南中盛药业有限公司业务流程再造暂行规定.docx

南中盛药业有限公司业务流程再造暂行规定目录一、营销部门的岗位职责概述岗位职责：1.区域分管经理2.销售经理3.业务员4.采购经理5.采购经理助理6.采购内勤7.GSP管理员8.商务主任9.开票员10.接待员11.收款员岗位组织结构图二、销售分公司销售基本流程1.特药流程图2.流程说明三、采购中心基本购进流程1.流程图2.流程说明四、开户基本流程1.流程图2.流程说明五、缺货信息传递流程1.流程图2.流程说明3.配套单据六、首营品种、首营企业审批流程1.流程图2.流程说明七、现款散户上门结算流程1.流程图2.流程说明八、销后退货流程1.流程图2.流程说明3.配套单据九、调整发票流程1.流程图2.流程说明十、急送品种补办手续流程1.流程图2.流程说明一、营销部门的岗位职责概述营销部门共分为采购中心、分区域销售分公司、客户服务部、招商招标中心四个部门。由公司分管领导负责。其中采购中心设采购经理、采购助理、内勤、外勤四个岗位，销售分公司设销售经理、业务员、内勤三个岗位；客户服务部设经理、开票员、资信管理员三个岗位。岗位职责：1.区域分管经理：a.根据公司长期发展规划制订年度区域销售计划和网络建设目标；b.控制本区域内应收帐款，调整应收货款的比例；c.不定期拜访医院，维护好客户关系；d.协助采购中心，完成总代理品种目标医院的销售。2.区域销售经理：a.了解、掌握市场动态和市场变化信息，积极配合省级医疗单位的药品招标采购；b.监控本区域销售额、销售品种、资金回笼、销售利润等经营指标完成进度，并以此对业务员进行考核；c.重点客户的公共关系维护及集团内部的协调、沟通；d.集团有关规章制度的贯彻、落实；e.管理好业务员的销售台帐，并以此指导业务员调整好品种结构；f.追踪业务员销售品种效期管理，对异常销售品种进行监控，做好本区域内药品退回管理工作；g.监控本区域内资信管理工作的落实情况，筛选业务员的客户计划单，重点催收回款周期长，资信差的客户；h.汇总本区域分客户的销售台帐，发现异常，配合财务部门加强对帐工作。3.业务员：a.负责应收帐款的回笼；b.做好客户的售前、售中、售后服务；c.签定销售计划、做好销售台帐；d.核对销售计划单，查询库存，开票；e.了解、反馈市场信息，维护公司统一形象；f.核对销售扣率或实价，杜绝低毛利品种的销售；g.提供的让利清单登记填写明细台帐，并做好财务有关报批手续；h.每月核对客户的入库单位是否同销售发票一致，核对客户应付帐款是否同公司应收帐款一致，异常情况上报经理，配合财务人员对帐；i .每年、月做 好销售、回笼情况的进展情况；j .其他日常工作。4.采购经理：a.制订年度、季度、月度采购计划；在满足经营需要的同时合是分类，并按到货时间安排品种结构、库存结构，按药品性属性，做好季节性用药，突发性用药，储备药品的采购工作；b.制订季度、月度应付帐款还款计划；c.负责退回、退厂品种，报损报溢品种的业务审核、报批手续；d.采购合同的签定、执行；e.临时补货计划的指导，并每年或月筛选补货品种形成工业直销品种，降低采购成本；f.监控总代理品种的销售进展和销售价格，催收总代理品种的让利落实；g.公司独家代理、冷僻稀、特、专品种或供应商特殊要求，视市场状况确定价格，确保差异化品种赢利能力；h.参与每季、年度的盘存工作应有市场状况分析，及时处理呆滞货物，尽力避免不应有的损失。5.采购内勤：a.采购合同的整理、归档；b.追踪合同的履行状况，选择最佳经济运输方式和路线；c.产品入库单据的填报、确认、核对及税票的签收、登记；d.对公司代理和经销品种让利情况上报有关部方步，并催促财务部门按时付款；e.每年或季对采购厂商的综合收益，给采购经理和公司领导提供决策依据；f.确定每个品种最低库存，保证医疗单位的供应，确保公司效益最大化；g.其他日常接待工作。6.GSP管理员：a.首营企业、首营品种资料的审核、登记、上报；b.客户档案的收集、整理、归档；c.新品种编码的设定、添加；d.协助采购内勤做好其他日常工作；7.客户服务部经理：a.根据财务制度的客户信用额度，确定开票限额、库存品种的分配；b.库存信息的反馈、上报；c.退回、退厂品种，报损报溢品种有关报表的填报；d.主持客户服务部的日常工作；e.对限额开票的客户，合理核放信用额度，调整好销售结构和毛利，限制差异化品种销售；f.对上、下游客户进行逐一分析，为采购、销售部门提供依据；g.