工程项目会议管理规定.doc

工程项目会议管理规定 ZY-XM-11AZY-XM-11A 工程项目会议管理规定工程项目会议管理规定 工程项目会议管理规定 ZY-XM-11AZY-XM-11A 目录目录 1 目的目的.1 2 范围范围.1 3 定义定义.1 4 职责职责.1 5 程序程序.1 5.1 会议范围.1 5.2 项目启动会.2 5.3 设计方案优化讨论会.3 5.4 设计联络会.3 5.5 设计图纸会审及设计交底会.4 5.6 项目协调例会.5 5.7 工地例会.6 5.8 有关专题会.7 5.9 工程项目“三查四定”会.7 5.10 工程项目系统调试前检查会.8 5.11 项目总结会.9 5.12 会议纪律.10 6 相关文件相关文件10 7 记录记录10 工程项目会议管理规定 ZY-XM-11AZY-XM-11A 1 工程项目会议管理规定工程项目会议管理规定 1 目的目的 为了规范工程项目管理过程的有关会议工作，使工程项目建设过程中的有关会议制 度化、程序化。 2 范围范围 本规定适用于公司对外承接的工程总承包工程项目、专业工程承包项目以及公司内 的固定资产投资项目（以下统称工程项目） 。 3 定义定义 无。 4 职责职责 a) 公司分管副总经理负责主持召开工程项目协调会、重大问题专题会议等。 b) 项目经理负责组织召开项目有关会议。如项目启动会、设计联络会、工程项目 整套系统启动前检查会、项目总结会等。 c) 项目经理部设计/采购/施工/调试经理负责组织召开有关会议：设计方案优化讨 论会、工地例会、工程项目“三查四定”会、设计图纸会审及交底会、有关专题会等。 d) 工程部负责督促检查项目经理部按规定及时召开有关会议，解决处理问题。 5 程序程序 5.1 会议范围会议范围 a) 工程项目实施阶段，会议范围一般包括项目启动会、设计方案优化讨论会、设 计联络会、设计图纸会审及交底会、工程项目协调会及工地例会、工程项目“三查四 工程项目会议管理规定 ZY-XM-11AZY-XM-11A 2 定”会、工程项目整套系统启动前检查会、有关专题会、项目总结会等。 b) 项目合同签定后，召开项目启动会议，明确项目目标、落实人员、组织机构及 相关职责。根据工程项目建设进展情况，适时召开设计方案优化讨论会、设计联络会、 设计审查及设计交底会、工程项目协调会和工地例会、相关专题协调会、工程项目 “三查四定”会、工程项目整套系统启动前检查会，项目运行结束，工程交付业主或 投资方，召开项目总结会。 5.2 项目启动会项目启动会 a）会议目的：项目启动会议宣告工程项目进入实施阶段。通过会议使项目经理部 所有人员了解项目总体目标、明确各自的职责，以便更加高效地协同工作。 b） 会议时间：工程项目合同生效，项目经理部人员落实后立即组织召开。 c） 会议准备：项目经理编制项目初步实施方案，会前通知市场营销部准备介绍 合同情况，设计经理准备介绍技术协议情况。 d）参加单位及人员：公司分管副总经理、市场营销部、工程部、相关部、财务计 划部、物资采购部、项目经理部全体人员。由项目经理部提前 1 天书面通知相关部门、 人员和领导。 e） 会议主持人：项目经理 f） 会议要求： (1) 市场营销部商务经理、设计经理分别全面介绍技术协议、合同谈判背景、双 方讨论的主要问题、最后达成协议、合同的主要条款以及技术协议、合同执 行中需注意的问题。 (2) 项目经理介绍项目组织结构及人员，阐述项目的任务、目标、原则、总体实 施计划以及近期工作安排。 (3) 相关部门及参会人员可就工作配合发表意见，讨论和确定其它有关事项。 (4) 公司分管副总经理对项目实施运作提出意见和要求。 g）会议组织和记录：项目经理安排专人做会议记录并整理会议纪要，会后第 2 个 工作日内整理出会议纪要，经项目经理审核后，按公司文件管理规定分发，填写发文 记录。 工程项目会议管理规定 ZY-XM-11AZY-XM-11A 3 h）会议纪要格式见附表一。 5.3 设计方案优化讨论会设计方案优化讨论会 a）会议目的：优化设计方案，提高设计质量、降低工程造价。 b）会议时间：项目启动会召开后 2 周内，若需调研可在调研后。 c）会议准备：启动会后，设计经理牵头组织相关专业设计人员，充分阅读技术协 议，各专业设计负责人，书面提出本专业的设计方案和思路，设计经理收到各专业的 书面材料后，发送会议通知至参加会议的单位和人员。 