石油天然气集团公司合同管理程序.doc

合同管理程序 文件编号：CT.8 编 制 人：张兴领企管法规处主要领导审核： 李连锁 审 定 人： 范先祥批 准 人： 秦文贵批准日期：2015年 月 日合同管理程序1 范围为加强中国石油集团渤海钻探工程有限公司（以下简称公司）合同管理，规范经营行为，防范和控制经营风险，提高经营质量和效率，根据国家有关法律法规和中国石油天然气集团公司合同管理办法，结合公司实际，制定本程序。本程序规定了合同管理的职责内容和要求。本程序适用于公司及所属单位的合同管理，劳动合同不适用本办法。公司所属境外分公司、子公司合同管理，由国际工程分公司参照本程序，另行制定管理办法。2 术语和简略语2.1合同：指公司及所属单位与其他法人或其他组织、自然人之间，设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。 2.2 收入合同：公司对外提供产品或服务的对外合同。2.3 支出合同：公司接受产品或服务的对外合同。3 职责3.1企管法规与质量管理处是公司合同综合管理部门，履行以下职责：a.贯彻落实集团公司合同管理制度；b.制定公司合同管理制度并组织实施；c.负责公司合同统一归口管理工作；d.参与公司重大合同的法律论证、谈判工作；e.负责办理公司对外签约授权手续；f.负责公司机关合同、所属单位重大以上合同的审查审批工作；g.负责推广使用集团公司合同示范文本，编制公司示范文本;h.负责公司合同专用章的管理；i.组织处理合同纠纷；j.负责指导、监督、检查、考核所属单位合同管理工作和合同履行情况。 3.2 公司专业部门按照专业分工负责对公司审批合同的商务技术审查工作。专业部门分工见附件一。3.3 所属单位负责本单位合同管理工作，履行以下职责：a.执行公司合同管理办法，负责制定本单位合同管理实施细则；b.组织本单位合同订立和履行；c.依照管理权限审查或审批本单位签订的合同；d.依照管理权限负责本单位合同专用章管理；e.推广使用集团公司及公司合同示范文本。4 程序内容4.1 合同管理基本规定4.1.1 公司建设工程合同的管理，执行CT.8.11建设工程管理程序合同管理办法的规定。4.1.2公司合同按照合同性质和标的额划分为特大合同、重大合同、一般合同,具体分级标准附件二。4.1.3订立合同应当遵守国家有关法律、法规和规定，做到合同主体、内容、形式、程序合法。4.1.4合同条款应当齐备、完整。合同当事人约定权利和义务，应当具体、明确，不得出现容易产生歧义或含混不清的条款。4.1.5除以下交易外，合同应当采用书面形式。a.10万元以下图书、培训、会务服务交易；b.其它能即时清结的5万元以下交易。4.1.6 除公司法定代表人、分支机构负责人外，任何个人未经授权不得对外签署合同。授权事宜按公司授权管理办法执行。4.1.7合同应当在交易发生前签订，不得先交易后签约。交易量难以确定的，应当在交易前与合同相对人签订框架协议，明确双方主要权利义务，单价或计价方法，意向交易量或暂定标的金额等主要条款。实际交易量的确认单应当作为框架协议附件。因抢险、抢修、救灾等紧急情形需要在签约前交易的，应当在紧急情形结束后及时补签合同，确认交易内容和后续责任。4.1.8 公司及所属单位在合同签订过程中，依据安全生产法规定与合同相对人签订的HSE协议，应报公司或相关单位安全环保部门审查、备案。签订油田工程合同、建设工程合同、运输合同、租赁合同、生产生活服务合同，应当同时签订HSE协议。4.1.9 任何单位不得将应由一个合同相对人整体承担的项目肢解成若干个项目发包给一个或多个相对人。本条所述项目是指合同约定交易的对象，包括但不限于产品、服务及工程项目等。4.1.10公司合同审批采取一份合同一个部门一人审批、一个管理层次一人审批的形式。4.2 合同的签订程序4.2.1 公司及所属单位订立合同应当由合同承办部门组织合同谈判、起草、签订工作，处理合同相关事务。合同承办部门是合同订立的责任主体。4.2.2 订立合同应当做到主体、内容、形式合法，条款内容真实、准确、齐备，权利义务明晰、适当。