跨国企业档案管理的探索与实践.docx

跨国企业档案管理的探索与实践中国石油海外勘探开发公司是中国石油天然气集团公司国际业务的先锋和主力军，多年来，公司档案工作始终围绕海外油气业务的发展战略，以珍存企业记忆，提升公司价值，构建知识平台，实现信息共享为目标，以提高公司核心竞争力为导向，延续以主营业务档案为核心的档案管理体系，在不断地探索与实践中，形成了一个体系、两个抓手、三个转变、四个措施和五个落实的档案管理新模式。 完善的档案工作组织保障体系 根据集团公司对档案工作的指示精神，为实现集约化、专业化、一体化整体协调发展的档案管理要求，公司全面加强了对档案工作的领导，对管理机制进行了梳理和调整，将档案室纳入海外板块机关管理序列，由总经理办公室统一管理，归口负责海外地区公司和所属项目的档案工作，为境外档案管理工作的深入开展奠定了基础。同时，公司制定并下发了关于进一步加强境外档案管理工作的通知，明确了各级领导的档案业务管理职责：海外勘探开发公司总经理是公司档案工作第一责任人；各海外地区公司、所属项目、机关各部门主要负责人为档案工作责任人或分管档案工作领导。公司建立了以国内总部档案室、海外单位档案机构为业务管理主线，以各专业系统和海外项目兼职档案员为基层工作队伍的档案工作网络体系。建立了一支逐步走向档案专业化的强大骨干队伍。为境外档案工作的有序开展提供了可靠的组织、行政支持和人员保障。 思想汇报 实施两个抓手的档案管理目标 一抓制度建设。公司重新修订和完善了中国石油海外勘探开发公司档案管理规定，制定了中国石油海外勘探开发公司档案工作风险管理实施方案、中国石油海外勘探开发公司档案安全保管应急预案以及中国石油海外勘探开发公司境外档案管理实施细则等。尤其是针对不同资源国家、地区、不同项目管理模式对档案工作的不同要求和限制，提出了各海外单位应充分发挥属地管理优势，以区域或项目为单位，建立和完善适合本区域或项目实际情况、操作性强的档案管理制度，独立开展档案工作，集中保管档案。同时，汇编了档案工作使用手册，从档案工作制度、工作内容、工作流程、操作规范和执行标准到档案安全保管、保密以及信息化建设等方面为境外档案工作的开展提供了档案工作指南。实现了立足国内，发展海外的档案管理目标。 二抓档案文化建设。为了加强档案资源建设，强化基础管理，珍存企业记忆、传播企业文化，更好地服务于公司的中心工作，档案室创办了海外档案通讯，以档案动态、档案管理和文史漫笔三大类九个栏目，来体现档案的专业性、历史知识的趣味性和综合文史知识的丰富性。使其成为联系公司境内外档案管理工作的纽带和桥梁，成为服务海外板块档案管理、加大信息资源开发利用的平台，成为以史为鉴，提升人生价值、资政、育人、交流的驿站，成为集团公司海外档案文化建设的阵地。 树立三个转变的档案管理理念 一是由后端工作转向前端介入。传统的档案工作是企业边缘化的一角，是后端服务。随着公司海外业务的快速发展，信息已成为企业和需求者不可或缺的资源。如何为企业提供信息保障工作，是档案工作主动寻求介入的突破口：一方面，紧跟公司海外业务发展节奏，通过每周公司生产协调会议纪要全面了解公司海外油气业务发展动态，并与相关部门经理及兼职档案员沟通、协调档案的收集工作。另一方面，跟踪公司新项目谈判进展情况，主动收集新项目前期文件以及投标、中标的全套档案资料。 二是由被动服务转向主动服务。现阶段公司档案利用服务已经转向主动出击：(1)在服务领导班子决策上下工夫，为公司战略投资研究、新项目开发评价和决策、现有项目的加快发展，乃至生产经营和重大决策提供了全面、准确、快捷的信息保障。(2)在服务海外主营业务发展上见实效，为老油田的增储上产、新油藏的开发、炼化产品的升级等提供了科学依据。(3)在服务重点工程建设上上水平，对中亚天然气管道、中俄原油管道等重点工程进行档案工作指导、检查、验收和培训，坚持四参加、四同时原则，全面实施建设项目的前端管理和过程控制。(4)在服务国际化经营上求突破，为新项目的评价和谈判提供了可行性研究数据；为法律诉讼提供了原始证据；为投资计划、资本运营以及公司内控审计工作提供了强有力的支持。 简历大全 三是由档案专业管理转向参与公司综合管理。