word与excel邮件合并.ppt

Word与excel邮件合并,什么是邮件合并,什么是“邮件合并”呢？为什么要在“合并”前加上“邮件”一词呢？ 其实“邮件合并”这个名称最初是在批量处理“邮件文档”时提出的。具体地说就是在邮件文档（主文档）的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通信资料（数据源：如Excel表、Access数据表等），从而批量生成需要的邮件文档，因此大大提高工作的效率，“邮件合并”因此而得名。 显然，“邮件合并”功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外，一样可以轻松地批量制作标签、工资条、成绩单等。 Word2002以上的版本中新增了“邮件合并”任务窗格式的“邮件合并向导”，这让我们在使用“邮件合并”操作时更加方便和容易。我们通过实际任务的解决步骤，再来详细介绍“邮件合并”功能的使用方法，学习完成后大家就可以按部就班地运用到自己的实际工作当中。,我们可以通过分析一些用“邮件合并”完成的任务，从而得到答案。比如最我们最常用的需要批量处理的信函、工资条等文档，它们通常都具备两个规律： 一是我们需要制作的数量比较大； 二是这些文档内容分为固定不变的内容和变化的内容，比如信封上的寄信人地址和邮政编码、信函中的落款等，这些都是固定不变的内容；而收信人的地址邮编等就属于变化的内容。其中变化的部分由数据表中含有标题行的数据记录表表示。,什么时候使用“邮件合并”,邮件合并的3个过程,上面讨论了邮件合并的使用情况，现在我们了解一下邮件合并的基本过程。理解了这三个基本过程，就抓住了邮件合并的“纲”，以后就可以有条不紊地运用邮件合并功能解决实际任务了。 (一) 建立主文档 (二) 准备好数据源 (三) 把数据源合并到主文档中,(一) 建立主文档,“主文档”就是前面提到的固定不变的主体内容，比如信封中的落款、信函中的对每个收信人都不变的内容等。使用邮件合并之前先建立主文档，是一个很好的习惯。一方面可以考查预计中的工作是否适合使用邮件合并，另一方面是主文档的建立，为数据源的建立或选择提供了标准和思路。,(二) 准备好数据源,数据源就是前面提到的含有标题行的数据记录表，其中包含着相关的字段和记录内容。数据源表格可以是Word、Excel、Access或Outlook中的联系人记录表。 在实际工作中，数据源通常是现成存在的，比如你要制作大量客户信封，多数情况下，客户信息可能早已被客户经理做成了Excel表格，其中含有制作信封需要的“姓名”、“地址”、“邮编”等字段。在这种情况下，你直接拿过来使用就可以了，而不必重新制作。也就是说，在准备自己建立之前要先考查一下，是否有现成的可用。 如果没有现成的则要根据主文档对数据源的要求建立，根据你的习惯使用Word、Excel、Access都可以，实际工作时，常常使用Excel制作。,(三) 把数据源合并到主文档中,前面两件事情都做好之后，就可以将数据源中的相应字段合并到主文档的固定内容之中了，表格中的记录行数，决定着主文件生成的份数。整个合并操作过程将利用“邮件合并向导”进行，使用非常轻松容易。,实例详细剖析,准备工作： 准备一份考生信息数据库，可以是Word创建的数据源，也可以像Excel工作簿、Access数据库、Query文件、Foxpro文件，都可以作为邮件合并的数据源。只要有这些文件存在，邮件合并时就不需要再创建新的数据源，直接打开这些数据源使用即可。 需要注意的是：在使用Excel工作簿时，必须保证数据文件是数据库格式，即第一行必须是字段名，数据行中间不能有空行等。 例如：一个EXCEL工作薄里面包含了编号、准考证号、考生姓名及其他相关信息的字段，要批量打印照片的话，还需要加一个照片的路径和文件名的字段（如果照片的文件名正好是考生的准考证号或姓名的话，可免），假设照片放在e:photo文件夹里，一般和主文档放到同一文件夹内最好，每位考生的照片文件名和准考证号相对应（如果用姓名的话可能会碰到同名同姓的问题）。