《合同管理部制度》doc版.doc

合同管理部制度目 录一、合同管理部组织架构图2/27二、合同管理部在岗人员编制表3/27三、合同管理工作流程指引4/27四、自营项目合同管理流程图5/27五、联营项目合同管理及工程款审批流程图6/27六、合同资料调阅流程图7/27七、合同管理部工作职责8/27八、合同管理部岗位职责10/27九、合同管理部日常工作规范13/27十、关于合同管理部工作的规定15/27十一、合同管理部工作表单 18/27第29页 共27页*有限公司合同管理部组织架构图部门经理资金管理员（1N人）主要职责：1、处理拨付工程款的报批流程，并将数据录入工程合同动态监管表中。2、部门内部其他工作。合同管理员（1N人）主要职责：1、对合同及合同相关资料的收集、跟踪、归档及办理相关报批流程，按时制作收款月报表等资料。2、部门内部其它工作安排合同管理部在岗人员编制表职务姓名直属上司职责部门经理商务副总全面负责合同管理部工作合同管理员部门经理对合同及合同相关资料的收集、跟踪、归档及办理相关报批流程，按时制作收款月报表等资料。资金管理员部门经理处理拨付工程款的报批流程，并将数据录入工程合同动态监管表中。合同管理工作流程指引中标通知书签订合同书回收合同、设计图纸、中标通知书及招投标的相关信函文件。合同未返回的，采取扣留工程款措施。合同执行项目竣工期项目结束后所有合同资料（包含中标通知书、合同、竣工验收、收函发信、签证文件、竣工图纸、工程照片、结算资料）收集封存合同结算注：对于未发中标通知书或未签订合同直接进场的特殊项目，则按实际情况参照本流程图操作，以收回合同相关资料为最终目的。自营项目合同管理流程图自营合同管理办理自营合作项目合同的盖章审批流程合同盖章完毕即可发出（寄往甲方或项目部），如果全部责任方都盖章的合同须至少留存一份合同原件编号归档办理项目部进度款催收及工程结算资料的盖章审批流程对已发出合同及合同相关资料归档进行后期跟踪（竣工验收资料、结算资料、图纸、工程照片）对返回的合同及合同相关资料进行编号归档，并扫描发邮件给公司内部指定人员后续合同管理动态监管工作对工程管理中心总经办反馈的售后维修，转发给相关项目负责人联营项目合同管理及工程款审批流程图工程款审批流程合同管理流程资金管理员收到财务部发来已由会计签字的工程款进帐单（设计费除外）后，开始制作工程款拨付单并签名经营部在合同审批手续办理完成后将合同及审批表交由合同部统一编合同号（印章管理员见到有合同编号和审批表才盖章）合同管理部经理对工程款拨付单进行复核并确认签名合同部按合同编号的唯一性将对应的合同基本信息录入合同动态管理系统会计复核确认工程款进帐及应收、应付金额的准确无误后并签名对已盖章发出合同归档并进行动态跟踪，按月制定合同管理情况报告表及自营项目回款月报表质安部经理对该工程款所属项目的质量、安全、进度、人工费及材料款支付等相关方面进行核定把控并确认签名合同相关资料的归档管理（向质安部、经营部索要竣工验收资料、结算资料、图纸，也可以直接向项目经理索要）财务总监对工程款项的拨付确认并签名对返回合同及相关资料按项目分类编号归档，汇总成合同动态项目归档清单将工程项目结算金额录入工程动态监管表的对应项目监事对工程款项的拨付确认并签名后续合同动态监管工作市场营销中心总经理对工程款项的拨付确认并签名 合同资料调阅流程图合同资料调阅自营合同资料（外部调阅，须办理借条）联营合同资料（外部调阅）合同调阅人提出申请（合同借阅审批单）合同调阅人提出申请(借阅审批单并交押金)合同部经理签字(公司内部借阅，合同部经理批准即可)合同部经理签字(公司内部人员借阅，合同部经理批准即可)商务副总批准或者市场营销中心总经理批准商务副总批准同意借阅流程完毕（合同资料可调阅）流程完毕（合同资料可调阅）借阅合同文件收回后，及时核销借条借阅合同文件收回后，及时核销借条如借阅文件丢失每份赔偿1000元，由借阅人承担。如借阅文件丢失每份赔偿1000元，由借阅人承担。合同管理部工作职责一、负责公司所有工程项目合同的管理工作1、负责办理合同盖章的报批流程；2、负责对自营及联营已盖章发出工程合同的回收工作；3、对返回合同及相关资料进行编号、归档；4、负责对合同及相关资料的信息化管理；5、每月呈报合同管理情况汇总报告表；二、负责联营项目工程款拨付的报批流程（与合同管理工作相结合）1、负责工程款拨付单的制作；2、负责对工程款与对应合同归档情况的信息检索并作出相关措施；3、负责办理工程款拨付单的报批流程；4、将对应工程款信息录入工程合同动态监管表；三、负责对合同相关资料的维护及安全保管工作1、对已归档合同及相关资料做好防盗、防尘、防火、防水工作；2、对文件储存柜实行日常检查及维护；3、负责对合同等相关资料的保密工作；四、负责对合同相关资料的归档管理1、负责合同相关资料进行对应合同的关联整理。