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跟单流程以及注意事项（试用）1 生产指令单要求：（1） 基本要求：生产指令单请用统一格式，字体清晰写清楚详细资料，例如订单单号，出货日期，产品型号，数量，AC线，DC线，铭板标签，包装，唛头，运输方式，是否要代收货款等，但如果是出样板或者小数量的批发，一般采用现有的中性包装。（2） 单波段要注意事项：A,产品有部分可以做仿原的外壳的，现在在报价表上面的是一般中性的出货的外壳，如有特殊需要，提前说明白，因为仿原的生产周期价格完全不一样。B,单波段的AC线有新的生产工艺，以前出的AC线全部都是1.2m长的，现在开始，欧规3pin梅花尾，美规3pin梅花尾的有新的规格，1.2m长的不再生产，现在出的是1.5m的和1.8m的，没特殊注明，全部用1.5m长的，如有特殊需要，特殊注明。其它的例如美规2pin一字尾等的，不变，还是1.2m长。（3） 多功能要注意事项：A,生产要素比较多，可以很多都是做OEM的东西，这个在下生产指令单的同时，请付上一份图文并茂的详细的生产要求。（4） 生产过程中，跟单生产部协助业务进行产品的相关资料的确认，业务需要配合。（5） 产品生产出来后，跟单部请业务对产品进行验货，签名确认后，跟单部才可以出货。注意：跟单部收到生产指令单，要确认有生产指令单打样版本和电子版本，并在电脑建立相应的文档，跟单部在收到生产指令单的同时，要认真仔细的阅读生产出货要求，如有任何疑问，要统计出来，向业务或者生产部问清楚，做到每一步落实清楚。2 运费确认：在接到生产指令单或寄样申请单之后，（1）了解到货物数量，箱数，体积，重量，确定是体积重还是实重，到哪里，用什么方式，海运、空运还是快递，是否是偏远的地方。（2）向货代或快递公司问价，抽取出其中比较合理的（注：价钱有优势，信誉有保证，付款方式合理等）（3）反馈给财务，进行确认。（4）确认后告诉业务。注意：在问价的过程中，请记住一点我们占主导地位，不需要详细回答货代的问题。注意：这个运费一定要在财务确认后才能发布。3 收货，一般大货都是司机送货过来：（1）提前问清楚司机什么时间出发，大概多久能到，车牌号码多少。跟司机说清楚地址，联系方式，要让司机在快到到目的地提前来个电话，以便我们做出相应的安排。（2）接货，货到了要求司机卸货到指定的地方。（3）简单清点记录，具体数量对不对，产品包装，要求符合不符合，拍照。注意：接到送货通知后，提前了解是哪个单的货，数量，什么方式出货，了解到货是要立刻出还是要放几天的，这样好安排货具体要卸在什么地方。4. 验货： （1）验货前必要材料：生产指令单或样品申请单，相机，剪刀，胶布，大头笔，易碎贴等。 （2）验货前（在收到生产指令单的时候）就要完全熟悉货物生产的要求（3）按照生产指令单要求，检验货物是否符合生产指令单的要求，填写跟单登记表格。登记好货物的相关信息，数量，箱数，体积，外箱大小，产品标签是中性还是原装，是否有贴易碎标，AC线DC线是怎样的，长度多少？外箱是否完整？如有不符合，在生产指令单工整的登记好，出图文并茂的验货报告，反馈到生产部。（4）拍照：先整体后细分，又外而内 而我们的产品主要分单波段与多功能这两大类型的产品，拍照的重点如下： 整体产品图片 （盒装） 易碎标 标签 产品外包装白色标签 铭板标签单波段 头（欧规，美规等） AC线 尾（梅花尾，一字尾等） DC接头 拍照的重点 整体产品图片（彩盒或吸塑） 易碎标 标签 铭板标签多功能 头（欧规，美规等） AC线 尾（梅花尾，一字尾等） 标配接头 DC接头 选配接头1.无论是单波段还是多功能，铭板标签上的数据一定核对清楚。例如：单波段，18.5V 3.5A：多功能，ALU-120A3E等等。2.核对AC线的梅花尾，一字尾等是否与产品本身相符合。