会计档案规范化管理探讨.docx

会计档案规范化管理探讨 摘 要 会计档案是企业十分珍贵的经济管理资源信息，也是经营决策的主要信息来源。为了更好地规范会计档案的管理，本文深入研究会计档案管理的重要性、目前会计档案管理中的问题以及解决会计档案管理存在问题的措施。 下载 关键词 企业会计档案 规范化管理 档案管理的问题 解决措施 一、前言 在企业日常管理中，财务管理成为了企业资源管理的重要组成部分。会计档案的收集、整理、立卷、归档工作也是财务管理工作的重要内容，是会计档案形成的前提和基础。会计档案是记录和反映一个单位经济业务的重要史料和证据，然而，会计档案管理这一财务管理的最后环节，往往容易被忽视，形成财务管理工作的一个薄弱环节，直接影响了财务管理的质量和水平。会计档案规范化管理有利于堵塞漏洞，对于提高财务管理水平，充分发挥会计档案在各项事业中的作用具有重要作用。 二、认识会计档案规范化的重要性 企业会计档案是记录和反映企业在一定时期财务进出的单据，是企业在经营过程在留下的重要证据。企业财务也是衡量一个企业在一定经营周期内经营状况的意向重要指标，而作为记录财务状况的财务单据，为投资者对该企业的投资决策和该企业决策者在决策中都提供了最直接的依据。所以，保留规范的、准确的财务档案，不仅有利于企业日常管理中对企业的财务监控，而且能够如实地反映企业当前的财务状况和企业资源状况，从而保证企业决策的正确性和科学性。 三、会计档案规范化管理的内容 （一）会计档案的归档 会计档案的收集范围一般指会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他相关会计资料等四个部分。 （1）会计凭证。它包括自制原始凭证、外来原始凭证、银行存款对账单、银行存款余额调节表等。凭证粘贴时张与张之间要均匀、整齐，对于超过粘贴单的大中型原始凭证等应折叠摆放；会计凭证装订要整齐、牢固、美观，不掉页、不压字、不串页、不倒置，便于翻阅。会计凭证的归档应按日期顺序、会计记账凭证及时装订，装订的顺序以凭证排列先后次序为准进行归档。 （2）会计账簿。账簿是有账页组成的簿籍。它全面、理想、系统、综合记录着单位的资金运动的发生。它是将单位的会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内，做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。各会计事项一方面要记入有关的总账；另一方面要记入该总账所属的明细账。账簿记录中的日期，应该填写记账凭证上的日期。单位的会计账簿与会计记账凭证应同时归档。 （3）会计报表。每类报表包括资产负债表、损益表、利润分配表、现金流量表、成本费用表及各种附表、报表附注和决算说明等。会计报表按本单位隶属单位和月、季、年分别整理，报表附注和决算说明应与报表一并组卷装订。各类会计报表应编写页码，其方法与账簿相同。会计人员应全面熟练地操作单位的会计报表处理方法。单位的会计报表应按月、季、年上报及时归档。 （4）其他相关会计资料的归档。属于财务业务范畴，与会计核算、会计监督紧密相关的数据资料，如经济合同、数据统计资料、财产清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册等。会计电算化存储在磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应视同会计档案一并管理。 （二）会计档案的保管 会计档案管理办法规定，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。 （1）移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。 （2）各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。 （3）会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。 （三）会计档案的销毁 保管期满的会计档案，由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。 销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。 正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。 四、会计档案管理中存在的问题 （一）档案管理职能缺失 目前财务部门由于人员限制、职能分配、电算化软件的应用等，普遍存在一人多岗现象。对于财务档案管理职能，通常由专职会计人员兼任。这样，在人员精力、主要工作职能与档案管理发生冲突时，往往会以弱化档案管理职能、降低档案管理质量为代价。这种现象，必然使得档案质量下降，不能严格按照财务会计档案管理规定收集、保管、使用等现象存在。 （二）电子档案管理缺位 随着会计电算化的广泛实施，电子档案已经成为财务会计档案的重要组成部分。