浅谈会计电算化环境下的内部控制.docx

浅谈会计电算化环境下的内部控制 摘要：会计电算化的普及和深入让会计文档的管理形式与会计工作的职能划分、权责关系、稽核关系等减弱了其原有的内部控制体系，而且使会计业务关系发生了许多改变，整个体系也受到了很大的冲击。笔者通过对会计电算化内部控制的特征分析，从会计电算化内部控制管理方面、系统方面和安全方面三个方面对会计电算化内部控制中存在的问题进行了详细的分析，并提出了相应的改进措施。 下载 关键词：会计电算化；内部控制；问题；对策 计算机的使用范围在现代化的日常工作中日益扩大，计算机的职能范围在许多管理部门都逐渐扩大，各种数据、报表等会计信息的处理，也越来越依赖计算机。但是许多会计信息的产生只有在严格谨慎的控制下，其准确性和可靠性才能得到保证。由此可见，充分利用会计电算化的高效便捷，以此让企业内部控制不落于新的大环境的形势，并形成一系列电算化会计系统的内部控制制度，对现代管理尤为重要。 一、会计电算化内部控制特征分析 会计电算化系统由会计管理信息系统、会计数据处理系统、会计决策支持系统三大板块组成。电算化会计信息系统的内部控制的目的尽管在目前没有发生任何变化，但是作为内部控制的深层次发展与内部控制的特殊形式，在控制环境下，控制的手工系统与形式、内容依旧存在很多的差别，对其本身的内部控制制度产生了很大的冲击力度，以至于其在新的大环境下显得落后于形势。主要表现在：控制手段对程序的依赖性增加，内部控制环境更为复杂，控制内容增多，内部控制难度加大，内部控制的强弱决定会计信息质量等。 二、会计电算化内部控制存在的问题 （一）管理控制方面问题 1、授权及执行问题授权、批准控制是一种常见的基础的内部控制。因为电算化功能高度集中导致的职能集中，很多会计人员的职能开始往核算型、管理型的方向转移。所以，在这种情况下如果不加强内部的控制，就存在着漏洞，会让某些计算机操作员对使用中对的数据和程序加以修改，甚至操纵处理结果，从而导致舞弊和错误的出现。 2、电算化会计存在一些固有的问题，比如说，如果数据在输入的过程中发生了错误，而计算机无法识别，则会引发会计报表、明细账、总账等错误，从而造成输出信息的失真。会计电算化这些固有的弱点，要求内部控制可以把数据的解决办法和过程规范化，同时保持相对的稳定性和准确性，从而保证会计信息质量的准确性、完整性和真实性。 （二）系统方面问题 1、系统开发问题由于电算部门的计算机设计开发人员往往不太熟悉用户部门所要处理的业务，不懂得会计与审计，用户部门的财会人员又缺乏计算机知识和应用技术，所以设计出来的系统往往不适用，也不具备审计性。而会计系统一旦投入使用就很难修改，也会给企业带来很多不必要的麻烦。因此在会计电算化内部控制中系统开发问题是一个关键问题。 2、计算机软硬件质量问题一些会计软件在设计和开发阶段普遍存在着重功能轻安全的现象。软件方面，许多软件设计对选用的语言和数据库的安全性能考虑较少，所以在软件运行后期产生了许多安全隐患。在硬件方面，许多可以保障安全的硬件并没有配置齐全，特别是硬件自身的安全性能就很低，从而直接影响了整个会计系统软件的正常安全运行，并且，在软硬件质量方面没有系统的内部控制制度，这就直接导致舞弊风险的增加。 （三）安全方面问题 1、档案保管安全问题。随着会计电算化后，纸质的各种数据记录会大大减少，相应的会计事项的说明和凭证、账簿等大多要依赖计算机方可录入、阅读和查询。所以在会计电算化的环境下，会计档案必须满足更高的要求和条件，包括：保存纸质介质会计核算资料、保管好以磁性介质方式存储的各种会计数据和计算机程序等。因此加强会计档案内部控制势在必行。 2、在现代的大网络环境下，由于愈来愈泛滥的网络问题，以前的以计算机机房为中心的安全保护措施已经不适用现代的网络环境。如今大量的会计信息在开放的Internet环境中传达，许多相关信息被暴露于开放的网络环境中，因此很容易被篡改甚至泄露，信息的真实性和完整性也很难得到保证。由于互联网的开放特性，网络会计系统无疑面临巨大的安全风险。计算机网络的内部安全会成为新兴的安全问题，并且亟待解决。 三、加强我国会计电算化内部控制的对策 （一）加强管理控制 1、加强管理控制要求加强授权和职责分工，加强管理控制的关键点就在于不相容职务的分离。计算机会计系统与手工会计系统一样，不能让一个人或一个部门对可能发生舞弊或欺诈的经济业务，经手到底，必须分别由几个人或几个部门承担。企业应该在数据维护管理职务与电算审核职务；数据录入职务与审核记帐职务等基本职能划分的控制制度基础上，建立相应的职务轮换制度，对职能进行划分轮换，减少舞弊欺诈的可能性。 2、加强操作控制电算化会计信息系统处理并非万无一失，所以在设计会计信息系统的程序时，就应该把对数据的处理控制，作为一个重点加以考虑，同时将各种数据处理控制方法设计在系统程序之中，为了确保数据处理的准确性，还应该对数据处理实行严格的控制。在会计电算化系统下，对会计数据的处理一般要经过输入、复核、更改、汇总、分类、记账、对账、转账等流程，会计软件在此过程中的主要作用就是监督并保证流程得以顺利的执行。因此，应该设置各种条件对会计软件进行约束控制。 （二）完善系统方面控制 1、系统开发与维护控制。在计算机会计系统开发阶段，为了减少后期系统运行出现失误，就应该对系统的相关使用人员进行严格的培训，提高相关工作人员对系统的认识以及相关技能。同时，在外购软件时，就应该请求软件制作公司的充分支持，给予足够的培训机会以及时间。在前期准备充分之后，新旧的计算机会计系统在交替更换的时候，会经过一定周期的转换程序，在这个阶段，相关企业需要使用有效的控制手段，做好交替转换的各项准备工作。 2、为软件依托的硬件设备，其性能的高低、质量的优劣、处理能力的强弱，直接关系到会计信息系统的准确可靠，因此加强计算机软硬件质量控制硬件控制，是系统正常工作必不可少的前提条件。另一方面，会计软件在满足会计工作的时候，可以保证数据处理的完整与准确。而且软件的效率性和可维护性等也是衡量软件质量的重要指标，因此，软件一旦投入使用，就必须实行相应的维护。 （三）加强安全控制 1、加强档案管理控制。为了保持数据的完整性与安全性，企业使用的会计软件应该具备强大的备份功能，能够保证系统即使崩溃，也可以及时恢复工作状态。在电算化会计档案应用于企业时，企业应该做好会计档案的收集、保管、保存等工作。 2、加强网络安全控制。企业在使用电算化系统时，在严格控制软件的安装与修改等程序的同时，还需要对相关的软件进行有规律的检查。而且还需要系统有强制备份、紧急响应、快速恢复等功能，并在此基础上建立创造将实时监控与漏洞检测结合的安全模式。在另一方面，在会计电算化系统的运行与维护过程中，企业在还应该针对计算机病毒，制定一系列的防范措施，健全相关管理制度。 随着现代技术的进步，电子技术也在飞速发展，电算化信息系统也正在逐渐普