采购业务制度设计.doc

采购业务管理制度设计一、东华理工大学（南昌校区）采购业务流程采购业务涉及的主要业务活动包括：请购商品或劳务、签订采购合同、商品验收、储存已验收商品、编制付款凭单、确认与记录负债、偿付款项、记录现金、银行存款支出。二、东华理工大学（南昌校区）采购业务内容（一）加强物资采购管理，保证质量、节约资金、减少成本。（二）在今后实施的工程项目、进行工程材料采购时，必须先行编报采购预算，完整填报所要采购管材、配件的型号和数量。（三）招投标中心应严格把关，督促部门编制完整、有效的采购预算，对无预算的采购不予批准；要严格按招投标法规定操作，凡达到招标要求的采购项目要公开实施招标，不得以任何理由实行其他方式采购；对达不到招投标和竞争性谈判规范要求的采购项目，必须予以取消；严禁规避招投标、高价中标和其他不合规采购行为严禁项目未经批准的自行高价采购行为。（四）建立良好的供应商管理体系，正确选择供应商：最合适的供应商应具备很多条件，但能提供合适的品质、充分的数量及准时交货，合理的价格以及热情的服务，应该是共同的要求。为了更好的选择供应商、选择合适的供应商，遵循以下的步骤，则能甄选到较合适的供应商： （1）成立评选小组：成立调查小组，对合格供应商各项资格或条件进行分析及审议。（2）决定评审的项目：不同的供应商的条件必定不同，因此，必须有客观的评分项目。成立的评选小组应对供应商以下各项进行评估：一般经营状况;制造能力;技术能力;管理能力之绩效;品质能力。 （3）设定评审项目之权数：针对每个评审项目，权衡彼此的重要性，分别给予不同分数。 （4）合格供应商分类分级：依据分数按各之专业程度予以分类，分级是将各采购的合格供应商按其能力划分等级。分类的目的避免供应商包办各种采购案件，预防外行人做内行事；分级的目的，防止供应商大小通吃，配合采购的需求，选择适当的供应商。三、东华理工大学（南昌校区）采购业务的细则第一部分：请购第一条 请购部门(一)资产管理部门(二)后勤管理部门第二条 请购单的开立、递送(一)请购经办人员应依存量管理基准、用料预算,库存情况开立请购单,并注明材料或设备的品名、规格、数量、需求日期及注意事项经主管审核后依请购核决权限呈核并编号,送采购部门。(二)需用日期相同且属同供应厂商供应的统购材料,请购部门应以请购单附表,一单多品方式,提出请购。(三)紧急请购时,由请购部门于“请购单”“说明栏”注明原因,并加盖“紧急采购”章,以急件卷宗递送。第三条请购核决权限(一)原材料,机器设备等请购金额预估在5万元以下,由财务处核决。(二)原材料,机器设备等请购金额预估在5万元以上,由校长室核决第四条请购案件的撤销(一)请购案件的撤销应立即由原请购部门通知采购部门停止采购,同时于“请购单”第一、二联加盖红色“撤销”的戳记及注明撤销原因。(二)采购部门办妥撤销后,依下列规定办理:1.采购部门于原请购单加盖“撤销”章后,送回原请购部门。2.原“请购单”已送物料管理部门待办收料时,采购部门应通知撤销,并由物料管理部门据以将原请购单退回原请购部门。3.原请购单未能撤销时,采购部门应通知原请购部门。第二部分：采购第六条采购部门由采购部门负责第七条询价、比价、议价(一)采购经办人员接获“请购单”后应依请购案件的缓急,并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料,除经核准得以电话询价之外,另需精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价。(二)若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者,采购经办人员应检附资料并于“请购单”上予以证明,经主管核发后,使用部门或请购部门签注意见后呈核。(三)对于厂商的报价资料经整理后,经办人员应深入分析后,以电话等联络方式向厂商议价。第八条呈核采购经办人员询价完成后,于“请购单”详填询价或议价结果及拟订“订购厂商”“交货期限”与“报价有效期限”经主管审核,并依请购核决权限呈核。