秘书学录像答题技巧及相关答案.doc

因为之前有考过试，开始觉得录像题挺难的，其实大同小异，大家稍微看下，基本上很好找出录像中错误的和正确的地方。关于录像答题技巧：一般：（1）看秘书的着装，看是否着职业装（2）办公桌是否整洁、信函要分类放置（3）在打电话时，注意：电话要在铃响三声内接电话要用礼貌用语，如您好等？上班时间不得占用电话聊天（4）保密：不能对好朋友泄密不能为了炫耀，泄密不能因为老板吵你，赌气泄密（一） 关于商务活动中的签字仪式注意：迎客:秘书在大门口迎接，领导在会议室等待迎接；客人应坐在右边；签字厅应整洁干净；签字桌应为长桌，桌布应为绿色；实现应准备好签字用具：如合同文本、签字笔、吸墨器等；桌上要摆放双方国旗；入座座位，助签人应在主签人的后面；其他随从人员的位置要注意；合同第一次交换由助签人完成，第二次交换由签字人完成；到最后要照相留念，主义站的位置；共饮香槟酒互相庆祝；最后谈话要注意：不谈政治、宗教；不问婚否；身子预言：注意OK在不同国家的意思不同。（一） 宴请注意：场地的选择；点菜时要注意对方有无忌口；迎客的方式；入座的顺序;关于在宴请的过程中出现的一些聊天注意事项；可能涉及到招标书的准备工作和投标，注意其日期；秘书要为上司准备好信息资料；电话保密工作；会议通知包括哪些内容；管理上司日志时，若上司日志发生变化，则应当先调整上司日志，再调整自己的日志，然后提醒上司日志已变化，最后通知对方，并致歉(三)有关商务旅行：详见书上第397页（秘书与领导一起出行，可能还有其他人员）注意：做好出行前的准备，拟定出访方案；包括意图和目的，出访时间、地点和路线，费用情况和简单要求等。仔细看书上399页的表格，准备好后要想上司汇报。召开全体出访人员预备会，给上司提醒。（四） 有关沟通：可能员工家属来闹事注意：好好看看书上的第239页的沟通策略，这是一个对外的横向沟通问题。秘书有无做到换位思考；耐心倾听；秘书有无做到日常接待，如倒水等；如果对方着急，秘书不可以急，应该有耐心；秘书在接待过程中要注意保密工作；与对方说话时，不能出现有“让我告诉你的电话和地址”，即在未经领导的授权下，不能说出领导的电话和地址。对方提出一些要求，秘书要向上级请示；若上级正在开会或接待他人，秘书不能直接进区乡领导书说，而应写成便条形式，把领导叫出来汇报。领导在为吱声的情况下，秘书不应该说出该如何如何决定。历年涉外文秘真题录像 仅供参考 结合录像最好 2003-2005年秘书四级情景录象题答案2003年6月秘书四级情景录象题 一、情景录象参考答案及评分标准：答出以下各点，每点计2分： 1、将挡住通道的移开，保持畅通。（） 2、公文标题错误（请示和报告是两个文种）（） 3、无保密意识（保密文件放桌面上，随意让他人看）（） 4、报销手续错误（零用现金凭单没有领导签字就付现金）（） 5、现金保管不符合要求（现金放在无锁的抽屉中）（） 6、报销环节错误（零用现金凭单没有附发票就付现金）（） 7、泄露会议中信息（） 8、忘记告诉陈总和司机下午不要去昌顺公司（） 9、能注意工作时保护眼睛（办公室光线适当）（） 10、能主动提示他人室内禁止吸烟（） 11、电话边备有笔和留言条，能马上记录（） 12、电话记录记得齐全，并能将关键词复述（） 13、接电话用语不规范。（没有问候语、没自报姓名、没有告别语）（） 14、办公桌干净、整齐，物品摆放有序（） 15、能快速接应电话； 二、情景录象参考答案及评分标准： 答出以下各点，每点计2分： 1、请柬格式不规范，“敬请”应格书写；（） 2、请柬中没有写明活动地点；（） 3、开放参观活动的时间不对，五一假期刚过，此时组织参观活动不合时宜；（） 4、没有准备宣传资料（） 5、对参观路线不熟悉（） 6、在参观路线的一些拐角设有指示性标志（） 7、引导来宾参观时，没有提醒来宾注意路上的障碍物（） 8、钟苗对参观项目的解说准备不充分，无法回答来宾的提问。