超市资料之02E网办公管理规定（暂行.doc

E网办公管理规定（暂行）一、“账号”管理 E网“账号”及“账号”责任人“账号”可分为“个人账号”和“公用账号”。“个人账号”的责任人为使用该“账号”的员工本人；“公用账号”在申请时应明确指定“账号”责任人，未指定的情况下申请人即为该“账号”的“账号”责任人。 “账号”申请条件 公司在岗员工根据工作需要，可申请“账号”。 公司总部二级中心经理以上人员、各区域管理中心二级室经理以上人员、各门店店长及根据工作性质和工作范围确需使用E网“账号”人员，可申请“个人账号”。公司各部门、各区域管理中心、各门店根据实际工作情况可申请一个“公用账号”。 MSN服务、WWW浏览服务、VPN服务确因工作需要开通的，根据工作性质和工作范围由申请部门列明。 “账号”申请流程 申请人需提供包括姓名及拼音、岗位名称、员工编号的书面申请，由所在单位公文流转办理。流程为：部门申请(所在部门和区域审批)综合管理部总经理。公文结束分发公司网络秘书办理，由海航航空信息系统有限公司配置。 “账号”申请一经批准，申请人将得到唯一的用户名和初始化密码。 为了加强E网“账号”管理，保证集团E网信息安全，公司综合管理部不受理以电话或邮件方式提出的“账号”申请。 “账号”使用及安全管理 公司综合管理部为E网管理责任部门，信息中心为技术支持部门。 为了确保集团E网信息安全，所有用户应妥善保管自己的各种“账号”口令。 各用户负责管理与维护“账号”并承担相关责任。“个人账号”仅限于本人使用，禁止使用他人“账号”。“公用账号”由“账号”责任人、申请人及所属部门领导共同承担全部安全责任。 “账号”口令的设定需满足以下要求：口令长度不少于6个字符，建议使用包含字母、数字、标点符号等不同字符（大小写混合）的口令信息。 用户初次使用“账号”登录集团E网必须立刻更改密码，禁止使用初始口令。 集团E网的强制修改口令周期为三个月，为确保“账号”的安全，用户必须按期进行口令更改，且最近三次设置的“账号”口令不应相同。用户不得随意要求初始化“账号”密码，凡是在一个月内忘记密码达二次（含）以上或一年内忘记密码六次（含）以上，将公布于网上给予通报批评的处分。在忘记密码需更改时，必须由申请人所在部门兼职文秘提供申请人的“账号”、姓名，发邮件给公司网络文秘邮箱，由网络文秘通过邮件通知集团信息公司“IT服务”处理，完成“账号”口令初始化。网络文秘将新密码以邮件方式回复申请人所在部门兼职文秘，由部门兼职文秘通知申请人。 “账号”变更 因个人工作调动需对“账号”所属部门进行调整的，由综合管理部人力资源中心负责办理更改信息。 因机构变动等原因引起大批人员“账号”所属部门进行调整的，由综合管理部人力资源中心根据公司下发的部门变更和人员编制文件，负责更改相关人员的“账号”信息。 个人职务或岗位变更要求更改E网“账号”中职务或岗位信息的，由公司综合管理部人力资源中心根据公司下发的相关文件，负责办理更改“账号”信息。 “账号”取消 公司拥有E网“账号”员工离职须办理“账号”核销手续，防止离职人员利用其泄漏集团信息或破坏集团E网。 对于没有办理“账号”核销手续的已离职人员，原部门须及时代办“账号”核销手续，否则由此造成的一切后果，由原部门负全部责任。 对于因工作变动不需使用E网的人员，所在部门应及时提出申请撤销E网“账号”。否则，公司综合管理部有权终止使用或撤销“账号”。 二、公文管理 呈报类型：凡可使用公文流转系统中的各种呈报格式（呈批单、发文稿纸、合同协议，各类专业表格、单据等）呈报的公文，原则上必须通过公文流转系统呈报，并可借用扫描仪等设备实现相关纸质公文的电子化在网上流转。 请示类公文选择“呈批单”形式报批。 需要发文类的公文选择“发文稿纸”形式报批。 合同、协议类公文选择“合同审批单”形式报批。 呈报程序 各单位呈报的请示报告类文件，由呈报人报本单位领导签署意见后，由本单位领导按照工作审批流程“点对点”直接提交公文给下一审批环节的签批人。其中，公司领导之间公文中转由公司网络文秘负责提交。文件审批完后将转至网络文秘处，并由网络文秘对文件进行结束。文件审批结束后，由网络文秘将公文分发给公司领导，由呈报人根据工作需要分发给其他有关人员。 涉及两个（含）以上平行职能单位或部门的公文（费用报销类公文除外）必须通过公文流转系统发起会签进行审批。 公文审批时限 公文报批界定缓急类型时要以“三个是否”为标准，对于已经确定为特急件或急件的公文，呈报人需在呈报请示内容中说明属于特急件或急件的理由。特急件4个工作日内审批；急件6个工作日内审批；平件8个工作日内审批。（注：公司经营班子成员每位领导视为1个单独的审批环节，部门整体视为1个审批环节）。 公文呈报人为公文的第一催办人，须随时跟踪公文审批情况，并以邮件、短信、电话等方式提醒审批者及时审批。各单位兼职文秘有责任跟踪本单位审批的公文，并提醒相关领导及职能部门及时审批。 