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秘书考试知识范文大全秘书必备篇一：搞好调研工作 搞好调查研究也是秘书工作的一项重要职责。秘书部门的调研工作不同于其他部门的调研工作，它是紧紧围绕领导决策的需要，根据领导的指示而调查研究。这种调查研究，既着眼于解决实际问题，又具有“短、平、快”的特点。具体说来，有以下内涵：一是调研选题要同领导决策需求相统一。秘书部门调研具有两个显著的特点：一个是服务于领导。调研成果一旦被领导所接受，就会直接进入决策层次，产生巨大的社会效益。另一个是服从于领导。调研活动要按照领导意图来进行，调研成果也要以能否对领导决策和指导工作产生影响为取舍标准。从这两个特点来看，秘书调研工作的根本目的，就是为领导工作服务。这要求秘书部门必须把领导工作需要作为调研选题的方向。二是调研内容要同客观实际情况相统一。秘书调研的内容必须来自客观实际，正确反映客观实际，有一说一，有二说二，不允许弄虚作假，胡编乱造。这就要求秘书部门在调研工作中必须坚持实事求是的原则和态度。三是调研成果同解决实际问题相统一。秘书的调查研究实质上是政策研究，不仅政策性强，实用性也强。因此，秘书调研必须紧紧围绕政策的制定和贯彻来进行。这就要求秘书部门和秘书工作者在调研工作中，必须从政治和政策上考虑问题，从解决实际问题出发，为领导决策和管理工作提出有价值的建议。篇二：环境布置案例客舱服务部的办公室我很喜欢参观各个航空公司的客舱服务部，这里是空中服务的管理部门，很多领导和工作人员都是从空中乘务员这个岗位成长起来的，他们大多是一些心思细腻的人。办公桌上最常见的物品是飞机模型，各种型号的都有;一些桌上放着从国外飞行带回来的新颖的办公用品，如胶水、笔、便笺等，似乎花自己的腰包买一些办公用品也没有关系，最重要的是工作时开心;偶尔在桌子的搁板上能够看到他们的飞行照片，因为大多数人仍在从事飞行工作，即使进入机关承担乘务管理，也不会完全脱离飞行，只有时刻了解当前的旅客需求、航线特点、服务现状，才能够实施有效的管理。如果一进门看到衣架上挂着飞行的制服，下面放着飞行箱也不要奇怪，一定是有人刚下飞机又赶来上班。尽管每个办公室的物品都很多，但却不会给人以凌乱污浊之感，这完全得益于他们对物品有效的归纳和整理，当然最重要的是营造出来的氛围。讨论：好的办公环境应该具有哪些要素?好的办公环境会使人有工作的欲望，客户也愿意拜访和交流。每一个身在职场的人，为了自己、为了同事、为了客户，有责任和义务创造一个舒适的办公环境。(1) 要尊重办公室的私人空间。尽管一个办公室里可能有两个以上的人在一起办公，但并不意味着办公室所有的地方都是两个人共有的，如办公桌、椅子、计算机等，就不能随意地使用。办公室里的私人空间是十分有限、十分宝贵的，互相尊重就显得尤为重要。当进入他人办公室之前，应敲门询问可否进去，而不能想当然地认为这是工作场合没有隐私。进去后，如果对方不在，想留下来等候，不能翻阅同事的私人物品，使用计算机、拆看私人信件或是翻看文件、名片盒、抽屉等，这些都是很不礼貌的行为。当主人不在时，尽量不要在其办公室里长时间逗留，留下一个字条，请对方回来后找你是比较妥当的做法。如果是同一个办公室的同事，需要使用对方的物品时，也要征询一下意见，例如：“我想用一下你的计算机，我的计算机又死机了，这个文件很着急”。获得对方许可后再使用。即便对方的计算机正在空闲，也不能自作主张使用，因为计算机里也许有一些对方的私人信息和打开的文件，征询的目的是为了得到允许，同时也是提醒对方关闭打开的文件及一些信息。(2) 要爱惜办公用品。使用复印机、打印机、扫描仪等公共办公用品时要爱惜，不能浪费，当纸张、墨盒用完时，要及时更换或通知有关部门，以方便其他同事使用，态度要谦让礼貌。当自己要复印较多文件时，如果等待的同事只复印一张，应让对方先用或暂时中断自己的复印。不要长时间占用工作电话来打私人电话，如果接到私人电话也要长话短说，避免影响和耽误工作。(3) 要正确使用办公场所。必须明确一点，办公室是用来工作的地方，不要在这里互诉衷肠、传播消息、打情骂俏、议论是非，这些聒噪的声音既令人厌恶，也是对办公环境的一种污染。