外帐做账流程第三章外账入账单据.doc

第三章 选单篇 每个月我们算完了成本和费用需要多少金额后，就要开始对收集的单据进行筛选，看看哪些单据符合我们的要求。我们做外账也跟做内账一样，原始凭证有外来的，也有自制的。那它们都有哪些，而我们对这些原始凭证又有什么要求呢？外来原始凭证：1. 进项发票：1） 购进原材料（库存商品）或是固定资产时，供应商随货而来的增值税发票或是普通发票。增值税发票有17%、3%、6%的税率，普通发票也有分增值税普通发票和普通销售发票。为了让业务更真实些，我们还必须要求供应商随增值税发票附上该单位的送货单。这里要注意的，不是所有取得的增值税发票的进项税都可以抵扣的，如果你企业购进的货物或劳务是用于以下提及的项目，这进项额就不允许抵扣。 （1）用于简易计税方法计税项目、非增值税应税项目、免征增值税项目、集体福利或者个人消费。（注：简易计税方法是指按照销售额和增值税征收率计算的增值税额。个人消费，包括纳税人的交际应酬消费。增值税一般纳税人自用的应征消费税的摩托车、汽车、游艇，这个原来也界定在以上的个人消费中，之前这类固定资产的进项税额也是不允许抵扣的，但国家最近修改的法规上重新定义了这方面，所以现在这类固定资定的进项税也可以抵扣，不过要注意的是这些固定资产的取得发票的抬头必须有是企业的名称）。企业用于新建、改建、扩建、修缮、装饰不动产，所以购进物料的进项税额也不能抵扣。（2）非正常损失的购进货物及相关的应税劳务（3）非正常损失的在产品、产成品所耗用的购进货物或者应税劳务。（4）国务院财政、税务主管部门规定的纳税人自用消费品。 2） 交易过程中产生的运输费用的运输增值税发票，这类发票由支付款项的一方获得。运输类的增值税发票也可以在网上认证。3） 从海关取得的海关进口增值税专用缴款书。4） 农产品收购发票注意事项：2011年2月发布的发票管理办法，明确了发票上财务专用章的使用被禁止,只能加盖发票专用章。企业应注意发票章是否合规，不合规的及时补盖。没有填开付款方全称的发票应及时补充完整。2用支票支付货款，留存企业的支票头。到银行电汇货款银行交回电汇单的回单联。用别家企业开具的银行承兑汇票背书支付货款时，要该承兑汇票票面和背书栏的复印件，再加上收款方开具的收款收据（注意：承兑汇票收到时要看看背书那一面其他公司的背书清不清楚，有没有写错别字，盖的印鉴有没有出背书栏，如果有以上的错误可能会导致你公司无法贴现这笔承兑）。通过网上银行转账付款的，网上银行打印出有银行电子章的汇款凭证，如果网银行没有此项功能，就需月末到银行取回有银行打印的客户付款通知单。现金存入银行的，要填写现金缴款单，回单联拿回作账。支付银行所有汇款的手续费、回单箱费、年费等，正规的做法，一定要银行出具的发票才可以入账，有些企业直接使用银行打印的付款通知单入账，而不向银行索取发票，这是不对的。（因为银行收取的费用，是他们的收入，这也需要纳税的，所以他们也能开具发票）3收到支票时填写进账单到银行入账，以银行给回的进账单回单联入账，收到电汇货款时，要银行出具的客户收款通知书入账。收到承兑汇票时，如果不背书转让给供应商，就要等到期去银行兑付，以银行开具的托收进账单入账。4支付公司水电费时供水供电公司开具的发票。如果是一般纳税人，还可以要求供水供电公司开具增值税发票，税额可以抵扣。如果是物管公司代收代缴水电费的，要求他开具代收水电费的发票。水电费发票是税务局查账的一个依据，特别是工业企业，他们生产产品的动力都是水电，如果他们隐瞒收入，这水电费单就是出卖他们的证据。企业与其他企业或个人共用水、电，无法取得水、电发票的，应以双方的租用合同、电力和供水公司出具给出租方的原始水、电发票或复印件、经双方确认的用水、电量分割单等凭证，据实进行税前扣除5支付房租时，支付给房东的付款凭证只能作为支出时凭证，作为费用，还需要房东开具的房屋租凭发票。