d）参加单位及人员：项目经理部所有人员、工程项目所有设计人员、各专业主任 工程师、外聘专家、公司分管技术副总工程师、公司总工程师。 e）会议主持人：公司总工程师。 f） 会议要求：设计经理汇报工程设计的总体方案，各专业设计负责人汇报本专业 的设计方案和思路，与会代表充分发表意见，最终明确工程项目的设计方案。 g）会议组织和记录：设计经理安排专人做会议记录并编制会议纪要，会后一周内 整理出会议纪要发送至与会单位和人员。 h）会议纪要的格式（见附表二） 。 5.4 设计联络会设计联络会 a）会议目的：设计联络会一般在工程项目技术协议中都给予了明确，是为了解决 工程项目设计过程中的相互配合、互提条件的问题，以便加快工程项目设计进度、提 高设计质量，为工程项目施工打下良好的基础。 b）会议时间：按照工程项目技术协议中明确的时间召开。 c）会议准备：设计联络会由工程项目的设计经理负责，要求技术协议谈完后，设 计经理要根据技术协议中的要求，立即组织开展第一次设计联络会的准备工作，对第 一次设计联络会的每一个问题，都要有书面意见，并准备好相关资料，以后历次设计 联络会按此执行。 d）参加单位及人员：项目经理、设计经理、相关部的专业工程师、公司技术副总、 以及项目经理部有关人员。 工程项目会议管理规定 ZY-XM-11AZY-XM-11A 4 e）会议主持人：在业主方，由业主方设计院相关人员主持，或由设计经理或项目 经理主持。 f）会议要求：落实技术协议中约定的事项，也可增加有关内容，但要提前一周告 诉双方（业主方设计院、项目经理部） 。 g）会议纪要的要求和分发：联络会后立即整理出会议纪要，由主持会议方起草， 设计经理代表公司在纪要上签字，纪要带回公司后，按公司文件管理规定分发，填写 发文记录。 h）会议纪要格式（可采用一般格式或见附表三） 。 5.5 设计图纸会审及设计交底会设计图纸会审及设计交底会 a） 会议目的：为了尽最大可能减少图纸中的错、缺、碰、漏，提高设计图纸质 量，方便工程施工和运行、检修维护，加快工程进度，降低工程造价。 b） 会议时间：图纸会审一般分两次，必要时可安排三次。第一次在初步设计 （或基础设计）出版后，第二次在施工图出版后，必要时，在项目建设工程中。设计 交底安排在施工图出版后，工程开工前，可以分专业进行，也可所有专业参加，按整 个项目进行。图纸会审分内审和外审，内审是指仅在公司内部范围进行，外审是指有 业主方代表参加的审查。要做到内外有别，外审在内审后进行。 c） 会议准备：项目经理部一般在图纸审查/设计交底的前一周出书面通知，通知 有关各方：设计、施工、调试、物资采购、项目经理部等人员要充分阅读图纸及有关 资料，提出阅图记录，交项目经理部。 d） 会议参加人员：图纸审查会，一般项目经理部所有人员、公司分管技术总工 程师或其委托人、所在项目的所有设计人员必须参加、必要时邀请有经验的专家（如 有过同类项目设计或建设经验的人员） ，施工单位技术人员、业主单位技术人员参加 （外审时） ；设计交底会，一般项目经理部所有人员、相关物资采购人员、施工单位技 术人员、监理单位技术人员、业主单位技术人员必须参加。 e） 会议主持：图纸审查会由项目经理主持，设计交底会由项目经理或设计经理 主持。 f）会议要求： 工程项目会议管理规定 ZY-XM-11AZY-XM-11A 5 i.会前要有阅图记录并发至设计人员手中，设计人员要对阅图记录给予答复 和解释，专业设计人员要介绍设计意图，并提出物资采购、工程施工时应 注意的事项。 ii.设计、施工、物资采购、项目经理部必须自带图纸参加会议。 iii.对图纸审查/设计交底会上提出的问题，设计人员要及时逐条答复，并在会 后给出设计变更单。 g）会议组织和记录：图纸审查/设计交底会由项目经理负责组织，项目经理安排专 人做好记录、编制会议纪要，并督办会议纪要的落实情况。会议纪要一般于当天整理 完，并发至有关人员。 5.6 项目协调例会项目协调例会 a）会议目的：该会议是贯彻公司以项目管理为中心的精神，对每个正在运行项目 的安全、进度、质量、成本费用进行检查，尤其是要检查部门之间有无重大不协调的 问题，以便迅速明确解决问题的办法和措施，推动工程项目有序、快捷、优质地开展。 b）会议时间：项目协调例会每周召开一次，定于每周一下午 2：00 点整。 c）会议准备：每次会议召开前，各职能部门要检查上次会议中自身问题的落实情 况，并对本次会上要提出的问题列出提纲；工程部代表公司检查上次会议纪要落实情 况（包括督办结果） ；项目经理部准备工程进展情况、存在问题以及上次会议中本项目 问题落实情况。