KBCQ.CX-423文件控制程序.docVIP

建滔天然气化工（重庆）有限公司文件控制程序编号：KBCQCX-423页码： 6/5程序文件版本A修订次数0修订人修订日期1 目的 对与一体化管理体系有关的所有文件进行有效控制，防止一体化管理体系运行的各个场所使用无效版本的文件，确保与一体化管理体系有关的所有文件处于受控状态及一体化管理体系的有效运行。2 范围 本程序适用于公司与一体化管理体系有关的所有文件和资料（包括外来文件）的编制、编目、评审、批准、发布、实施、更改等事宜。3 职责3.1 管理者代表负责组织相关部门编制、更改和评审管理手册、程序文件、工作文件、记录文件。3.2 总经理负责批准、发布管理手册、程序文件及工作文件。3.3 行政部负责管理手册、程序文件、外来文件、支持性管理文件的编目、实施更改，并负责文件归档和发放。3.4 各单位主管负责本部门与一体化管理体系有关的文件（如工作文件、记录）的编制、编目、会审、使用和保管。4 程序4.1 文件的分类和编号4.1.1 文件的分类l 按内容划分：a) 管理手册；（一级文件）b) 程序文件；（二级文件）c) 工作文件(包括作业指导书、规范、规程、制度等，属三级文件的一部分）d) 记录文件（各种表单等，属三级文件的一部分）；e) 外来文件：顾客、供方提供的文件以及各类标准和必要的法律法规（属三级文件的一部分）；f) 公司内部其他管理性文件（属三级文件的一部分）。l 按媒体划分：a) 书面文件b) 电子文件4.1.2 文件的编号公司文件执行统一编号，形式如下：a) 管理手册编号：KBCQSCx；KBCQ建滔天然气化工（重庆）有限公司代号；SC管理手册；x与标准相对应的章节号。b) 程序文件编号：KBCQCXxyz；KBCQ建滔天然气化工（重庆）公司代号；CX程序文件；xyz与标准相对应的章节条款号。c) 工作文件编号：KBCQGZxyzABab /c；KBCQ建滔天然气化工（重庆）有限公司代号；GZ工作文件；xyz标准条款对应号；AB部门代码，ab工作文件序列号，以01开始排列；c在工作文件序列号中产生的第几个具体文件，一般在某工作文件汇编中予以规定，以01开始排列。d) 记录文件编号：KBCQJLxyzABab /c；KBCQ建滔天然气化工（重庆）有限公司代号；JL记录文件；xyz标准条款对应号；AB部门代码，ab记录文件序列号，以01开始排列；C修改次数，以0开始排列。e) 外来文件：由使用部门确认其有效性、适宜性并统一编号。编号“KBCQWABab”。 KBCQ建滔天然气化工（重庆）有限公司代号；“W”表示外来文件，AB表示文件使用部门，ab表示本部门的序列号。各单位编制本部门的文件清单和编号。每月月底各单位将本部门当月所有外来文件的清单和编号明细表报行政部备案存档。f) 公司内其他文件（主要是通知、规定、公司组织间的往来文件等）的编号方法可按行政部制定的内部文件编号方法执行。g)供方提供的供货单、数据分析、供方确认安防软件、管理目标的实施情况统计表、环境管理方案立项书、各管理制度或作业指导书汇编中规定的记录表格、委外监测的各种监测记录、分析化验的原始记录、法律法规和其他要求评价计划、相关方（包括顾客或主管单位）提出的各类信息沟通记录等记录不统一编号。h)部门编码按行政部编制的内部文件编号方法执行。4.2 文件的编制4.2.1 管理手册、程序文件由管理者代表负责组织相关部门编制。4.2.2工作文件中操作规范、作业指导书由相关职能部门负责编制。4.2.3记录格式由行政部组织相关部门编制，具体可按记录控制程序的相关条款执行更改编制。4.2.4 各单位所需文件由各单位具体负责编制。4.2.5 公司其他管理制度由总经理确定的部门负责编制。4.3 文件的审批和发布4.3.1 管理手册由管理者代表审核，总经理批准发布。4.3.2 程序文件由各单位负责人会审，管理者代表审核，总经理批准发布。4.3.3 工作文件由各单位负责人会审，管理者代表审核，总经理批准发布。