这个发票可以叫房东去地税局代开，但这发票要缴纳20%左右的税负，所以在租用办公场地时要说明这费用谁出，如果是企业出，这笔税金是不能入到外账的，因为税法规定这笔税金是房东收入所要支付的税款，不能由企业列支，抵减应纳所得税。有些企业的房东为了少交税，往往只会开一半房租的发票，那企业就要与房东准备两份合同，开房租发票是需要租赁合同备案的。6电话费、网络费，由提供通讯的公司开具的发票，如果是银行代收的，银行开具的扣款通知书，这不能代替发票作为费用的列支，只能是支出这笔款用的凭证。相关人员，公司有补助手机费的，如果手机卡的持有人不是公司名称，而是个人的，所补助的费用是要给当月工资一起申报个税，合计数超出起征点就需要交纳个税。 7购买日常办公用品，超市或文具店开具的普通发票。这个费用税法没限制，如果外账费用不足时，也可以找些这类的发票回来抵账，例如：日用品、清洁用品呀。但是对“办公用品”的购置，须附有明细清单（货物名称、单价、数量等明细）。凡发票上只开具办公用品一批字样，而且没有清单的一律不能扣除。其中购买的工作服和劳动保护用品可列入”管理费用-劳动保护费” ，可以不占福利费限额。8餐饮发票、礼品和食品发票，这类费用在企业发生最多，往往会超出税法规定的不含税销售收入的千分之五。那我们如何充分运用这部分费用呢？餐饮发票我们入业务招待费，如果是发生在当地的，同一发票金额大点的，我们可能入到职工福利费，当成是员工过年过节，或是搞员工活动的支出。食品发票呢？我们可以当作员工中餐的费用，有了发票我们就可以支出补贴给员工的中餐的费用了。有时酒店也会开出的商务会议费发票。对这类会议费，必须同时具备以下条件的，才可以在计征企业所得税时准予扣除。 (1)会议名称、时间、地点、目的及参加会议人员花名册； (2)会议材料(会议议程、讨论专件、领导讲话)；(3)会议召开地酒店(饭店、招待处)出具的服务业专用发票。 企业不能提供上述资料的，其发生的会议费一律不得扣除。最近，国家税务总局出一个国家税务总局关于企业所得税应纳税所得额若干税务处理问题的公告，公告里提及其中一条：根据所得税实施条例第四十三条和第四十四条规定，企业正常生产经营活动期间发生的业务招待费、广告费和业务宣传费，可以按企业当年收入情况计算确定扣除限额。但是，对于在筹办期间没有取得收入的企业发生的上述费用如何进行税前扣除，未作具体规定。考虑到以上费用属于筹办费范畴，公告明确，企业筹办期发生的业务招待费直接也按实际发生额的60%、广告费和业务宣传费按实际发生额，计入筹办费，按照国家税务总局关于企业所得税若干税务事项衔接问题的通知（国税函200998号）第九条规定的筹办费税务处理办法进行税前扣除。筹办费在取得第一笔营业收入的当月可以开始摊销，摊销年限不得低于三年的。9运输交通工具的费用，必须是登记在企业名下的运输交通工具所产生的费用才可以抵税，那如果该企业老板或有些员工不想或不可能将汽车登记在企业名下，这又用什么方法去解决呢？解决的方法就是跟这些汽车的车主签定一份租车协议，协议内容说明该车租借给企业使用，在使用期间所产生的费用由企业承担。如果需要支付租金给个人，那就要去税务局开具租赁发票，税负在20%左右。只有这样，企业才可能列支个人名下的汽车的油费、路费等。(租借协议看附件)有同学会问那我企业采购哪种方法比较好呢？入公司的运输工具，其购进成本可以计提折旧，抵减应纳所得税额，固定资产的进项税还可以抵销项税，但是如果该车没有到使用年限前就将其转让出售了，那企业就必须开具增值税发票才可以过户到新车主那里。