合同中不得出现容易产生歧义或含混不清的条款，专门术语、专有词汇应当做出定义解释。4.2.3订立合同应当按照选商、审查、授权或审批、签字盖章的程序进行。任何单位和个人不得违反程序订立合同。4.2.4 选择合同相对人，应当严格按照市场准入条件和规定，通过比选和竞争方式进行。按规定应当采取招标方式选择合同相对人的，要严格按照招投标的有关规定执行。不具备招标条件的项目，应组织由业务主管部门、审计部门、法律部门等相关部门参加的合同谈判，合同谈判应形成谈判记录，具体合同谈判工作由公司各业务主管部门制定相应管理办法进行规范。任何单位和个人不得违规干预选商活动，不得暗箱操作、收受商业贿赂。4.2.5 公司及所属单位订立对外投融资、技术及设备引进等重大或复杂的项目合同，合同承办部门应当会同相关部门、单位组成工作组，进行商务、技术、法律论证。4.3.6订立合同前，合同承办部门应当组织查验合同相对人的下列资料：a.证明合同相对人依法成立并存续的登记文件；b.相关资质证书及许可经营文件；c.法定代表人或负责人的身份证明文件，受托人的授权委托书；d.能够证明其履约能力的财务、经营业绩等资料；e.需要查验的其他资料。4.2.7合同承办部门应当按照合同审查流程办理合同审查手续，向合同审查部门提交以下资料：a.支出合同提交资料1、合同文本；2、确定合同相对人的有关文件，包括营业执照、组织机构代码证、税务登记证、开户许可证、授权委托书或法定代表人证明书及相关资质证书，公司要求办理市场准入手续的应提交市场准入证；3、立项批复或可研批复、会议纪要、投资计划、预算文件及其他前置性批准文件；4、中标通知书或合同谈判记录，以及需要向专业审查部门提供的材料（见附件三）；5、需要提供的尽职调查、风险评估等其他资料。b.收入合同提交材料1、合同文本；2、确定合同相对人的有关文件，包括营业执照、组织机构代码证、授权委托书或法定代表人证明书；3、风险评估论证报告。与中石油、中石化、中海油及其下属单位签订合同可不提供此材料。4.2.8合同招标、合同谈判结果经批准确认后，合同承办人要在3个工作日内将合同及相关资料录入合同管理信息系统，并提交审批；集中招标、谈判的项目，取得签约依据后，要在3个工作日内录入合同管理信息系统，并提交审批。4.2.9合同审批原则上一份合同一个部门一人审查。每个审查人员应在3个工作日内完成审查工作。4.2.10公司及所属单位相关业务部门按照职责分工，分别对合同进行商务、技术、法律审查：a.相关专业部门根据职责分工，负责商务、技术审查。审查内容包括：合同项目是否已列入计划或已按有关规定获得批准立项；合同标的额是否超过已列计划或批准的总金额；价格或费用是否合理；技术方案能否满足生产经营需要，技术保证条款能否满足规定的技术要求，相关条款文字描述是否准确；合同相对人选择是否符合规定以及具备履行合同所必需的专业资质与各项专业许可。b.财务部门负责审查合同资金来源与使用，以及资金结算、款项、税费、支付方式及担保条款等财务资产事项是否明确、具体、符合有关规定。c.公司审计部门主要负责审查合同涉及的价格、酬金、违约赔偿等商务性条款的计算标准、依据是否符合比价原则和有关规定。d.法律部门主要审查合同签约依据是否完备，合同条款是否合法合规、完整齐备，权利义务约定是否具体、明确，各审查部门的意见是否需要协调，是否具备签约条件。4.2.11 审查部门按责任分工，认真履行审查职责，可以要求合同承办单位补充相关材料、修改不合理的合同条款，并签署书面审查意见。合同承办单位应当根据审查意见对相关内容进行修改。4.2.12合同承办部门应按如下合同流程报相关部门和人员审批，流程图见附件四。a.所属单位承办合同的审查审批流程一般合同由经办单位专业部门和合同综合管理部门按审查要求进行审查，然后由所属单位领导审批。重大合同由经办单位报公司机关部门审批，公司机关部门按专业分工做好合同综合审查审批工作。特大合同报公司主管领导审批,需要公司总经理审批的合同,报公司总经理审批。b.