销售定金在用友U8V101软件中的信息化处理流程分析.docx

销售定金在用友U8 V10.1软件中的信息化处理流程分析 摘要 销售定金在用友U8 V10.1软件中的信息化处理流程与预收款不完全相同，本文通过一个案例对其进行介绍。 下载 关键词 销售定金；用友U8 V10.1；信息化处理 定金，是以确保合同的履行为目的，由当事人一方在合同订立前后，合同履行前预先交付于另一方的金钱或者其他代替物。本文的销售定金专指买方向买方收取的定金。在用友U8.72软件中，销货方收取定金时直接在应收款管理系统中填制收款单，将表体的款项类型改为“预收款”，也就是说将收取的定金视同预收款处理。从法律角度讲，定金具有预先给付的性质，可以抵作价款，但是定金与预付款有完全不同的效力。所以上述信息化处理有些不妥。用友U8 V10.1软件增设了定金管理业务模式，其流程更加符合法律规定。本文通过一个案例对销售定金在用友U8 V10.1软件中的信息化处理流程进行分析。 案例：2016年1月1日，我公司（辽宁中创实业有限公司，以下简称中创实业）与辽宁宏达商贸有限公司（以下简称宏达商贸）签订购销合同，合同编号GX003。以下为合同约定。我方向宏达商贸销售女裤200条，无税单价500元，增值税税率17%，价税合计117000元。交货日期为1月2日。开票日期为1月5日。付款日期为1月8日，付款方式为电汇。签订合同当日宏达商贸向我方支付总货款的10%作为定金。 1月1日，我方收到电汇，票号13728658，金额为11700元。1月2日，我方发出全部货物，宏达商贸收到货物后全部验收合格并入库。1月5日，我方开具增值税专用发票，票号87013025。1月8日，我方收到宏达商贸的电汇，票号13728659，金额1053000元。 该案例在用友U8 V10.1软件中的信息化处理流程如下： 1. 执行【基础设置单据设置单据格式设置】命令，打开【单据格式设置】窗口，为“销售订单”增加如下表头项目：“必有定金”、“定金比例”、“定金原币金额”、“定金本币金额”、“定金累计实收原币金额”以及“定金累计实收本币金额”。用同样方法为“收款单”增加表头项目“订单号”。 2. 填制销售订单。执行【业务工作供应链销售管理销售订货销售订单】命令，打开【销售订单】窗口。单击【增加】按钮，填制销售订单。表头项目中除定金相关项目外其他项目正常录入，然后录入表体项目，再次录入表头中定金项目。选择“必有定金”为“是”，在“定金比例”处录入“10”，单击【保存】按钮，则“定金原币金额”、“定金本币金额”自动计算出“11700”元。此时该销售订单还不能进行审核。 关于定金比例，也可事先在“客户档案”中设置其定金比例，填制销售订单时会将此比例带入到订单上，但用户仍可对其进行修改，最终以订单上确定的定金比例为准。另外，如果定金为某一固定金额，则“定金比例”为空，直接在“定金原币金额”录入该固定金额。 3. 填制收款单。执行【业务工作财务会计应收款管理收款单据处理收款单据录入】命令，打开【收款单】窗口。选择【增加销售定金】命令，打开【查询常用选择-参照订单】窗口。单击【确定】按钮，在“销售定金列表”，选中“GX003”那一行，单击【确定】按钮，补充录入表头项目“结算方式”、“结算科目”及“票据号”等。保存并审核该收款单。 4. 审核销售订单。再次回到【销售订单】窗口，此时订单表头项目“定金累计实收原币金额”、“定金累计实收本币金额”显示“11700”元，单击【审核】按钮。 5. 生成发货单。执行【业务工作供应链销售管理销售发货发货单】命令，单击【增加】按钮，系统自动弹出【参照订单】窗口，单击【确定】按钮。选中“GX003”号订单后单击【确定】按钮。在表体选择货物所在仓库后保存该发货单，对其进行审核。 6. 自动生成销售出库单。执行【业务工作供应链库存管理出库业务销售出库单】命令，打开【销售出库单】窗口，单击【末张】按钮，系统显示一张已经自动生成的销售出库单，对该销售出库单进行审核。 7. 确认预收款。根据案例资料，货物交付已经完成，此时可将所收取的定金转作预收款。执行【业务工作财务会计应收款管理收款单据处理收款单据录入】命令，打开【收到款】窗口。单击【末张】按钮，调出原收到定金的收款单。执行【转出转货款】命令，系统弹出【销售定金转出】窗口。在“款项类型”处选择“预收款”，单击【确定】按钮。系统提示转出生成一张新的收款单，单击【确定】按钮。在【收款单】窗口，单击【刷新】按钮，再单击【下张】按钮。此时的收款单即为确认收到预收款的收款单。修改此收款单，录入表头项目的“结算科目”为“100201”，对该收款单保存、审核后进行制单处理，生成如下记账凭证： 借：银行存款/中国工商银行 11700 贷：预收账款 11700 8. 