档案管理培训(上、下)

青海新乐物业新乐花园物业管理处 2018年3月5日,档案管理基础知识培训（上）,目录,Content,为什么要做档案？,档案作为一种信息资源，作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用。规范化、科学化的档案管理，是企业必须做好的一项基础性工作，在企业发展的同时档案工作不被削弱，建立一套适应本公司业务特点、体现公司规范化、科学管理水平的档案体系，使得档案工作的发展不置后于企业发展速度，它将为公司各项综合业务的开展创造必要条件，对规避和抵御各种风险起到一定的必备作用。,一、什么是档案,简单的说：就是记录某个对象发展历程的各种信息 。,对 象 人类 国家 个人 某个事项 等等,载 体 骨头 竹简 锦帛 纸 胶片 等等,一、什么是档案,档案概念有百余种： 法语国家 认为文件（文书）一旦形成就叫做档案 英语国家 认为文件进入档案馆后才叫做档案 国内 有人认为只有经过专门整理和鉴定的归档文件才能称作档案； 有人认为只有档案机关收藏的无现行作用的文件才能称之为档案 ,一、什么是档案,档案的最新定义 组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息,二、档案的种类,按照档案来源、时间、内容和形式特征的异 同点，档案可以有很多层次的划分。,（一）依据档案的形成分 根据档案形成者可分为国家机构档案、党派团体档案、企业单位档案、事业单位档案、名人档案等。,二、档案的种类,（二）根据档案内容性质分 根据档案内容性质可分为立法档案、行政档案、诉讼档案、军事档案、外交档案、经济档案、科学技术档案、艺术档案、宗教档案等等。 上述每种档案，又可具体细分,二、档案的种类,（三）根据档案的载体形式分 根据档案的载体形式可分为石刻档案、泥板档案、甲骨档案、金文档案、简牍档案、锦帛档案、纸质档案、纸草档案、羊皮档案、蜡板档案、棕榈叶档案、桦树皮档案、胶片档案、磁带档案等等多种新型的载体,二、档案的种类,（四）按照记录信息方式分 按照记录信息方式可分为文字档案、图 形档案、声像档案。 声像档案又分为照片、录音、录像、影片档案。,二、档案的种类,（五）根据档案所有权形式分 根据档案所有权形式可分为国家所有档案、集体所有档案和个人所有档案。 在外国通常分为公共档案和私人档案。,二、档案的种类,（六）其他常见档案种类划分还有 在中国，常见的档案种类划分尚有把档案划分为文书档案、 科学技术档案和专门档案。,二、档案的种类,档案分类是多种角度、多层次的分类系 统，分类方法比较复杂，一直存在多种 意见，是档案学研究的主要内容之一。 分散、零乱、质杂、量大、孤本等特点 集中、系统、优质、专指、广泛应用,三、档 案 管 理,档案管理亦称档案工作。是直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称。 档案管理的对象是档案，服务对象是档案利用者。,档案管理包括哪些内容：,档案收集 档案整理 档案价值鉴定 档案保管 档案编目,档案检索 档案统计 档案编辑和研究 档案提供利用,档案管理的意义：,档案管理是整个社会发展系统的组成 部分之一，在构成整个社会的科学能力中 占有重要地位，成为社会信息系统的基石。 档案管理不仅对局部单位或个人的工作和 生产有意义，对整个社会也有意义，不仅 具有当前的、现实的意义，也具有长远的、 历史的意义。,四、企业档案管理,企业档案：是指企业在日常工作中从事企业管理、生产、经营、销售、经济核算及科学研究等活动中直接形成的有保存价值的真实记录。主要包括文字、图表、音像等。,（一）企业档案通常包括的内容,1.由政府机构发至公司的文件； 2.公司业务往来的资料； 3.