建立缺货数据库的管理，为采购中心增加品种，做好前期市场预测。8.开票员：a.核对销售计划单，查询库存、开票；b.确认数量、金额、回款方式、送达方式；c.制作相关报表；d.分发发票；e.负责接待上门客户、退货单、换发票的处理；f.制作报表。9.收款员：a.数量、金额、回款方式的复核、确认、收款；b.发票盖章。岗位组织结构经营层仓储中心质量部客户服务部财务部销售分公司审计法规部采购中心办公室调拨分公司器化玻分公司市内销售一部市内销售二部市内销售三部市外销售一部市外销售二部市外销售三部麻精部原料部二、销售分公司销售基本流程客户业务员客户服务部采购中心收款员仓储中心要货新建要货计划核对回单客户签字接受要货计划完成注明：是否急送，货票同行客户确认库存满足？信用审核是否通过？检查是否新客户转新客户流程是业务员台帐确认修改要货计划调货缺货登记通知采购中心到货合同确定计划量分类别同意查询库存情况拒绝开票限制信用额 度返回销售部 门信用审核否填写销售计划专人负责是否是否监控药品开发票反馈记录（在途，已发、到货、缺货）与供应商联系制订采购计划缺货记录生成发票生 成盖章、形成应收款或现款结算通知业务员开票员确认发票配 送完 成配送建立配送路线发货复核出库接受发货 单1.流程图 教学医疗机构商业戒毒等单位研究核对印鉴卡核对印鉴卡检查相关资质证明 审核通过？否拒绝开票是保存有关资质复印件或原件转入正常开票流程2.流程说明如流程图所示，首先客户（包括医疗机构、商业单位、客户等）向业务员提出要货申请（要货计划），由业务员审核是否为新客户，是否为特珠监控品种，是否为直调品种，“是”进入相应业务流程；“不是”进入正常流程；进入信用审核程序后，业务员填写填写销售计划单（注明品种、规格、产地、价格），通过信用审核的（现金客户除外），是否中标品种，“是”按中标品种价格供应，“不是”同客户确认开票价格。查询库存情况，满足或部分满足，经业务员、部门经理确认，生成最终销售计划，同时填写回款、送货方式（如是否急送、自提、是否票货同行等）；未通过信用审核的拒绝开票。如库存不满足，与客户再次确认后进入缺货流程，采购中心及时补货情况反馈业务员，毛利高于平均水平，满足供应；毛利低于平均水平，限量供应；毛利低于3%，不供应或最小量供应。开票员根据销售计划开出发票，经业务员签字确认后交收款员盖章，形成正式发票，进行收款或产生应收款（对信用客户）。如为商业调拨，根据客户要求开具增值税票。仓储中心接受出库单，安排发货，复核、出库，根据客户或路线要求进行配送，并将有关进度信息反馈给业务员。如为厂商直调品种的销售计划在货到客户后，销售人员将药品有关信息及回单通知采购中心，质量部门经有关人员确认后进入出库、复核流程。客户收到回单经客户签字后效财务入帐。对于现款客户，由开票员进行资质审核，查询库存，满足后开票，不满足则告之客户，对于业务员分管的现款客户，业务员个人签欠款单或现金垫付，月底结清，不结清，反馈财务部门扣发工资或奖金，业绩考核进入相应业务员名下。三、采购中心基本购进流程1.流程图客户销售分公司采购中心供应商仓储、质量接受满足？要货通 知业务员满足转入正常开票流 程生成缺货记录常规品种库存下 限反馈形成应付款核对增值税票是核对合同？通过制定采购计划签订合同通过特殊药品首营品种企业相应流 程拒绝采 购未通过？资质审核？联 系供应商销售、推广品种供应商确 认否修改或重新签合同或退 货来货入库验收备查质量数量报验2.流程说明采购中心根据常规品种库存下限、月采购计划、临时性补货、供应商主动铺货三种情况购进品种，首先对供应商资质进行日常性审核，是首营企业、首营品种、特殊药品的转入相应流程，其他则制订采购计划、签定购销合同并通知仓储中心、质量部待来货备查。到货后首先经仓储中心、质量部门报验数量、质量、供应单位并将有关信息通知采购中心，核对合同无误同意入库并通知销售分公司及客户，开具税票形成应付款；与原合同有误，通知供应商重新签订合同或退货。四、开户基本流程1.流程图客户销售分公司质量部分管经理GSP管理员客户确认拒绝开户开户审请并提供相关资质证明复印件拒绝开户业务员接受否拒绝开户是否销售经理审核填写开户申请表业务员确认信用额度初审开户资料是资质审核审批确认是添加新户头输入编码资料存档客户电脑资料包括证照有效期、信用额度及变更情况跟踪等2.流程说明在日常经营过程中，如果客户为新客户，则必须经过形户审批流程。客户提出开户申请时必须提供有关资质证明复印件并加盖本单位公章。