档案信息数字化的现状分析与对策研究.docx

档案信息数字化的现状分析与对策研究 摘 要：本文通过对档案信息数字化的意义及其本质的阐释，结合分析当前国内档案信息数字化现状，提出了目前档案信息数字化存在的问题并加以分析，并对我国档案信息数字化工作提出了合理化意见。 关键词：档案信息；数字化；现状分析；对策研究 档案信息化的逐步推进，深刻改变了传统的档案管理模式，使档案工作、档案事业发生了翻天覆地的变化。档案学是以档案现象为研究对象，以揭示档案现象的本质和规律为目标的一门综合性学科。信息时代档案事业出现的一系列新事物、新现象、新问题、新技术等，使档案学面临着前所未有的挑战。风物长宜放眼量。从科学发展的角度看，档案学是一个年轻的学科，也应该是一个富有朝气、生机活泼、不断变革的学科。 要想实现档案信息化，就必须对现有档案进行数字化。所谓数字化，本质就是将人们感受到的信息抽象为可以度量的用符号表达的数字、数据，再将这些数字、数据按照一定的数字化模型（编码规则）转换为一系列计算机可以识别的二进制代码，从而可以通过计算机对这些数据进行高效率的处理、存储、传输，这就是数字化的基本过程。 档案信息数字化无疑就是将存储于传统载体上的档案信息进行数字化的过程。 1 档案信息数字化的现状 加拿大档案学家特里.库克精辟地指出：“20世纪末期，公众对档案的认识，或至少是用纳税人资金建立起来的档案馆的认识已经发生了根本变化，即现在档案是属于人民，为人民服务，甚至通常由人民管理。在普通公民看来，档案不仅要涉及政府的职责和保护公民的个人利益，而且更多的是还要为他们提供根源感、身份感、地方感和集体记忆。”随着网络的普及，为了适应数字化的网络时代，档案的服务利用方式正在悄然改变，这就要求我们对档案信息进行数字化，那么，档案信息数字化的问题就摆在了我们的面前。 目前我国正处于档案信息现代化管理发展的快速发展时期，实质上从本质上改变了传统档案信息管理和利用以档案工作者为主体的风格，不但应用目录计算机检索技术替换传统手工目录检索，而且真正把纸质档案信息通过数据录入和计算机扫描技术把档案信息以数据库和图像格式存储在存储设备上，实现档案信息的全文检索。其关键技术就是把文本类电子文件中档案信息提纯出来，以数据库形式存放，提供检索和利用，或者以案件级和文件级目录下挂接电子文件，如图像格式（TTIF、JPEG、PDF）等，实现不进档案库房，不调档案案卷，不翻阅档案就可以利用相当于原始的数字化档案信息，在时间、效率、利用人群、效果上都充分发挥了档案信息的作用。 全国各级各类档案馆大都进行过至少一次的全馆档案信息的数字化，但是效果却不尽如人意，存在的问题主要有：第一，只是机械地将档案信息进行采集后的数字化，不能提取档案信息中的元数据；第二，电子文件的真实性问题；第三，网络安全问题；第四，档案信息数字化后数据的存储与维护；第五，出现的一些新情况新问题，有些档案信息本来就是数字化或者已经数字化的，比如博客和电子文件。如果说，“电子文件是数字时代人类活动的主要记录，是人类文明的重要载体”，那么，网络档案信息资源也是网络时代人类活动的重要记录，包括博客在内的网络档案信息资源也值得保存。 中外档案界早有重视现行文件管理的传统，数字文件管理的复杂度加深了这种认知，同时也提升了实施和监管现行文件管理的难度。中国人民大学信息资源管理学院课题组通过对我国46个省级、副省级档案馆电子文件移交进馆及管理情况的调查，指出立档单位电子文件归档工作不完善是电子文件移交进馆的基本障碍。 而备受关注的全国第一家数字档案馆项目建设单位深圳市档案馆，则通过自身十多年的实践，深刻认识到：只有从文件形成的源头抓起，将可用性、可信性融入长期保存这个连续过程及保管机构中，建设高品质的元数据标准，才能实现长期保存的目标。其数字档案馆第三期的核心将是借助于深圳市文档中心，建立面向机构提供组件化服务的电子文件全程管理系统。 2 对档案信息数字化存在问题的原因分析 1.档案信息数字化的元数据抽取问题。目前的数字化由于只是对档案信息进行简单的数字处理，将其从载体上剥离出来，但是这些数据并没有进行相关的元数据抽取，可用性较差，不能满足公众日益增长的信息需求。