数据准备工作的正确与否，关系到以后打印出来的证件正确与否，所以必须要仔细校对正确。,设计邮件合并的模板,接下来的工作就是要设计邮件合并的模板了，步骤如下： 启动Word 2003，现在先建立一个主文档，设计排版出符合要求的一个表格（或者文档）来，这些内容也是工作证中不会变动的部分。当然，这仅是一个示例，你完全可以设计出更好看的版式来。,添加域,步骤1 选择“视图|工具栏|邮件合并工具”菜单项，调出“邮件合并”工具栏。 步骤2 点击“邮件合并”工具栏上的“打开数据源”按钮(左边第二个图标)，弹出“选择数据源”对话框，选择刚才建立的“职工信息表”，点击“打开”按钮，弹出“选择表格”对话框，在“选择表格”对话框中选择“职工信息$”，如图3所示。点击“确定”按钮返回主文档。,添加域,步骤3 将光标定位到“姓名”后一单元格，点击“邮件合并”工具栏上的“插入域”按钮(左边第六个图标)，弹出“插入合并域”对话框，在该对话框中的域列表中选择“姓名”，点击“插入”按钮，将其插入到指定位置，如图 4所示。点击“关闭”按钮返回到主文档。 步骤4 以相同的方法，将“组别”、“编号”域分别插入到主文档中相应的位置。,照片域的实现,步骤5 将光标定位于“中学工作证”右下边大的单元格内，我们要在此显示职工的照片。按“插入-域IncludePicture文件名或URL”下方框内输入任意一个字符，如“1” 确定。 回主文档，按ALT+F9，选中“1”，插入域照片名，再按ALT+F9恢复。 如下图所示,照片域的图示,照片域的图示,合并,步骤6 最后点击“邮件合并”工具栏上的“合并到新文档”按钮(右边第4个图标)，将根据职工信息表中的记录数来批量制作“工作证”，并重新生成Word文档，至此，“中学工作证”制作完毕。然后直接打印就行了。 小提示：如若新生成的文档中没有显示图片或所有的图片显示的是一个人，没关系，你可以按“Ctrl+A”全选，然后按F9键对文档进行刷新。还不行，你只有把这个文档先保存关闭了，然后再打开，全选，按F9键对文档进行刷新。,照片域的另类实现,步骤5 先把光标定位在要插入照片的地方，按Ctrl+F9插入一个域，输入“IncludePicture ”e:photo”（不包含外侧双引号），再按Ctrl+F9插入一个域，输入“MergeField ”照片名“”，光标定位到这个域之后输入“.jpg“”，最后看到的结果应该是： IncludePicture “e:photoMergeField ”照片名“.jpg”。 现在保持光标在域中，按Shift+F9将代码转换为结果，也就是把图片内容显示出来。这时候如果什么也没显示，不要慌，按个F9刷新一下域就行了。其实，在按Shift+F9之前直接按F9刷新域也可以显示出来图片。不过图片大小似乎不太合适，调整一下吧。,注意事项,1插入域的时候，包含域代码的那一对大括号并不是手工输入的。应该使用Ctrl+F9来插入域（此时会自动插入表示域的那一对大括号），并在其中填写域代码。 2特别注意，引号内的文件名一定不能写错甚至多加一个空格也不行，否则Word将找不到图片文件，只会出现一个红叉。比如不能写成： IncludePicture “ e:photoMergeField “准考证号“.jpg“，因为e：前多加了空格。 3最后还有一点不得不说明，图片只有在应用“嵌入型”版式的时候才可以用于邮件合并。如果选成其它格式，虽然定位方便了，但是邮件合并的时候会不认它。如果确实需要灵活的定位，可以考虑插入一个文本框，去掉边框等属性，并在这个文本框里插入INCLUDEPICTURE域代码，调文本框的位置即可。,邮件合并技巧,1. 用一页纸打印多个邮件 利用Word“邮件合并”可以批量处理和打印邮件，很多情况下我们的邮件很短，只占几行的空间，但是，打印时也要用整页纸，导致打印速度慢，并且浪费纸张。造成这种结果的原因是每个邮件之间都有一个“分节符”， 使下一个邮件被指定到另一页。