在集团公司海外油气业务发展的大环境下，档案工作的对象、范围都发生了深刻变化。档案人员积极参加公司举办的各类培训与讲座，同时借工作之便充分了解资源国不同法律对境外单位的约束以及对档案归属和处置的要求，并有针对性的对项目档案工作给予在线辅导，了解境外投资、资本运作的规范、标准，为法律部、财务资本运营部、内控审计部以及销售采办部人员提供合理化建议。 加强境外档案管理的四个措施 由于资源国对外籍员工劳务签证的严格限制，以及严峻的政治、安全风险，一般境外中方人员都身兼数职，他们既懂外语又懂专业生产技术，而唯一缺少的是公文管理、档案基础知识等。为了能尽快增强他们的文档管理意识，掌握档案专业基础知识和工作技能，推动境外档案工作的全面开展，公司采取了四个措施。 1.有计划的实施档案培训 (1)培训方式多样化：对总部机关员工采取集中培训的方式，侧重档案制度的宣贯；对总部机关兼职档案员采取分批培训的方式，侧重档案业务培训；对海外项目员工采取普及培训的方式，侧重档案宣传教育；对海外兼职档案员采取一对一培训的方式，侧重档案工作操作规范和技术标准。(2)培训内容灵活化：档案室编制了档案培训通用教材，并制作成课件，结合公司海外发展战略和工作任务，针对不同培训对象灵活调整档案培训内容。(3)培训时间弹性化：什么时间接受培训和课时的长短视被培训人意愿和具体情况而定。 2.有重点的赴海外实地检查 为全面加强境外档案管理，充分发挥档案工作业务监督和指导职能，档案室制定了赴海外重点项目检查、指导档案工作的计划，包括工作内容、目的、任务、工作原则以及工作流程。通过学习和调研，加强了公司与海外项目间档案工作的交流与协作，有利于相互学习、取长补短，推动了公司境外档案工作的顺利开展。 3.有目标的实行考核 为加强档案工作过程管理和全程监控，档案室制定了境外档案工作考核办法。在境外单位全面推广档案工作季度考核机制。各海外项目严格按照自检自查原则，比照考核办法中规定的考核内容、考核方法及扣分标准，对本项目的档案工作进行客观全面地考核测评，达到量化考 评标准。 4.定期的表扬通报 公司档案考核工作坚持定期通报机制，将机关部门和海外项目档案工作的考核结果通过公司网站实施季度通报，使各单位对自身档案工作有比较直观动态的认识和了解，同时，起到表扬先进、鞭策落后、树立典型、带动整体的作用。通过实行通报机制，公司上下呈现出人人重视、个个参与、齐抓共管的档案工作的良好氛围。 做好境外档案工作的五个落实 1.落实了归档范围确认制与备案审批制 通过实行归档范围确认制和备案审批制，保证档案的积累和收集齐全。一是主动了解机关部门、海外地区和所属项目主要工作职能和工作流程，根据业务部门职能的调整或增加，修改、补充归档范围，确保公司档案应收尽收。二是在梳理档案工作基本流程的基础上，强调收集是档案工作第一要务。即从文件源头抓起，对文件产生直至最终永久保存或销毁的全过程进行监控和管理。并通过慎重对待每一份档案资料、慎重保管每一份档案资料，以及慎重销毁每一份档案资料，确保档案资源不流失，档案管理不疏漏，档案利用不梗阻，并力求在服务中为公司创造效益，在服务中实现档案工作价值。 简历大全 2.落实了境外档案安全保管应急预案 海外项目大多分布在政局动荡、社会治安混乱、自然环境恶劣、恐怖活动和局部战争频发的地区和国家，针对海外投资风险丛生、工作环境千差万别的特点，公司狠抓各单位档案管理应急预案的制定，同时，利用各种场合培训乍得项目应急预案启动的成功案例，宣贯境外档案应急保护措施和异质异地双套保存要求，以确保重大突发事件发生时，把档案损失和不利影响降到最低。目前，大部分项目已启动了应急预案工作。 3.落实了境外史志编研工作 中油国际(乍得)有限公司已完成了大事记的编纂工作；苏丹炼厂项目通过编纂十年大事记和史志画册，全面系统介绍本项目发展历程。 4.落实了境外档案移交程序工作 为了确保海外单位各类档案移交通畅，公司下发了中国石油海外勘探开发公司移交档案资料的通知，并对境外档案资料的移交工作进行了要求，确保境外档案完整有效地向国内转移。 5.落实了信息化建设工作 根据海外业务快速发展的需要，公司总部机关搭建了档案资源管理远程检索信息平台，建立了档案管理系统，全面实现了网上查询和检索，形成了两种数据管理