调查 （一）调查的类型和方法 调查方法 查阅 资料法 个别 访谈法 问卷 调查法 开调查 会法 现场 观察法 统计 调查法 调查的方法 查阅资料法：通过已有的文字记载材料 ，间接了解研究对象已发生过的事件或 固定的基本情况。 个别访谈法：是调查人员围绕调查课题 向调查对象或知情者通过个别交谈、分 别访谈的形式了解核实实际情况的一种 方法。 问卷调查法：是以卷面形式提出若干固 定问题，让调查对象填写的书面调查方 法。 调查的方法 开调查会法：是调查人员在一定范围内 通过谈话的方式了解情况、收集资料的 方法。 现场观察法：这是获取直观认识的一种 调查方法，常与其他调查方法共同使用 ，加深对情况的认识，就地发现、核实 某些问题。 统计调查法：是运用统计的原理和方法 ，通过有目的地收集各种统计资料进行 调查的方法。 （二）研究的常用方法 研究的方法 比较分析法因果推断法归纳演绎法定性定量法 （二）研究的常用方法 比较分析法：对彼此有联系的事物加以对照，从而提 示他们之间的共同点和差异点，鉴别优劣的研究方法 。 因果推断法：指直接在事物本身的因果关系中推论， 在事实的基础上分析其来龙去脉的研究方法。 归纳演绎法：运用归纳、演绎推理的逻辑思维形式进 行分析判断的方法。 定性定量法：定性法也称经验分析法，主要依靠分析 者的经验与综合分析能力，确定研究对象是否具有某 种性质，主要解决“是不是”、“是什么”的问题；定量 法是按照一定的目的和要求，采取科学的数据统计的 方法，对客观事物进行分析和说明。主要解决“有多少 ”、“是多大”的问题。 三、怎样写好调查报告 材料真实，结论可靠 立意新颖，针对性强 精心组织，简明扼要 四、调查研究注意的事项 秘书调研以服从领导并服务于领导为宗 旨。 坚持实事求是原则，保证调查研究成果 的真实性。 深入细致，防止主观臆断或空洞肤浅。