存货管理规定-送审版.doc

存货管理规定制作：李文刚版号：A/0 页码：第 8 页 共 8 页 天维尔通讯技术有限公司存货管理规定编制李文刚日期2012-11-20审核日期批准日期修订记录日 期修订状态修改内容修改人审核人批准人2012-11-27初稿李文刚一、 目的：为了加强对公司存货的管理和控制，保证存货的安全完整，提高存货运营效率，保证存货价值，防止并及时发现和纠正存货业务中的各种差错和舞弊，根据国家有关法律法规和企业内部控制基本规范，制定本制度。二、 存货定义：本制度所称存货企业在生产经营过程中，在生产经营过程中为销售或者耗用而储备的物资，包括各种库存商品、发出商品、原材料、在产品（包括未结转的项目成本）、产成品、包装物、低值易耗品等。三、 存货控制基本原则：（一）物资入库和出库经办人员与审批人员应分离；（二）实物的验收保管人员与采购人员应分离；（三）审批人员与存货保管人员相分离；（四）存货盘点应由保管人员、记账人员及独立于这些职务的其他人员共同进行；（五）若某职位空缺或相关人员临时外出，应指定替代人员或临时人员负责，避免暂时的职务重叠。四、 职责分工：1）、仓管员负责办理物资的验收入库、存储保管和物资出库业务，审核相关表单时录入系统，妥善保管所有存货收发凭证并装订成册，定期盘点库存物资，保证库存物资达到帐证相符、帐实相符、帐帐相符；2）、财务管理部负责存货核算业务及对相关存货管理与监督； 3）、项管部负责发货、退库等业务指令的下达、起始表单的填制；4）、采购部负责外购品入库业务指令的下达、起始表单的填制和报账、付款事宜；五、 存货管理流程图：六、 存货管理具体规定：1. 请购、采购、验收入库与保管： 请购公司的原材料请购采购业务必须依照公司QP-CG-15 采购、订货管理程序执行，项目管理部根据公司年度经营计划、业务部门的接单情况及公司办公设备需求，制订原材料采购计划、XX项目辅料清单项目变更计划书，辅料和库存备料，项目管理部填写购料申请单，经审批后下达给采购供应部，采购供应部据此进行相关的采购活动。 采购采购部制订采购合同或采购订单经采购部经理审核、财务部复核，分管总监或总经理批准盖章后生效。外包业务详见外包管理程序。合同生效后，采购部应在金蝶K3系统录入采购合同或采购订单外包合同。 验收入库供应商交货时，应附上发票和送货单，送货单内容应包含：产品名称、规格、品牌、数量、采购单号等；采购人员根据采购合同采购订单送货单及到货设备进行清点、核对，无误后在金蝶K3系统生成收料通知单，再由采购人员进行审核，然后采购人员与仓库管理员进行清点、核对，无误后仓库员办理入库手续，在金蝶K3系统生成外购入库单。采购下单直发项目现场，必须根据货到情况及时办理出、入库手续，详见直发项目现场存货入/出库管理。 保管仓库必须定期对存货进行检查，加强存货的日常保管工作。1）仓库应按材料名称及规格型号一物一卡准确标识，存卡应逐笔登记材料的收、发、存，各项内容应填写齐全、准确。2）上架保管的材料，应做到分门别类按行次层次位置排序摆放，标志明显，易于存取和保管。3）物资存放，进出环节注意防止渗、漏、变质等浪费行为，并保持材料仓库现场整洁整齐。4）易燃物品的包装容器应牢固密封，安全可靠，如有破损、残缺、变形或物品分解变质等情况，应立即进行安全处理消除事故隐患，材料仓库不能自行处理的应立即报告公司领导。5）经常巡视材料仓库物资，注意防潮、防变质等防护措施，发现问题及时向有关部门报告。2. 领用与发出： 领用领料人员持项管部及其他相关部门核准的发货单领料单，到仓库办理发货手续。 仓管员凭批准的发货单领料单，核对物资数量、品名、规格发料。发货完毕后，仓管员依据发货单在金蝶K3系统做单，生成销售出库单，依据领料单在金蝶K3系统做单，生成系统领料单。 发出成品出货由生产专员根据项目要求办理相关手续，并负责安排人员进行搬运工作。搬运人员搬运时需注意保护产品标识及检验状态标识，防止这些标识遗失或损坏。在搬运过程中如有异常发生时，如物品掉落须检查外观是否破损，若有损坏，须通知相关人员对物品进行检查，确认有无损伤；如有则依不合格品控制程序相关要求进行处理。 直发项目现场存货入/出库管理直发现场存货入/出库流程图输入关键活动内容输出责任部门供应商直发项目现场采购确认仓管入/出库原始单据备查采购部门签订采购合同项目采购计划书1、项目管理部门下项目采购计划书给采购部门。2、采购部门根据项目采购计划书与供应商签订采购合同。采购合同采购部门/项管部采购合同1、供应商根据采购合同，把存货直发项目现场，并提供发货清单给采购部门。2、采购部门和供应商确认发货清单真实性。比如：是否发货、发货数量是否一致等。发货清单采购部门发货清单1. 采购部门把直发项目现场发货清单以邮件的形式发给项目经理，并抄送给财务部（朱红霞、李文刚）2. 采购部门负责跟踪存货，并在供应商发货在一周内通过电子邮件或者电话形式与项目经理确认存货是否到达、是否与采购部门提供的发货清单是否一致等。3. 采购部门提供的已确认存货清单需注明确认时间、方式。比如：x年x月x日经项目经理电子邮件/电话确认存货已到项目现场并与所附存货清单一致。采购部门已确认直发现场存货清单采购部门采购部门已确认直发现场存货清单仓库根据采购部门提供的已确认的存货清单办理入/出库手续。入/出库单项管部仓管现场存货经开箱并验收后一周内，项目经理需要把原始单据（现场存货签收单、设备装箱清单等）通过传真、邮件、邮寄等形式寄回给项管部仓管核对、仓管存档备查。现场存货签收单原始单据项管部/采购部3. 盘点与处置： 盘点仓管、财务部定期和不定期对存货进行盘点，盘点方式为抽盘和全盘。定期盘点分为月度盘点、半年度盘点和年度盘点。月度盘点采用抽盘方式，半年度和年度盘点采用全盘方式。月度抽盘的存货数量不低于总量的60%。盘点时间：每月末最后一天。 处置1) 存货损失应追究相关人员责任，给公司造成重大损失，按估值赔偿。2) 账载错误必须报财务管理部审批后方可调整。3) 对原始单据进行伪造、涂改而无签章以及虚构数字等行为者一律由其主管部门上报至人力资源部进行处理，情节严重追究法律责任。4. 存货跌价准备的认定：财务部应在每年12月底前定期检查存货的价值减损情况，根据鉴定结果，比较存货的成本与可变现净值。采用逐项比较法来进行，按照单个存货项目计提存货跌价准备。公司计提存货跌价准备，须上报财务总监审批。l 如存在以下情况，表明存货的可变现净值低于成本：1) 公司因设备等更新换代，原有存货已经不适应新设备的需要，而该存货的市场价格又低于其账面成本。2) 已过期且无转让价值的存货。3) 生产作业已经不再需要，并且已无使用价值和转让价值的存货。4