如何组织一场高质量的活动.doc

如何组织一场高质量的活动目前，公司经常开展一些活动，或独家开展，如“DESS深化工程动员会”；或与外部单位合办，如“东莞职场争锋挑战赛”，这是以举办方来分类；同时，我们还可以针对活动开展对象分类，分为对内，对外；也可以根据活动的内容分类，分为仪式类、宣传类、服务类等。公司的活动随着企业的发展日渐增多，如何组织一场高质量的活动，成了每个项目牵头人很头疼的事情，现在，我将从近两年的活动中提取一些经验，总结一些教训，希望能够梳理出一个逻辑性、实用性都比较强的规则。一场纰漏甚少且大方得体的活动，必须要有“事由、资源、人物、事件、时间、地点”这几个要素。1、事由这里的事由，指的是一场活动之所以需要举办的原因，根据常规的管理，无论是战略合作协议的签订、营销服务推广活动的启动、各类论坛的揭牌等活动都需要根据活动的重要性、覆盖面、影响力等多种主客观因素多方考量，再经过请示领导明确活动开展的规模。2、资源确定了开展的规模，自然就是要申请资源，根据活动需求明确活动所需要的场地租赁、场所布置、礼仪费用、礼品资源、餐饮安排等环节的费用。这个资源的评估可以借助广告公司预算、前期活动经验、选型谈判等多种方式取得，最后提交正式的请示申请活动费用。物料名称制作要求单位数量购买/租赁单价总价大花篮高档鲜花胸花拱门气球醒狮锣鼓剪彩用品礼炮摄像音响横幅0.5M*3M条指示牌演讲台展板台卡餐台卡贵宾室鲜花邀请函礼仪小姐主持人演讲台鲜花雨棚红地毯其他合计3、人物请示一经批准，就进入了活动的正式落地筹备期。这个期间需要明确几个方面的人物，第一就是活动开展期间的人物分工，这里的人物分工完全可以按照一个活动的流程环节进行分工，如下：首先，项目团队的成立，这里要做到分工细致，责任到人。那么一个活动到底有多少个环节？准备项目重要内容责任部门责任人最后完成时限X日X日X日领导嘉宾邀请外部领导邀请内部领导邀请媒体邀请举办部门人员邀请材料外部领导发言稿内部领导发言稿主持稿活动后期报导及显性化物料欢迎横幅、胸花、大花篮、充气拱门、升空汽球、醒狮锣鼓队、剪彩用品一套、礼炮、摄像、音响一套、指示牌、椅子、演讲台展板、人名台牌、领导用餐台牌、大门口布置、贵宾室、领导桌鲜花、讲台鲜花、邀请函、礼仪小姐、主持人、雨篷、红地毯、地贴物资公关礼品贵宾接待室相机水果、水用餐酒水用餐酒店预定活动通知外部领导内部领导举办部门人员通知后台员工保持台面和过道整齐活动计划拟定计划进度定时监控、反馈工作人员安排现场礼仪人员现场礼仪分工及组织工作人员分工前期工作人员沟通会工作人员现场彩排其次，外部领导、内部领导出席情况的跟进，这个环节需要注意几点，一是具体出席的名单；二是领导的姓名正确写法；三是领导的排位；四是每位领导参与的环节。4、事件这里的事件，指的就是活动当天的具体落实情况。序号时间启动项目重要内容责任人备注启动阶段（X：00-X：00）X:00:00名单确认确认公司出席领导名单确认外部单位出席领导名单确认剪彩环节领导名单确认点睛环节领导名单确认举办部门出席名单确认中午用餐人员名单确认媒体出席名单提醒短信提醒短信（所有人员）所有环节检查鲜花、胸花、音响、话筒、红地毯、帐篷、横幅、欢迎牌、指示牌、汽球、剪彩用品、拱门等VIP贵宾室物料检查（水果、鲜花、胸花、桌椅、瓶装水、指示牌等）停车位预留（检查）办公区域（活动场地）卫生检查公关礼品检查安全检查用餐酒水X:00:00彩排主持人到位礼仪小姐提前到位实施阶段（X：00-X：30）X:40:00等候领导一楼迎接领导嘉宾到位短信通知后台所有人员一字列队欢迎领导嘉宾礼仪小姐准备就绪醒狮锣鼓队提前到（锣鼓声和欢庆音乐一直到仪式正式开始）X:00:00迎接领导礼仪小姐将重要领导嘉宾直接引领到贵宾室，领导陪同，媒体全程跟踪拍摄，列队鼓掌欢迎佩带胸花 礼仪小姐为嘉宾领导佩带胸花X:00:01用餐准备提前到用餐地点摆放领导台卡、用餐酒水，作好用餐准备用餐短信提醒X:10:00主持人宣布仪式开始剪彩仪式开始，主持人介绍出席领导及嘉宾（领导队形？）X:10:01公司领导致辞礼仪小姐引领领导X:10:02外部单位领导致辞礼仪小姐引领领导X:10:03醒狮表演(含点睛和采青)主持人邀请领导参加X:10:04领导嘉宾剪彩（礼炮锣鼓）主持人邀请领导参加X:10:05合影留恋主持人邀请到场领导嘉宾合影X:10:07通知司机等候领导X:10:08参观结束，共进午餐前往就餐X:10:09迎接领导用餐大门口迎接并引领领导嘉宾就位（包括媒体嘉宾）X:10:00欢送领导通知司机提前在门口等候提前在酒店门口列队欢送领导结算5、时间时间，也就是如上表所示的每个环节的时间，如果有充裕的活动筹备时间，可以进行彩排的话，基本上可以测算到每个环节所需要的时长，这样安排的活动，时间就很精准，而且可以为每位参加活动的领导、嘉宾提供一个有效的参考，以便大家安排其他事务。6、地点地点，同样如上表所述，每个环节发生的地点都需要明确，以免现场出现混乱。综上，一个完整的活动，就基本上完成了。当然，想要在活动中减