如项目经理部人员在项目现场无法回公司参加会议，项目经理必须于 每周一将上周项目进展周报书面传真至公司工程部，由工程 部安排专人进行汇报 。 d）会议参加单位及人员：工程部、采购部、技术部、设计部、财务部、各项目经 理部。必要时也可邀请某些专业人员（如财务分析、合同管理等）参加。 e）会议主持：公司分管副总经理。 f） 会议要求： i.首先，依次由各项目经理扼要汇报项目安全、进度、质量、成本费用、物 资采购、合同执行等进展情况，以及当前项目进展中存在的问题和需要完成的重 大任务。对存在的问题，项目经理部要提出初步的解决办法和措施，对需要解释 工程项目会议管理规定 ZY-XM-11AZY-XM-11A 6 的问题说明原因，但汇报时间不超过 5 分钟，特别重大问题提出召开专题会讨论。 ii.各职能部门汇报上次会议中各自问题落实情况，并对项目经理部提出的问 题给予回答，提出本部门的意见、解决办法和措施。 iii.会议重点必须明确，强调日常相互协调和沟通。对于通过部门间协调可以 解决的问题，要求项目经理、各部门负责人应在日常协调和沟通中解决，无需在 会上提出。 iv.各职能部门还可就项目情况或组织、管理方面等事宜发表意见。 v.项目经理部、各职能部门发言后，项目管理部代表公司通报上次会议的督 办结果。 vi.公司主管副总经理听取各部门汇报及督办结果后，就会上提出的紧急、重 大或重要问题进行决策，传达公司对工程项目的管理精神，并对下阶段工程项目 运营提出要求。 g）会议组织与记录：项目管理部负责组织会议并安排专人编写会议纪要，会议纪 要应写明会上讨论的问题、决议和行动计划。会议纪要应最迟在会后第二天及时发放 到与会单位和公司领导。 h）会议纪要格式见附表四。 i）每个月的最后一周（第 4 周）的项目协调会，可邀请公司总经理层所有成员、 公司董事会成员（董事会认为需要时）参加，其他参加部门和人员不变。 5.7 工地例会工地例会 a） 会议目的：工程项目开工后，应在工地每周召开一次工地例会，协调解决工程 进展过程中质量、进度、成本费用、安全、合同执行等问题，以便工程有序、快捷地 进行。 b） 会议时间：由项目经理部结合工地现场实际情况自定。 c） 会议准备：项目经理部相关人员（设计、施工、物资供应、调试等）会前要检 查工程进展情况，上次会议落实情况，并对发现的问题提出解决办法。 d） 会议参加人员：项目经理部所有在现场人员、设计工代、业主代表、设备厂家 工程项目会议管理规定 ZY-XM-11AZY-XM-11A 7 代表、物资采购人员（如在现场） 、监理、分包方等。 e） 会议主持：施工经理。 f） 会议要求：检查工程项目的安全、质量、进度、成本费用、合同执行等情况， 检查上次会议纪要落实情况，对下阶段工程项目进展做出安排。 g） 会议组织与记录：施工经理安排专人编写会议纪要，会议纪要应写明会上讨论 的问题、决议和行动计划，会议纪要应最迟在会后第二天及时发放到与会单位和人员。 需要公司后方给与资源支持的，形成纪要后需及时电传或通过 E-mail 发送至公司有关 部门和领导，并追踪公司的回应。 5.8 有关专题会有关专题会 a）会议目的：工程项目运行过程中，为了及时协调项目有关重大/紧急问题（包 括事故及处理方案等） ，可随时召开专题协调会，以便工程项目顺利开展。 b）会议时间：由召开专题会的部门或项目经理部根据议题情况自定。 c）会议准备：一般由会议发起的部门事先发书面通知（紧急情况可电话通知） ， 通知要说明召开的时间、地点、主持人、参加人员、讨论的议题等。 d）会议参加人员：会议发起的部门根据讨论议题内容自定。 e）会议主持：会议发起的部门安排人主持。 f）会议要求：专题会要求一事一议，议必议决。 g）会议组织和记录：由会议发起的部门安排专人记录并编制会议纪要，会议 纪要在会议当天发至参加会议人员。 5.9 工程项目工程项目“三查四定三查四定”会会 a） 会议目的：检查工程施工过程中存在的施工质量隐患、未完工程、设计漏项 （三查） ，对检查出的问题定任务、定人员、定措施、定整改时间（四定） ，消除质量 隐患、加快工程进度，确保试车一次成功。 b） 会议时间：项目经理部根据现场情况确定，一般应在工程实体按设计内容安装 结束，施工单位自检合格后一周内进行。 c） 会议准备：施工经理组织有关单位（含分包单位、物资供应部门等）准备工程 工程项目会议管理规定 ZY-XM-11AZY-XM-11A 8 过程资料、分项、分部、单位工程质量评定资料，项目管理资料、设计图纸及资料、 设备随机资料， “三查四定”表格，会议通知等。 