如果是以租借名义租借老板的汽车，企业所得抵的费用只能是租车费，这样可以抵的费用就少很多了。10支付税款和员工社保费时税务机关开具的纳税凭证（现在都是由银行代扣款，所以这个凭证也是由银行代开）。11有些工业企业，他们生产出来的产品要通过检测、申报后才可以上市销售，这类费用是支付给一些行政事业单位的，因为这些单据是免税的，所以他们开具的是财政局统一印刷的收款收据。有些企业去参加相关行业的协会，这类费用也是免税的，所以收到的也是财政局统一印刷的收款收据。平时年检企业的证照，收到的也是此类的收据。12公交车票、长途车票、住宿发票，这类的单据就是差旅费支出的凭证。公交车票可以本地或异地的，因为办公室人员外出办事也会从公共汽车。但是住宿费就不能是本地的，你不可能在本地出差，还要住旅馆吧。本地的住宿费只能算到客户招待费里。差旅费报销时应有将出差内容填写完整、审批手续齐全的差旅费报销单以及车（船、机）票、住宿发票、行李托运发票等。其中“出差途中的餐费”，如要列入差旅费扣除，需能提供在“出差途中”就餐的证明，反之，计入业务招待费。出差途中的餐费作为差旅费，就可以全额扣除；如果出差途中的餐费作为业务招待费，只能在收入的0.5%以内和金额的60%二个标准之中按最低额扣除。13快递费和货运费，前者大都是邮寄文件发票之类的，这类费用也要求快递公司开具发票，有些快递公司送货来时，业务员不会带发票，只带收据，如果你公司业务量大的，你最好跟快递公司形成月结方式，这样他们就会给你开具普通服务性发票或者是增值税运输发票。14广告费发票，这必须是广告公司开出来的才行。如企业发生的与生产经营活动无关的非广告性质的赞助支出，就不能扣除。15如果企业为了研发某种产品或技术，而购买的样品、书籍、设计费、翻译费等，这类费用可以专门设一科目记录，因为日后这些费用可以加计扣除。根据财税201370号 财政部、国家税务总局关于研究开发费用税前加计扣除有关政策问题的通知：一、企业从事研发活动发生的下列费用支出，可纳入税前加计扣除的研究开发费用范围：（一）企业依照国务院有关主管部门或者省级人民政府规定的范围和标准为在职直接从事研发活动人员缴纳的基本养老保险费、基本医疗保险（放心保）费、失业保险费、工伤保险费、生育保险费和住房公积金。（二）专门用于研发活动的仪器、设备的运行维护、调整、检验、维修等费用。（三）不构成固定资产的样品、样机及一般测试手段购置费。（四）新药研制的临床试验费。（五）研发成果的鉴定费用。16聘请会计师事务所进行查账、验资、资产评估、清账等发生的费用开具的服务性发票。17. 销售费用-手续费及佣金支出。该支出是指企业支付给其他单位或非本企业雇员的支出。企业支付给本企业雇员的销售提成等支出，不属于手续费及佣金支出。除委托个人代理外，企业以现金等非转账方式支付的手续费及佣金不得在税前扣除。18一些企业因违反法律、行政法规而支付的罚款、罚金、滞纳金虽然有正击规的发票或财政收据，但是也不能抵减应纳税所得。不过提醒您注意，不能列支罚款的前提是该罚款是因违反法律和行政法规而产生，企业间正常的合同违约金等等是可以扣除的，前提必须有签订合法的合同。内部的自制原始凭证 1在开具销售发票给客户时，我们还要在根据发票内容开具一张送货单。 送货单可以在文具店购买统一印刷本，如果企业是使用财务软件的，可以将销售出货单打印出来附在发票背后。2收到进项材料发票时，我们要根据发票内容开具收货单。3工业企业在计算产品成本时领用材料，根据计算好的结果开具的领料单。4月末工业企业会根据当月开出了销项发票的数量产品，开具库存商品的进仓单。注：送货单、采购收货单和领料单可以在文具店购买统一印刷本。如果企业有特殊要求也可以自行设计。 5员工工资的工资表6工业企业的制造费用分配表。 