《文件编写标准》doc版.doc

人本集团上海轴承有限公司制定部门人本上轴发放号作业指导书文件编号 XS110-ZD-32-001版 次1.0标 题文件编写标准制定日期2009-09-08页 次1一、目的： 为规范本公司质量管理体系相关文件的格式，加强文件一致性、美观性，便于文件的使用和控管，将各类受控文件的编写方式与细节要求予以详细规定。 二、范围：1、本规定适用于质量管理体系各类文件，及公司内其它各类受控文件。2、一阶文件和二阶文件，必须严格遵照本规定编写。三阶文件格式不拘，可参照本标准编写。三、职责：1.上轴总经办：制定并修改文件编写标准。2.各区域公司总经办：提出对标准的修改意见或建议。四、工作程序：（受控文件的封面、修改发行记录与内页格式规定）。1、封面格式：参见本标准之附件一。（1）本公司名称：任何受控管文件皆须于封面上标注“公司名称”（公司名称必须是全称）。（2）文件名称：编排的字体、位置，如附件所示。（3）文件编号：见（五、文件编号规定）。（4）制定部门：记载文件制定部门。（5）总页数：为避免日后修订时，每改动一页须整本修订之问题；内文不注记“总页数”；封面处注记本文件“总页数”资料，便于控管。此方法提供一个可以弹性编排“页码”的功能，当修订将增加若干页数时，为免扩大变更范围，可允许原页码“n”后加延伸码“-n”(页“n-n”，表示“几之几”的形式)来表示。（6）审核签署：A、制定：由权责部门或主要起草制定人签名。B、审核：由该规章制度之指定人员，于审核确认后，签名。如需要时，可采用复式审核，由主要权责部门主管1人或多人正式签署之。C、核准：由该规章制度适合的主管签署，赋予该规章制度正式权威，赋予规范各相关部门遵照实施的权力。D、关于会签部门，因机动性大，在文件制定/修订/废止申请表记载。若该文件须由多个部门共同签署，则可视实际情况，扩大“审核”栏目内的签署人员。封面签名只显示制定人签名 (文件主要起草人)审核（制定部门相关主管）核准（该文件适合之主管签署）。相关会签部门人员，于文件制定/修订/废止申请表记载。22、：见附件六（1）如附件格式所示，重要的栏目：A、序号B、修订日期C、页 次D、版 次E、修订说明：简要陈述本次修订的主旨，参见文件制定/修订/废止申请表F、备注：必须将的“单号”详实注记。（2）以上各个栏目的内容，必须在发行修订版文件时，由文管中心详实登录，连同新版文件一起发行。各区域总公司在发行修订版文件时，须到人本上轴文管中心详实登记，连同新版文件一起对人本上轴发行。具体见文管中心作业规定。（3）文件单页控管栏：记载本文件各页的页次及版次。A、页次，基本顺序编排。遇有删除1页时，可跳号不补，遇有增修加页时，可允许原页次码“n”后加延伸码“-n”(页“n-n”的形式)来表示。B、页次栏目只编排至正式文件内容最后一页。属本文件但非正文(如：附表、附图、附件等),不计入顺序编码，以“附表一”、“附图一”等形式记录。C、若所附表单属小型表格形式，允许一张A4规格的附表页内并贴数张表单格式。D、文件正文页数及附表、附件、附图页数，全计入“总页数”内（但封面和修订履历页不计入总页数内），以确保对完整的文件内容的控管，防止脱页问题发生，同时可使文件修订工作不致造成太大的浪费(改1页换整本)，以鼓励文件作经常修订。E、版本及版次：a、文件版本：试运行版本为0码，正式文件版本为1码（从数字1开始）“1” 表示发行第一版。版本变更即第1版升级为2版，以此类推。b、文件版次：本栏目内的版次，是对该页次的版本的宣告。版次码在第2码，第一码为文件版本码，第二码为该页文件的版次码(从数字0开始)，中间以“.”区隔，记录于每页文件内。格式示例：1.0，即表示该页文件为第一版文件的第0次修改。文件版次修订时须对文件页内版次作修改。格式示例1.1，即表示该页文件为第一版文件的第1次修改。