对秘书工作的新要求

1 / 5 对秘书工作的新要求 秘书是个古老的职业，又是一个现代的职业。在信息飞速发展的二十一世纪，互联网得到了普及，科学技术发展一日千里，市场经济深入人心，社会发展日新月异，新事物新情况不断出现，整个社会变换无穷，多姿多彩，秘书作为领导的信息处理者、决策的辅助者、关系的协调者，面临着越来越任务越来越繁重，出现了一些新的特点。 一、秘书的地位和作用在社会生活和经济发展中的愈来愈强化。随着社会主义市场经济的发展，无论是作为社会宏观调控的政府部门，还是作为市场主体的企业，其面临的环境愈来愈复杂，行政机 关领导和企业领导的面临工作也越来越棘手。这种状况给领导的决策、协调、管理带来更大的难度，也给秘书工作带来更繁重的任务。改革开放的深入发展，在某些领域某些地区，由于各个阶层各个群体对利益有着不同的诉求，导致诸多的矛盾，个别时期甚至可能出现矛盾激化的现象，给秘书工作的调查研究和辅助决策提出了更高的要求。比如当前，伴随着经济的发展，农村和乡镇工业化、城市化的步伐加强，经济社会的发展客观上需要整合土地、矿产等资源，促进社会和谐发展；但在征地拆迁过程中，群众对赖以生存的土地也有着较深的感情和利益的诉求，处理不好群众利 益和社会发展的关系、处理不好人民群众的眼前利益和社会协调发展的长远利益就会激发矛盾，甚至会导致2 / 5 严重的群体事件，影响社会的稳定，近期媒体不断报道因整地拆迁导致的不良事件，成都、上海出现过被拆迁户居民拿汽油瓶自杀的事件。这只是其中的一类矛盾，诸多的矛盾使秘书工作面临更大的挑战，秘书在社会政治经济生活的作用也越来越大；领导也越来越需要综合素质高、处理突发事件能力强的秘书参谋班子。 二、社会信息化给秘书工作带来更大的压力。随着信息技术的大发展，尤其的互联网的普及，整个世界真正变成了“ 地球村 ” ，一分钟前在南 方发生的一个紧急事件，一分钟后北方的决策机关就知道了，就需要秘书部门快速整理信息、快速研究、快速制定决策方案。社会面对越来越多的不可预测的因素，将面临越来越多的突发事件；越来越快速发展的信息技术，也会将大量的信息、大量的工作随时摆在秘书部门的工作案头，供秘书部门分析、整理。据媒体报道，国务院办公厅秘书部门平均每天要要接收公务文件几百种，再加上电话、传真、电子邮件与组织会议、撰写文稿、协调关系等等各项工作，任务之繁重，工作之紧张，压力之大是可以想象的。 这也客观上造成了多数秘书部门工作繁忙，工作不分 地点，或者在家里加班，或者人在家里休息，脑子却思考着工作的事情；时间不分上下班，天天加班加点是正常，工作时间超过 8 小时是正常；节假日不休或者少休息是正常。很多3 / 5 秘书由于工作紧张，连集体学习、专门培训的机会都没有。 三、处理复杂多变的社会关系给秘书带来更大的压力。很多有秘书工作经验的人都感慨，认为秘书如果单纯地处理信息、撰写文稿、组织会议，这些工作量虽然大，但还都能较好应付，而让人最头疼是协调沟通，处理关系。作为秘书对上，需要处理好和领导的关系，既要尊重领导的意见和建议，又要使领导的决策更加接近客观事 实；既要维护领导的威信和决策层的形象，又要让群众满意，而领导各有各的性格特点，有时真有点众口难调的味道，给秘书的活动带来更多的压力；对下，要向基层或者群众做好思想工作，既要维护群众的切身利益，又要维护集体和国家的利益；既要适当照顾眼前的短期利益，又要从长计议，维护社会发展或者企业发展的长期利益；既要让群众满意，又要让领导认可；而基层群众的情况往往较为复杂，有些事情公说公有理，婆说婆有理，矛盾重重，各种利益相互交叉 ，千丝万缕，给秘书的协调和沟通带来很大麻烦；作为秘书，为很好的解决一件事情，还要与本单位或者外部单位的部门进行协调，比如房地产开发公司的秘书辅助领导做好决策后，还要跑国土、税务、建设局、工商局等等部门，每个批文都需要协调，工作难度相对较大，需要有较高的协商本领和沟通艺术。 四、秘书工作面临的诱惑和陷阱较多。秘书工作是服务领导、服务基层、服务群众的工作，其本身虽然没有决策权，4 / 5 但其总是在领导身边工作，有更多的机会参与决策，对决策层领导施加影响，所以成了一些想走捷径人拉拢腐蚀的对象。尤其是处在现在的社会 主义市场经济体制下，追逐利益的最大化成了各企业和各利益群体最大的目标；为了达到的目的、占有更多的公共资源，有些人不择手段进行不正当竞争，他们无法接近领导时，就会千方百计接近秘书，尽力想通过秘书的影响攫取更多的不正当利益，也使秘书面临更多类型的 “ 糖衣炮弹 ” 的袭击。腐蚀是一点一滴进行的，拉拢是一步一步开展的， “ 感情 ” 是一次一次接近慢慢培养的，昨天请你吃顿便饭，今天就要送件衣服，后天就要送你部汽车，大后天送你座豪宅； “ 与欲取之，必先予之 ” ，然后就要提条件提要求，开始向你索取了。金钱、美色、荣誉等等诸多诱惑，亲情、 爱情、友情等诸多名义，一不小心秘书就会踏入陷阱，成了不法分子利用的工具。 五、秘书工作成果的更加隐匿化。秘书属于服务性工作，其撰写文稿、管理文书、组织会议、操办事务、辅助决策都要围绕着领导的要求来做，都要幕后工作。这种性质决定了秘书活动的成果是不显露的，是隐匿性的，是包容在领导的活动成果之中的，体现在整个组织形象之中的。随着社会的发展，秘书工作的分工将越来越细，秘书活动成果也将越来越隐形化。写作秘书、文件管理秘书、调研辅助决策、会议秘书、信息接收秘书、协调秘书、督察、信访、接待、生活5 / 5 秘书、私人秘书 等，秘书的分工愈来愈细致，工作内容愈来愈广泛。秘书团队需要相互协作，围绕一个共同的目标，提高组织机构的办事效率，其成果才能整体凸显出来。联合国秘书处有秘书 7000 多人，来自 150 个国家，分工非常细，单个秘书的活动成果很难显现。 六、秘书女性化趋势明显。秘书是一项实务性工作，不是花瓶也不是点缀更不是社