公司机关部门承办合同的审批流程一般合同由承办部门、财务部门、法律部门按审查要求进行审查、审批。重大合同要经由商务、技术、法律和审计部门(收入合同除外)进行综合审查审批。特大合同需要报公司业务主管领导审批,需要报公司总经理审批的合同报公司总经理审批。c.集团公司要求上报的合同，在完成公司审查审批流程后，按规定上报审批。4.2.13 合同审查、审批程序完成后，承办单位按审批意见签订合同。合同文本、附件（包括技术协议、HSE协议）需加盖合同专用章，不得使用行政章。特殊情况下需要使用公司或取得营业执照的单位行政章的，应当书面报经本单位合同综合管理部门同意后，按照相关规定用章。4.2.14 企管法规与质量管理处负责制定和规范合同专用章模式。相关单位刻制合同专用章，需报企管法规与质量管理处批准，合同章印模需报企管法规与质量管理处备案。使用合同专用章的单位撤消时，其合同专用章由企管法规与质量管理处收回并办理相关作废手续。合同专用章由合同综合管理部门管理，并建立合同专用章使用台帐。禁止任何单位和个人违规、滥用合同专用章。4.2.15 法律、法规规定合同须报国家有关部门批准的，应当在合同订立后办理报批手续。法律、法规规定或有关管理部门要求或合同各方当事人约定合同需要公证或鉴证的，应当到公证机构或鉴证机构办理有关手续。4.3 合同的履行4.3.1 执行合同的承办部门或单位（以下简称“合同执行单位”）是合同履行的责任主体。4.3.2合同履行涉及的有关部门应当按照职责分工，协同做好合同履行工作，并对合同履行情况实施监督。4.3.3合同执行单位负责全面履行合同，办理合同履行中有关授权、异常情况报告、索赔、实施证据和档案资料的收集管理等事项，协调处理合同履行中发生的问题。4.3.4合同执行单位应当熟知合同内容，严格履行公司有关业务规定，加强合同履行管理，正确行使权利、履行义务，落实合同履行责任，确保合同全面履行、实际履行。合同执行单位不得擅自放弃或怠于行使权利，不得擅自承诺合同约定以外的义务。4.3.5 合同签订后，合同执行单位应当在合同履行前向合同执行人员进行合同交底，详细说明合同内容，提示合同风险，明确履行要求。4.3.6 依据总承包合同进行分包的，合同执行单位应当将总承包合同中约定的质量、进度、安全、环保等方面的责任和义务分解落实到分包商，并按照公司有关规定和合同约定监督其活动。4.3.7合同履行应当严格执行履行确认制度。合同履行中的关键环节应当按照有关规定、合同约定和履行要求，明确专人作为签字代表签署确认文件。签字代表应当具备相应履职能力，严格按照制度要求和合同约定履行职责。涉及对方违约或合同变更等重大事项的，应当及时向有关部门报告，不得擅自签署确认文件。油田工程、建设工程和重大物资采购类合同，签字代表及其签字权限应当在合同中明确规定。签字代表或签字权限发生变化的，应当及时书面通知合同相对人。4.3.8 支出合同付款由承办人在合同约定期限内按合同管理信息系统要求填报付款事项，经由承办部门、财务部门、合同综合管理部门审查和本单位领导审批。合同承办部门负责审查合同履行验收资料是否齐全、真实。合同综合管理部门负责审查是否按合同约定履行，合同项目验收证明材料是否充分，是否满足合同付款条件。根据公司规定，需要经项目审计的合同，按约定在审计后，方可提交付款审批。4.3.9 公司所属各单位、各部门应当建立合同履行风险评估制度。建立履行期限较长、风险较大的合同台帐，每半年进行一次风险排查，分析风险，形成风险分析报告，并报公司合同综合管理部门。公司合同综合管理部门根据上报材料进行分析，有重大法律风险的，通知相关单位采取措施。4.3.10发生以下情形之一，可能影响或改变合同权利义务关系的，合同执行单位应当及时向合同综合管理部门报告：a.出现不可抗力情形的；b.合同相对人分立、合并、解散的；c.合同相对人经营状况严重恶化，资质、许可等被撤销的；d.合同相对人未按照合同约定履行，可能影响合同目的实现的；c.合同相对人提出合同履行异议，可能产生合同纠纷的。4.3.11发生本程序4.3.10规定的异常情形的，合同综合管理部门应当会同有关部门，区分不同情况提出以下处理意见：a.