由于对元数据抽取需要进行大量的工作，所以目前仍然没有一个具体和切实可行并行之有效的标准规范出台，用以指导档案信息数字化过程中的元数据抽取。 2.电子文件真实性问题。目前维护电子文件真实性的方法主要有：存取权限控制技术、密钥法、数字水印技术、电子签名、数字时间印章等等。这些措施对保护电子文件的真实性起到一定的作用，但还不能达到确保电子文件真实性的目的。制定严格的管理制度和研究先进的技术以维护电子文件的真实性将是一项长期而又艰巨的工作。 3. 档案信息数字化后的存储与维护。随着计算机网络的发展，如何维护档案信息数字化后的数据问题也日益突出，病毒、网上黑客的攻击、网上窃听与篡改等无时不刻地侵犯着档案信息的安全，尽管有防火墙、身份验证、第三方认证等安全防范措施，却也难以止住档案信息或数据的丢失。加强数字化档案信息的安全防范措施是实现档案信息数字化的棘手课题。 3 关于解决档案信息数字化问题的对策措施 1.准确抽取元数据。各级各类档案馆要实现更高程度的数字化，即各馆实现数据交互，就必须有一个统一的档案信息数字化标准，而不是各自为政，各自为战，其中元数据的标准化显得尤为重要。以美国ARC研究项目为例，是将元数据从档案信息中抽取出来后，按照上位类和下位类的方式重新进行排列组合，进而达到了提高档案信息使用效率的目的，我国档案信息数字化过程中的元数据抽取可以有选择的进行借鉴和参考。 2.注重档案信息数字化系统的整体功能。我们知道，系统的结构决定系统的功能。所谓的功能，是指系统在与外部环境，与其他系统的相互作用中，表现出影响和改变外部环境或其他系统抵抗和承受它们的作用和能力。4而系统的要素之于系统的整体功能并不是简单的“1+1=2”数学公理，要发挥档案信息数字化系统的整体功能就必须重新整合档案信息数字化系统中各要素的结构，通过这些要素的重构与优化，从而实现在整体功能上达到“1+12”的效果。 3.尽快开展电子文件管理系统规范化标准化工作。即各馆实现数据交互，就必须有一个统一的档案信息数字化标准，而不是各自为政，各自为战，其中元数据的标准化显得尤为重要。同时，对电子文件管理系统进行规范化操作，如制作下发统一的电子文件管理系统。 4.针对未来需求进行相应的理论探索。结合目前实践运用情况，综合各馆实际情况，在充分调研统计数据的基础上，对未来的需求进行梳理总结，通过现有实践基础探讨未来电子文件发展方向，进而做到在理论上先行一步。 5.探索档案数字信息的存储与维护。在现有的计算机和网络技术的条件环境中，为确保数字化的档案信息安全，应时刻关注在计算机安全方面的技术发展，及时更新计算机数据库方面安全防范手段，调整计算机网络安全策略，保证档案信息数字化的成果。 数字时代的档案馆应当是高度信息化的档案馆，实现这一目标必须有丰富的数字化资源作为保障。档案馆馆藏档案信息数字化的实现，不仅使馆藏档案信息资源最大限度为社会服务，资源共享，也为档案馆明天的生存与发展带来了希望和活力。 参考文献 冯惠玲、张辑哲：档案学概论（第二版），北京，中国人民大学出版，2001，第191页。 赵爱国：档案学的“变”与“通”，档案学通讯，2003（4），第1页 【加拿大】特里.库克：1898年荷兰手册出版以来档案理论与实践的相互影响，第十三届国际档案大会报告集，中国档案出版社，1997年版。 徐忠勇：档案信息数字化方法研究，http：/年7月9日访问。 建议将电子文件管理纳入国家信息化发展战略（全国政协委员毛福民在政协十一届一次会议上的提案摘要），中国档案报，2008-3-13（3）。 刘越南、杨程婕、熊瑶、张喜波：我国省级、副省级档案馆电子文件移交进馆及管理情况调查分析，档案学通讯，2011（4）：7-12。 刘越男、刘语叶、李雪君、吴云鹏：电子文件的长期保存：多维互动的领域，档案学研究，2014（4），第56页。 陈 娟 洪艳芳：浅谈数字化时代档案利用工作，http：/年7月5日访问。 张建理：从系统论的结构和功能看语言和语言教学，浙江大学学报（人文社会科学版）1987年第2期。 杨福平：档案信息数字化的认识与思考，http：/b年7月10日访问。 张正强.基于XML的电子文件著录与检索研究R.上海市课题，2012. 张正强.知识组织与标准