试论会计业务中的往来条据.docx

试论会计业务中的往来条据 摘 要：本文对会计人员与其往来业务的相关当事人之间，本单位与其他单位或个人之间，往来条据如何处理进行了探讨。 下载 关键词：会计业务；往来条据；处理 会计业务中的往来条据如何处理，往往因为没有书写条据或书写不当，在事后发生纠纷甚至对簿公堂，而作为当事人以外的第三方或仲裁者，包括单位财务负责人、单位领导，甚至法院审判人员，也往往因为当事人缺乏作为书面证明的条据，或者提供的条据意思表示不清、种类不对路、或者对条据意思表示的解释各异，而无法判断其是非曲直。如何正确地对往来条据进行处理呢？ 一、往来条据的种类、特点、使用范围 （一）借条。借条又称借据、借款据或者借款凭证。借条是确认双方借贷关系成立的原始凭证。除支付报销款项、支付无需归还的款项和确认以往债务外，其他款项支付皆可用借条。 （二）领条。领条是确认应领款项（或物资，下同）已实际领取的原始凭证。通常情况下，领条表示两重含义：一是应领款项已收到；二是所领款项属于收款人应得，无需归还。因此，会计处理上，领条用于报销，或用于冲销往来代办收付。 （三）收条。收条是在不宜使用借条、领条的情况下，收款方出具的确认已收到款项的原始凭证。收条一般用于预收账款、接受投资、接受捐赠这类收款，以及用于收到不退还原借条、原欠条的还款。会计实践中，收到委托人转交或代为返还的款项、受托代保管款项，以及非现金票据或实物接收，也多使用收条表示收讫。 （四）收款收据。收款收据是印有固定格式的用以确认应领、应收或借入款项已经收到的原始凭证。诸多种类条据中，收款收据现实使用最多，包含业务内容最广泛，因使用不当而引发的纠纷也最多。收款收据被应用于借、领、收、欠以及销售等各方面业务事项。 （五）欠条。欠条是指债务方出具给债权方确认应偿还，但尚未偿还款项数额的书面证据。因此在条据大类中，欠条性质特别，它只是体现对已存在的债权、债务关系确认，并不因之导致款项的立即收付。 （六）送货单与以上几种往来条据不同，送货单与会计人员特别是出纳人员的关系，不如以上几种条据密切，但送货单作为往来条据的作用不低于以上几种条据。货款清收纠纷中，不少供货单位因为未出具送货单，或者送货单没有收货单位经办人签字，也没有收获单位公章，使得本单位在争议中处于十分不利的地位，甚至输掉整个官司。因此，企业销售过程中，凡不属于现金买卖，比如先供货、后收款，或者先收款（预收）、后交货，交货时都必须出具送货单并要求收货方签字或盖章。 二、条据的盖章与签字 按照规定，从外单位取得的条据（原始凭证），必须盖有出具单位的公章，从个人取得的条据，必须有收款人（或代收款人，下同）的签名或盖章，否则不得付款。对于单位与内部职能部门或分支机构之间，或这些部门之间的往来条据也应参照上述规定执行。为防范经济纠纷并对单位或会计人员造成不利后果，应该注意以下几个方面： （一）以单位名义出具的条据，必须加盖出具单位公章。根据民法原理，单位出具的条据，即盖了公章，个人又签字的，除条据上另有特殊说明外，视为单位行为，个人不论与出具单位关系如何，均推定为经办人。如果上述条据引起诉讼，个人不作为当事人（原告或被告）处理，但如果应有单位盖章而未盖，只有个人的签章或签名，即使已写有单位名称，如果持据方不想找单位或出具条据单位不认账，盖私章或签名的个人将会在诉讼中成为被告。 （二）认真防范无效代签，代签属于代签的条据，条据的收款人事后不承认，原因一般为代签方法不规范，代签字办理借、领、收款时，有些代签人只签被代签人即条据的收款人或欠款人的姓名，不签自己即代签人的姓名。事后易发生纠纷时，被签人说自己没收到款项也没有签字而不予认账，代签人因没有签写自己的姓名，事后一赖了之也奈何他不得，甚至纠纷发生时已不记得谁代签的。因此，对于代签字的，都必须同时由代签人书写被代签人和自己两个人的姓名，代签人自己签名后应加“代”字。 三、经济往来中条据的具体处理 （一）还款、结算、报销时有关条据的处理 1.还款后原借、欠、收据的处理。实践中还款有退条和开收据两种做法。按照财政部的要求，职工借款的借条，必须附在记账凭证下面，收回欠款或部分欠款时，应当另开还款收据，不得退还或更换原借条，也不得在原借条上批注，取代应开具给还款人的收据。单位之间单位与个人的往来，凡以借条、收条、欠条等条据确立债权债务关系的，除法律、法规另有规定或当事人双方另有约定的情况外，还款时原立条据的处理原则应与以上规范相同，即不退、不换、不改原据。如果因向外单位或外地个人索债需要出示原据，可以复印件代替。 2.报账冲减、欠款的条据处理。实践中，已经过审批合格的报销凭证抵偿借款、欠款的情况较多，而因会计人员处理方法不当引发的纠纷也较多。 对于采购人员带出的转账支票、汇票，或以电汇、信汇形式向在外采购人员提供资金而由采购人员收回发票的，采购人员以发票向会计人员报账冲抵往来款项时，会计人员往往不愿意出具还款收据。不论在什么情况下，会计人员收受他人报销凭证或其他涉及往来支付的条据，要么以现金付款，要么出具还款销账的收据，决不能收到报销凭证后让报账人“空手离去”。 （二）暂存、预收款项支用的条据处理。单位之间、单位与个人之间，作为购货方，有时会预付一定的款项暂存在供货方，以用做往来结算或其他用途。事后，购货方如果动用这些款项，则供货方在开发票时，应要求购货方在发票收款联注明“货款在暂存款中支付并签字”，防止不必要的纠纷。 四、收取、转交及空收款项的条据使用与处理 （一）一般交易及往来结算的收款条据。按照会计业务的惯例，出纳人员的责任是凭票收款“，票”给付款人的几联中就有一联属收条性质，出纳人员开具涉及往来或收入的条据，均应至少两联，其中一联留存。 （二）代收款项的转交。在企事业单位中，总难免发生由其他人员为出纳人员代收款的事项。代收款项应当如何转交给出纳人员，也是会计业务中经常出现纠纷的事项。防止这类纠纷的办法有：有