第九条订购(一)采购经办人员接到经核决的“请购单”后应以“订购单”向厂商订购,并以电话或传真确定交货(到货)日期,同时要求供应商于“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方式”。(二)若属分批交货者,采购经办人员应于“请购单”上加盖“分批交货”章,以资识别。(三)采购经办人员使用暂借款采购时,应于“请购单”上加盖“暂借款采购”章,以资识别。第十条验收(一)材料或设备进厂后,收料人员必须依“采购单”的内容,并核对供应商送来的物料名称、规格、数量和送货单及发票并清查数量无误后,将到货日期及实收数量填记于“请购单”,办理收料。(二)如发觉所送来的材料与“采购单”上所核准的内容不符时,应即时通知采购处理,并通知主管,原则上非“采购单”上所核准的材料不予接受。第十一条退货对于检验不合格的材料退货时,应开立“材料交运单”并检附有关的“材料检验报告表”呈主管签认后,转采购部门处理办理退货。四、东华理工大学（南昌校区）采购管理制度设计第一章：总 则第一条 为了规范学校的采购行为，兼顾质量和成本，在保证学校教学任务正常完成和开发项目正常施工的前提下，提高材料质量，减少投资成本。提高对供应商的谈判能力，以获得较优性价比的采购物资。特制定本制度。 第二条 本制度中所称“学校”是指东华理工大学（南昌校区）。 第三条 本制度中材料领导小组是指在材料采购和招投标过程中实施工作指导和监督工作的管理机构。 第四条 本制度所称采购人员是指直接或间接参与采购工作的人员。 第五条 材料采购的具体流程和细则在材料采购实施细则中予以明确。 第六条 本制度由总则、采购组织机构、采购人员职责、工作原则、职业规范和罚则六部分组成。第二章：组织机构和职责 第七条 材料采购组织架构：学校材料采购领导小组、学校采购管理中心、专职采购人员。 第八条 学校审计处有权对学校采购及采购招标工作进行监督和指导。 第九条 学校材料采购领导小组职责： （1）对学校所有采购工作实施指导和管理； （2）依据材料采购管理中心提供的报告确定长期战略合作伙伴； （3）负责对学校的材料采购招标形式、招标主持人、正式投标人、招标文件的审批及中标人的确定； （4）对学校权的材料采购招标工作实施监督； （5）负责对采购管理中心提出的技术、经济、节能等方面的替换方案和建议做出评审和确定； （6）对采购管理中心上报的供应商及其产品分析、对比报告做出批复；（7）对采购人员的工作情况进行考核评定 （8）监督采购管理中心的运行方式、工作方法及相关文件下发；（9）其他必须由学校采购领导小组完成的工作。 第十条 材料采购涉及到招标时，招标主持人的职责参照工程项目招投标管理制度的规定。 第十一条 学校采购管理中心职责： (1)监督学校对采购管理制度及其实施办法的执行情况，并做出客观评价； (2)负责材料信息库的建立和维护，并依据学校提供的供应商年度评定结果，对库内供应商进行客观评价并按制度优胜劣汰； (3)负责对长期战略合作供应商的沟通、管理及供货质量、服务等实施监督； (4)对学校材料采购提供咨询和指导； (5)负责合同范本制定和招标文件的评审； (6)采购管理中心权限内的招标工作的实施及招标文件的制定； (7)对学校采购人员上报的有关材料文件做出批复； (8)物资材料市场行情和新型、节能、环保、高效材料的收集、了解、分析工作。 (9)对学校采购人员反应的情况和问题及时给予答复和解决，不能解决的应及时向主管领导汇报； (10)定期与各级采购人员做思想沟通，了解现场基本情况； (11)定期向主管领导汇报工作情况，以便于解决工作中存在的问题，提高工作效率； (12)完成上级领导交给的其它任务。 第十二条 学校采购人员职责： (1)采购管理制度的执行和实施； (2)配合学校采购管理中心信息库的建立； (3)根据工程进度和工程部材料使用计划书制定采购计划； (4)根据采购计划要求，提前做出材料请购单； (5)在材料采购招标主持人的指导下完成学校的采购招标文件的拟定； (6)负责甲供材料的现场验收； (7)负责认质认价材料的质量、数量、资质证明、价格等方面的核实和确认； (8)有责任对乙供材料是否符合质量要求和设计要求情况的监督； (9)在工作过程中发现对学校或工程质量不利的问题和情况（如材料质量不合格，施工单位不按操作规程安装材料等）及时向主管领导上报相关情况； (10)负责对供应商诚信度初步审核； (11)协助工程部、预算部进行材料询价工作； (12)拟定月采购计划，并上报公司采购管理中心； (13)完成上级领导交给的其它任务。