监理前期资料管理及注意事项.pptx

,北京华夏石化监理工程有限公司 二一三年七月二十日,作者：李烂,监理前期资料管理及注意事项,【目 录】,1,2,3,4,5,6,目的、要求及参考依据,资料目录编码结构及注意事项,监理表格格式及字体要求,文件报送流程及注意事项,文件报送流程及注意事项,前期存档资料及注意事项,【目 的】,自北京华夏石化工程监理有限公司烟台万华环氧丙烷项目监理部成立后，收到万华烟台工业园工程建设指挥部下发的文件资料管理程序、项目文件编制规定、文件编号规则等文件，文件对业主、监理和施工单位的资料编码提出较为详细的信息要求。为此，为了强化烟台万华环氧丙烷项目监理部监理工作文件的管理，使其文件编码、报送等管理和业主的要求保持一致，适应万华烟台工业园工程建设指挥部的要求，特编制环氧丙烷项目监理部资料管理监理实施细则。,烟台万华环氧丙烷项目监理部的总监、总代、技术质量负责人、各专业工程师、监理员、资料员及工程秘书等人员在资料管理方面均必须严格执行此细则的规定，如资料管理监理实施细则与万华烟台工业园工程建设指挥部文件编号规则有冲突，以业主的管理规定为准进行解释。不准任何人擅自编码，如经检查发现有违背本细则的现象发生，应立即进行整改。如出现有涉及本细则编码以外的编码或发现细则有误，应通知总监理工程师予以及时补充、调整和修改，升级本细则版本。,【要 求】,万华烟台工业园工程建设指挥部文件编号规则； sh/t3903-2004石油化工建设工程项目监理规范； sh3503-2001石油化工工程建设交工技术文件规定； 北京华夏石化工程监理有限公司qhse体系管理手册； 烟台万华环氧丙烷项目监理部监理规划； whyt/m-d050602011万华烟台工业园工程建设指挥部工程监理工作标准化管理程序； 万华烟台po/ae一体化项目po/mtbe装置资料管理监理实施细则。 gb/t50328建设工程文件归档整理规定。,【参考依据】,资料目录编码结构 及 注意事项,【资料目录编码结构】,whyt/a9-s04-xxxx-xx-001 流水号 专业/年号或代码 单项/单位工程（或装置）名称编码 单位名称代码 监理表号编码 项目简称,文件资料编码格式：,文件资料编码标识： 文件各项之间用斜线“/”或“”分开； 文件流水号按照文件类型给定流水号。,文件资料编码结构： 第一层：项目简称或代码 项目简称为：万华烟台工业园。代码用大写字母whyt表示。 第二层：监理表号编码 第三层：监理单位名称及代码 按万华烟台各参建单位名称及代码动态表执行。北京华夏石化工程监理有限公司烟台万华环氧丙烷项目监理部简称为：北京华夏监理环氧丙烷项目部代码为：s04。,【资料目录编码结构】,第四层：单项/单位工程（或装置编码） 万华烟台po/mtbe装置主项名称及主项编码 会议纪要、监理报告不设第四层编码。 第五层：专业编码/年号编码 专业编码：,【资料目录编码结构】,年号编码： 监理周报、监理月报、质量周报、质量月报、安全周报、安全月报、专题报告、会议纪要、监理工程师通知单、监理工作联系单等第五层编号采用年号编码。（如：whyt/j-s04hybw-2013-636） 第五层编码分类执行，能够区分专业的文件第五层编码采用专业编码，不能区分专业的综合性文件或特定文件第五层编码采用年号编码。 监理规划、hse管理计划、质量管理计划、监理实施细则不设第五层编码。,【资料目录编码结构】,一般流水号 流水号由3位阿拉伯数字构成，如例001，002，*。流水号需从资料室依次取号，未经资料室登记或自行编制编码的资料一律无效。 特殊流水号 会议纪要、周报、月报等文件按文件类型和年度给定特殊流水号。如：会议纪要流水号可采用分段流水号表示。监理例会会议纪要流水号用001099表示，质量例会会议纪要流水号用101199表示，安全例会流水号用201299表示，专题会议流水号用301-399表示等等。,【资料目录编码结构】,为区分环氧丙烷项目部和气化项目部的文件，本项目部所发会议纪要、周报和月报编号要在s04后面在上hybw，例如：whyt/j-s04hybw-2012-002。 