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浅析信息化时代下高校档案管理工作的问题及对策摘要 随着电子计算机和互联网技术的不断发展，人类社会开始进入信息化时代，各个国家、各行各业都在努力地开展信息化建设。档案作为一种历史记录，是一种特殊的文化资源，是信息的一种重要的形式和载体，高校为适应时代要求，积极开展档案管理信息化建设是高校档案事业发展的迫切需要。利用校园网，实现高校档案管理网络化，是数字化校园的重要组成部分。网络信息已成为学校教育管理的一种重要资源。作为学校信息资源服务中心的档案管理部门，应该充分利用校园网，实现档案信息的收集、整理、管理、统计和利用服务。 关键词 高校 档案管理 信息化 引言 高校档案是指高等学校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。蕴含着丰富的信息资源，高校档案信息价值大，科技含量高。档案信息网络化是实现资源共享，更好地为高校建设和服务的有效途径。高校档案管理工作从理论到实践，从工作手段到工作方法都面临着机遇和挑战。研究当前档案管理带来的机遇和挑战，对于提高高校档案管理水平，强化高校的档案服务机制，丰富高校档案管理理论内涵，促进当前高校档案管理和服务的现代化建设具有重要的理论意义和应用价值。本文主要阐述了高校档案管理信息化实施中所面临问题及对策建议，以帮助广大高校档案管理者提高档案管理信息化水平。 一、高校档案管理信息化发展中存在的问题 近几年，随着高校档案管理服务功能的快速发展，高校档案管理已步入信息化建设进程并取得了一定的成绩。但是，各高校档案管理信息化建设的进展十分不平衡，经费紧张、档案信息化建设滞后、管理人员综合素质低等，在不同程度上制约了档案工作管理，使其处以低水平重复的状态，造成了财力、物力、人力的巨大浪费，致使高校档案管理信息化建设的进程缓慢。虽然,一批高校档案管理的门户网站也陆续建立、开通。高校档案信息化建设有了一定的发展,但高校的档案信息化建设总体上还处于初级阶段,远远滞后于高校信息化建设的整体水平,而且高校间档案信息化建设发展水平也很不平衡。 （一）档案意识薄弱，管理理念相对落后,对档案管理工作的重视不够 随着高校档案管理事业的发展，高校档案管理工作已经步入规范化轨道，档案管理人员的档案意识进一步加强，档案管理在高校教学和科学研究中的重要作用逐步显现。但在现实工作中，人们对于高校档案管理信息化建设还缺乏系统的认识和理性的思考，对档案管理工作依然停留在传统工作理念之上，缺乏创新意识，不敢进行创新实践，忽视了档案信息资源的开发和利用。 （二）资金和设备投入不足，信息化基础设施建设相对滞后，管理技术、手段落后 高校档案信息管理是对现代高校信息资源的有效管理和合理分配，是高校资源信息化的重要组成部分。但是，大多数学校由于建设资金不足,档案管理工作的信息化建设工作一直没有实质的进展，导致相关的信息化设备十分有限，制约了信息化的发展。网络信息技术在高校中普遍应用，这对档案管理工作提出了新的要求，传统的档案管理方法存在效率较低、准确性不高、资源共享较为困难等问题，制约着档案管理工作的发展。高校档案管理所建的数据库缺乏整体性，规模小，标准化程度低，类型单一，无法满足用户的多种需求；档案信息不能真正实现资源共享。 （三）档案管理人员的专业水平和素质参差不齐，有待提高 随着高校档案信息化管理的发展，档案管理需要高管理水平和高素质的专业化档案人才队伍。目前，高校档案人员队伍整体素质仍普遍较低，档案管理意识不明晰、专业知识不全面、知识结构不合理、创新意识不突出等问题，导致档案工作依然停留在建档、管档、看档的水平上，影响着档案管理信息化建设和高校档案事业的发展。 （四）信息化安全保障体系建设不完善，与网络技术不相适应 信息技术的高速发展为文档电子载体和信息化管理提供了方便，同时也带来窃密技术提升、失密渠道多变、保密手段困难和失泄密危害程度的加大等问题,保密安全隐患无处不在。 （五）档案管理信息化软件系统开发水平不高 电子档案是建立在现代信息技术普遍运用的基础上，利用计算机网络技术，以综合档案信息资源为处理核心，对电子档案信息资源进行收集、管理， 通过高速宽带通信网络设施相连接来提供利用，以实现档案信息资源共享最大化的目的的一种档案。档案软件因缺少信息管理功能而缺乏通用性；导致档案信息系统与网络建设之间并无联系；另外对档案管理电子化系统的标准化程度要求较低，各自为政，缺乏全国统一的标准。这些问题直接导致了电子化管理软件使用的局限性，难以进行大范围的统一推广，严重制约了高校档案信息管理电子化信息化发展。 （六）档案管理信息化的管理制度规范性存在缺失 高校档案管理电子化的制度尚不规范，未能完全落实统一的标准和管理制度，档案的电子化存在着很大的盲目性。档案管理工作实际仍是由过去的档案管理部门及档案管理人员进行整理，学校对此方面工作的关注度不够。档案管理工作的宏观考虑存在不足，仅仅能够满足校内各单位使用者的需求，而忽略了更为广大的校内职能部门之外的学校教职、学生及校外相关部门的潜在需求，因此档案管理信息化仅仅是实现了初级最低纲领要求。 近几年，随着国家档案法、普通高校档案管理工作办法等一系列档案管理法规的不断出台，各学校的档案管理法规及制度建设也取得了很大的进步，但是从目前高等学校档案管理工作现状来看，仍然存在着档案管理制度不健全的现象。另外，从档案管理网络上看，有的学校没有建立规范的部门立卷制度，没有指定专人的兼职档案人员负责文件材料的收集归档，很多事第二年归档开始时临时安排人员搞突击，出现问题也没办法解决；从档案材料保管利用来看，存在保管材料利用管理不严格，需要文件时乱翻乱抽，查阅档案、借阅档案登记不严格，有的长期借用不归还，也没有催要记录，造成重要文件时有流失; 对具有特殊保护的档案没有具体利用保护措施。 （七）缺乏档案信息开发利用，没有充分发挥档案信息功效。有些高校档案管理对能够信息开发的内容，没有利用现有的科学技术进行开发利用。各院、系部档案管理互相比较封闭，无法相互借鉴和交流，导致信息内容不一致。尽管各高校已经通过各方面加强了档案管理的改革力度，但是从整个管理体制体上看，问题仍然还比较突出。现在高校微机网络已经被普遍应用，但是高等学校的档案管理工作还没有充分实现档案管理网络、信息化，导致各别高校档案管理没有充分发挥档案信息的功效。 简历大全 二、高校档案管理在信息时代下更好实施的策略 为适应和满足现代教育事业的需要，只有实现高校档案管理的信息网络现代化，才能从根本上满足学校、社会各方面对档案工作的要求。针对上述现状和存在的诸多问题，推进和加快高校档案信息化建设刻不容缓。 （一）推进高校档案管理的信息化 档案工作必须加快步伐，因势利导，运用信息技术改造传统的档案工作，实现档案管理、检索、利用的信息化、网络化、数字化。领导和师生员工要看到档案管理在学校教学、科研、信息交流中发挥的不可替代的作用，明确档案信息化建设的重点和任务。要从档案事业的各个发展阶段和具体环节出发，针对档案工作过程中遇到的一系列难题，不断研究新情况，解决新问题，形成新认识。加大宣传力度，营造档案管理信息化工作重要性的氛围。 简历大全 档案管理工作牵涉部门广泛，内容繁多，必须坚持科学规范的原则，建立完善的档案管理工作机制，进行规范管理、集中管理，对档案的收集、整理、装订、归档与借阅等程序进行严格的制度管理，以制度建设促进档案管理工作水平的提升。特别是要在档案管理的信息化建设上建立健全相关的制度，为高校档案工作的数字化、信息化和网络化奠定良好的基础。 （二）增加资金投入力度，加快高校档案管理信息化建设 档案信息化建设的基础是硬件和数据库建设，这是实现高校档案信息化的基本前提。在高校和相关部门的大力支持下，首先要注重加强硬件建设，可根据自己的经济能力，从实际出发，充分利用现有设备，购置适当的技术设备。 加强档案信息化标准、规范化体系建设。档案收集、整理、归档、利用的科学与技术性都需要标准、规范的档案管理作支持。而电子文件形成后，需要集中保管，并建立一个实用性强、大多数软件都能接受的文件信息存储、交换格式标准，保证校园网、校际网、档案系统管理网之间档案信息存储、交换的顺利进行。 加大档案信息资源开发力度。