当然，彼此可以健康地聊聊天、讲讲笑话调节一下气氛，但要视当时的状况及大家的情绪而定。(4) 要保持办公室的清洁。不仅要让自己衣着光鲜，也要确保办公室整洁有序，否则，你穿得再漂亮看上去再有身份，脏乱的办公室也会为你泄密。将办公物品码放整齐，合理归类，这样即使物品较多，看上去也不会觉得脏乱。此外，在办公桌用餐完毕后应及时清理并开窗流通空气，一次性的餐盒及时扔掉，开盖的饮料要尽快喝掉。在办公桌上摆放食品、饮料是很不雅观的，所以午饭时间吃的零食、饮料在下午上班时应尽可能处理掉，或者藏在不惹眼的角落。有强烈味道的食物(如大蒜、榴莲)都不要拿到办公室;像大豆、核桃等吃的时候会发出较大声响的食品也尽量不在办公室食用。进餐的时间不宜过长，否则，气味很可能会影响其他同事的休息或工作。如果吃饭时有人和自己说话，要将食物咽下、擦一下嘴再说话，嘴里含着东西讲话既容易呛着自己，对别人也不够尊重。吃完后要及时擦嘴、洗手，吃块口香糖或者使用漱口水保持口气清新。如果有公共厨房，在冲泡咖啡或是加热食品时也要保持那里的整洁，时刻记着将清洁与方便留给同事。办公室里弥散着咖啡味道很提神也很诱人，但如果办公桌、公共厨房里到处是脏的咖啡杯和空的糖包，就会大煞风景。办公室的环境如同每个职场人士身上的外套，要靠自己保持清洁，千万别忽视了自己的“第二张脸”，也许你给领导的印象会由此开始，同事对你的感觉也会由此而来，它的重要性不言而喻。篇三：文档管理工作的新变化本文讲解了文档管理工作的新变化：1.文档信息的虚拟性决定文档管理转向虚态化；2.文档信息对设备系统的依赖影响信息可读性；3.文档信息的网络生存环境使其面临安全风险；4.文档信息真实性的认定和维护变得异常艰难；5.网络的开放自由容易引发电子文档管理失控；6.信息用户的快捷需求促使信息服务模式转化。1.文档信息的虚拟性决定文档管理转向虚态化。与传统文档相比，电子文档具有先进性，也具有神秘性，具有高深莫测的虚拟性，可以说是文档存在方式与发展的高级形态1。传统文档管理以“实态”文档为主要管理对象，而如今的文档管理以“虚态”文档为主要管理对象，前者针对的是现实中的物理世界，而后者针对的是具有虚拟意义的逻辑世界。文档管理从实态管理向虚态管理转变，是一场文档管理的革命，是对传统文档管理的扬弃和超越。2.文档信息对设备系统的依赖影响信息可读性。传统文档的信息内容以文字或符号记录于纸张等载体上，可直接识读，而电子文档的信息以二进制数字代码的形式记录于磁盘、磁带、光盘等载体上，其数字化信息形态决定了文档信息在存储过程中需要编码，在检索和阅读过程中需要解码，而这一切均需借助于一定的软硬件系统，否则电子文档既无法产生，也无法阅读。随着信息技术飞速发展，电子文件各自所用的编码方式和迅速变化的计算机系统运行环境之间的矛盾会越来越尖锐，外表看来保存完好的电子载体，信息也会不可读。3.文档信息的网络生存环境使其面临安全风险。由于文档在计算机中生成，并通过网络进行传输、处理，因而容易受到来自计算机及网络的多重威胁。一方面，互联网上的非法访问难以计数，现有的防火墙等技术对黑客高手防不胜防;另一方面，内部人员通过USB闪存驱动器、WIFI调整解调器、智能电话、蓝牙适配器、数码音乐播放器、红外线传输、电子邮件、FTP等各种方式将文档信息管理系统中的数据未经授权二次扩散和传播出去。在内外夹击的“恶劣”网络环境中，文档信息难以“独善其身”，文档管理必然“险象环生”。4.文档信息真实性的认定和维护变得异常艰难。档案的本质属性是原始记录性，纸质文档的载体和记录其上的外部特征如字迹、签字、印章等密不可分，一同构成文件原件身份的“证明人”。而电子文档信息内容和信息载体具有可分离性，计算机内存贮的电子文档无个人笔迹特征，无书写墨迹和新旧的区别，被增删、修改后可不留痕迹，可以在不同的计算机和载体之间传递和复制，此时文档的载体仅仅成为某一特定时刻文件内容的“承载物”，无法固定用以鉴别文件原始性的外部信息，从而直接影响到电子文档的真实性、可靠性。5.网络的开放自由容易引发电子文档管理失控。