工程名称：填写项目部名+装置名称+主项名称（主项号）。如：烟台万华po/ae一体化项目po/mtbe装置厂区给排水（2284）,【注意事项】,监理文件表格格式 及 字体管理要求,【字体管理要求】,字体要求： 表头左侧栏内为标准黑体五号字，表头中部表格名称为宋体加粗三号字，其它各栏文字为标准宋体五号字，录入文字为五号楷体；书写材料页面设置应规范，装订边空白间距应为（a4）左边25mm装订边空白间隙内不能进行书写和留有信息。 页边距的具体要求为： 竖排版文件单页左边距25mm、上边距25mm、右边距20mm、下边距20mm； 竖排版文件双页左边距20mm、上边距25mm、右边距25mm、下边距20m； 横排版文件单页左边距20mm、上边距25mm、右边距25mm、下边距20mm；,横排版文件双页左边距20mm、上边距20mm、右边距25mm、下边距25mm。 注意事项： 签署日期为8位数字，例如：2013.05.23.； 资料员接收施工单位所报资料后要对报表的格式和字体进行检查，如有错误应退还给施工单位资料员；确认无误之后给专业工程师审核。,【字体管理要求及注意事项】,文件报送流程 及 注意事项,【文件报送审批流程图】,施工单位报送资料,工程秘书登记,专业工程师审批,资料员登记 退回,合格,总监审批,不合格,资料员登记 存档并返回,业主审批,a级控制点,b级控制点,合格,资料员登记 退回,不合格,要检查所收文件是否存在缺少印章、缺少签字的现象，如有则应退回给施工单位； 施工单位上报的复印件必须加盖原件存放单位的红印章、复印人签字、复印日期； 报审表封面使用中石化sh3903表格，土建部分施工表格使用山东省鲁jj表格，安装部分施工表格使用sh3503及sh3543表格； 监理用表a4报验申请表建设单位审查意见中增加了质量控制点a、b可选框，施工单位在报审时需标注控制点级别；,【注意事项】,收到文件要做好收文登记并做好电子版台账，以便查找，防止遗失； 不合格的文件要书面指出或者文字说明，方便施工单位修改！ 资料退返必须经过资料室登记，以防资料遗失； 专业工程师审核完的文件要检查是否有漏签和日期填写错误的现象。,【收文注意事项】,【收文常见问题】（图片）,送达单位错误,工程师未签署意见,【收文常见问题】（图片）,漏字,抄件章漏签名,【收文常见问题】（图片）,材料质量证明书复印件缺少抄件章,材料质量证明书正确复印件,【收文常见问题】（图片）,编号重复,【收文常见问题】（图片）,工程名称错误,【收文常见问题】（图片）,监理单位名称错误,中间的横线要去掉,缺少印章,前期存档资料,【监理内部存档文件】,【施工单位上报文件】,工序报验,钢筋加工及安装(b),混凝土浇灌报验(b),模板安装报验(b),模板拆除(b),工程定位测量（a）,基槽验线报验（a）,管道隐蔽（a）,钢筋隐蔽（a）,消防水管道隐蔽,循环水管道隐蔽,污染雨水管道隐蔽,污染雨水管道井室隐蔽,雨水管道隐蔽,雨水管道井室隐蔽,地基验槽（a）,【施工单位上报文件】,【业主下发文件】,工作联络单 工程质量检查报告 设计变更通知单 会议纪要：环氧丙烷项目部第一次工地例会、环氧丙烷项目部地管协调会、工程管理部文档管理专题会议。 其他文件及规范:万华烟台工业园环氧丙烷项目部进度计划考核规定等。,【文件存档注意事项】,凡要求加盖单位公章或个人名章的，都必须加盖原始印章（红章）； 3903监理专用表格要存双封皮资料； 存档资料编号必须连续无间断，确保资料完整； 存档资料要按照单元号及专业分放在不同资料盒，方便查找； 资料室存档资料未经允许一律不得拿出资料室；特殊情况必须按照文件借阅流程进行登记。,万华下发的工程联络单、工程质量检查通告及其他文件要复印出来，将复印件交给总监及相关专业工程师，原件存档； 公司下发的文件要及时打印出来并附上内部文件传阅表，待总监签字之后交相关成员传阅，各成员认真阅读之后要在文件传阅表上签字，传阅完成之后存档； 所有内部下发文件都要有电子版存档； 所有内部下发文件一律打印三份，分别给业主、相关施工单位及内部存档。,【文件存档注意事项】,【图纸管理