（） 9、保密意识不强（如进货渠道属公司机密，不应泄露）（） 10、参观路线不安全，准备工作不到位（） 11、休息室准备得不充分（茶水、饮料、座位都不够）；（） 12、注意了门口环境的布置（如横幅和彩旗，起到烘托气氛的作用）（） 13、钟苗的服饰不规范，应穿办公室职业装，以表示正规和对来宾的尊重（） 14、能够在门口迎候来宾（） 15、接应电话及时，符合电话礼仪（） 答出以下各点，每点计1分： 16、办公环境不标准（办公桌前电话线与电线缠绕混乱、桌上不应摆放咖啡瓶）；（） 17、钟苗的问话不够礼貌（应说：“请问各位是来参观的嘉宾吧！”）（） 18、引导来宾时，指示方向的手势不对（应用右手）。（） 2005年5月国家职业资格考试秘书四级试卷情景录像题（二）答案 情景录像题（二） 第一，钟苗办公室内办公设备齐全，文件书籍排列有序。对； 第二，会议室采光充足，桌椅整齐干净，回字型会议桌中间鲜花点缀。对； 第三，会议室温度低于16度。错； 第四，能在会前检查设备是否正常，温度是否适合。对； 第五，8点开会，本应提前进会场检查却8点20分才去检查。错； 第六，能安排初秘书检查录音机和磁带是否齐全。对； 第七，能在会前叫初秘书给她一份人员座位图。对； 第八，与同事说话口气太硬，不注意密切同事关系。错； 第九，没有及时做好会议文件的退清工作。错； 第十，会后能整理“会议简报”。对； 第十一，“第三季度会议时间表”编制不规范。错； 第十二，在回收文件、编制会议时间表、整理会议简报等诸多工作中，没有安排初秘书一起做而是独自去做，既不利于调动同事积极性，又影响了工作效率。错； 第十三，在进苏经理办公室时未敲门而直接进入。错； 第十四，与领导谈话，不等领导谈完示意“可以走了”就擅自离去。错； 第十五，把文件清退、编制会议时间表两项工作置于一边，而把发“文件处理流程图”这项不很急的工作放在首位，不符合ABCD法则。错； 第十六，在发传真文件时，能先打电话确认对方。对； 第十七，文件传真后，能打电话问对方是否收到。对； 第十八，对挡住过道的大箱子，不是寻找物主、适当安置，而是大骂人“缺德”，将箱子推到灭火器前，既损害了同事关系，又留下了安全隐患。错。 2005年11月国家职业资格考试秘书四级试卷情景录像题(一) 1.电脑与打印机放置一处,便于电源线连接,对; 2.窗户没有窗帘,使打印机和复印机工作时光线耀眼,错; 3.与复印机连接的电源线没有隐藏起来,任其在地下拖曳,造成安全隐患,错; 4.钟苗着装不规范,错; 5.能在电话铃响三声内接电话,接电话前先报单位名称,对; 6.在不明电话对方身份的情况下轻易告诉己方领导行踪并泄露新产品发布会的日期,错; 7.把本该放在电话机旁的电话记录本放在抽屉里,错; 8.能想到记下对方的电话内容以便告诉领导回话,对; 9.把手机放在电脑旁,违背了“个人物品不能放在办公桌上而应放抽屉里”的原则,错; 10“请柬”两字未居中排布,错; 11.请柬正文用“自定于”开头,错; 12.请柬正文缺少新产品发布会的地点,错; 13.请柬的时间不具体,且将2005年简写为“05年”不规范,错; 14“.敬请光临”未左端顶格排布,错; 15.落款未空两格居右排布,且日期未标“年月日”,错; 16.请柬未提前一周发送,错; 17.向总经理提议用摄像设备来记录保存资料,对; 18.能向总经理建议临时租用摄像机,体现了“经济适用”的原则,对; 19.电话通知结束时未说礼貌语,错; 20.