浦发个人信贷档案实施细则(哈尔滨）.doc

上海浦东发展银行哈尔滨分行个人信贷档案实施细则（试行）第一章 总则第一条 为加强个人信贷档案管理，规范档案管理行为和标准，提高我行档案管理水平，根据上海浦东发展银行个人信贷业务操作规范（试行）中有关个人信贷档案管理的规定和要求，结合我行自身实际情况，制定本细则。第二条 个人信贷档案是分行各业务经办部门在对个人客户授信活动中形成的，反映个人信贷工作情况并具有保存价值的文件资料的总称，是我行与个人债权债务关系的原始凭证以及依法催收的重要法律依据，是分行业务档案的重要组成部分。第三条 本管理细则的管理对象为个人信贷档案。第二章 个人信贷档案的管理原则和方法第四条 我行个人信贷档案实行集中统一管理的原则，个人金融部负责个人信贷档案的管理与保存。第五条 管理方法为：分段管理、专人负责、按时交接、定期检查。一、分段管理（一）将一笔贷款形成的文字材料按照贷款结清与否划分为执行档案和结清档案两个阶段。（二）执行档案区分重要材料和一般材料均由个人金融部保管。（三）结清档案是在贷款本息偿还完毕后，从执行档案夹中转入封存档案夹中的档案，由个人金融部单独保管。二、专人负责个人信贷业务经办部门（包括分行个人金融部、营业部和各支行）个人贷款经办人员负责个人信贷档案材料的归档以及结清后的移放工作。其职责是：1、 负责在贷款发放后收集贷款档案材料；2、 负责区分重要材料和一般材料，将重要材料和一般材料分类移交个人金融部；3、 负责在贷款结清后将重要材料返还个人客户，负责将结清贷款的档案移放到结清档案夹中。三、按时交接（一）业务经办人员在个人授信合作项目立项或单笔贷款发放后，各项档案材料收集齐全5个工作日内，要按照要求将前期产生的档案材料及时交个人金融部档案管理人员保存，双方履行交接手续并登记交接登记簿，交接登记簿由业务经办部门保管。贷款执行过程中连续发生的档案材料随时移交，并在原归档目录中补充填写。（二）结清档案为五年期案卷，由分行个人金融部移交分行档案室保管。四、定期检查分行稽核部、风险管理部、个人金融部每年应对分行及所辖支行个人信贷档案制度的执行情况以及档案材料的管理状况进行检查，并将检查结果反馈各部门及主管行领导。第三章 个人信贷档案的内容及移交归档范围第六条 单笔个人信贷档案材料按照其重要程度及内容不同划分为重要材料和一般材料。另外，还包括分行与合作商形成的档案材料。第七条 单笔个人信贷档案材料的涵盖内容：一、 重要档案材料（一） 重要档案材料主要指贷款抵押契证和有价证券，包括抵押物和质押物的物权凭证、他项权利证书或抵押备案证明、存单、国债、保险单正本等；（二） 其他材料。二、 一般档案材料主要指信贷法律文件和银行内部审批文件，包括：1、 借款合同；2、 保证合同；3、 抵押合同；4、 质押合同；5、 借款合同及从合同的变更文本（如展期合同、补充协议等）；6、 借款凭证；7、 贷款催收文件；8、 律师见证书和法律意见书；9、 个人贷款申请书；10、 贷款调查报告；11、 个人贷款审批书；12、 借款人及关系人身份证明；13、 借款人及关系人户籍证明；14、 婚姻状况证明；15、 借款人及关系人收入证明；16、 其他经济收入证明；17、 共有人同意抵押声明；18、 划款授权；19、 商品房（或其他消费品）销售合同；20、 商品房（或其他消费品）销售发票；21、 其他。第八条 与合作商形成的文件资料包括：（一） 与房地产开发商签订的按揭合作协议等正本；（二） 与汽车经销商签订的汽车消费贷款合作协议正本；（三） 与保险公司签订的合作协议正本；（四） 与律师等中介机构签订的合作协议正本；（五） 其他对外签署的合作协议正本；（六） 合作商的资格证明文件；（七） 其他。第九条 个人信贷档案文件的移交归档范围：一、 重要档案材料在移交个人金融部保管时，必须将其复印件作为一般档案材料归档；二、 一般档案材料全部归档；三、 与合作商形成的文件材料全部归档。第四章 个人信贷档案的管理第十条 重要档案材料的管理一、 重要档案材料是指重要质押品和物权契证，包括：质押品、质押收据、抵押权利证明、抵押物权凭证、保险单正本等，在存放保管时应视同现金管理。二、 重要档案材料由个人授信业务经办部门会同营业部门填制“委托保管凭证”一式三联，登记重要权利凭证移交登记簿，入库或设专门保管箱内长期妥善保管，移交登记簿由业务经办部门保管。三、 营业部门按重要档案材料类别登记表外帐。四、 重要档案材料的复印件作为一般档案材料归档。