学习文件—电子邮件使用规范和技巧.docx

学习资料电子邮件沟通规范和技巧电子邮件沟通的重要性1、 电子邮件(E-Mail)是一种最重要的职场沟通方式 ；2、 日常工作交流、传递公司的产品与服务信息、获取外界信息和展示企业形象等。规范和技巧1、 需要发送邮件的情况1） 正式工作报告 2） 部门之间事务往来 3） 通知 4） 知识推荐和信息传递 5） 没有见面交流条件的其他交流内容 6） 难以简单用口头表达说明清楚的事项2、 邮件格式1）邮件一定要注明标题 通常人们会根据主题判断邮件的重要性 标题应尽量写得具描述性，或是与内容相关的主旨大意 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便日后整理 2）如果不是经常交流的对象，记得写邮件抬头称呼对方，以示礼貌，并引起主要收件人的关注 3）结尾签名 使用统一格式：姓名+部门/职务*有限公司* Co., Ltd- Tel: +86 * * Fax: +86 * * Mob: +86 * * *ADD:*3、 邮件发送对象1） 工作计划的发送对象 a) 经理人的工作计划主送工作计划的下达对象，抄送直接上级、间接上级、部门内部相关经理人 b) 为保持部门内部计划对外的一致性，部门内部计划原则上只有一个计划可以跨部门传达，特殊情况可以根据需要处理 2） 项目通报类的邮件 a) 主送给项目小组成员 b) 抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导3） 寻求跨部门支持的邮件 a) 一般主送给寻求支持的人，抄送给他的直接上级 b) 同时抄送本部门的直接上级 c) 这样往往可以获得支持部门的更好的支持4） 小心使用抄送（CC）/ 密送（BCC）功能a) CC是指发送给收件人的同时，也让其他一或多人收到该邮件，并且也让收件人知道这种情况 b) BCC的功能也差不多，区别是收件人并不知道你把该邮件发送给了其他人（当心接收方回复这封信！） c) 将CC人数降至最低，确认收信对象是否需要收到这封信，以免造成不必要的困扰和垃圾5） “全部答复”可能产生一大堆不必要的邮件 a) 如果我给12个人发送了邮件，请问他们是否能在某时间出席会议 b) 应该只有我收到12封回复，而不是大家收到12*12=144封！ 6） 回信时注意保持线索 a) 想回复对方的回复，就不要创建一封新邮件。因为它打断了原始邮件和回复邮件之间的关联（“线索”） b) 一旦失去关联，双方就难以跟踪邮件的次序，尤其是经过多次收发的邮件。7） 选择邮件发送对象的时候避免以下现象a) 非重要的一般性的沟通，避免为了知会的需要将邮件抄送给包括直接和间接经理b) 避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员，特别是可以判断高级管理人员不能深入了解的业务细节 c) 避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人，用见面直接交流代替 d) 对发件人的提出的问题不清楚、或有不同意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停交互邮件与发件人讨论 应讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件e) 不能随便向群体邮箱发送不必要消息 全体邮箱：全体技术中心、技术支持、新元素全体员工，只有一定级别才能发送 4、 邮件内容、技巧：1） 写电子邮件切忌长篇大论，应尽量简单明了地表达（Keep It Short and Simple）；2） 在语气方面，要尽量保持正式和尊敬；3） 切勿讲一些不会在公众场所对他人讲的话 （Email会被记录并有证可查）； 4） 避免非相关主题性的言语（勿让自己无心的言论变成他人嘲弄或攻击的话题）；5） 勿任意或无心地浪费频宽（传送冗长文字与大型图像均会占用大量的频宽，造成网络塞车）；6） 保持专业（避免利用工作的电子邮箱发送私人邮件；7） Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确（保持你的每个段落简短不冗长 ）；8） 一次邮件交待完整信息（不要过两分钟之后再发“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感 ）9） 注意字体大小要适中、字体尽可能统一 （如果写英文邮件，特别注意不要全用大写）；10） 注意编码（有些语言用不同的客户端会出现乱码现象，中文邮件应该选择GB2312的编码）；11） 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件；附件文件应按有意义的名字命名正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用 5、 注意事项：1）沟通确认和反馈对重要沟通事项，在发送邮件后最好电话提醒对方引起关注；或请对方确认收到Email ；如果重要邮件发出去后石沉大海，不一定是对方不重视，尝试再次提醒 ；2） 转发敏感或者机密信息要小心谨慎 不