传真前把原件的别针(硬物)取下,对; 21.在取下原件别针时将文件弄破(容易造成卡纸),错。 2005年11月国家职业资格考试秘书四级试卷情景录像题(二)答案 1.职业培训着装规范,对; 2.提前十分钟到达办公室,主动打扫工作区域卫生,做好上班准备,对; 3.办公桌上办公用品、文件摆放整齐,对; 4.办公室采光充足,环境良好,对; 5.电脑屏幕侧对强光,以致光线反射,看不清显示内容,错; 6.办公室电脑没设置密码,导致“系统界面换了”,错; 7.制作工作日志,以合理有效地管理和计划工作时间,对; 8.电话用语礼貌规范,对; 9.上班时间补妆,错; 10.离开办公室没关电脑,错; 11.进王总办 公室先敲门,对; 12.制定的策划方案零乱,没排页码,又没有会议主题与议题等相关内容,错; 13.邀请对象里遗漏了王总事先指定的人员,错; 14.做事总是马马虎虎,以致不能及时完成领导交办的工作,错; 15.领导布置工作时能做好记录,对; 16.与领导交谈时,能正确倾听和有效提问,适时给领导提出建议,对; 17.马上去落实领导安排的修改策划方案、发布会议通知、安排车辆等事宜,做事能区分轻重缓急,对; 18.会议通知中“参加人员”未按职位由高到低排列,错; 19.会议时间不具体,且将下午写成了上午,错; 20.会议通知中没说明会议主题,错; 21.用车计划考虑不周全,错; 22.预订车辆,出现矛盾时能主动和相关部门协调,对2009年5月国家秘书三级真题录像题答案案例分析(第1题20分，第2题30分，共50分) 1. 参考答案： 1. 着装符合职业要求。（） 2. 能提前到会场做准备。（） 3. 会前要求调节会议室温度，注意通风。（） 4. 热情招呼开会人员礼让递水，沟通得当。（） 5. 能提醒领导准点开会。（） 6. 能事先通知与会人员开会的主题，做好准备。（） 7. 问卷没有综合，没有给每人一份。（） 8. 对会议的评估基本到位。（） 9. 会议结束前注意收集对会议的反映意见。（） 10. 对于会后暂留人员能做妥善安置。（） 11. 会前资料准备不足。（） 12. 对会议服务人员环境培训没有到位。（） 13. 能控制会议经费的使用。（） 14. 能马上收拾会议室。（） 15. 能请领导在会议记录上签字。（） 2. 参考答案： 1电话用语规范。（） 2出现问题，能够主动为其他同事承担责任。（） 3有时间意识，能够按照领导的要求迅速赶回企业处理紧急事务。（） 4知道如何使用跟踪卡。（） 5在指导新来的秘书工作时，不能将有关的要求和方法传授清楚。造成钟秘书工作被动和失误（） 6对档案工作熟练，业务能力强。（） 7知道如何为自己的领导分忧，主动提出替刘经理去送文件，使刘经理能够避免面对领导批评的尴尬局面。（） 8知道去领导办公室递送文件要随身携带纸笔，能够在领导授意时及时记录。（） 9能够进领导办公室敲门和双手递送文件，知道与领导沟通时应有的礼仪要求。（） 10向领导汇报工作简洁、清楚。（） 11知道制定大型活动要有应急方案。（） 12在制定大型活动的应急方案时要提前与保安等部门进行沟通和协调，不能只是关起门来制定方案。（） 13与领导预约要尽量打出提前量，不能让领导感到太仓促。（） 14知道在网上发布内部会议信息（） 15会议信息在网上发布后，缺少确认或提醒环节。（） 16懂得如何用手写速记的方式将领导的授意及时记录下来。（） 17能够对领导询问的敏感问题做出得体回答，不在领导面前随便评判同事，或扩散一些小道消息。（） 18离开领导办公室时忘记关门。（） 19能够主动关心其他同事，注重团队之间的团结和相互鼓励，能够主动化解同事之间的矛盾。