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1 第一章第一章 商务信函写作商务信函写作 信息交换在所有的交易中扮演着重要的作用。许多商业业务通过信息交换来实现。信 息交换可以通过各种方式实现，可以是口头也可以是书面的。与口头交流相比，书面形式 可以确保相关当事人更完整的理解并且可以作为每一笔交易的记录。书面交流有很多种,比 如信函，备忘录，报告，电信，电传等。商务信函是公司与贸易伙伴保持联络时采用的最 主要的方式。高效的商务信函作者可以通过与其他公司建立良好的合作关系来提高公司的 销售，增加公司利润。另外，熟练的商务信函写作可以帮助作者获得更多自信和更多商业 上的成功。 第第 1 1 节节 商务信函的布局商务信函的布局 当写一封商务信函时，你需要遵守一定的标准格式。通常来说，一封商务信函应该有 以下七个主要部分组成：信头，日期，封内名称和地址，称呼，正文，结尾敬辞，签名。 但是根据信件的不同类型，还可能包含以下内容比如，编号，经办人，主题，附件，抄送 和附言。 1.主要部分主要部分 (1) 信头 信头通常放在信笺上部中央。信头包括发信人公司名称，地址，电话号码，电报、电 传地址传真号，网址，甚至电子邮件地址等信息。 (2)日期 日期放在信头最后一行的下面几行。注明日期时，需注意以下几点： 根据作者的风格，日期有许多不同的表示方法，比如： 6th April 2009 April 6th, 2009 6 April 2009 April 6, 2009 前面三种，在月、日和年之间可以用逗号隔开，也可不用。但是最后一种表示方 法，必须用逗号把日和年隔开。 不要把日期只用数字形式表示比如 7/6/2009，这可能会产生误解。依美国方式，这 表示七月六号，而英国方式则为六月七日。 有的月份经常简写,如一月, 二月， 八月，九月，十月，十一月，十二月，但是下 列月份不能简写，如三月，五月，六月和七月。 (3)信内名称和地址 这一部分指收信人的姓名和地址，包括的信息应按以下顺序排列： 1) 收信人的姓名和头衔 2) 收信人的公司名称 3) 公司名称和门牌号，街道名称和号码 4) 区/镇/市名 5) 国家/州/省的名称以及邮政编码 6) 国家名称 当写信内名称和地址时，可以参考以下信息： 为了表示你的礼貌，可以在收信人的名字前面加诸如先生，女士，小姐等尊称。 如果收信人的名字不知道，你可以称呼他为销售经理，副总，总裁等官方头衔。 Messrs.（法语里先生的复数形式的简写）通常放在含有个人名字的公司名称的前面。 2 Messrs. White on, with ; to, with ,as ; in ; to, in ; in; in ,on; as, on; to ,with ; in, for . Translate the following sentences into Chinese. 1. 如能秘密告知我方他们的财务状况与贸易模式，我方将不胜感激。 2. 请您联系该银行以便向我们提供任何可能的信息。 3. 毫无疑问，贵方提供给我方的任何信息都将严格保密，并且无需承担任何责任。 4. 据说，他们与其供应商之间的贸易是令人满意的。 5. 对于大宗贸易，我们建议使用即期信用证支付。 19 6. 关于我们的信用与财务状况，请向你地的中国银行查询。 7. 因为本公司正要与该公司订立某重要交易, 所以希望事先正确地了解该公司的信用状况。 8. 史密斯公司希望与本公司开展交易, 指定贵处为信用咨询人。 9. 很抱歉，我方无法提供所要具体信息。 10.如有需要，我方将乐于向贵方提供类似服务。 .Translate the following sentences into English. 1.We refer you to The Bank of Switzerland if you wish to make any inquiries on our general financial standing 2.We will keep any information you provided in confidence and you neednt take any responsibilities. 3.Any information you may give us will, of course, be treated as strictly confidential. 4.Any statement provided by this bank or any of its officers as to the standing of any person, firm or corporation, is given as a mere matter of opinion for which no responsibility, in any way, is to attach to this bank or any of its officers. 5.We have learned the company has not been long established and enjoys good reputation, but is not supposed to be rich. 6.We shall be pleased to render you any further services, and we ask you to consider this information as given in strict confidence. 7.We regret our inability to tell you anything positive concerning the firm mentioned in your letter dated May 5。 8.We are glad to be working with a company like you enjoying such high reputation. 9.Up to now, our business relations with them has been satisfactory. 10. We have little information on this company. . Situational writing Dear Sirs, Universal House addressing Lawton Street, Liverpool, England wishes to enter into business relations with us. As having little information on them, we would be grateful if you could supply us with some information about the companys general financial standing according to your experience. It is doubtless that any information you supply will be treated in the strictest confidence and for which you neednt take any responsibilities. Thank you in advance. Yours faithfully, 第第 4 单元单元 询盘（询价）询盘（询价） 20 询盘就是为探寻成交的可能性或是成交条件（而向对方提出）的信息要求。通常，询 盘是商务谈判的第一步，一般由买方做出。