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档案文献编纂学教程,课程负责人：刘耿生 中国人民大学信息资源管理学院,第十二章 汇编查考性材料的编制,第一节 年 表 第二节 插 图 第三节 备 考 第四节 编辑说明,第一节 年 表,一、年表的用途 二、年表的种类 三、年表的组成部分和编制要求 四、编制年表的步骤和方法,一、年表的用途 年表是按照时间顺序编排并附以简明扼要的说明以反映一定对象（如人物、事件、机构等等）某些活动的表册。编制年表的目的是方便读者阅读和利用汇编内的档案文献。,二、年表的种类 （一）大事年表 （二）人物传记年表,（一）大事年表 1将某一事件或某一运动发生发展过程的主要事实按时间顺序加以排列。 2将一定时期的职官的变化按时间顺序排列。 3将一定机构的发展变化过程按时间顺序排列。 4将某一地区的政治、经济、文化等各个方面的情况按时间顺序排列。 5将一国断代史、通史中所记载的或中外历史上所发生的重要历史事件按时间顺序排列。,（二）人物传记年表 人物传记年表亦称年谱，是将一定人物生平的主要事迹（包括时代背景和有关的历史事件）按时间顺序排列的表册。,三、年表的组成部分和编制要求 汇编内附的年表，一般都是由时间和事实两个部分组成的。 （一）时间 年表的首要组成部分就是时间，记载时间要求准确无误，即所记时间必须是有关史实所发生的准确时间，不能有丝毫差错。所记时间还要尽可能详细，最好写明某年某月某日。 （二）事实 年表的核心组成部分是事实，其编写要求主要有以下几点; 1年表内记述的事实要真实准确，所有材料都必须经过认真选择、考订，才能作为依据，将事实编写入年表。 2选择事实载入年表，应本着“大事突出，要事不漏”的原则，既要避免漏记大事、要事的出现，又要防止巨细无遗的现象罗列。 3年表文字应力求简明。 4年表的观点要正确。,四、编制年表的步骤和方法 首先，要熟悉和掌握所编年表的内容范围。 其次，在收集、摘录应列入年表内的史实的有关材料时，编者要全面收集各种形式的材料。 再次，对抄录在卡片上的每一条材料，要进行认真的审核。 最后，将编写好的列有时间和事实的一张张卡片严格按时间顺序排列起来，另纸付抄，便成年表的草稿。校对无误后，加以誊清，即成定稿。,第二节 插 图,一、汇编内插图的意义 二、选择汇编内插图的要求,一、汇编内插图的意义 （一）有助于读者对汇编内档案文献的内容和形式的了解，并展现本汇编的主题，这是汇编内插图的主要作用。 （二）通过插图可以向读者介绍汇编内档案文献所反映不到的历史背景材料。 （三）有些汇编内的档案文件系条约、章程，比较抽象，编者选择一些反映具体事物的照片，能加深读者对这些“虚”的材料内容的理解，并补充了“实”的材料之不足。 （四）汇编内插图能够增加档案文献的真实感，在某种情况下，还能起到证据的作用。,二、选择汇编内插图的要求 （一）属于人物文集题材的汇编，应侧重选用反映作者生平活动并具有重要历史意义的照片和图片。 （二）属于历史事件题材的汇编，可以选用该历史事件中具有重要意义的人物、场面、遗迹、手迹等的照片、图片，以弥补汇编内文字材料的局限性。 （三）属于某些军事题材的汇编，为了使读者对于战争情况一目了然，免去在普通地图上艰难查寻之苦，以便加深对有关档案文献的理解，应该选拟有关的示意图。 （四）属于经济、统计资料题材的汇编，特别要注意选用和拟制各式各样的形象表格之类的图例。,第三节 备 考,一、备考的作用 二、备考的组成和编制方法 三、备考在汇编内的注明位置,一、备考的作用 备考属于档案文献汇编内的一种查考性参考材料。