浅谈高速公路工程档案管理的措施.docx

浅谈高速公路工程档案管理的措施 摘 要：近几年来，我国高速公路发展迅速，档案管理作为高速公路建设管理中的重要部分，可以准确真实地反映高速公路建设情况，是项目建设工作监管、验收、审计、维修等重要依据，对工程日后的运行管理起着关键作用，更好保证公路公路健康运行。本文简要地阐述了高速公路档案管理现状，分析了高速公路档案管理的问题，针对问题提出有效控制措施，更好地促进高速公路档案管理建设发展。 关键词：高速公路；档案管理；控制措施 随着高速公路建设的等级要求提高，对公路建设质量要求也不断提高，建设单位需要科学管理好高速公路建设项目档案工作，为公路的建设和养护工作提供依据，避免人力财力浪费，促进高速公路稳定建设。所以，高速公路工程档案管理工作对整个工程是否顺利验收起着不可忽视的作用。 1 高速公路档案管理现状 在项目建设档案管理过程中发现，相当多的单位领导对档案工作重视不足、无稳定档案专职管理人员、项目工期长、参建单位多、无同步档案管理观念等，导致档案数据不真实、签认不及时、整理归档工作滞后，无法体现档案的真实性、有效性、齐全性以及完整性。 2 建议采取控制措施 针对项目实际情况，对项目档案的管理，建议采取以下几点措施。 2.1 强化档案过程管理 2.1.1积极主动接受上级档案主管单位的检查与指导，对检查提出的问题，积极落实排查及整改。检查提出的宝贵意见对项目档案工作水平的提高起着至关重要的作用。 2.1.2组织业务培训及学习。一是响应上级档案主管部门文件要求，积极组织各参建单位档案人员参加档案业务培训。二是建设单位适时开展相关档案技术交底、宣贯培训、组织集中到兄弟单位参观交流等交流学习活动，不断加强档案工作人员的技能水平，扩展档案工作人员的视野。 2.1.3定期或不定期组织严查施工文件造假、编造数据等问题，确保文件材料形成的真实性。针对档案材料形成、整理的质量通病问题，加大检查频率，将通病、常规问题形成材料，有效组织宣贯，避免日后积重难返。 2.1.4要求各参建单位每月定期或不定期组织档案专题会议，要求带问题开会，将会议提出的问题，及时给予解决，加强内部沟通与交流。 2.1.5制定强而有效的档案评比竞赛方案，作为过程管控的主要手段。可以调动广大档案人员的积极性与主动性。 2.2 提高档案内在质量 2.2.1建立稳定有效的档案体系。制定切实可行的档案编制管理制度，明确档案专职管理人员，确保责任到人。把档案工作纳入招标文件和合同条款，项目从开工起，就应制定各参建单位档案管理人员体系，前期对其考核，考核相关档案人员是否具备能力、是否胜任工作，并在后续工作中持续考核，发现有不能胜任者，即要求更换。并强制要求档案相关人员不得随意更换，否则将处于重罚，同时要求持证上岗。 2.2.2推行首件制建立样板卷。从项目施工开始就应明确档案工作标准，按照首件制要求，所有参建单位在预立卷工作正式开始之前，将样板案卷送?O理单位及建设单位审核，按审核意见完善后，作为后续预立卷工作的案卷质量标准。通过对样板卷的高要求和严格审查，划定整个项目案卷质量的最基本底线。 2.2.3树立标杆单位。根据各参建单位的实际情况，选拔三同步要求落实较好、案卷质量较高、竣工图绘制进度快、质量好的单位，树立为项目档案的标杆，组织各参建单位前去学习交流。 2.2.4用典型进行实操引导。考虑到项目参建单位众多，且多数参建单位高速公路项目档案的标准及要求并不熟悉，档案工作相关人员的业务水平参差不齐，建议采取实操进行引导，并对具体操作时需要注意的事项进行了强调，杜绝生手无从下手可能性，正确引导了标准化作业的流程。 2.3 落实同步组卷归档 2.3.1通过宣贯会统一档案管理理念和目标。各参建单位刚进场时，建设单位应组织对档案工作进行了宣贯交底，告知各参建单位项目档案工作的目标、相关的要求、管理思路，以及档案工作过程中需要注意的事项，统一各参建单位档案管理思想，使其尽量和建设单位档案工作的目标、计划保持一致。 2.3.2同步开展文件收集与整理，实行全面计划管理。编制档案工作总体计划，结合单位分部分项工程划分及实际施工进度，编制原始记录形成、收集与整理计划，并分解落实到各责任部门及人员，督促各参建单位严格按照计划推进各项工作。把任务落实到节点，一级管一级，落实责任制。 2.3.3同步开展归档与组卷。实施每分项或分部施工完成后两个月内，及时将已完工工程文件材料有序整理排序，在保证各工序原始记录表格基本齐全、分项不漏项的同时进行手工编码，进行合理归档预组卷工作。形成案卷临时档号、案卷目录、卷内目录，真正做到每完成一盒，归档预组卷一盒。 2.3.4同步开展电子档案。项目档案文件信息化工作随施工过程同步开展，一是减轻了项目交工后的扫描工作量，避免了扫描件上传高峰导致的系统瘫痪，且能及时解决电子档案工作中发现的问题，提高扫描的质量，避免后期返工的几率。二是电子档案同步后，方便了文件的查找与借阅，提高了各单位各部门的文件归档积极性。三是利用档案管理系统，随时对档案工作进度及声像档案的质量进行远程查看，同时组织全线各单位远程学习标杆单位的样板案卷，四是利用档案信息管理系统，极大地方便了建设过程中的审计工作，大部分所需文件都可在档案系统中查阅。建立QQ群、微信群，提高互动性，提高解决问题及时性及有效性。 2.3.5同步开展竣工图编制，规范竣工图审核。过程中要求施工单位，凡收到一份设计后服务函或变更通知单，就应及时的在施工图中做好标注，附齐全相关变更证明材料，做好竣工图草图编制工作。明确竣工图审核人员及审核流程，强制要求留下审核记录，规范审核工作，采取监理审核，建设单位复核的手段，提高审核把关质量关。 2.3.6同步组织移交验收。针对历来薄弱的同步移交及同步验收工作环节，根据单位、分部、分项划分原则，结合施工实际施工完成情况，制定切实可行的过程阶段性内部验收方法。对检查符合预立卷标准的案卷，分阶段有步骤地组织中间验收及移交工作，确保档案的安全性，确保移交与工程交工的同步性。 2.4 提高档案管理人员的综合素质 目前，因为相当多的单位或企业对档案意识不强，重视程度不足，仍有大部分工程档案管理人员多为兼职人员，且专业知识储备不够，经验不足。所以，应制定培养目标，组织进行针对性学习，培养一流档案管理人才，提高档案管理人员素质，培养出适应公路工程档案事业专业人才。对公路工程档案管理人员要求专业与能