询盘对买卖双方都没有法律的约束力。 询盘分为两种：一般询盘和具体询盘。前者是为了得到产品的一般信息，比如（对方 提供的）价格单、目录和样品等。后者是为了购买一个具体的产品而表达出的确定的愿望， 具体询盘需要更加详细的信息，比如货物的可供情况、价格以及其他的条款。 询盘应当写得直接而又有礼貌。如果是首次询盘，开头就应当告诉对方你是如何得到 他的姓名的，然后介绍一下你的业务情况，并且说明你想让对方做什么。 信函样例信函样例 Letter-4 (1)（具体询盘）（具体询盘） HAWKER WOOD TRADING CO., LTD. 20 High Street, Phoenix, Arizona 2011, USA 2008 年 7 月 25 日 烟台希望进出口有限公司 中国烟台 敬启者 关于：蘑菇罐头 在上周举行的中国进出口商品交易会期间，我们有幸参观了贵方的展位并且对你们的 蘑菇罐头很感兴趣。正如你们所知道的，我们是标题商品在美国的主要进口商和批发商， 在这个行业有多年的业务经历。请尽快给我们报蘑菇罐头最优惠的 FOB 烟台价格以及详细 的规格、包装和你方可供的数量，以便我们回复我们的最终用户。我们或许会给你们下一 个大约 20 公吨的大订单并愿意与你方开始长期稳定的业务关系。我们要特别强调价格的重 要性，因为这里的主要市场是那些大批量生产而价格又是大众化的产品。 您真诚的 David Spear 经理 Letter-4 (2)（具体询盘）（具体询盘） MARRABLE in, in ; in ; by ; in ; in, of, to ; with, to ; for ; with, in , under , with ; with . Fill in blanks with the appropriate word as below. package; package; packed; package, packing ; packing; package; repacked; packed; packing; pack . Translate the following sentences into Chinese. 1.木箱不仅适于海洋运输，而且足够结实可以防止货物受损。 2.纸板箱用衬里可以很好地防潮。 3.小麦装于新麻袋，每麻袋装 80 公斤。 4.我们的全棉被单每件装一盒，100 盒装一木箱，木箱内用防水纸衬里。 5.在所附寄的表中详细列出了关于包装以及唛头的信息，这些必须要严格执行。 6.正确醒目的外包装刷唛是绝对必要的。 7.请采取预防措施以使包装能够防潮防雨，因为这些衬衫在运输途中极容易受潮湿 与水的破坏。 8.用于包装录音机的箱子轻便而且结实。他们可以节省舱位，便于货物的仓储与分 销。 9.我们将尽力采取任何措施改善包装，以防止货物受损。 10.我方的全棉印花产品包装于纸板箱内，箱内衬着牛皮纸与防水纸，每箱装一种设 计款式 30 件，5 种颜色均匀搭配。 61 .Translate the following sentences into English. 1.The all-cotton bed sheets should be packed in plastics bags of each, 50 pcs. to a carton lined with plastics to be protected against moisture. 2.The all-cotton pillowcases will be packed in cartons of 20 dozen, 10 cartons to a wooden case, 10 wooden cases to one FCL. 3.The contract stipulates that the packing must be strong enough to withstand rough handling. Our Chinese tableware in cardboard boxes will be packed in cartons padded with foam plastics, 10 cartons to a wooden case reinforced with metal bands. 4. The wooden cases must be banded with metal strips to avoid breakage in transit. 5.Please pay special attention to the packing, otherwise, the goods are easy to be damaged in transit. 6.We have reported your opinion to the factory, and they agree to adopt your requirements next time. 7.As a packaging container, cardboard box has been widely used in international trade. Therefore, you dont have to worry about their seaworthiness. 8.Please pack the pajamas under Order No. HA89 in plastic bags each, 5 dozen bags to a carton lined with moisture-proof paper, reinforced with adhesive tape externally. 9.The quality of your canned mushroom is very good, but the packing is poor and cant draw customers attention. Please improve the packing for our future order. 10. Our raincoats should be packed in wooden cases of 60 pcs. lined with craft paper and waterproof paper, big, middle and small equally assorted. .Translate the following letter into Chinese. 敬启者 感谢你方 12 月 18 日来函。我方可以提供的集装箱分为 20 英尺与 40 英尺两种尺寸， 设计分别装载 20 吨与 40 吨货物。它们可以从两端打开，因此可以同时装卸。对于运载易 被潮湿或水损坏的货物，他们最大的好处是既防水又密封，如有必要，集装箱可以在工厂 装货上锁。因此，偷窃是不可能的。此外，当运往同一目的港的不同货物装在同一个集装 箱运输时，还可以节省运费，同时还可以节约保险费，因为对于集装箱运输的货物适用于 较低的保险费率。 附上我们的收费表，并期待着收到您的指示。 