因客观条件无法按时完成审批的公文，审批者可选择“延时审批”功能，输入延时审批的理由（后续审批节点均可查看），并选择延时审批的最后时限。具体为：特急件、急件在原基础上可最多延后1个工作日；平件可最多延后2个工作日。个审批环节只能选择次“延时审批”，选择的延时时限仅适用于当前公文审批部门整体或经营班子成员每位领导，不涉及后续审批环节。 注意事项 公文呈报时应准确选择公文呈报类型，并按要求规范填写相关要点，逐级呈报，特殊情况可直接上报上级单位、间接上级领导，从而减少审批环节。 密级类公文在公文流转系统中原则上要求“点对点”提交。公文审批完毕后，由公司网络文秘结束,由呈报人根据工作需要将公文分发给相关人员阅知，严禁分发给无关人员。绝密类公文，一律以纸质形式呈报，不得在集团公文流转系统中呈报。 呈报人应按相关公文审批流程在公文呈报意见栏内标注清楚公文的呈报路径。如公文审批过程中各归口管理部门发现公文呈报人所注呈报路径有误，需另行加注准确的呈报路径。 除公司经营班子成员外，其他人员要“点对点”直接提交公文，严禁通过网络文秘中转；公文在同一部门内部的审批意见不得超过2条；部门内部禁止会签意见；需要沟通协商的内容应提前通过会议、邮件、电话等方式进行沟通，禁止在公文流转系统中进行对答式审批或反复退改公文。 文件在签批人签批意见过程中有多个“呈报件”时，应查阅最上端签批人提交的“呈报件”。 每个人签批公文意见时一定要明确处理意见，不得含糊其词，注意用词准确，不出现文字、数据等错误。 各单位兼职文秘收到分发的文件时，可视情况将此文件做二次分发。 签批文件时一定要仔细查阅公文呈批过程中的其他签批意见。 各类预算及合同协议类公文，通过公文流转系统审批结束后，各单位兼职文秘必须第一时间将文件分发给计划财务部兼职文秘及公司法务人员，同时分发至相关部门兼职文秘。三、信息管理 收文外来文件主要有外来通知、批复、复函类文件、通报类文件、重要法律文件和证书类文件。 “集团动态”栏目内发布的各类公司文件，由各单位兼职文秘通过电话或邮件的方式提醒领导及时批示布置；公司各单位应按照职责分工自觉安排具体工作，并将执行情况上报主管领导；公司综合管理部负责检查执行情况。 公司各单位收到海航集团和海航集团成员公司通过邮件或公文流转系统发送的各类文件后，应报送至公司网络文秘处，由网络文秘按照领导职责分工报呈公司主管领导审批。 对外来审批结束的公文，相关部门和个人要及时送达相关责任人，并由网络文秘分发给公司相关领导；文件接收人为负责落实文件布置工作的责任人。重要文件传阅结束后，由公司综合管理部负责存档。 发文 发文种类：凡需公司各单位遵守或周知的通知、决定、任命、通报、会议纪要、工作简报、情况通报、学习与研究、股东会决议、董事会决议等文件可在“通告栏”和“公司文件”栏目内发布。各种函件、请示、报告不上网发布；公司密级文件不上网发布。 发文管理 所有制度性文件必须按照公文审批管理规程完成审批程序之后，由公司网络文秘负责上网发布，由相关部门检查督办。 工作简报和情况通报必须经部门领导批准，综合管理部行政事务中心审核，并根据情况报送公司主管领导批准后，由网络文秘负责上网发布，由相关部门检查督办。 文件拟稿人在呈报意见中必须明确文件的拟定发布范围和审批路径；若该文除普发范围之外还需抄送、抄报其他相关单位或领导，则应在“发文稿纸”及文件版记内注明。 四、邮箱管理 用户应对使用电子邮箱中的所有活动和事件承担全部责任。员工个人电子邮箱仅限于本人使用，公共电子邮箱的使用仅限于申请邮箱时指定的业务工作。电子邮箱口令由使用者设定，并负责管理，用户对“账号”和密码安全负全部责任。 禁止利用E网邮箱在集团邮件系统中发送大量的未经确认的信息或广告信息，一经发现将严肃处理。 凡是需使用E网邮箱向海航集团或海航集团相关部室，报送公司文件资料，需先经公司分管领导审核，再由总裁或董事长审批后方可上报，E网邮箱使用者对邮箱中的所有活动和事件负全部责任。 利用E网的邮件系统向境内外传输技术性资料时必须符合国家的法律、法规和公司规章制度；严禁利用E网的邮件系统传输任何违法违纪、有教唆性和对他人人身有攻击性的资料。 不得恶意发送大量垃圾邮件干扰或扰乱E网的邮件系统和网络服务。 用户不得使用可执行文件（如：.exe）当作邮件附件；用户在接收邮件时应特别注意陌生发件人以及带有“.exe、.vbs、.doc、.ppt”等附件的邮件，需确认后再阅读邮件内容，以防止一些通过电子邮件附件携带的黑客和病毒程序进入用户的计算机，攻击网络和窃取资料，危害员工计算机及集团网络的安全。 为了避免集团邮件系统堵塞，E网用户应对邮箱及时进行清理，不得发送超过6M的超大邮件，对于超标的邮箱、邮件，服务器将自动进行禁用与过滤。 五、其它管理要求 E网办公人员每人每天必须对“集团动态”栏目内的文件、“通告栏”本公司信息和邮