4.3.4 其它管理性和内部红头文件由部门经理审核、总经理或其授权的人员批准。4.3.5 外来文件由相关使用部门负责人对文件的适宜性、有效性进行评价，并在相应的外来文件清单中签字确认，总经理或授权人员批准后由行政部统一编号、登记、归档，并在该文件的封面右上角加盖“受控”章并填写编号和分发号后，由各单位领用复印件，行政部保存原件。4.4 文件发放4.4.1经总经理或管理者代表批准同意后，由行政部执行发放，发放时需填写文件发放、回收登记表，对文件编号、登记，按规定范围发放。4.4.2 所有文件均以三位一体划分部门为单位，由本单位负责人签收，按要求使用。4.4.3 发至公司内部与质量、环境、职业健康安全有关的文件均为受控文件，发给认证机构的一体化管理体系文件也为受控文件，分发时填写分发顺序号作为受控号，分发顺序号按发出的先后顺序依次排列，便于追溯。分发管理手册和程序文件及支持性管理文件（三层次文件）时，在其封面或首页加盖“受控”印章。4.4.4 作为资料和信息发给顾客、咨询机构和主管单位的文件为“非受控”文件，由总经理或管理者代表批准同意后方可由行政部发放，并做好发放记录。4.4.5要确保公司内各所使用的文件为有效的受控版本，发放更改后的文件时要同时收回更改前的文件，并在作废文件封面上的原“受控”章上划双横线，同时在封面其他位置加盖“作废”印章和注明作废日期。若需对收回的作废文件留用时，可不盖“作废”章，具体按本程序4.5.3条款执行。4.4.6 “受控”、“非受控”、“作废”、“作废留用”等印章由行政部统一管理和使用。4.5 文件的管理4.5.1行政部负责文件的建档、保管、发放工作，将公司现行有效的所有内部受控文件填写在受控文件清单上。行政部及公司其他各单位要精心管理各自使用的文件，防止文件受潮、损坏、变质或丢失，并应建立各单位所使用内部文件的受控文件清单。 行政部应针对公司所有外来文件（顾客提供的技术性文件除外）建立外来文件受控文件清单，各单位领用外来文件复印件后也应登记到各自的受控文件清单中。4.5.2 借阅文件时，借阅人必须在文件记录借阅登记表上签字，借阅的文件要按期归还。4.5.3 作废的和超过保管期的文件，由行政部负责收回，在文件发放、回收登记表上做好记录，对需要销毁的，由行政部填写文件记录销毁登记表，经总经理批准后由行政部统一销毁。4.5.4 为积累知识作为资料保存的失效文件，由留用部门申请，经总经理或管理者代表批准，在文件首页上加盖“作废留用”印章，并注明日期，由行政部在文件发放、回收登记表上做好记录，由申请留用部门保管。4.5.5 持有文件的人员离岗，应由行政部及时收回其领取的受控文件。当公司内部机构调整或变更时，行政部负责协调处理文件的交接工作。当文件严重破损或丢失时，使用人到文件发放部门办理文件更换或补发手续。此时，仍使用原分发号为文件的受控号。4.6 文件更改4.6.1 文件更改由各相关部门提出，由原审批部门和人员负责审核、批准。更改申请经审批后，由行政部统一实施更改，并将更改情况登记在文件更改申请表上。4.6.2 文件的更改在执行4.6.1后，采用划改、换页和换版等方式：a) 划改：部分更改采用“划改”的方法，在原有文件相应条款处进行修改。即在原有文字上划两道横线，并在原有文字的适当位置写出更改后的内容，并随后用括号注明更改日期和授权更改人姓名。b) 换页：为保持文件的严肃性和便于阅读，文件一页累计更改超过2处或累计超过30字，由行政部对文件进行换页，作废页按作废文件处理。公司现为第0次修订，若进行换页后，可对此页改变修订次数。c) 换版：文件有重大更改或重新排版时需要换版，换版工作按本程序4.2、4.3条款的有关规定执行。新版文件生效时，原版文件同时作废。换版的作废文件由行政部负责收回，按本程序4.5.3、4.5.4条款的规定执行。公司现为第一版（或A版），则根据换版的次数改变版本序号。d）更改发放范围：当文件划改、换页或换版时由行政部负责收回在各种使用处（包括认证机构）作废的受控失效文件，并按本程序4.5.3、4.5.4条款执行。对使用