（） 20能够在同事工作中出现困难时主动帮助和指导她们。（） 21喝咖啡的动作不合礼仪要求。（） 2006年下半年国家三级秘书资格情景录像题和答案 根据以上梳理，我们可以对高叶的工作环境、工作表现和个人行为作出如下判断： 1 办公室内缺少绿色植物，错； 2 办公室内环境自然，能用窗帘遮住强光，对； 3 将电脑、打印机等用电设备放置在一起，便于电源接线和管理，对； 4 办公桌未加整理，桌上、椅子上堆放文件，错； 5 电话铃响三声内接听，用语规范，对； 6 一边接电话一边记录重要信息，对； 7 对总经理布置的工作能马上落实，对； 8 能迅速确定会议议程、会议时间、会议地点及与会人员，对； 9 能安排钟秘书将“碰头会”的时间、地点通知到每个与会人员，对； 10 提前进入会场检查并调试设备，对； 11 能在会议中先宣布会议议题，引导大家充分发表意见，对； 12 能在与会者之间出现矛盾冲突时采用柔性策略化解矛盾，保证会议顺利进行，对； 13 能在会议中安排钟秘书做好会议记录，对； 14 准备了多媒体投影仪却没有在会中发挥其作用，错； 15 能及时总结会议发言，形成会议决议，并责任到人、分工明确，对； 16 注重横向沟通，使员工为共同目标而合作，对； 17 以面谈的形式与吴经理进行横向沟通，尊重对方，有理有节，对； 18 在小型展示会举办前能对会场进行现场检查，对； 19 有处理突发事件的应对能力，对。2005年11月国家职业资格考试秘书三级试卷情景录像题（一）答案第一,上班前准备时间不足,并在匆忙中将篮球带入办公室。错;第二,办公室物品摆放零乱。错;第三,穿运动服进领导办公室,不符合企业秘书的着装要求。错;第四,在领导的要求下能迅速赶到。对;第五,公司支票掉在办公室地上,粗心。错;第六,进领导办公室先敲门,有礼貌。对;第七,主动征询领导的意见并做好记录。对;第八,及时为领导决策提供合适的建议。对;第九,为来宾准备的礼物既有纪念意义又有档次。对;第十,出领导办公室不关门。错;第十一,提前预订酒店并进行确认。对;第十二,能重视来宾的安全保卫工作。对;第十三,请下属帮忙购置赠送来宾的礼物,注意了人力资源的配置。对;第十四,介绍信写法不规范。错;第十五,印章没有盖在署名上。错;第十六,公司印章随便放在办公桌上,没有做好安全工作。错;第十七,与来宾秘书进行及时的信息沟通,做好接待工作。对;第十八,接待计划周详,并能提前请领导确认。对;第十九,能根据实际情况修改接待计划,有灵活性。对;第二十,对来宾接待中的设备需求考虑周到,并能及时做好准备。对。2005年11月国家职业资格考试秘书四级试卷情景录像题(一)答案1.电脑与打印机放置一处,便于电源线连接,对;2.窗户没有窗帘,使打印机和复印机工作时光线耀眼,错;3.与复印机连接的电源线没有隐藏起来,任其在地下拖曳,造成安全隐患,错;4.钟苗着装不规范,错;5.能在电话铃响三声内接电话,接电话前先报单位名称,对;6.在不明电话对方身份的情况下轻易告诉己方领导行踪并泄露新产品发布会的日期,错;7.把本该放在电话机旁的电话记录本放在抽屉里,错;8.能想到记下对方的电话内容以便告诉领导回话,对;9.把手机放在电脑旁,违背了“个人物品不能放在办公桌上而应放抽屉里”的原则,错;10“.请柬”两字未居中排布,错;11.请柬正文用“自定于”开头,错;12.请柬正文缺少新产品发布会的地点,错;13.请柬的时间不具体,且将2005年简写为“05年”不规范,错;14“.敬请光临”未左端顶格排布,错;15.落款未空两格居右排布,且日期未标“年月日”,错;16.请柬未提前一周发送,错;17.向总经理提议用摄像设备来记录保存资料,对;18.