变更或解除合同；b.行使不安抗辩权等权利；c.协商、仲裁或诉讼；d.采取其他救济方法。4.3.12合同变更应当签订书面协议。合同执行单位应当按照合同管理权限将变更协议送交相应合同综合管理部门组织审查。对合同做出实质性变更的，应当履行合同审查审批手续。前款所称合同实质性变更，指已生效合同中的主体、标的、数量、质量、价款和报酬、履行期限、地点、违约责任、争议解决方式等条款发生变化，以及合同发生全部或部分转让的情形。4.3.13合同终止前，合同执行单位应当做好尾款和税费结算、未决争议及其他事宜的处理，不得遗留未决事项。合同终止后，合同执行单位和相关部门应当依据合同规定继续履行通知、协助、保密等义务。4.3.14合同执行单位应当对合同相对人履行合同情况进行评价，并将评价结果录入合同管理信息系统。任何单位不得与履约记录不良的合同相对人签订合同。4.3.15合同执行单位应当及时收集、分类整理、妥善保管合同履行资料，并按档案管理规定提交本单位合同综合管理部门进行存档。合同履行资料主要包括：a.合同订立和履行过程中形成的项目建议书、资信调查报告、可行性研究报告、备忘录、确认书、协议、批准书、担保书、委托书、公证书、来往电文、正式合同文本和相关审批资料；b.有关合同修改、补充、变更、中止、转让、解除和调解等资料；c.档案管理部门和合同综合管理部门认为有必要保存的其他资料和证据。归档的合同文本及资料应当是原件。没有原件的，保存复印件，并附书面说明。4.4 合同管理信息系统和示范文本4.4.1 除下列合同外，公司及所属单位签订的合同应当通过集团公司合同管理信息系统运行。a.按照集团公司有关保密规定禁止上网运行的重大项目合同；b.经集团公司法律事务部批准的其他合同。4.4.2 公司及所属单位应当规范、优化合同管理信息系统初始化设置，合理设置单位用户、个人用户及其权限，严格按照制度规定定义系统流程，确保系统运行协调有序、安全规范、风险受控。4.4.3 公司及所属单位建立合同管理信息系统信息数据质量控制机制，保证信息数据真实、准确、完整。合同承办部门要按照合同管理信息系统的信息录入规范，及时准确填报合同相关信息，对录入信息的质量负责。公司及所属单位合同综合管理部门应当定期检查合同管理信息系统信息数据质量，组织整改存在的问题。4.4.5 所属单位合同综合管理部门应当定期组织梳理分析合同管理信息系统运行中存在的问题，及时提出功能完善或升级的业务需求方案，报公司合同综合管理部门，公司合同综合管理部门汇总后报集团公司法律事务部。4.4.6 根据生产经营实际，公司合同综合管理部门组织所属单位对集团公司合同示范文本进行细化。对集团公司合同示范文本未覆盖的交易事项，根据集团公司合同示范文本的体例、格式及有关要求，组织编制公司合同示范文本。4.4.7公司及所属单位签订合同，应当使用合同示范文本。确需使用非示范文本的，应当事先征得公司合同综合管理部门同意。4.5合同的监督与管理4.5.1 合同承办单位（或部门）应当每半年对合同订立、履行情况自查自检一次，及时整改存在的问题。公司合同综合管理部门每年组织一次合同管理工作检查，纠正和督促整改合同管理中存在的问题，并按合同管理工作考核细则规定进行考核，考核结果纳入公司对所属单位考核范畴。4.5.2 审计部门、监察部门根据需要开展合同管理审计和专项监督。对审计和监督中发现的问题，相关单位应当及时整改。4.5.3 审计部门可通过合同管理信息系统对正在审查的合同进行抽检。对审计部门提出的意见，合同承办部门应予采纳；未予采纳的，应当向审计部门作出合理解释。审计部门与承办单位（或部门）不能形成一致意见的以审计部门意见为准。4.5.4 出现以下情形之一的，监察部门按照集团公司管理人员违纪违规行为处分规定，视情节轻重对有关单位和人员给予处分。造成经济损失的，依法追究赔偿责任。涉嫌犯罪的，移交司法机关处理。a.合同订立、履行因违反国家法律法规规定，受到国家有关行政机关查处的；b.与合同相对人、第三人恶意串通，损害公司或国家利益的；c.