怎样才能用一页纸上打印多个短小邮件呢？其实很简单，先将数据和文档合并到新建文档，再把新建文档中的分节符(b)全部替换成人工换行符(l)(注意此处是小写英语字母l，不是数字1)。具体做法是利用Word的查找和替换命令，在查找和替换对话框的“查找内容”框内输入“b”，在“替换为”框内输入“l”，单击“全部替换”，此后打印就可在一页纸上印出多个邮件来。,邮件合并技巧,2. 一次合并出内容不同的邮件 有时我们需要给不同的收件人发去内容大体一致，但是有些地方有区别的邮件。如寄给家长的“学生成绩报告单”，它根据学生总分不同，在不同的报告单中写上不同的内容，总分超过290分的学生，在报告单的最后写上“被评为学习标兵”，而对其它的学生，报告单中则没有这一句。怎样用同一个主文档和数据源合并出不同的邮件？这时就要用到“插入Word域”。在邮件中需出现不同文字的地方插入“插入Word域”中的“ifthenelse(I)”。以“学生成绩报告单”为例，具体做法是将插入点定位到主文档正文末尾，单击邮件合并工具栏中“插入Word域”，选择下级菜单中的“ifthenelse(I)”，在出现的对话框中填入，单击“确定”按钮。 有时可根据需要在两个文字框中写入不同的语句。这样就可以用一个主文档和一个数据源合并出不同内容的邮件来。,邮件合并小数点问题,将数据从数据源通过邮件合并方式提取到Word时，对于非整数如2.9，可能显示为2.8999999999999999。 1、使用嵌套域代码 = MERGEFIELD “语文” 可保留数据源中原数据格式，即如果“语文”成绩为整数时，该域结果也为整数，如果“语文”成绩为1位小数时，该域结果也保留1位小数。步骤如下： 在主文档内按Alt+F9快捷键若干次，直到主文档内显示出 MERGEFIELD “抵押率（）“为止。 选定 MERGEFIELD “抵押率（）“ ，按Ctrl+F9快捷键为之加上一个域括号，变成 MERGEFIELD “抵押率（）“ 。 在 MERGEFIELD “抵押率（）“ 中输入一个等号，使之变成 = MERGEFIELD “抵押率（）“ ，先按一次Alt+F9快捷键，然后再按一次F9键以刷新域，即可看到原来的66.670000000000002已经变成了66.67。,邮件合并小数点问题,2、使用“#”数字图片开关，可保留统一的小数位数，如 MERGEFIELD “合并域” #“0.00” ，可将“合并域”字段的所有数据保留小数点后2位小数。 小数位数可根据需要自己定义。 3、可在数据源中把数据转化为文本。,照片域的问题,图片刷新的问题解决了，但是还有另一个问题，图片大小都变成调整前的了。也就是说，我们插入INCLUDEPICTURE域之后所做的调整，全都失效。查查Word的帮助文档，可以找到，所有域代码都可以有一个开关，用来保存对域结果进行的格式修改： * MERGEFORMAT（注意前面的*是必须的，“*”后面有个空格）。所以，将上面的INCLUDEPICTURE域代码修改为 INCLUDEPICTURE “e:photoMergeField “准考证号“.jpg“ * MERGEFORMAT 在邮件合并模板中F9刷新显示图片，调整图片，再合并成新文档，刷新全部域OK，这次全都是调整后的格式了。 实际上我们最好用PhotoShop动作把图片一次性调整为我们需要的大小再进行图片插入，特别是地形图这一类的可保证图片不变形。,域位数的补齐问题,有的域单元格长短不一，合并后的文档极不美观，可用插入文档中没有的字符补齐，合并后再替换为空格的方法解决。 它的基本格式是“=REPT(“特殊符号”，填充位数)”。 比如，我们要在中A2单元格里的数字结尾处用“#”号填充至16位，就只须将公式改为“=(A2&REPT(#,16-LEN(A2)”即可；如果我们要将A3单元格中的数字从左侧用“#”号填充至16位，就要改为“=REPT(#,16-LEN(A3)&A3”；另外，如果我们想用“#”号将A4中的数值从两侧填充，则需要改为“=REPT(#,8-LE