能向总经理建议临时租用摄像机,体现了“经济适用”的原则,对;19.电话通知结束时未说礼貌语,错;20.传真前把原件的别针(硬物)取下,对;21.在取下原件别针时将文件弄破(容易造成卡纸),错。2005年5月国家职业资格考试秘书四级试卷情景录像题（二）答案情景录像题（二）第一，钟苗办公室内办公设备齐全，文件书籍排列有序。对；第二，会议室采光充足，桌椅整齐干净，回字型会议桌中间鲜花点缀。对；第三，会议室温度低于16度。错；第四，能在会前检查设备是否正常，温度是否适合。对；第五，8点开会，本应提前进会场检查却8点20分才去检查。错；第六，能安排初秘书检查录音机和磁带是否齐全。对；第七，能在会前叫初秘书给她一份人员座位图。对；第八，与同事说话口气太硬，不注意密切同事关系。错；第九，没有及时做好会议文件的退清工作。错；第十，会后能整理“会议简报”。对；第十一，“第三季度会议时间表”编制不规范。错；第十二，在回收文件、编制会议时间表、整理会议简报等诸多工作中，没有安排初秘书一起做而是独自去做，既不利于调动同事积极性，又影响了工作效率。错；第十三，在进苏经理办公室时未敲门而直接进入。错；第十四，与领导谈话，不等领导谈完示意“可以走了”就擅自离去。错；第十五，把文件清退、编制会议时间表两项工作置于一边，而把发“文件处理流程图”这项不很急的工作放在首位，不符合ABCD法则。错；第十六，在发传真文件时，能先打电话确认对方。对；第十七，文件传真后，能打电话问对方是否收到。对；第十八，对挡住过道的大箱子，不是寻找物主、适当安置，而是大骂人“缺德”，将箱子推到灭火器前，既损害了同事关系，又留下了安全隐患。错2005年11月国家职业资格考试秘书四级试卷情景录像题(二)答案一、经常在录象题中出现的问题包括以下几点：1、环境问题。如会议室、会客室、接待室、走廊、办公室布局/布置/清洁/办公用品的摆放/、整齐、卫生、光线、绿色植物等。2、职业形象。包括坐/站/走姿等/服饰等方面。3、接待方面。环境情况、办公用品的准备情况、接待预约和未预约的来访者、电话接待的要求等。4、沟通方面。包括沟通的基本技能、具体技能要求、内容等。5、接打电话和处理通话中的问题。如方法，语言等等。6、会议方面。会议筹备的各项环节、会中的服务工作、会后的善后工作、会议协调、商务活动和旅行的工作事宜等。7、档案信息。收集方法、档案收集流程、档案信息管理、信息开发工作等等8、办公室事务管理。库存管理、进货保管、紧急事故的处理、办公设备用品的采购等。此外，在书本每章节内的注意事项也是考试的知识点分布所在地。2005年11月国家职业资格考试秘书四级试卷情景录像题(二)答案1.职业培训着装规范,对;2.提前十分钟到达办公室,主动打扫工作区域卫生,做好上班准备,对;3.办公桌上办公用品、文件摆放整齐,对;4.办公室采光充足,环境良好,对;5.电脑屏幕侧对强光,以致光线反射,看不清显示内容,错;6.办公室电脑没设置密码,导致“系统界面换了”,错;7.制作工作日志,以合理有效地管理和计划工作时间,对;8.电话用语礼貌规范,对;9.上班时间补妆,错;10.离开办公室没关电脑,错;11.进王总办公室先敲门,对;12.制定的策划方案零乱,没排页码,又没有会议主题与议题等相关内容,错;13.邀请对象里遗漏了王总事先指定的人员,错;14.做事总是马马虎虎,以致不能及时完成领导交办的工作,错;15.领导布置工作时能做好记录,对;16.与领导交谈时,能正确倾听和有效提问,适时给领导提出建议,对;17.马上去落实领导安排的修改策划方案、发布会议通知、安排车辆等事宜,做事能区分轻重缓急,对;18.会议通知中“参加人员”未按职位由高到低排列,错;19.