c、文件修改时，究竟是版本的变更或只是版次的修订，由申请人视修订的幅度和修订内容决定。凡属细节修订，无关该文件结构者，视为版次修订，凡修订为更改该文件结构者，则视之为版本变更。当历经9次版次变更后，亦自动视为版本变更。33、内页格式：（1）关键要素有：A、公司名称。B、文件名称。C、文件编号。D、制定部门。E、该页版次。F、修订日期。G、页次。（2）上述各要素的主要功能，是为了确保文件发生散落时，任何一页文件上所具备的讯息，可以非常明确的追溯回原文件的正确编排序列，便于文件的清理和重新整理。（3）内页框格，内页格式字体文本编排参见附件二（文件内页格式）五、文件、表单编号规定：1、本公司文件采5段式， 22码方式编订： 企业码 公司码 部门码 文件性质码 类别码 流水号（1）21码编码格式示例：Q/C&U XS 口口(nnn) - 口口 - 口口 - 口口口 12345 6 78 91011 12 1314 15 1617 18 192021（2）第1,2，3，4，5码：为企业代码，不在公司文件编号中体现。（3） 第7，8码为公司码。第9，10，11为部门码。参见部门代码一览表。（4） 13，14为文件性质码。用两位大写英文字母表示，表示该文件的“性质、属性”。参见文件性质一览表。（5） 第6, 12，15，18码为分格码，第6，9码用“ ”空格，13，16，19以“”符号隔开长串数字。（6） 16，17为类别码，用两位阿拉伯数字表示，区分文件的不同类别，详细见文件类别代码一栏表。（7） 第19,20,21码为流水号，用三位阿拉伯数字表示，须确保每份文件在本公司范围内有唯一的编号。（8） 表单编号位于表单的右下角，用F+部门码+流水号表示。F为表单的英文字母首字缩写，流水号为三位阿拉伯数字。4（9） 表单的单号：年（四位阿拉伯数字）+月（二位阿拉伯数字）+日（二位阿拉伯数字）+流水号（三位阿拉伯数字），须确保每份文件在本公司范围内有唯一的编号。六、一阶文件内容结构规定1、目的2、适用范围3、职责4、内容4、相关程序七、二阶文件内容结构规定1、目的2、范围3、职责4、依据5、名词定义6、流程图7、工作程序8、相关文件9、相关表单八、三阶文件内容结构规定1、三阶文件格式不予限制，但须将必要的文件控管要素，编排齐全。九、若各部门制定的口口口口作业细则的内容，与二阶文件类似者，可使用二阶文件同样的套框格式，其内容格式无硬性规定，可参照二阶文件的内容结构规定。十、文件内容编写1、文件内页内容编写标准，格式参见附件三（文件内页格式）。（1）条文编列A、第一级别：一、二。B、第二级别：1、2、。C、条文细分为【项】、【款】、【目】，分别冠以下列字样：a、【项】冠以（1）、（2）、（3）字样。b、【款】冠以A、B、C字样。5c、【目】冠以a、b、c字样。（2）规章规格及编写方式。A、规章一律以A4之规格编印，条文均为由左至右横写。规章条文以双面印刷，两孔装订。直式横写者装订于左边，横式横写者装订于上方。2、表单制作标准（1）公司名称表单须打印公司名称(公司名称必须是全称)。【公司名称】应标示于表单正上方。（2）表单名称表单名称须确能简要表达该表单之功能，应标示于表单正上方，其位置应在【公司名称】之下。（3）表单的页面设置A、横向表单横向表单页面设置为上1.7cm，下1.5cm，左2.3cm，右1.7cm。B、纵向表单纵向表单页面设置为上2.3cm，下1.7cm，左1.7cm，右1.5cm。（4）实际表单制作须按表单适用性、特性，情况来调整设定。表单内页格式字体字型文件要素参附件三、附件四。3、文件夹标笺制作标准： （1）文件夹（或资料夹）标笺，内容主题须简单明示，大致810字。工程案件文件资料，皆须有工程编号表示，便于管理查询。（2）标笺统一套表格式见附件五（注：附件五标笺为标准6字格式，实际制作标笺时可依字数增减适当调整字体大小）。（3）同一