签订以合法形式掩盖非法目的或内容虚假的合同；d.擅自拆分合同的；e.无授权、超越授权签订或变更合同的；f.隐瞒或不及时报告合同履行异常情况，产生不良后果的；g.擅自放弃或怠于行使权利造成损失的； h.不按照合同约定履行义务导致承担违约责任的；i.泄露合同商业秘密的；j.利用职务之便，通过合同谋取私利的；k.其他应当追究责任的行为。 相关文件、记录和管理流程图5.1 相关程序和管理作业文件CT.8.111 建设工程管理程序合同管理办法5.2 相关法律、法规和标准5.3相关技术文件中国石油天然气集团公司合同管理办法5.4相关记录5.5管理流程图附件1支出合同商务、技术审查分工表序号合同类别商务技术审查部门一买卖合同1.产品物资买卖合同物资管理中心 2.资产买卖合同设备购置合同装备处房屋购置合同财务资产处信息化设备购置合同信息中心3.股权买卖合同企管法规与质量管理处二供用水电气热合同1.供用水合同2.供用电合同3.供用气合同4.供用热合同市场与生产协调处三油田工程合同1.钻井工程合同2.测井工程合同3.录井工程合同4.试油(气)合同5.射孔工程合同6.井下作业工程合同7.勘探工程合同8.石油工程监理市场与生产协调处四建设工程合同1.勘查合同2.设计合同3.施工合同4.监理合同规划计划处五承揽合同1.加工定作合同(1)设备及配件加工装备处(2)材料加工装备处2.修缮修理合同 (1)设备维修装备处(2)井控装置、井下工具及钻具维修工程技术处(3)野营房修理、固控装备装备处3.测试检验合同(1)特种设备（包括压力容器、安全设备设施）安全环保与节能处(2)其它（如井架）装备处4.设备节能服务合同（指油改气、油改电及其他设备节能服务类合同）装备处六运输合同市场与生产协调处七仓储保管合同物资管理中心八服务合同1.中介机构服务合同(1)法律服务合同企管法规与质量管理处(2)其它，包括审计、税务咨询、资产评估、投资项目论证评价、业务代理评价等等非技术咨询项目。财务资产处 2.生产生活合同(1) 生产服务合同(2) 一线生活服务合同市场与生产协调处(3)网络、信息服务信息中心九技术合同1.技术开发合同2.技术转让许可使用3.技术咨询4.技术服务科技开发处5.商标转让许可使用企管法规和质量管理处十租赁合同1.资产租赁合同(1)公务用车租赁规划计划处(2)设备租赁（不含公务用车）装备处(3)其它资产租赁财务资产处2.融资租赁财务资产处十一融资保险合同1.借款2.担保3.保险合同财务资产处十二合资合作合同企管法规与质量管理处十三其它（1）环保合同安全环保与节能处（2）土地使用权合同规划计划处（3）土地补偿合同市场与生产协调处（4）培训合同劳动工资处（5）劳务承包合同劳动工资处收入合同商务、技术审查分工表序号合同类别商务技术审查部门1油田工程合同市场与生产协调处2承揽合同市场与生产协调处3技术合同市场与生产协调处4租赁合同市场与生产协调处5资产转让合同财务资产处6其它合同市场与生产协调处附件2支出合同管理权限层级表序号合同类别公司总经理审批的合同（单位：万元人民币）特大合同（单位：万元人民币）重大合同（单位：万元人民币）一般合同一买卖合同1.产品物资买卖合同2.资产买卖合同0003000100公司机关部门审批合同以外的合同均由所属单位审批3.股权买卖合同全部全部全部二供用水电气热合同0003000500三油田工程合同0003000200四建设工程合同000100050五承揽合同0001000100六运输合同0003000100七仓储保管合同0001000100八服务合同1.中介服务合同 (1)法律服务合同000500全部(2) 其它000500全部2.生产生活合同0003000200九技术合同000100030十租赁合同0001000100十一融资保险合同1.借款2.担保全部全部全部3.保险合同0001000100十二合资合作合同全部全部全部十三其它合同1.环保合同2.土地使用权合同3.土地补偿合同00010001004.培训合同0005005.劳务承包合同0003000500收入合同管理权限层级表