会议时间不具体,且将下午写成了上午,错;20.会议通知中没说明会议主题,错;21.用车计划考虑不周全,错;22.预订车辆,出现矛盾时能主动和相关部门协调,对;2003年6月秘书四级情景录象题 一、情景录象参考答案及评分标准：答出以下各点，每点计2分： 1、将挡住通道的移开，保持畅通。（） 2、公文标题错误（请示和报告是两个文种）（） 3、无保密意识（保密文件放桌面上，随意让他人看）（） 4、报销手续错误（零用现金凭单没有领导签字就付现金）（） 5、现金保管不符合要求（现金放在无锁的抽屉中）（） 6、报销环节错误（零用现金凭单没有附发票就付现金）（） 7、泄露会议中信息（） 8、忘记告诉陈总和司机下午不要去昌顺公司（） 9、能注意工作时保护眼睛（办公室光线适当）（） 10、能主动提示他人室内禁止吸烟（） 11、电话边备有笔和留言条，能马上记录（） 12、电话记录记得齐全，并能将关键词复述（） 13、接电话用语不规范。（没有问候语、没自报姓名、没有告别语）（） 14、办公桌干净、整齐，物品摆放有序（） 15、能快速接应电话； 二、情景录象参考答案及评分标准： 答出以下各点，每点计2分： 1、请柬格式不规范，“敬请”应格书写；（） 2、请柬中没有写明活动地点；（） 3、开放参观活动的时间不对，五一假期刚过，此时组织参观活动不合时宜；（） 4、没有准备宣传资料（） 5、对参观路线不熟悉（） 6、在参观路线的一些拐角设有指示性标志（） 7、引导来宾参观时，没有提醒来宾注意路上的障碍物（） 8、钟苗对参观项目的解说准备不充分，无法回答来宾的提问。（） 9、保密意识不强（如进货渠道属公司机密，不应泄露）（） 10、参观路线不安全，准备工作不到位（） 11、休息室准备得不充分（茶水、饮料、座位都不够）；（） 12、注意了门口环境的布置（如横幅和彩旗，起到烘托气氛的作用）（） 13、钟苗的服饰不规范，应穿办公室职业装，以表示正规和对来宾的尊重（） 14、能够在门口迎候来宾（） 15、接应电话及时，符合电话礼仪（） 答出以下各点，每点计1分： 16、办公环境不标准（办公桌前电话线与电线缠绕混乱、桌上不应摆放咖啡瓶）；（） 17、钟苗的问话不够礼貌（应说：“请问各位是来参观的嘉宾吧！”）（） 18、引导来宾时，指示方向的手势不对（应用右手）。（） 评分说明：按以上标准评分，最高30分；如考生所写答案未包括在以上答案中，但清楚有道理，每点可计1分，最多计4分。 1.秘书着装正确，符合职业标准。对 2.办公桌比较零乱，不整齐。错 3.电脑放置位置符合要求（屏幕背对门口，背对沙发）。对 4.不应在传真机上放置任何其他东西。错 5.选择原稿正确，白色或浅色的纸发送效果好。对 6.应提前接通电源，做好工作准备。错 7.能够正确处理传真机报警故障。对 8.能够区分传真纸的正反面。对 9.能够正确安装记录纸。对 10.能够检查原稿，取下回形针。对 11.能够正确放置发送原稿。对 12.电话用语正确。对 13.发送传真过程正确。对 14.能够对传真进行确认。对 15.领用物品需要填写申请表。错 16.物品领用申请表中主管、领用人等未签字。错 17.物品领用申请表中未填写日期。错 18.发放物品的名称与数量必须与申请表中一致，不得任意增加。错 19.能够及时更新库存记录。对 1、 宴请订菜，没有考虑到客人的情况和饮食习惯。（X） 2、宴请选择的地点合适，安静。（V） 3、引领客人的动作和手势正确，合乎礼仪要求。（V） 4、宴请的坐次不正确，不应让客人坐在门口，也不能让客人坐在一起，应与主人相间而坐。（X） 5、能主动帮客人抽出座椅，合乎礼仪要求。（V） 6、秘书抢先祝酒，不符宴请规范。（X）