随着网络应用的深入，文件形式和来源也渐趋多样化，由于没有制度的约束与控制，重要公文未归档就从服务器中被删除的事件时有发生，如果我们仍局限于将文档管理的起点定位于文件的登记、分发，那么电子文件将有可能在文档管理范围之外运转，最终造成档案的不完整、历史记录的缺失。6.信息用户的快捷需求促使信息服务模式转化。受网络信息技术的影响，人们渴求快捷有效地利用文档信息资源。过去文档检索体系建立在各种手工编目基础上，网络环境下，不能再像过去那样以卷为单位逐卷查找有关信息，要求把大量的现有文本信息输入到计算机上，建立数据库，以便利用全文检索系统或超文本检索系统自动进行高速索引处理。篇四：会前工作日常工作会议主要流程之一：会前工作。提到了六个要点：第一要安排会议主题或议题，第二，确定会议相关事项，第三，拟定会议的时间与会期，第四，拟定会议的议程与日程安排，第五，准备会议文件，第六，落实后勤工作会务。1.安排会议主题或议题会议主题是会议要讨论的主要问题和要议定的事项，它决定着会议的性质和方向，是会议目标的体现。议题是对会议主题的细化，是由领导决定的。确定主题的主要方法有：一是要有确实的依据，二是必须要结合本单位的实际，三是要有明确的目的。提出议题有两种情况：一是由领导提出，二是领导提出会议的目标和要求，由秘书部门向所属单位征求意见，经筛选整理后，报领导审定。会议的议题无论是领导提出的，还是秘书部门征求意见整理的，都应建立在调查研究、实事求是的基础上，尽量避免主观性和片面性，使其科学合理，具有较强的针对性。2.确定会议相关事项1) 确定会议名称有些会议的名称是固定的，如代表会议、办公会议等，有些会议的名称则是不固定的。会议名称应当根据会议的议题或主题来确定，即要名副其实。会议的名称一般由以下几个部分组成。(1) 会议主办单位的名称。(2) 会议的主题。(3) 会议的类型。例如，“集团公司经贸洽谈会”这个名称，其中，“集团公司”是会议主办单位的名称，“经贸”是会议的内容或主题，“洽谈会”是会议的类型。另外，有的会议名称还可以包括时间和范围等因素。例如，“集团公司年全体员工总结大会”，其中，“年”是会议内容针对的时间，“全体员工”是会议的范围，“总结大会”表明了会议的类型。会议名称要用精练的文字高度概括出会议的主题，使人一目了然。2) 确定会议的规模和规格会议规模与规格的确定依据是会议的内容或议题。内容和议题需要多大的规模就上多大的规模。同时，应当本着精简效能的原则来确定会议的规模与规格，即中、小规模，中、低档次的规格能够解决问题的，尽量不上大规模和高规格。3) 提出参加会议的范围或人员名单在确定会议规模与规格的基础上，提出参加会议的范围或人员名单。这就是说，多大规模、何种规格档次的会议应当由何种层级或何种身份的人参加，这里所说的层级，一般是指参加会议人员的级别、地位;这里所说的身份，却并不完全在于某人职位级别的高低，而是在于会议的需要。目前，社会上有些单位办会，动不动就请上一大堆“名人”，其实与会议的内容毫不相关，只是想借“名人”提高企业的知名度，这样做虽然可能会引起一时轰动，但增加了成本，很可能造成不必要的浪费。还有个别单位和地区存在着“陪会”现象，即应该一位领导出席会议，但实际上却带着秘书、司机、家属等一行人，不仅给会议主办单位造成很大压力，更给与会者单位造成了不必要的经济负担。因此，在拟定会议范围或人员名单时，应尽量避免类似情况的出现，将真正应当参加会议的人员列入名单，无关人员应排除在外。3.拟订会议的时间与会期1) 提出会议召开的时间召开会议的时间应当在会议议题确定下来之后确定，原则上应尽量赶早不赶晚，但也要注意以下几点。(1) 要根据会议的主持人或主办会议单位的主要领导人及被邀请的主要领导人或贵宾是否能够出席会议来确定时间。(2) 主要领导人出差、旅行的当天或返回的当天最好不召开会议，紧急会议可以除外。(3) 会见会谈性会议应当事先同主、宾双方商议之后再确定会议召开的时间。2) 确定会期会期是指召开会议时间的长短。确定会期应当与会议的内容紧密相联。即内容多，议题复杂，需要与会人员充分发表意见的会议，会期可长一些，反之可短些。