2、负责对合同相关资料进行分类、编号、归档。3、对合同相关资料的归档信息实现用电脑信息化管理的过程。五、处理返回资料的内部通知传阅工作1、中标通知书归档后及时扫描发送邮件给公司内部指定人员；2、合同原件归档后及时扫描发送邮件给公司内部指定人员；3、结算资料归档后及时扫描发送邮件给公司内部指定人员；六、负责对合同及相关资料的调阅管理1、负责办理调阅审批流程；2、负责追返调阅的合同及相关资料；3、负责办理收取及退还调阅资料的押金手续；七、处理合同项目结算资料的报批流程，对结算资料上的结算金额对应关联合同并录入相关信息八、依托对工程款的监管来监督合同履行情况：1、发现问题第一时间报告上级领导，以维护公司的权益与信誉；2、对3个月内合同未返回、3个月内未到工程款的项目，以文件形式告知相关职能部门（经营部、质安部）以提出警示，由职能部门负责后续跟进，如发生法律纠纷的合同项目由法务部处理。九、协助其他部门对本部门管理的合同及相关资料复印、扫描工作；岗位职责部 门合同管理部岗位名称部门经理编 号HT001直接上级工程管理中心商务副总编制日期2013-6直接下级合同管理员、资金管理员工作概要负责监督、跟进公司合同管理及工程款支付报批工作，主持本部门的全面工作，编制合同管理部管理规范，调动部门人员的工作积极性，做好与公司各中心、各部门的沟通协调工作。岗位职责/工作清单1、 对合同管理部进行全面组织建设管理；2、 对合同管理归档进行统筹规划与安排；3、 检查监督工程款拨付工作；4、 对工程合同动态监管表进行实时监管；5、 对调阅合同相关资料进行必要把控；6、 对合同归档进度进行周期检查并安排落实；7、 与客户作必要的沟通协调；8、 促进部门人员工作的积极性；9、 与其它部门工作上的协调与沟通；10、 编制部门工作规范；11、 完善部门的管理制度；12、 负责对公司领导作周期性工作报告；13、 贯彻落实国家、地方的政策、法律、法规及公司管理制度；14、 落实公司领导交代的其它工作任务；岗位职责部 门合同管理部岗位名称合同管理员编 号HT002直接上级合同管理部经理编制日期2013-6直接下级无工作概要协助部门经理做好部门内部工作。岗位职责/工作清单1、负责自营合同的盖章审批流程工作；2、负责把盖完章的合同发出给到项目部或甲方；3、负责对已盖章合同及相关资料信息录入工程合同动态监管表；4、负责对合同及合同相关资料的收集、追返工作；5、对返回合同及相关资料进行编号、归档、保管；6、对未返回合同及资料的项目进行电话跟进并做好跟踪记录；7、办理项目进度款申请的盖章审批流程工作；8、办理结算资料的盖章审批流程工作；9、办理合同及相关资料的调阅管理；10、对归档前的自营合同进行扫描并发邮件给相关部门及领导；11、办理竣工验收与结算资料的盖章审批流程；12、；每周五对签订合同（包含自营及联营）量进行13、做好本部门工作周总结及下周工作计划报给部门经理14、做好合同管理情况月报表给到部门经理做风险评估15、做好合同及相关资料的后期维护工作；16、落实部门经理安排的其它工作任务；岗位职责部 门合同管理部岗位名称资金管理员编 号HT003直接上级合同管理部经理编制日期2013-6直接下级无工作概要协助部门经理做好部门内部管理工作。岗位职责/工作清单1、负责联营项目工程款拨付的审批流程工作；（按规定税管费票标准）2、负责联营项目设计费设计发票开具的审批流程办理；（按规定税管费票标准）3、负责对自营项目月报表完成的前期工作（与项目上沟通关于进度与款项申请情况）；4、负责与财务部会计对接每个月的出单情况；5、对联营项目到帐及出拨付单情况按周进行统计报给部门主管；6、对联营项目工程款及管理费按年度统计报给部门经理；7、办理项目发票或收据的收寄工作并做好记录；8、负责协助其他授权部门对项目到帐情况的查询工作。9、按月对财务部开出收据与实际到帐工程款进行核销；10、负责在审批款周时进行对应项目合同的返回情况进行检查并在拨付单上做好备注。11、负责在审批款项时对当前款进行初步风险检视，有异常情况及时向部门经理汇报。