A、经营企业，须提供营业执照、许可证、税务登记证、法人代码证；B、医疗机构，须提供医疗机构执业许可证（盈利性医疗机构还须提供营业执照），C、购买特殊药品还须相关资质证明。业务员或接待员对资质进行初审并确定信用额度后填写开心服申请表报销售分公司经理、分管经理审批，通过交GSP管理员在电脑中添加新户头编码将有关资料存档备查，然后根据情况将户头划区域内具体业务员名下。同时联系人需提供身份证复印件经业务员签字确认后存档备查。注：客户资料尤其证照有效期内应在电脑中提示，以便开票员给予提前通知。五、缺货信息传递流程1.流程图客户业务员开票员采购中心客 户品种需求信息反馈反馈业务员反馈品种需求查询库存、缺货预计到货时间是否途中是查询采购合同到货情况否判断是否新品种补货计划2.流程说明：a.属于在经营品种缺货时，业务员新建计划单时查询库存，若发现缺货则生成缺货需求至采购中心；b.属于首营品种或首营企业销售品种缺货时，业务员发送采购需求（注明：品名、规格、生产厂家、价格、供应商等）至采购中心。采购中心及时采购情况反馈给开票员、业务员，由业务员反馈给客户。对个别急需、急救品种，经采购中心经理同意，可由销售分公司业务员临时采购，采购到货后采购助理将相关产品信息（内容包括供货单位、品名、规格、产地、批号、有效期、数量、注册商标等）报开票中心登记后，进入正常采购程序。对产品信息填写不全者，禁止入库、开票。采购中心将临时补货表形成补货计划，筛选商业供应商比价采购，或将每月、季补货量汇总比价采购，补货品种金额5000.00元/月，要形成常规采购计划，商业公司补货困难，形成数据库，每季由采购中心联系货源。 六、首营品种、首营企业审批流程1.流程图供应商GSP管理员审计法规部质量部营销总监接受准备供货拒绝或补货资料填写首营品种、企业申请表销售、供应申请资料存档添加信息输入码否是否资料齐全？收集、整理资料首营品种：生产厂家证照、GMP证书、产品、物价批文、质量标准、药检报告、（进口药检、注册证）等首营企业：企业证照GSPGMP证书，质量保证体系调查表等通过？价格审核GSP审核否是审批否是首次经营品种或首次供货企业必须通过首营品种、首营企业审批流程，否则不得签定采购合同。首营企业不需经过物价部门审批。该流程正常情况应在3个工作日内完成。另外，电脑应增加新品种提示功能，以便新品种的销售、推广。七、现款散户上门结算流程1.流程图客户业务员开票员采购中心接受发票货物要货客户确认填写要货 单开发票修改询价单新建销售清单是专人负责是否特殊药品？否是转新客户流程是否新客户出库单发票完成收款盖章生成正式发票接受发票出库单发货、复核、出库2.流程说明：对现款客户无须进行信用审核，由客户服务部开票员进行资质审核，开票员查询库存，满足后开票，不满足则告之客户。出库以自提为主。对于业务员分管的现款客户，业绩考核应划入相应业务员名下。八、销后退货流程1.流程图客户业务员销售经理采购中心经理仓储中心质量部拒绝退货提出退货确认是否符合退货条件？填写销后退回通知单是否是审批签字生成考核记录接受确认是批准审批签字退货通知单包括品名、规格、批号、数量、产地等入不合格品区重新入库或退厂入退货待验区登 记否是质量验收2.流程说明：一些情况下客户会提出退货申请，业务员在接到客户的退货要求后，首先要确认是否符合退货条件（药品的批号、规格、产地、数量等），填写销后退回通知单（信用客户须注明发票号码、销售时间；现款客户须附原发票），报销售分公司经理、采购中心经理审批、提出处理意见后进入退货入库流程，最后由开票员冲红字或发票作废报财务入帐。货到客户后，客户当场拒绝收货，方可做为发票作废处理，提货单抽回时间不得超过四单收回后1个工作日，否则按退货情况处理。审批未通过的，由业务员通知客户拒绝退货。冷藏药品原则上不允许退货。业务员台帐应有效期跟踪，对三个月内滞销品种，提醒客户即时退货，避免公司因退货造成损失。送货员原则上不得接受客户的退货，必须经业务员确认后，方可带回，在仓储中心登记后，暂存放在退货区并按分公司放置。并由仓储中心及时通知销售分公司，相关销售分公司应在3个工作日内办理完毕正常退货程序。对未经仓储中心登记或业务员超过期限不处理的，除按有关规定进行处罚外。保管员办理退货入库时，应有专人负责处理，应核对销后退回通知单和退货凭证并应有包括质量部在内的相关人员签字，采购中心应在效期内协商供应商妥善处理。3.配套单据：销后退回通知单（注：业务员在填写销