健德铁塔企业施工之信息交流、协商与沟通控制程序文件.doc

江苏键德铁塔有限公司 文件更改一览表 CJ/4.2.3-04质量、环境、职业健康安全程序文件（依据ISO9001:2008、ISO14001:2004、GB/T28001标准）文件编号：JDB版本状态：V1.0受控状态：持 有 者：2010年3月1日发布 2010年4月1日执行目 录目 录2信息交流、协商与沟通控制程序31目的32适用范围33职责34工作程序35支持性文件36第三层文件36.1作业文件36.2记录文件3附:信息交流、协商与沟通控制流程图3文件更改一览表1信息交流、协商与沟通控制程序文件1 目的 对与质量、环境和职业健康安全管理有关的各类信息进行有效控制，确保公司内、外部信息及时准确传递和交流畅通，以增强顾客和相关方满意。2 适用范围本程序适用于公司质量、环境和职业健康安全管理有关的各类信息的控制。3 职责3.1公司综合办负责本程序的编制、修改和实施过程中的监督检查。 负责外部相关方信息的接收、传递和处置。 负责员工职业健康安全方面信息的收集、沟通，协助有关部门进行处理。3.2市场营销部和物资部负责与顾客沟通信息的交流和管理。3.3工程部、总工办负责质量、环境和职业健康安全管理技术和动态方面和信息沟通与交流工作。3.4设备部负责收集、传递和处置顾客及其他相关方关于设备采购、使用、维护，监视和测量装置管理等方面的质量、环境与职业健康安全信息。3.5各相关部门负责其主管程序运行中相关信息的收集、处理、沟通和交流。4工作程序4.1 信息交流、协商与沟通途径质量、环境与职业健康安全信息交流、协商与沟通途径可以是书面文件、口头交谈或可利用的其他方式。4.2 信息分类质量、环境与职业健康安全信息分为外部信息和内部信息。4.3 信息处置信息内容应进行真实性确认，信息处理结果必须及时反馈。4.4 外部信息主要包括：4.4.1外部的质量、环境、安全检查、参观、访问等。4.4.2执法机构信息：地方环保部门、劳动安全部门、检测监督机构、认证机构以及上级管理部门的要求。4.4.3市场信息和顾客、相关方对工程质量、环境与职业健康安全的评价、投诉等。4.4.4同行业技术信息和专业会议信息，竞争对手的产品信息、服务信息等。4.4.5国家、地方法律、法规、标准等。4.5内部信息主要包括：4.5.1质量、环境和职业健康安全方针、目标、指标、管理方案的实施情况。4.5.2重要环境因素、重大风险的控制情况。4.5.3环境、职业健康安全绩效监测和测量的结果；4.5.4产品重大不合格和环境、职业健康安全的事故、事件。4.5.5内外部审核、管理评审的结果；4.5.6员工的意见、要求或抱怨等。4.5.7来自有合同关系的物资供应商、劳务分包商和工程分包商方面的信息。4.6信息的收集与沟通4.6.1市场营销部通过市场调查或通过会议、报刊等渠道，收集国内、外市场的信息。通过对重点顾客不定期地走访，了解顾客明示或隐含的需求和期望。4.6.2市场营销部负责合同签订与履行过程中顾客信息的收集、整理。对顾客口头的意见和要求，就在与顾客交流的同时或交流后，立即以记录的形式文件化，所有的顾客意见应予记录，其中包括顾客的姓名、涉及到订单或其要求的描述，以及意见的处理过程和经手者的签名。4.6.3公司各职能部门应日常工作中及时收集有关技术、质量、生产进度、环境、安全等方面的信息，及时与顾客及相关方沟通。公司内部通过合同、合同评审、生产计划的实施、管理策划、测量和监控、不符合控制、文件以及施工和动作的管理过程进行沟通。4.6.4公司综合办每季度了解各职能部门的信息沟通及交流情况，及时收集、汇总内、外部重要信息，必要时向公司有关领导汇报。4.6.5公司综合办应收集员工对职业健康安全工作的意见和要求，采取适当方式与公司领导协商解决。4.6.6公司各职能部门应针对本部门的具体情况，就本部门评价出的重大环境因素是否与外部相关方进行信息交流的决定形成文件。如决定进行外部交流，应在文件中规定交流的方法并组织实施。4.6.7公司各职能部门负责外部相关方信息的接收、登记，根据信息内容及时传递到相关部门进行处置，并负责将处置结果反馈至相关方。外部相关方若需获取公司的管理方针、目标等信息可与公司综合办、各部门经理联系。4.7沟通和交流的渠道4.7.1公司建立多种形式的沟通交流渠道。保证信息沟通和交流活动通畅有序。4.7.2内、外部沟通和交流的渠道：各种会议、面谈、电话、电子邮件、发文件、宣传通讯刊物、网络、员工合理化建议、走访等。4.7.3信息沟通和交流应以适当方式留下相应记录，重要的住处传递应填写“信息传递单”，以便于追溯。4.8信息的利用4.8.1各职能部门对收集到的信息，应采取适当的统计技术方法，及时进行分析、汇总，找出存在的总是制定相应的纠正和预防措施，改进体系运行绩效。5支持性文件管理手册1) 环境因素识别与评价控制程序2) 危险源辨识、风险评价和风险控制策划程序3) 法律法规与其他有关要求控制程序4) 文件控制程序（ZHACX423B1）5) 记录控制程序（ZHACX424B1）6记录文件6.1作业文件6.1.1作业文件清单（CZ/4.2.301）6.1.2文件更改通知单（CZ/4.2.302）6.2记录文件6.2.1受控文件一览表（CJ/4.2.301） 满意度调查表 信息传递单6.2.3文件收/发登记台帐（CJ/4.2.302）6.2.4文件更改申请单（CJ/4.2.303）6.2.5文件更改一览表（CJ/4.2.304）6.2.6文件销毁记录（CJ/4.2.305）附:信息交流、协商与沟通控制流程图信息交流、协商与沟通控制流程图职责部门/人员流程图相关文件/记录综合办相关部门内部信息是否需要传递信息分析和整理信息收集外部信息对信息进行处理、