12、把售后维修信息的及时通知到项目责任人；13、负责本部门邮箱邮件的及时收发工作，特殊邮件须向部门经理汇报。14、落实部门经理安排的其它工作任务；合同管理部工作规范序号自营工作联营工作1负责自营合同的盖章审批流程工作并将盖章信息即时录入合同管理监管表、并把盖完章的合同发出到相应项目部或甲方在联营项目盖章时进行合同编号，并做好相关记录备查。2负责将自营合同及相关资料信息录入工程合同动态监管表负责将已经盖章的联营合同信息录入工程合同动态监管表3负责对自营合同进行后期跟进，与相关项目人员沟通合同及相关资料的返回，确保资料归档的完整性负责对联营合同进行后期跟进，与相关项目人员沟通协调合同及相关资料的返回，确保资料归档的完整性4对返回的自营合同及相关资料按制度规定格式将资料进行编号后整理归档，入柜。对返回的联营合同及相关资料按规定格式将资料进行编号并整理归档，入柜。5对未返回的自营合同及资料与相应项目责任人进行电话跟进并做好跟踪记录对未返回联营合同及资料的项目进行电话跟进沟通并做好跟踪记录。6办理自营项目进度款申请的盖章审批流程工作办理联营项目工程款的拨付报批流程，对特殊情况及合同返回情况进行备注提示，将拨付单按月整理成册。7办理自营结算资料的盖章审批流程并对结算资料进行催返存档将联营项目的结算金额录入监管表，并催返结算资料及竣工资料存档8对归档前的自营合同及中标通知书进行扫描并发邮件给相关部门及领导配合联营客户对工程款的查询与核对工作（客户核对人员必须为客户本人或者客户指定的委托人）9每天必须登陆本部门邮箱，查收邮件，并做出相应的处理工作。按月对已开出工程款收据项目进行核销，发现开具收据长时间未进帐的，将情况向部门经理报告10对返回的自营合同资料做好交接记录对返回的联营合同资料做好交接登记资料11对合同项目资料的借调做好登记工作对合同项目资料的借调做好登记工作12做好自营项目收款月报工作并报部门经理审核按周、月度统计联营合同报告给部门经理13跟踪落实本部门传真、电话、邮件的收发工作并将售后维修信息及时通知到项目责任人跟踪落实本部门传真、电话、邮件的收发工作并将售后维修信息及时通知到项目责任人14做好对合同及相关资料的后期维护工作做好对合同及相关资料的后期维护工作15落实部门经理安排的其它工作任务协助部门经理做好其它日常工作16做好与其它职能部门的配合工作做好与其它职能部门的配合工作注1：由于合同整理工作量巨大，由部门同事齐心合作整理。按先完成时效性工作再整理往年合同的原则，合理的安排自己的工作先后顺序。注2：工程款的拨付工作要特别注意：来公司办理款项者是否为签订合同的项目责任人。注3：在工作中有特殊情况的要即时向经理汇报；关于合同管理部工作的规定一、目的为加强公司工程合同管理的工作，实现对工程合同履行过程中资金管控的动态监管，有效地保证和维护公司的权益，增创经济效益，特制定本规定。二、合同与资金管理的工作范围 （一）合同管理工作范围：指公司自营项目签订的工程合同及相关资料、市场营销中心（包含经营部门与区域部门）签订的工程合同及相关资料。 （二）资金管理工作范围：指工程合同签订后发生的与合同相关的资金往来。 二、合同及相关资料的收集（一）合同及相关资料的解释本规定所称的合同及相关资料包括但不限于：报价资料、合同、图纸、竣工验收资料、结算资料等与项目相关的有保存价格的文件。（二）合同及相关资料的收集1、由经营部在签订合同时告知合同项目的责任人，合同及相关资料须交回公司存档，提醒项目责任人按期交回，并且资料的及时交回与工程款的拨付会产生关联。2、由质安部在项目管控过程中收集合同相关资料再交合同管理部进行汇总整理、编号、归档、保存。3、自营项目工程合同及相关资料的返回由合同管理部与各项目负责人沟通追返。4、合同管理部在后期对合同进行管理时对未返回合同及相关资料作后期的跟进，与经营部、质安部协调催返或与项目责任人联系落实具体工作。（三）合同及相关资料的整理与保管1、合同及相关资料的整理原则：保持合同资料的有机联系，并区分不同价值文件，不同的保管方式和利用率，以便后期管理。