确定会期也应当遵循精简效能的原则，尽量开短会。为此，可以采取限定发言时间的做法，以提高会议的效率。4.拟订会议的议程与日程安排1) 拟订会议议程拟订会议议程应当简明概略，并冠以序号将其清晰地表达出来。代表会议的议程还要经代表大会的预备会议或主席团会议通过之后才能正式生效。一般议程的顺序如下。(1) 宣布议程。(2) 说明人员缺席情况。(3) 宣读并通过上次会议的备忘录。(4) 财务主管报告。(5) 其他报告。(6) 新的议题。(7) 有关人事任免。(8) 提名并选举新的负责人。(9) 通知有关事项。(10) 宣布休会。2) 安排会议日程会议日程是指会议议程在时间上的具体安排。会议日程多采用表格式，将会议议程分别固定在会议期间每天的上午、下午、晚上3个单元里，使与会者一目了然地看清日程安排，以便按统一的规定参加会议的活动。因此，拟订会议日程要明确具体，并准确无误。日程安排大体包括时间(可具体到小时分钟)、内容和地点。篇五：接打和处理电话中问题的方法 (一)、处理电话留言的一般原则1、简洁：在记录留言时，要抓住要点，排除无用的话语，让受让人一看就明白;2、完整：留言中若提到有关日期、时间、数字等重要信息，要非常仔细地记全，不要遗漏;3、准确：要确保信息记录的正确，包括双方的姓名，对方的单位、电话号码，来电日期、时间，来电的内容等。一定要在留言上签字，以防收到信息的人有什么疑问。在记录完留言后应将留言中的数字信息、地址等重要内容与地方作核查，确认准确;4、及时送达留言：记录者应尽早传递留言，如果留言是紧急内容，应将留言表中紧急一项标出，提醒接收者。当留言出错的时候。最好坦然向对方承认，取得谅解，并尽快采取补救措施。(二)、接电话的方法1、“响铃不过三”秘书在电话铃响后，应迅速接听。铃声响了三次以上才拿起话筒是缺乏效率的表现，势必给来电话者留下不好的第一印象。如果耽搁了一会儿，拿起电话后，要先向来电者真诚地表示歉意：“对不起，让您久等了。”2、接电话的问候语先要问候，对外接报出单位名称，对内线报出部门名称。比如：“你好!天地公司。”或：“你好，销售部办公室，我是刘海。”3、如果来电要找的人不在或因开会不能接电话，秘书可有以下三种选择：如果知道上司何时回来，可以告诉对方到时再打过来。如：“很抱歉，刘海先生正巧不在，您过一会儿再打来好吗?估计他9点钟左右回来。”可请对方留下姓名和电话号码，等上司回来后再同他联系。如：“请您留下电话号码好吗?这样刘经理可以给您回电话。”可询问对方是否愿意与其他人通话，但要告知对方你要转给人员部门，并征求对方同意。如：“关于合同一事，你想同其他人谈一谈吗?我们的销售部马经理正在办公室，要不要我把你的电话转过去?”4、记录并引用对方的名字秘书应该有意识的训练自己的听辩能力，假如对方是老客户，经常打来电话，你开口就弄清楚他的声音时，秘书可以用合适的称谓问好：“您好，王经理”这将给对方留下受到特别重视的印象。5、接电话的语调利用清晰而愉快的语调接电话能显示出说话人的职业风度和可亲的性格。在说过“你好”并自报姓名后，你是热情还是心不在焉全都会通过说话语调暴露出来。说话应稍慢而清晰，要注意措词。说话时要面带微笑，使声音听起来更为热情。语调要平稳、安详，不可时儿细语时而高声大叫，更不能陡然提高音调。电话语言沟通的3大特点是：声音和谐有序、态度和霭可亲，言辞得体准确。6、排除干扰要是在通话时想要打喷嚏或咳嗽，应偏过头，掩住话筒，并说声“对不起”。千万不要边打电话边嚼口香糖或吃东西。应避免打电话时和旁边的人交谈。注意不要让房间里的背景声音干扰电话交谈。如果通话中遇到线路出现毛病或串线，应尽快处理，并建议对方待会儿再打。这样做，也许会耽误一点时间，但比较礼貌。7、要做好电话记录(三)、拨打电话的方法1、首先报出本人的姓名和单位名称为了使对方能听清楚，说话节奏应比交谈时稍慢些。建议报出自己的全名。这实际上是一种自我推销的方式，可以使对方加深对你的印象。比如，您可以这样说：“您好!我是天地公司的刘海。请问王先生在吗?”如果是秘书接的，等本人来接时，还须再报一次姓名和单位。秘书介绍自己的方法主要取决于两个因素：一是确定电话是