加强高等学校实验耗材管理的思考.docx

加强高等学校实验耗材管理的思考 摘 要当前高等学校耗材费用逐年递增，部分理工类院校实验耗材采购费用甚至已经超过实验设备采购费用。由于国家对实验耗材尚无统一管理规范，以及各高等学校实验耗材需求总量相差很大、重视程度不一，因此各高等学校实验耗材管理发展非常不均衡。本文主要是针对实验耗材的特点，总结分析当前高校实验耗材管理的主要模式，提出规范实验材料管理的对策，为各高校规范实验材料管理提供借鉴和参考。 下载 关键词高等学校；实验耗材；管理 doi：10.3969/j.i中图分类号F272 文献标识码A 文章编号1673-0194（2016）16-0-02 实验耗材指高等学校用于教学、科研实验的材料、燃料、低值品和易耗品，是高等学校开展教学科研实验的物质基础，也是高等学校国有资产的重要组成部分。随着国家对科技的重视和实验教学改革的深化，以及高等学校对教学、科研实验经费投入增加，高等学校用于采购实验耗材的费用、比重大幅增加，有的高等学校实验耗材的费用甚至超过了设备购置的费用。但当前高等学校对于实验耗材的管理相对比较滞后，存在问题也比较突出。加强实验耗材管理，提升教学科研经费使用效益，防止违规违纪问题发生，已成为高等学校管理工作的重要课题。 1 实验耗材的特点 1.1 种类繁杂 学校实验耗材通常包括化学试剂、细胞、材料、实验动物、低值易耗品与零配件等，涉及学科众多，型号品牌繁杂，且尚无统一的分类标准。以北京工商大学为例，仅加入实验耗材管理系统平台的耗材就达200余万种，且不包括电子元器件等种类的耗材，但也只能满足近半数教师的实验需求。 1.2 存储要求高 实验耗材特性各异，部分实验耗材有易燃、易爆、易腐蚀及剧毒性等特点，需要专人保管，按性质分类存放，并有相应的安全措施，安全要求非常高。同时部分实验耗材还具有易潮、易挥发、易分化、易氧化与见光易分解等特点，需要通风、阴凉、避光与密封等不同的存储条件，对存储环境要求非常高。 1.3 采购使用量小周期短 由于科研实验灵活性较强，所需实验耗材通常数量较少，但时间要求比较迫切。所购实验耗材使用周期较短，有的甚至一次性就全部消耗完，使用监管难度较大。 1.4 处置监管难度大 由于实验耗材具有消耗性，与固定资产不同，不能按照账物相符要求检查报废情况，监管比较困难，可能存在教师自行违规处置废旧耗材的问题，部分违规处置的实验耗材甚至可能对环境造成污染。 2 实验耗材管理的主要模式 2.1 超市化管理模式 超市化管理模式与人们常见的超市实体店管理模式相似。首先，由管理部门遴选实验耗材供应商，然后供应商提供实验耗材在学校建立的实验耗材超市内存放和展示，供应商根据教师需求及库存情况及时更新产品。教师在实验耗材超市内选取所需产品，经管理人员办理出库手续后，即可回到各自实验室使用。 该模式的主要优点是：能够缩短产品的购置时间，对于展示区内的产品，教师可以直接获取；超市产品由供应商更新，不易产生库存积压；便于对产品进行验收，确保账物相符。但需要充足的实验耗材存放展示空间以及相当规模的管理人员。适应于实验耗材种类较少的单位，对于种类繁杂、数量较大的单位，管理成本较高。 2.2 集中统管+库存模式 由学校职能部门统一负责实验耗材的采购、验收、处置，建有专门的实验耗材库，通常需依托校园网或专用信息化平台进行。首先，需要学校遴选定点供应商，并将供应商可提供的产品在校园网或信息化平台公布。教师选择需要的实验耗材然后提交学校管理部门，由学校统一进行采购，产品到货后由库房管理人员验收并集中入库。教师使用实验耗材时，需到库房领取，并办理出库手续。 该模式的主要优点是：出入库手续齐全，可以较好地实现对到货情况的监督；实验耗材随用随取，可有效降低耗材在实验室存放的安全问题。但该种模式对库管人员的要求较高，需要一定的专业知识。实验耗材库房需要较高的建筑标准、完善的安全防护措施。另外，依托库房管理必然会产生库存积压的问题，如何妥善解决库存积压问题也是一个难题，这也是多数学校没有建立或者取消实验耗材库房的一个重要原因。 2.3 集中统管+“零库存”模式 该模式与上述模式相同之处是实验耗材的采购、处置都由学校统一管理，学校需要统一对供应商进行遴选。