管理者代表主要职责

1 / 4 管理者代表主要职责 管理者代表职责管理者代表的作用是代表最高管理者对组织质量、环境、职业健康安全管理体系 (建立、实施和保持进行策划和管理。因此，管理者代表既是组织管理体系建立、实施和保持的领导者、策划者，又是活动的组织者、推进者、还是效果的督查者、改进的决策者及处理各种关系的协调者。从某种意义上讲，管理者代表作用发挥的好坏，直接决定着组织体系运行的成败。管理者代表的职责归纳起来有四项：一是确保按标准要求建立、实施和保持体系；二是确保向最高管理者报告体系业绩和改进绩效的需求；三是确保在整个组织内提高满足法律法规、顾客、相关方要求的意识；四是负责体系有关事宜的外部联络。在深刻理解标准各项要求内涵和实质的基础上，管理者代表要充分结合本组织产品、生产、管理的特点和实际，抓好以下6 个方面的策划： 1、 目标建立、展开和测量的策划。应当注意以下几点：突出重点，体现持续改进、预防为主的承诺；目标要尽可能量化、具体，可考核，可测量；在相关职能和各层次分解展开；定期考核，测量。 2、 职能分配的策划。根据体系标准各要素 (求 )的内涵，结合组织内部机构的设置和工作任务 ，将标准中各要素(求 )利用矩阵表对应地分配到相关职能部门。一般而言，一2 / 4 个要素最好只有一个归口部门，以避免 ” 真空 ” 和 ” 重迭 ” 、相互推诿、扯皮现象。职能分配表确定后，在各部门职责和权限中，对归口要素必须有相应的描述，即用文字准确无误地规定下来，避免职能分配表与文字描述相互不一致，接口不统一问题。 3、 资源需求的策划。要随时了解、掌握体系建立、实施、改进过程中的资源配置情况，对缺口、 ” 瓶颈 ” 问题及时向最高管理者建议、报告，提出可行性方案。 4、 建立必要的技术和管理作业文件的策划。做 好统筹策划，确定编制 /建立哪些必要的技术和管理作业文件，严格审查把关，发放到有关部门、岗位人员付诸实施，并定期组织评审。 5、 重大改进活动 /项目的策划。如涉及质量、环境、职业健康安全方面的技术改进、技术改造、方针目标调整、管理职能变更、管理体系调整等活动 /项目，管理者代表都应首先策划一个或多个具体方案，报最高管理者批准后实施。 6、 内审和管理评审的策划。一般相邻两次评审的时间不得超过 12 个月。组织和督促职能部门做好前期准备工作，如内审员的培训与组织，各部 门输入信息的提供，时间、地点的策划，输出结果处理的策划等。 体系文件制定后，管理者代表应组织抓好体系文件宣3 / 4 贯、培训，组织实施、运行，组织有关部门定期对体系文件的适宜性、充分性、有效性进行检查和评审，发现问题责成有关部门及时采取措施加以改进，并对改进效果跟踪验证。 在内部审核的组织实施中，管理者代表首先要对内审计划进行审查，包括内审员的资格与审核组的组成、时间及日程安排，审核部门与要素分配等；其次是组织或参加首、末次会议，树立审核组的威信；三是关注审核进程，掌握审核动态，及时协调、解决审核 中发生的问题；四是对审核中开出的不符合报告责成有关责任部门在规定期限内整改，对整改效果实施跟踪验证。 在管理评审的组织实施中，一是抓好前期准备，即按标准或程序文件的规定将需要输入的内容及期限分别落实到有关职能部门，或委托归口部门按期收集输人资料，并进行汇总分析，特别是对各部门提出的改进建议的梳理汇总；二是组织召开管理评审会议，会议由最高管理者主持并最终作出管理评审结论和改进决定，但管理者代表应对体系运行的绩效、存在问题和改进建议作总结 (综合 )性发言；三是抓好后期改进措施实施的组织和效果跟踪验证 /评 价。 管理者代表还应对体系运行的重点过程进行监视和评价。为保证组织的管理体系持续改进，管理者代表要掌握第一手资料，进行必要的数据分析，发现其趋势和规律，确定改进方向和措施。这些