3.所有照片确保清晰（5）确定OK之后，一定要叫业务员来检查，当场签名（姓名，日期等），代表业务已签字确认无误，等下下一步通知安排出货。注意：验货需要根据不同的生产要求，做出应对，随机应变。拍照注意整体和细节的拍照，要知道哪里是出货的重点。另外，每一个步骤，改确认签名的全部按照流程完成，一步都不能缺少。并在收到生产指令单时建立的文档把需要的东西填写清楚。4. 出货：必备工具：电称，拖车。（1）国际快递：A，我们付款，一般找货运代理。接到业务员的出货通知，提前找财务验证签名，后与货代沟通，确定货代什么时间段过来取货。同时我们也可以着手准备好各种材料(快递单，放行条，invoice等)，等待货代上门取货，双方交材料，当着双方的面称重量B，客户指定快递到付，一般直接找相关的正式机构，例如DHL，UPS等等注意：1.国际快递单上门的地址不一定与生产指令单的一致，但是必须得跟Invoice上的一致。 2.有些事如果有疑问的话确认的就得找货代确认，不要因为某些货代比较熟悉就可以掉以轻心。例如:货物总重量。（2）海运（无论指定的还是我们去联系的）：A，我们向货代索取订舱单(Booking)的模板，然后我们要根据货物的情况做一份BookingInvoice发给货代，并问货代相关的费用是多少，即报关费，资料费，手续费等等。B，待货代审核好会发放一份入仓单，收到入仓单的时候，核对好上面的截仓日期，并根据入仓单上面的要求，做出相关安排，例如入外运仓，要根据预约号去预约入仓时间才能入仓。C，需要我们进行报关的订单，收到入仓单后，把入仓单交给报关员进行制作报关资料，并安排递交报关资料到仓库进行报关（一般报关资料要提前送入仓库或者同时送入仓库）。D，货物准备好了，确认可以出货，提前预约司机送货到对应的仓库，另外一般需要打印3份入仓单交给司机一并带到仓库进行入仓。等待货物OK后约司机来取货，将入仓单上面注明要司机一齐带到仓库入仓的资料交给司机，并确认好司机的联系方式，车牌号码等，装车情况进行拍照，司机送货一段时间后，与司机进行联系确认货物是否入仓。最后司机拿回仓库回单交给跟单部。E，货物入仓后，货代会根据仓库提供的资料做一份入仓核实单回传给跟单部确认，跟单部根据入仓核实单会做一份补料发回给货代，以此确认这批货的相关资料。F，货代根据我们提供的货物补料，确认无误后，出一份提单副本跟对账单（invoice），跟单部收到提单副本，要把资料交给业务一并确认，确认无误，告诉货代无误，并确认开船时间。G，开船后，跟财务确认跟货代的对账付款情况，付款，并要求货代把提单寄到指定的地址。F，收到提单后，跟客户确认，把提单寄给客户注意：1.司机的运费分两种情况，一是下一次补上一次的运费；二是司机在送货入仓后会返回来向我们索取运费。 2.约司机送货入仓时间最好订在早上十点之前，所以一般都会在前一天就开始约好司机。3.我们跟货代的沟通方式主要是以邮件为主。4.有的货代的工作效率比较低，所以要经常打电话去催问情况。5.一般从货物入仓到开船最初周期7天，海上行驶时间基本在20天40天左右。提前预约司机送货注意事项：A，了解货物的体积数量等基本资料。B，确定用多大的车，就联系不同的司机我们现有常联系的司机有：4个立方的车：黄司机司机司机：137141423908个立方的车：陈司机：1304882268210个立方的车：杜司机，出货拍下装车情况（3）空运：空运的流程跟海运差不多，需要注意的是空运一般出提单的电子文档。 （4）国内普通快递：根据不同的地方，叫不同的快递，快递单号能在快递的网站进行查询，跟踪好货物的情况，一般国内的快递都是在15天内一定到。特别注意：无论用任何方式出任何货物，都要注意细节，跟踪好货物运输情况，货物一天未到客户手上，都不能掉以轻心。5. 整理资料：a. 在生产指令单或样品申请单签上出货人的姓名，出货