它的作用包括两个方面：一方面起查找的作用，可以帮助读者在必要时按照备考的指引查找档案原件；另一方面起参考的作用，可以帮助读者了解档案文献的可靠程度和完整程度，从而有助于读者判断档案文献的价值。因此，为汇编内档案文献编制备考是十分必要的。,二、备考的组成和编制方法 （一）写明档案文献的出处。 （二）写明档案文献的可靠程度和完整程度。 （三）写明档案文献的外形特征。 （四）写明档案文献曾出版的情况。,三、备考在汇编内的注明位置 （一）一部汇编中每份档案文献的备考内容均不相同，因此对每份档案文献需分别编写独立的备考。这样的备考其注明位置大体有两种： 1将备考写于每份档案文献之后。 2将内容不同的备考置于汇编内不同的部位。 （二）若一部汇编内每份档案文献的备考内容完全相同，则只需在编辑说明中统一说明一下即可，不必再加以分述。 （三）如果一部汇编的备考内容，有一部分相同，另一部分不同，则应将其相同部分于编辑说明中统一交代清楚，对其不同部分再作分别说明。,第四节 编辑说明,一、编辑说明的作用 二、编辑说明的内容 三、编写编辑说明的要求 四、序言与编辑说明的区别与联系,一、编辑说明的作用 档案文献汇编内的编辑说明，又称编者的话、编辑例言、出版说明和凡例等等，它的作用是介绍汇编内档案文献的状况和编者进行编辑加工的情况，帮助读者顺利阅读和利用汇编内的档案文献。,二、编辑说明的内容 （一）向读者说明汇编内档案文献的状况 （二）向读者介绍编者在本汇编内所做的工作,（一）向读者说明汇编内档案文献的状况 1总的说明档案文献的收录范围，包括材料的来源、种类、完整程度、数量、时间断限及其流传情况。 2概括介绍本汇编的取材标准、删节的原则以及某些材料重新选录公布或不予选录的原因。,（二）向读者介绍编者在本汇编内所做的工作 1说明汇编采用的体例（包括分类原则）和材料排列的方法。 2说明由编者拟制或修改的标题与原有标题相区别所使用的符号。 3说明编者对档案文献进行加工时所遵循的原则和汇编内统一使用的加工符号。 4 说明编者所作的注释、按语、题解和所使用的注码的区别以及注文的位置。 5说明编者为汇编编制的各种参考材料和查找工具及其使用方法。 6说明档案文献的备考中可以综合交代的内容。 7说明汇编的主编和参与编纂的单位及人员姓名。,三、编写编辑说明的要求 （一）编辑说明的内容必须准确。 （二）编辑说明所介绍的档案文献正文中的各种加工符号的使用方法，必须与汇编内正文中的具体情况完全一致。 （三）编辑说明要简明扼要，条理分明，通俗易懂，不能长篇大论。,四、序言与编辑说明的区别与联系 （一）序言与编辑说明的区别 （二）序言与编辑说明的联系,（一）序言与编辑说明的区别 1二者的作用是不同的。汇编的序言主要对读者起指导或佐助阅读、研究和利用档案文献内容的作用，而编纂说明则主要帮助读者查考汇编的编辑加工情况。 2二者的内容也不同。序言主阐述汇编题目的含义、汇编内档案文献所反映的历史事实、时代背景和作者情况，并对档案文献的价值进行评论，属于学术论文；而编辑说明则侧重于介绍编者所进行的编辑情况，不必涉及档案文献的内容，属于说明性的文章。二者互为表里，编辑说明介绍汇编之“表”，序言介绍汇编之“里”。 3二者的编写要求也不同。序言要求有较强的思想性与学术水平，要有编者的观点、论据、结论；而编辑说明则要求内容准确，与汇编内编辑加工档案文献的情况一致即可。 正由于序言与编辑说明有上述明显的区别，因此在一些较大型的汇编中，经常采用将二者分开来写的形式，这样做可以使它们分别集中阐述各自所应说明的问题。一般做法是，序言中专门围绕汇编题目和档案文献所反映的内容进行评述，编辑说明则着重介绍编辑加工情况。这样做有一个明显的好处，即读者阅读起来十分便利，不易混淆。,（二）序言与编辑说明的联系 二者的编写