五、 重要档案材料在贷款结清前除遇到贷款展期及法律诉讼等情况原则上不允许借出、复印。如确需调用，必须填制个人信贷档案材料调阅申请表（见附件1），经调阅部门负责人及重要档案材料保管部门负责人共同签批同意后，才能办理调阅手续，并由重要档案材料保管部门将调用情况登记在个人信贷档案材料调阅登记簿（见附件2）上。保管部门对所借阅的档案在归还时应严格检验，杜绝损毁、涂改、丢失材料现象的发生。六、 贷款结清后即可办理重要档案材料的退还手续，如借款人未能按期清偿或出现其他违约行为，需要按有关规定对重要档案材料进行处理。七、 个人授信业务经办部门会同保管部门办理重要档案材料的退还手续。由经办人员交验个人贷款还款凭证、个人授信业务展期通知单后，经办人员在委托保管凭证第二联上签字确认，营业部门登记表外帐。第十一条 一般档案材料的管理一、 个人贷款业务经办部门经办人在贷款发放后，各项档案材料收集齐全5个工作日内，对前期文件进行整理入夹，填写归档目录表，登录夹内目录表，移交个人金融部。二、 个人金融部经办人员对档案材料进行逐项核实后，在交接登记簿上签收。三、 个人金融部为每个档案夹编号，编号包括个人贷款汉语拼音缩写（以G表示）、贷款期限汉语拼音缩写（短期贷款以D表示、中期贷款以“Z”表示、长期贷款以“C”表示）、贷款发放年度、贷款类型编号和序列号，作为其管理标识。贷款类型编号规则为：个人商品房贷款编码为01、个人二手房贷款编码为02、个人汽车消费贷款为03、法人汽车消费贷款为04、存单质押贷款为05、国债质押贷款为06、个人消费贷款为07；序列号为贷款年度下的流水号，从0001编至9999。如2002年个人商品房第二笔贷款贷款期限10年的档案夹编号为GC2002010002。四、 卷夹上标明相应的业务名称、业务号和序列号。卷夹顺序放入专门柜中排列保管。五、 填写“个人信贷档案夹夹内目录表（见附件3）”；六、 后续档案材料随时入夹并在原归档目录上做补充登记；七、 一般档案材料的借阅通常仅限于业务经办人员和审批人员，除遇检查、稽核或法律诉讼等情况外，一般不办理出借。如确实需要出借的，必须填制“个人信贷档案材料调阅申请表”，经调阅部门负责人签字同意后，方能办理。同时还需要在“个人信贷档案材料调阅登记簿”上进行登记。八、 个人金融部经办人员对所借阅的档案在归还时应严格检验，杜绝损毁、涂改、丢失材料现象的发生。第十二条 与合作商形成的文件资料的管理与合作商签订的各类协议和有关资料作为一个整体，交个人金融部经办人员管理，与单笔个人信贷档案分柜保管，同时需要登记合作商档案材料管理登记簿（见附件4）。第五章 结清档案的管理第十三条 贷款结清后，个人信贷档案由经办人员从执行档案夹中取出，存放入结清档案夹中。第十四条 结清档案的保管期限一、 结清档案的保管期限为5年，即于贷款结清后一律再保管5年；二、 保管期限自贷款结清后的第二年起计算。第十五条 结清后档案的移放步骤及要求一、 每笔贷款结清后，个人金融部经办人员按归档范围进行核对以确保齐全。二、 经办人员要在贷款结清后15个工作日内完成移放工作，分以下几个步骤：（一） 在个人信贷档案管理登记簿（见附件5）上登记移放结清文件夹序列号。（二） 结清文件夹的序列号为结清年度下的流水号，从0001编至9999，如2002年第2卷；三、 结清档案一律由个人金融部整理归档保管。第十六条 结清档案的调阅一、 结清档案的调阅由个人金融部经办人员负责，借阅时填写“个人信贷档案材料调阅登记簿”。结清档案的调阅一般限于贷款业务的经办人员和审批人员。执行档案和结清档案的调阅情况要分开登记。二、 个人金融部经办人员对所借阅的档案在归还时应严格检验，杜绝损毁、涂改、丢失材料现象的发生。第六章 附 则第十七条 本细则由上海浦东发展银行哈尔滨分行个人金融部制订、修改和解释。第十八条 本细则自发文之日起实施。附件：一、个人信贷档案材料调阅申请表二、个人信贷档案材料调阅登记簿三、个人信贷档案卷内目录表四、合作商档案材料管理登记簿五、个人信贷档案管理登记簿个人信贷档案材料调阅申请表客户名称调阅文档信贷种类：具体文档：调阅原因调阅时间调阅部门负责人经办人保管部门负责人经办人个人信贷档案材料调阅登记簿档案号信贷业务类型客户名称调阅文档调阅原因调阅时间调阅部门调阅人档案管理经办归还档案内容是否完整个人信贷档案卷内目录表档案姓名： 证件类型：信贷业务种类： 证件号码：立卷号顺序号内容档案形成日期页数移交日