不同之处是不依托库房管理，教师采购的实验耗材由供应商直接送至相关实验室。由于实验耗材没有统一入库，因此对实验耗材验收主要采取两种方式：一种是实验耗材在送至实验室之前，先送到管理部门，由管理部门统一验收；另一种是由教师自行负责实验耗材验收，管理部门只负责监督抽查验收情况。 该模式的主要优点是：管理成本较低，效益相对较高；由于不依托库房管理，不用考虑库存积压和仓库安全问题。该模式通常依托信息化管理平台，便于记录实验耗材采购全过程，有效监管教师采购情况。存在的主要不足是：实验耗材分散存放于各实验室内，应加强对实验室安全的检查监督。 2.4 重点管理模式 重点对大额实验耗材和管控化学品统一管理，小额实验耗材和普通化学品由院系自行管理。该种模式的主要优点是：学校付出的管理成本较小。但存在的问题也较明显，由于小额实验耗材由各院系自行管理，通常各院系难以安排专门的管理人员，实际上以教师自行管理为主，难以得到有效监管。 3 加强实验耗材管理的建议 规范实验耗材管理应建立统一管理、分级负责的管理体系，并依托信息化管理平台，对实验耗材采购、使用和处置全程加以监管。 3.1 应建立统一管理、分级负责的管理体系 全校应指定专门部门对实验耗材实施统一管理，牵头对供应商资质和服务能力进行审查，从源头上打好实验耗材管理基础。同时应监督实验耗材验收、使用情况，按规定对全校废旧实验耗材集中进行处置。财务部门应严格对报销凭证的审核，倒逼教师按学校的制度规定进行采购。学院要做好本单位实验耗材统一管理，对大额度实验耗材采购申请要严格审核，同时要经常性到实验室进行抽查，切实监督好实验耗材使用情况。实验室负责人应严格审核本实验室人员采购申请，抽查验收到货情况，并加强对人员的安全教育。通过职责明确的管理体系，确保实验耗材采购和使用安全。 3.2 应以信息化管理平台为依托 实验耗材种类繁多、采购量大批次多、涉及人员多、采购周期短，采取手工记账的方式管理非常困难。依托信息化平台管理已成为高校规范实验耗材管理的趋势，目前已有许多院校已经建立信息化平台规范实验耗材管理，且成效明显。依托信息化平台管理与采取手工记账的方式管理相比优势明显。一是数据登记更加简洁。对于重复的信息可以通过系统直接加载，无需反复的手工填写，有效减少教师手工记录的工作量。二是审批时间大幅缩减。实验耗材采购需求通常比较紧急，采取纸质单据签批的方式，在审批过程要浪费大量的时间。通过信息化平台在线审批，审批时间将大幅缩短。三是查询统计快速准确。采取手工记账的方式，如果进行查询统计需要花费大量的时间。而采取信息化管理平台，只需输入查询统计条件，结果便可由系统给出。 3.3 线上线下方式并行实施 由于实验耗材种类繁杂，系统平台的产品不可能满足所有教师的采购需求，应采取线上线下采购相结合的模式。系统平台内包含的产品要力争满足80%以上教师的采购需求，对于平台内不能提供的实验耗材允许教师线下采购，但也应纳入系统平台进行管理，需通过系统进行申请，并在系统中录入详细的采购信息。因此在信息平台功能设计上，既要包含平台采购功能，也应包含线下采购申请审批功能，且线下采购程序要比平台采购相对复杂，促使教师采购平台内产品。同时应对线下采购信息进行统计，及时将采购量较大的供应商纳入平台管理。 3.4 实行“零库存”存储方式 如果采用集中存储、按需领用的方式，就需建立专门的实验耗材库房。由于实验耗材库房对建筑标准和安防措施要求非常严格，管理成本也非常高。在物流高度发达的今天，建议采取“零库存”方式存储方式，即教师采购的实验耗材由供应商直接送到指定的实验室，由教师自行存储，这样更符合人们的采购习惯，也是比较便捷高效的采购方式，更利于实验室研究工作开展。只要实验室成员能够适量按需购买，减少实验室库存量，并经常性开展安全教育，使师生熟悉实验耗材存储使用常识，增强安全意识，提高应对突发情况能力，可以有效降低实验耗材带来的存储安全问题。 主要参考文献 郭莹莹，马文渊，申达，等.实验耗材集约与分散相结合管理模式的探索J.实验技术与管理，2014（1）. 庄众，赵军，路贵斌.高校危险化学