以公司或董事长/总经理名义对内、对外发布的文件，各部门发文； 4.各部门制度与程序、人事资料、财务报表、技术资料等； 5.公司会议纪要； 6.公司经营活动中所订立的合同、协议及契约书； 7.公司经营所需的各种证照资料； 8.公司重大活动的录像、光碟与图片等； 9.其它涉及公司商业机密的资料等。,（二）企业档案分类,按载体分 1、纸质档案 2、电子档案(需要借助计算机阅读的档案) 3、音像档案 4、图片档案,（二）企业档案分类,按档案内容分 1、营业证照类、申报批复类、政府通知类、对外往来函、会议记录类、管理制度类 2、经营合同类、固定资产类、宣传资料类、内部发文类、报告计划类 3、人事资料类、财务资料类、技术资料类、生产资料类、行业资料类、客户资料类,（三）企业档案管理,企业档案的管理通常按照职能部门划分，以部门为单位进行分管。行政（办公室）部门负有指导和监督各部门档案管理的责任； 各部门的档案由专人负责收集、整理与保管；,（三）企业档案管理,档案资料应收集完整、齐全，建立目录，并及时更新； 档案管理员日常收到待建档资料后，须根据不同类别进行存放归档，并确保档案资料的安全与完整（防潮、防尘防火及保密性）,（四）企业档案归档大致步骤,（五）企业档案的使用,通常遵循“先审批、后使用”的登记原则 档案使用时限、地点、方式应按照审批范围内使用； 档案使用地点原则要求在公司内，因工作需要需带离公司的，应经批准后方可带出； 档案的收发和传递，由指定人员担任，实行签收制度，各公司可根据需要对档案进行按级别查阅的保密措施； 借用档案文件，须做好登记，并注明用途及归还日期。,二O一五 年 八 月二十七日,档案管理基础知识培训（下）,企业档案归档大致步骤,档案管理基础知识（2011-4）,（一）收集文件,1、能够反映本单位主要活动的 2、确保归档文件材料的齐全、完整 3、对不需归档的文件要进行剔除。 4、要注意“帐外”文件的收集。例如：各种上报图表、花名册、本单位出版的书刊和外出开会带回的会议文件等。,收集方法上要注意的两点,档案管理基础知识（2011-4）,第一点是注意平时收集，即平时将某次会议或处理某件事、解决某个问题所形成的文字材料收集起来；,档案管理基础知识（2011-4）,收集方法上要注意的两点,第二点是注意年终收集，即年终要把本单位收发文本上作了登记的全部文件材料收集起来；,档案管理基础知识（2011-4）,（二）区分年度,根据文件形成和处理的年度进行归档，通用规则： 一般的文件材料，放在其形成的年度归档。 计划、预决算、总结、报告、统计报表等，放在文件内容针对的年度。 长远规划，放在文件内容针对的头一年。 多年的总结、报告，放在文件针对的最后一年。 跨年度的案件，放在结案的一年；跨年度的会议，放在闭幕年。,（三）划分期限,1、准确地判定每一份文件和每一组文件的价值 2、一般保管期限分为： 永久（无限期） 长期（1650年） 短期（15年以下）,（四）文件装订,1、修裱破损或页幅过小的文件 2、复制字纸模糊或易褪变的文件（以纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等字迹材料制成的文件材料、传真件等进行复制） 3、超大纸张折叠（对报表、图样等纸张幅面大于A4规格的文件，需加以折叠。操作时要尽量减少折叠次数，文件页数较多时，宜整份折叠 4、去除会生锈的金属物（订书钉、曲别针、大头针等装订用品）。,（四）文件装订,5、如果是组合件，应按一定顺序进行文件排列： 正本在前，定稿在后； 正本在前，附件在后； 原件在前，复制件在后； 译文在前，原文在后， 转发文在前，被转发文在后； 复文在前，来文在后。,（四）文件装订,6、装订 采用左侧、下侧对齐方式，用不锈钢钉装订或 线装订。