生成销售发票，确认销售收入。执行【业务工作供应链销售管理销售开票销售专用发票】命令，打开【销售专用发票】窗口。将表头项目“发票号”修改为“87013025”，参照发货单生成销售专用发票，保存该发票后对其进行复核。到应收款管理系统对该发票进行审核，然后制单处理，生成如下会计凭证： 借：应收账款 117000 贷：主营业务收入 100000 应交税费/应交增值税/销项税额 17000 9. 结转销售成本。到存货核算系统，进行正常单据记账。进行财务核算，生成如下记账凭证： 借：主营业务成本 32000 贷：库存商品 32000 10. 预收冲应收。到应收款管理系统，进行“预收冲应收”操作，生成如下记账凭证： 借：预收账款 11700 贷：应收账款 11700 11. 收取货款，核销往来账。到应收款管理系统填制一张105300元的收款单，对该收款单进行审核、核销，合并制单生成如下记账凭证： 借：银行存款 105300 贷：应收账款 105300 以上是该案例的具体操作流程。我们发现与预收货款的处理非常相近。但是，收到定金的当天并没有直接将定金确认为预收款，而是等到交付货物完成后才确认的预收款。一般情况下，交付货物完成后该笔销售交易很可能实现，此时将所收定金确认预收款符合会计的谨慎性原则。而收取预收款则在收到时直接去填制收款单，将表体“款项类型”改为“预收款”。 本案例中，如果发货的当天开具了销售专用发票，且宏达商贸收到货物后全部验收合格并入库。此时从会计角度销售交易已经实现，中创实业收到的定金可以直接作为收到宏达商贸偿付的货款，此时的销售定金在用友U8 V10.1软件中应该作如下处理： 执行【业务工作财务会计应收款管理收款单据处理收款单据录入】命令，打开【收到款】窗口。单击【末张】按钮，调出原收到定金的收款单。执行【转出转货款】命令，系统弹出【销售定金转出】窗口。在“款项类型”处选择“应收款”，单击【确定】按钮。系统提示转出生成一张新的收款单，单击【确定】按钮。在【收款单】窗口，单击【刷新】按钮，再单击【下张】按钮。此时的收款单即为确认收到应收款的收款单。修改此收款单，录入表头项目的“结算科目”为“100201”，对该收款单保存后审核。销售专用发票由供应链系统生成并传递到应收款管理系统，对其进行审核后制单，生成确认收入的凭证，此处略。到应收款管理系统进行核销处理，合并制单生成如下凭证： 借：银行存款/中国工商银行 11700 贷：应收账款 11700 法律规定，给付定金的一方不履行约定的债务的，无权要求返还定金。本案例中，如果宏达商贸不履行合同约定的义务，给我方造成了损失。此时的销售定金在用友U8 V10.1软件中应该作如下处理： 执行【业务工作财务会计应收款管理收款单据处理收款单据录入】命令，打开【收到款】窗口。单击【末张】按钮，调出原收到定金的收款单。执行【转出转营业外收入】命令，系统弹出【销售定金转出】窗口。单击【确定】按钮。系统提示转出生成一张新的收款单，单击【确定】按钮。在【收款单】窗口，单击【刷新】按钮，再单击【下张】按钮。此时的收款单即为将定金没收的收款单。修改此收款单，录入表头项目的“结算科目”为“100201”，表体项目的“科目”为“6301”。对该收款单保存、审核后制单处理，生成如下记账凭证： 借：银行存款/中国工商银行 11700 贷：营业外收入 11700 法律规定，收受定金的一方不履行约定的债务的，应当双倍返还定金。本案例中，如果我方签订合同后未履行合同约定的发货义务，给宏达商贸造成了损失。此时的销售定金在用友U8 V10.1软件中应该作如下处理： 1. 到销售管理系统对销售订单取消审核。 2. 执行【业务工作财务会计应收款管理收款单据处理收款单据录入】命令，打开【收到款】窗口。单击【末张】按钮，调出原收到定金的收款单。执行【转出退回】命令，系统弹出【销售定金转出】窗口。单击【确定】按钮。系统提示转出生成一张新的付款单，关闭收款单窗口。 3. 执行【业务工作财务会计应收款管理收款单据处理收款单据审核】命令，对该付款单进行审核。以将原收取的定金退回。 4. 因为定金罚则是双倍返还，所以还需在应收款管理系统填制一张金额为“-11700”元的付款单，表体的款项类型为“其他费用”，“科目”为“6711”。对该收款单保存、审核后进行制单处理，生成如下记账凭证： 借：营业外支出 11700 贷：银行存款 11700 以上是关于销售定金在用友U8 V10.1软件中的信息化处理流程。此外，在用友U8 V10.1软件中，必有定金的订单，暂不支持先开票后发货业务。销售定金不参与客户信用余额的计算，款项类型为定金的收款单记录，不参与信用计算。 参考文献： 中国注册会计