制造费用分配表 单位：元当月发生金额分配率品名单位分配额完工数量分配总额合计7当月计提固定资产的折旧表。（ ）月固定资产折旧表 单位：元购时日期名称原值折旧月份月折旧额已提折旧额净值合计8当月摊销无形资产的摊销表。（ ）月无形资产折旧表 单位：元购时日期名称原值摊销月份月摊销额已摊销额净值合计9当月计提营业税金及附加的计提表。每个季还有所得税计提表 （ ）月份营业税金及附加计提表税目计提基数税率金额城市建设维护税教育费附加。合计 （ ）季所得税计提表项目本季利润合计本年利润累计本年应交所得税额本年已预交所得税额本季实际应交所得税额 10摊销开办费的摊销表。 开办费摊销表 单位：元月份期初金额月摊销额已摊销额未摊销额以下为供大家参考的汇算清缴费用扣除标准汇总表：费用类别扣除标准/限额比例说明事项（限额比例的计算基数，其他说明事项）职工工资据实任职或受雇，合理加计100%扣除支付残疾人员的工资职工福利费14%工资薪金总额职工教育经费2.5%（超过部分可以后年度扣除）工资薪金总额8%经认定的技术先进型服务企业全额扣除软件生产企业的职工培训费用职工工会经费2%工资薪金总额业务招待费MIN（60%，5）发生额的60%，销售或营业收入的5；股权投资业务企业分回的股息、红利及股权转让收入可作为收入计算基数广告费和业务宣传费15%当年销售（营业）收入，超过部分向以后结转30%当年销售（营业）收入；化妆品制造与销售、医药制造、饮料制造（不含酒类制造）企业不得扣除烟草企业的烟草广告费捐赠支出12%年度利润（会计利润）总额；公益性捐赠；有捐赠票据，名单内所属年度内可扣，会计利润0不能算限额利息支出（向企业借款）据实（非关联企业向金融企业借款）非金融向金融借款同期同类范围内可扣（非关联企业间借款）非金融向非金融，不超过同期同类计算数额，并提供“金融企业的同期同类贷款利率情况说明”权益性投资5倍或2倍内可扣（关联企业借款）金融企业债权性投资不超过权益性投资的5倍内，其他业2倍内据实扣（关联企业付给境内关联方的利息）提供资料证明交易符合独立交易原则或企业实际税负不高于境内关联方利息支出（向自然人借款）同期同类范围内可扣（无关联关系）同期同类可扣并签订借款合同权益性投资5倍或2倍内可扣（有关联关系自然人）据实扣（有关联关系自然人）能证明关联交易符合独立交易原则利息支出（规定期限内未缴足应缴资本额的）部分不得扣除不得扣除的借款利息该期间借款利息额该期间未缴足注册资本额该期间借款额利息支出（非银行企业内营业支付）不得扣除罚款、罚金和被没收财物损失不得扣除税收滞纳金不得扣除赞助支出不得扣除各类基本社会保障性缴款据实规定范围内补充养老保险（非商业性）5%工资总额补充医疗保险（非商业性）5%工资总额不征税收入用于支出所形成费用不得扣除环境保护专项资金据实按规提取，改变用途的不得扣除财产保险据实特殊工种职工的人身安全险可以扣除其他商业保险不得扣除国务院财政、税务主管部门规定可以扣除的除外租入固定资产的租赁费按租赁期均匀扣除经营租赁租入分期扣除融资租入构成融资租入固定资产价值的部分可提折旧企业间支付的管理费（如上缴总机构管理费）不得扣除企业内营业机构间支付的租金不得扣除企业内营业机构间支付的特许权使用费不得扣除向投资者支付的股息、红利等权益性投资收益不得扣除所得税税款不得扣除未经核定准备金不得扣除固定资产折旧规定范围内可扣不超过最低折旧年限生产性生物资产折旧规定范围内可扣林木类10年，畜类3年无形资产摊销不低于10年分摊一般无形资产法律或合同约定年限分摊投资或受让的无形资产不可扣除自创商誉不可扣除与经营活动无关的无形资产长期待摊费用限额内可扣1、已足额提取折旧的房屋建筑物改建支出，按预