, ,不锈钢钉, ,三点一线装订,（五）文件排序,保管期限机构时间（档案室） 机构保管期限时间 机构时间（部门）,（六）文件编号,归档文件应逐件在首页上方空白处用红色印泥或黑色墨水端正、清晰地盖上档号章 每年归档工作结束后，发现有未归档文件？ 可将该文件排在相应年度已归档文件之后编目归档。,如何填写档案盒背脊,全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。因为是必备项，有全宗号的单位，必须填写，没有全宗代号的单位此栏空置，可暂不填写。,保管期限：填写归档文件保管期限，分为：“永久”、“30年”、“10年”。也可填写简称“永”“30”“10”。,年度：填写文件形成年度，应采用公元纪年，以4位阿拉伯数字标注。如：一九九八年表示为“1998”，不能简化为“98”。,馆编件号：暂不填写，如需档案移交进馆时按进馆要求填写。,如何填写档案盒背脊,室编件号：按文件排列顺序从“1”开始逐件标注。室编件号应在同一年度、同一组织机构的同一保管期限内，从“1”开始逐件流水编号。例如：2007年办公室永久、30年、10年三个保管期限的归档文件，编号后形成的三个流水号，即永久的从“1”开始编写一个流水件号；“30”年的从“1”开始编写一个流水件号；“10”年的也从“1”开始编写一个流水件号。更要注意的是，件号应逐件编写，件号不得重复，不得出现空号。填写时用阿拉伯数字标注。,如何填写档案盒背脊,机构（问题）：规则将机构（问题）项作为选择项，是因为对于文件数量少或内部机构简单的机关，只选择年度、保管期限两种分类法即可满足整理工作的需要，无须再分机构（问题）。但对大多数机关来说，选择机构（问题）进行分类还是必要的，编号时也必须相应编制机构（问题）项。填写机构项时，如果机构名称太长，也可规范简称表示，如 “政策法规”可简称“政法司”经济贸易处可简称为“经贸处”，但不能使用“一司”“一处”等。填写问题项时，应严格按照分类方案设定的类目直接填写，如“党群”“行政”“业务”等。,如何填写档案背脊,（七）文件著录,即建立目录。著录项目必须准确、详细，以提高利用文件的查准率、查全率。 必须著录的项目有：序号、文件题名、责任者、文号、成文日期、全宗号（没有全宗号可留空）、页数、件号、归档年度、保管期限等。（见图样）,（七）文件著录,归档文件目录,（八）填写备考表,备考表：即盒内文件情况说明表。主要用于填写 本盒文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需要 说明的情况，如无上述情况，可暂不填写。 整理人：由负责本盒文件整理归档的人员签名。 检查人：由负责本盒文件归档质量审核的人员签名。 日期：填写归档的年、月、日。,（九）文件装盒,将整理好的归档文件按照编号顺序装入档案盒，文件松紧要适当，盒满为限。同一盒内同一年度，同一保管期限。 在档案盒的背脊上填上以下项目：全宗名称、全宗号、类别号、年度、期限、机构（不分机构的单位可空）、起止件号。（详见下图）,（九）文件装盒,档案盒背脊式样,已填好的档案背脊事例,（十）打印目录,目录包括内容： 文件盒背脊信息 文件著录,档案柜编号 文件盒摆放原则：由上至下、从左至右 采用竖放,（十）入库装箱柜,档案,放哪儿,容易分类 易于保密 保护性好 检索简便,1抽屉式直立档案,50,2开放式横向档案,整齐划一 便于取阅 易于查找 保密性一般,51,3穿孔式活页夹,容易损毁,有顺序性,保密性差,容易保存,52,标准统一 便于存取 长期保存 保护性好,4档案盒,53,灵活取用 存量较小 容易脱落,5金属文件夹,54,隔水防污 拿取方便 保密性低 暂时保存,6透明资料袋,55,拿取方便 临时存取 保密性差,7多层资料盒,国家档案局 第8号令 机关文件材料归档范围和文书档案保管