诚挚问候 VII. Situational writing October 22, 2007 Dear Sirs, Thank you for your letter of October 18 inquiring about the packing and the shipping marks of 500 dozen cotton T-shirts under Contract No.WE98. We are pleased to state the details as follows: We would like to have the cotton T-shirts packed in plastic bags firstly, 50 bags to a carton, 62 10 cartons to a wooden case, finally, put wooden cases to FCL. On the outside of each case, please mark the initials of your company in a downward triangle, under which come the port of destination and the order number. For the sake of precaution, indicative marks like KEEP DRY, USE NO HOOKS, etc. should be shown, too. We hope the above packing will meet your requirements. If you have any other instructions, please let us know. Yours faithfully, 第第 11 单元单元 保险保险 在国际贸易中，货物在运输途中可能会遇到各种难以预料的风险而遭受损失。所有有 经验的出口商都会认识到其中的风险。为了避免这类损失，按照合同中的贸易术语，买方 或卖方应当在装运前办理货物保险。 被保险人按投保金额、投保险别及保险费率，向保险人支付保费，以获得保险保障。 保险人负责对保险险别责任范围内的损失，按保险金额及损失程度赔偿保险单据的持有人。 信函样例信函样例 Letter-11（1）(询问保险安排询问保险安排) HAWKER WOOD TRADING CO., LTD. 63 20 High Street，Phoenix, Arizona 2011,USA 2008 年 9 月 7 日 烟台希望进出口公司 中国， 烟台 敬启者， 事由: 蘑菇保险 请参阅我方关于从你方订购 20 公吨蘑菇的第 100 号订单，此货是在 FOB 基础上订购 的。 由于我方想在贵地投保，故如你方能代我方为上述货物按发票金额的 110%，即 39,600 美元投保一切险，将万分高兴。 一收到你方借方结账单，我方将汇付保险费给你们；若你方愿意，亦可开具即期汇票， 向我方收款。 真诚地希望你能同意我方的要求。 您真诚的， David Spear Letter-11（2）(回复回复) 烟台希望进出口有限公司烟台希望进出口有限公司 中国烟台中国烟台 2008 年 9 月 14 日 Messrs. Hawker Wood Trading Co., Ltd. Phoenix USA 敬启者, 事由: 蘑菇保险 关于你方 9 月 7 日函，兹欣然告知，对于 100 号订单项下的货物，我方已按发票金额 的 110%，即 39,600 美元，向中国人民保险公司投保了一切险。 保单正在办理中，保单连同向你方收取保费的汇票将一并寄出。 您真诚的, James Wang Letter-11（3）(投保指示投保指示) 中国畜产品进出口公司中国畜产品进出口公司 64 中国，中国， 青岛青岛 2008 年 6 月 25 日 Messrs. Brownson, Clarke to urge an early shipment; to amend shipping terms; to give shipping advice; to dispatch shipping documents and so on. Replies to these letters should be made promptly and courteously by offering detailed information. The delay in reply may lead to unnecessary troubles and even great losses. (4) Use higher level of politeness in putting forward the request. Use Passive verbs or impersonal expressions to avoid criticizing the reader. 2.Put the following sentences into English. (1) We would inform you with regret that we are not in a position to comply with your request to ship the goods at the beginning of January because the direct sailing ship to Singapore will only arrive here around the middle of a month. (2) We would like to inform you that the goods under Order No. 671 have been ready for shipment, please give us the shipping instructions as soon as possible. (3) Christmas is approaching, as our clients are in urgent need of the goods, we kindly request you to advance the shipment to Dec. 10. (4) The goods under Sales Contract No. 123 have been shipped on board vessel “East Wind”, Voyage No. 009E. The vessel is due to leave here tomorrow and the estimated time of arrival is April 20. Please effect insurance for the goods in time. (5) As it is the peak season for exporting agricultural products and there is the serious port congestion, we can not book the shipping space on the direct sailing ship, please allow transshipment. (6) In compliance with your request, we have sent you a full set of duplicate shipping documents through DHL, please check. (7) Owing to the urgent needs of raw material by our newly established factory in New York, we request that the discharge port of the captained goods be changed from Long Beach to Seattle and the extra cost arising from it will be borne by us. (8) We have approached C