软件安装的光盘、升级程序、定期备份的数据、电子报表等等。由于财务工作人员不是专业的计算机管理人员，对于软件及计算机的维护、数据的保护等工作的重要性认识不够，认为数据都在计算机上存放着，不会出问题，不会丢失，但是一旦机器由于人为及自然灾害等因素受损，丢失的数据将无法弥补。 （三）会计档案立卷不规范 会计凭证装订后没有封粘，或者已封粘但在封粘处没有会计人员签章，会计凭证装订封皮项目填写不全；有些单位的会计凭证、会计账簿、会计报表以及会计文件资料混乱放置，活页账簿没按统一标准填写封面，会计报表各月份分散存放。会计档案移交时双方没有按册清点，没有移交清单，没有按照永久、定期两类分别保管，不仅查找非常困难，而且也不合乎会计档案管理要求。 （四）会计档案保管及销毁不规范 有些单位的会计档案未按要求归入单位档案部门保管，而是由会计人员自行保管；有些单位没有成立综合档案室，各类档案分别由具体工作人员保管；有些单位虽设有专职档案管理人员，但未接收会计档案；有些单位由于领导不了解会计档案管理办法，要求会计人员自行保管会计档案；还有个别单位由于档案柜不足，将会计档案装入纸箱中，任意堆放。会计档案销毁也不及时，到期该销毁的不销毁，销毁过程有的也不规范。 五、解决会计档案管理存在问题的措施 （一）制定详细的会计档案管理岗位职责，设置专人进行档案管理 依据有关的法律法规和文件规定，制定会计档案管理岗位职责。在职责中明确岗位责任、制定岗位标准，提出岗位要求，在做好档案管理职能、档案服务职能的同时，进一步挖掘档案中具有指导意义的数据，并将数据充分运用，指导当前及以后的会计核算与管理，真正把档案用活、用细、用充分。 （二）结合会计电算化工作特点，制定电子档案管理办法 会计电算化工作的全面推进，给财务工作带来进步的同时，也对档案管理工作提出了新的要求。各单位要根据情况，制定可行的电子档案管理办法。软件交档案室保存；会计数据定期备份至少2份分别存放；在保存好电子数据的同时，将与之配套的文档数据及时打印归档；安排软件维护人员，定期对软件进行维护、升级；安排专业计算机人员，定期对计算机运行状况进行检测、查杀病毒；做好计算机硬件的配备工作，建立局域网络，不要将安装了财务软件的计算机与互联网直接相连等。 （三）规范会计档案立卷 装订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮，封粘装订线，并在封粘处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全。装订完毕后必须按月份的先后顺序放入会计档案（凭证）盒中，必须认真逐项填写档案盒面上的内容。年度终了必须封账，活页账簿必须将空白账页取出，已设置会计科目但无业务发生的账页则应保留。必须按账页编号顺序填写“目录”及“账簿使用登记表”，与账簿一并装订。装订后要将装订线封粘，由会计人员在封粘处加盖印章。年度终了必须将会计报表逐页编制序号，分别填写“会计档案卷内目录”和“会计备考表”。加强会计档案管理，理顺会计档案管理体制。单位的会计档案，应严格按照档案法会计法会计档案管理办法等有关规定，明确会计档案的保管是单位的档案管理部门，由财务部门将本单位的会计档案整理规范，在财务部门暂保管1年，期满后编制会计档案案卷目录，连同打印的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案，向单位的档案管理部门移交。 （四）规范会计档案保管和销毁管理 财会部门应按档案管理部门的要求办理相关手续，将会计档案移交档案管理部门保管。未建立档案管理部门的单位，会计档案暂由财会部门妥善保管，但要由专人负责。要配置专用箱柜及防盗、防火、防霉、防蛀设施，对已离任的会计人员，其会计档案应交本单位档案部门或财会部门保管，不得自行存放。对已终止会计核算业务的单位或部门，其会计档案应交上级档案部门保管。凡未移交的单位或个人，应立即办理移交手续。 会计档案保管期满需销毁时，由本单位会计档案管理部门提出销毁意见，会同财会部门共同鉴定，严格审查后，编造会计档案销毁清册，报本单位领导批准后销毁。企业单位经企业领导审查，报经上级主管部门批准后销毁。对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出另行立卷，由会计档案保管部门保管到结清债权债务为止。各单位按规定销毁会计档案时，应由会计档案保管部门和财会部门共同派人监销。监销人在销毁会计档案前，应认真清点核对，销毁后，应在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告单位领导。 （五）加强领导 会计档案管理工作也与其他工作一样，领导重视是关键。一是明确专人管理。二是加大资金投入，搞好会计档案管理必备的设施建设。三是应把会计档案管理工作纳入单位年度目标考核之中，与其他工作一样明确奖惩。 （六）加强档案人员的业务素质 加强会计人员岗位培训，提高会计档案的案卷质量。会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案