为此，档案业务人员对信息的概念要有深刻的理解，对信息化的意义要有充分的认识，对档案的信息化工作有一个正确的把握。档案的收集、整理和利用是档案工作的三个主要环节。收集是主导，管理是手段，利用是目的。通过开发利用可发挥其巨大效用，把档案信息及时传递给教学科研人员可促进教学质量和科研水平的提高。同时，档案编研是实现档案管理可持续发展的最有效措施，用编写的参考资料和汇编的档案史料提供利用，可减少档案原件的重复利用。 （三）运用有效的信息技术，保证网络档案信息安全 随着信息化的发展,网络档案信息安全问题日益突出。由于档案信息不像公开出版发行的杂志、报刊信息那样可以在网上任意发布,它有一定的保密性。中华人民共和国档案法规定：集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，档案所有者应当妥善保管。档案管理的安全性是关系到国计民生的大事，某些高校档案馆珍藏了非常重要的科技、军事、人事等的档案，对于档案的安全性要求程度也就更高了。因此，要充分运用现代的信息手段，加强档案的安全管理，不仅可以保证信息的安全，还可以做到信息的完整与更加长久的保存。 （四）加强高校档案管理人员的业务培训和继续教育，培养档案管理工作复合型人才 档案的信息化、网络化管理需要一大批具有高素质的人才。为适应信息化的需要，档案管理部门要培养既懂信息技术又精通档案业务的复合型人才。可以采取多种方式加强对在职档案人员进行网络知识、计算机技术的教育和培训，优化他们的知识结构，提高他们的业务水平。通过培养人才优化档案队伍整体结构。档案工作人员的素质将直接影响到档案管理工作的实际成效，应当树立以人为本的新观念，通过各种途径提高专业人员的综合素质。深化人事制度改革，引入竞争机制，重组优化队伍结构，从而造就一支具有现代档案信息管理知识、掌握现代信息技术、熟练运用电子计算机和现代通讯设备及提供现代化服务能力的专业队伍。 （五）科学制定、贯彻和修订各项标准，使档案工作逐步实现标准化 高校档案工作要进一步加强标准化建设，充分利用档案信息资源为经济建设服务。计算机技术的应用是档案工作技术现代化的中心，要适应经济发展要求，加快档案现代化管理就必须实现档案工作标准化。 （六）加强档案信息素质教育，提高档案信息的效益 高校档案管理要注意加强档案主体意识和获取意识教育，加强档案工作者的档案信息保密意识，传播意识和更新转换意识，提高运用现代化技术和设备，获取档案信息技术和设施武装档案信息网络，不断提高档案信息的效益功能。加强档案动态化管理。高校档案具有动态的性质。高校教学、科研和教育管理是一种持续性、继承性的动态活动，而档案材料是这种活动的依据和再现形式之一。为此，高校档案实行动态化管理，既能扩大档案信息的数量，又能提高档案信息的质量，使档案来自社会和学校各部门及有关个人，又反过来为其服务。 （七）强化服务意识，拓宽服务领域 高校档案管理要从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来，把档案工作的重心转到为知识经济和各项事业发展提供优质服务的轨道上来，做到档案管理信息化建设变被动服务为主动服务 高校档案机构在信息化过程中应该积极提供主动的档案服务。在高校档案的开发利用上，高校档案机构借助现代的计算机管理系统来分析用户的需求，来评估利用的结果。这样，能够为高校档案信息资源的开发和利用提供目标支持和需求导向。因此，需要建立完善的查询科学的检索体系，可从不同的角度、不同方位、快速准确地把档案信息展现给利用者，增强利用者对档案信息的了解，最大限度满足各方面对信息查询的需求，使高校学籍档案信息的价值得到真正体现。不断提高档案信息资源的利用率。 思想汇报 （八）转变高校档案管理模式，更新管理理念 知识经济时代将给档案管理工作带来许多新的管理理念，促进档案管理的转变，主要包括由以实体管理为主向以人力资本管理为主转变；由区域性管理向全方位、网络化管理转变。实现从信息管理向知识管理的转变。因此，档案管理应该更直接地站在知识经济的前面，充分发挥主观能动性，开发档案信息资源。 高校