2、合同及相关资料的分类：围绕以主体合同为中心，按以下表格大类包括但不限于表格内容为分类标准：分类合同类图纸类工程关键资料类电子信息类文件名称中标通知书、合同、合同附件、补充协议等施工图、竣工图报价、竣工验收资料、结算资料工程图片、报价等保存年限5年3年5年3年3、合同及相关资料的编号示例说明合同类编号说明编号示例卷宗编号说明卷宗号示例合同按工程管控“GCGK”+年份+合同排序号GCGK20130001合并卷宗，卷宗号按按工程管控“GCGK”+编号GCGK0001中标通知书GCGK20130001-1合同附件GCGK20130001-2补充协议GCGK20130001-3报价GCGK20130001-4竣工验收资料GCGK20130001-5结算资料GCGK20130001-6。图纸类编号说明编号示例卷宗编号说明卷宗号示例施工图按工程管控“GCGK”+年份+合同排序号+图纸编号GCGK20130001T1合并卷宗，卷宗号按按工程管控“GCGK”+T+编号GCGKT001竣工图GCGK20130001T2效果图GCGK20130001T3。电子信息类编号说明编号示例卷宗编号说明卷宗号示例工程图片（电子信息）按工程管控“GCGK”+年份+合同排序号+图片或者报价GCGK20130001图片光盘文件贴标签保存、电子传输信息在电脑上按照合同编号建立文件夹特殊物品保存需要用到消磁柜报价（电子信息）GCGK20130001报价4、合同及相关资料的保管1、卷宗存放卷宗（文件盒）文件上柜（架）采用竖放的形式，按照卷宗（文件盒）顺序号排列，并从上到下，从左到右的的顺序保持卷宗文件的联系。2、大型图纸的存放施工图和竣工图纸的保存可采用平铺或者卷放。平铺，即平铺在文件柜储存。卷放，即将图纸文字面向内卷，图纸图签在右下角或右上角，由右边往左边按套或按卷卷起来存放在档案柜或档案架上。3、电子信息的保管对于收到电子信息类文件的保管，在电脑上建立存储信息文件夹，存储电子信息时需要同时做好备份工作。三、合同动态管理1、根据合同项目工程款的收取情况，结合工程合同动态监管表，在制作工程款拨付单时对合同履行过程进行风险防控提醒。2、工程款拨付时须结合合同及相关资料的返回情况，对返回资料严重缺乏的项目款项审批采取必要的措拖。3、在合同动态监管过程中遇到特殊情况或者存在严重问题的以报告形式上报公司领导。4、自营项目在每周四须出具“完工及在建工程项目回款情况表”给到商务副总、工程管理中心总经理及董事长。5、联营项目半年度上报一次“工程合同动态监管表”给到商务副总、营销中心总经理、监事、董事长。四、附则1、本规定解释权归*有限公司；2、以前文件若与本规定内容相抵触的，以本规定为准。合同管理部工作表单u 工程合同动态监管表u 合同资料调阅登记表u 完工及在建工程项目回款情况表u 合同返回交接登记表u 结算资料登记表u 项目资料移交清单u 合同借阅审批单u 合同借阅审批单u 工程款拨付单工程合同动态监管表 金额单位：元序号合同性质合同编号发包方工程信息监理单位信息项目负责人信息合同盖章日期合同归档日期开工日期竣工日期项目报价合同 造价结算 价格工程款到账应收 工程款合同工程归档日期（以移交档案室日期为准）保修截止日期合同履约过程中重要事项记载联营自营 单位名称联系电话联系人项目名称工程地点监理名称负责人电话姓名身份证号电话住址费率%本年累计合同及附件工程函图纸工程照片竣工文件结算书合同资料调阅登记表序号联营自营合同编号名 称调阅事由及用途调阅人签名调阅时间预计归还时间借出经手人（签名）归还者签名及日期收回经手人（签名）备注123456789制表： 归档部门：合同管理部 完工及在建工程项目回款情况表 单位：万元（自营项目） 日期：201 年 月 日序号工程名称工程地点竣工日期/工程状态保修截止日期合同金额结算资料提交情况结算金额本周 收款累计已收款收款 比例应收款负责人合同付款方式近期跟踪情况本周跟踪情况1234567891011121314合同返回交接登记表序号合同编号合同项目名称合同造价移交人接收人交接时间备注1234567891011结算资料登记表序号关联合同编号合同项目名称合同价结算定价移交人（签名）接收人（签名）交接时间备注1234567891011 项目资料移交清单 工程名称：序号文件名称数量（份）备注12345678910111213141516接收人：移交人：部门：部门：日期：日期： 合同借阅审批单 *有限公司：兹借阅合同管理部关于 项目相关原件资料 缴纳借阅押金￥： 人民币（大写）： 并对所借阅文件资料的完整性负责，做到不涂改、不划线、不调换、不遗失等不损坏或改变资料原则，并保证及时归还借阅资料，如未能及时归还或者损坏所借资料严重，本人愿意用押金抵偿。特此承诺。借阅人签名： 借 阅 时 间： 年 月 日合同管理部经