第三章：工作准则 第十三条 在材料供应商纳入信息库前，采购人员必须对供应商进行综合考评，对其公司简介、生产能力、质量保证、付款要求、售后服务、产品特点等进行比较，并以报告形式上报学校材料（采购领导小组批准，方能入库）。 第十四条 采购方式主要以邀请招标、议标、寻价采购、直接签订合同（长期战略合作伙伴）四种采购方式；必要时可以采用公开招标形式。 第十五条 学校采购人员根据材料采购实施办法要求，必须提前做好采购计划和单项材料请购单。 第十六条 学校采购人员制定的单项材料请购单无论金额大小，经学校材料采购领导小组批复后必须提交学校采购管理中心。 第十七条 学校在选择供应商时，应在学校信息库中提取，但区域性较强的材料（设备）除外。 第十八条 采购人员在洽谈某项材料时，原则上供应商不得少于三家。如有必要，可以采用多轮洽商、多次谈判等方式进行，以便降低公司的投资成本。 第十九条 学校采购人员与供应商洽谈时，必须坚持“秉公办事，维护学校利益”的原则，并做好记录，以报告形式上报；报告中包括产品技术参数、质量、价格、特点及特性等进行比较（技术参数、价格、特点以表格形式体现）。 第二十条 报告得到批复后，依照学校领导批示意见，综合考虑“质量、价格、售后服务”等问题，确定供应商。 第二十一条 学校采购人员必须坚持“五不购”和“三比一算”的原则。包括学校的零星采购。其中“五不购”包括： 没有提供书面采购计划且未经材料设备采购领导小组批准不购； 材料、设备规格不符，质量不合格，价格不合理的不购； 无材质证明和产品合格证的不购； 凡考评不合格的产品不购； 现场、仓库能够代用的材料不购。 “三比一算”包括比质量、比价格、比售后服务、算成本。第二十二条 材料单宗采购总额预计在 10 万元以上（不含），原则上应以招投标形式来完成。 第二十三条 学校招标工作由各学校材料采购领导小组委派主持人完成；由学校材料采购领导小组和学校采购管理中心实施监督。 第二十四条 采购管理中心权限内的招标工作由学校材料采购领导小组委派专人主持，由学校材料采购领导小组和公司审计部实施监督。 第二十五条 在采购招标过程中必须坚持以下原则： 1、在材料招标过程中，应及时、准确、真实、完整地公开必要的信息资料。 2、在招投标采购活动中，具备招标文件要求的法人或组织均享有公平同等的机会参与投标竞争。 3、在招投标采购活动中，严禁任何投标方以非正常渠道获取特权，使其他投标人受到不公正的对待。 4、招投标采购过程中，招投标双方都应本着诚实守信的原则履行其应尽义务。 第二十六条 在采购过程中，违反以上操作规程，为供应商谋取利益的，一经查出，学校将依本制度严肃处理。 第二十七条 学校采购材料时必须签订订货合同，一式四份，供需双方各执两份，一份提交学校采购管理中心备案，一份留学校财务处保存。第四章：采购人员职业规范 第二十八条 采购是一项重要、系统、严肃的工作，各级管理人员和采购经办人必须具备高度的责任心和职业道德观念，时刻维护学校利益，为学校考虑。 第二十九条 采购人员代表学校形象，工作中应当有礼、有利、有节，不允许有傲慢的举止和不公平的对待。 第三十条 采购人员只有在有助于商业合作及协调工作的前提下，经领导同意后方可接受供应商的邀请，进行考察、参观等公开的活动。 第三十一条 采购人员只有经部门主管领导的认可后，方可接受供应商的宴请；在采购谈判过程中，无论任何原因，都不允许接受供应商直接或间接的带有娱乐性质的邀请。第五章：罚 则 第三十二条 采购人员有下列情形之一，给学校造成经济或名誉损失的。根据情节轻重，学校将分别给予相关责任人记过、免职、辞退等行政处罚及经济处罚；给学校造成重大损失的，将依法追究法律责任： (1)采购人员私自接收或向供应商索取财、物的。 (2)采购人员接收财、物后未主动上缴的。 (3)采购人员应严格遵守保密制度，杜绝任何有意或无意的泄密行为，以下行为均视为泄密：泄露其它供应商对同类产品