d） 参加会议人员：项目经理部所有人员、分包单位现场技术负责人、业主单位代 表、监理单位代表、有关专家等。 e） 会议主持：项目经理或其委托人 f） 会议要求：与会人员先检查工程实体、工程资料，将所发现的问题记录在“三 查四定”表中。然后集中讨论问题的处理办法，即定任务、定人员、定措施，定完成 时间。 g） 会议纪要的要求和分发：项目经理安排专人记录并编制会议纪要，在会议召开 的一周内发至所有参加会议人员和单位。需要公司后方给与资源支持的，形成纪要后 需及时电传或通过 E-mail 发公司有关部门和领导，并追踪公司的回应。 h） 会议纪要的格式可采用一般格式， “三查四定”表见附表五。 5.10 工程项目系统调试前检查会工程项目系统调试前检查会 a）会议目的：为了消除影响试车的重要质量隐患、设计问题、不安全因素，检查 落实试车条件，确保试车一次成功。 b）会议时间：工程项目安装结束具备单机试车条件，单机试车前，由项目经理部 根据现场具体情况确定。 c）会议准备： i.成立试车小组； ii.单机试车、联动试车方案已经批准； iii.单机试车时所需要增加的临时设施（如管线、阀门、盲板、过滤网等） ，按 试车方案已实施； iv.单机试车过程所需要的电力、蒸汽、工业水、循环水、脱盐水、仪表风、 工业风、氮气、燃料气、润滑油（脂）物料等由业主单位提供，已经满足 试车要求； v.单机试车过程所需检测工具、记录仪器施工单位已经准备好； vi.单机试车过程所需记录表格已经准备好。 工程项目会议管理规定 ZY-XM-11AZY-XM-11A 9 d）会议参加人员：项目经理部所有人员、设计人员、施工单位人员、业主单位人 员、监理单位人员、设备厂家人员、外方专家，试车小组成员等。 e）会议主持：项目经理。 f）会议要求： i.与会人员首先检查工程实体，检查“三查四定”的问题是否整改完，检查 有无影响试车的不安全因素； ii.查试车系统的完整性； iii.检查是否工完、料净、场地清； iv.检查试车所需临时设施、物料、力能等是否落实； v.会上检查试车组织机构落实情况、准备情况； vi.明确试车计划、时间安排； vii.事故预案； viii.决定是否具备试车条件，并签字确认； ix.决定试车开始时间。 g）会议的组织和记录：项目经理安排专人做好会议记录，并编制会议纪要，在会 议召开后两个工作日内发至参加会议的单位和个人。需要公司后方给与资源支持的，形 成纪要后需及时电传或通过 E-mail 发公司有关部门和领导，并追踪公司的回应。 h）工程项目整套系统启动条件确认表见表六。 5.11 项目总结会项目总结会 a）会议目的：总结工程项目建设中的经验、教训，提高项目管理水平，给新的工 程项目建设提供学习资料。 b）会议时间：工程项目移交业主后的二周内。 c）会议准备：参加项目建设的所有人员写出工程项目管理小结，并列出发言提纲。 会议召开前一周，项目经理部发书面通知，通知参加会议的每一个人，通知中说明会 议的议题。 d）会议参加人员：项目经理部所有人员，参加项目启动会的各部门有关人员，必 要时也可邀请其他项目经理部人员列席。 工程项目会议管理规定 ZY-XM-11AZY-XM-11A 10 e）会议主持：项目经理。 f） 会议要求：要求参加项目建设的所有人员都要发言，总结项目建设过程中的经 验和教训，以及在以后的工程建设过程中应注意的问题。有图象或图片尽可以展示。 g）会议组织和记录：项目经理安排专人做记录，并编制会议纪要，作为工程总结 的资料。会议纪要两天后发至参加会议的所有人员。 5.12 会议纪律会议纪律 a）参加会议人员必须提前 5 分钟到会，在签到簿上签字。本人不能参加会议，必须 向主持人请假，并委托一名代表参加。对三次以上参加会议迟到人员提出警告。 对多次迟到人员通报批评。 b）为了提高会议的效率，参加会议人员不得中途退场，通讯工具打到振动。 6 记录记录 a) 启动会会议纪要格式 b) 设计方案优化讨论会会议纪要 c) 设计联络会会议纪要 d) 项目联络会议纪要 e) 项目协调会议纪要 f) 三查四定表 g) 工程项目整套启动条件确认表 工程项目会议管理规定 ZY-XM-11AZY-XM-11A 11 附表一 启动会会议纪要格式启动会会议纪要格式 主题主题： 项目启动会 时间时间： 地点：地点： 主持人：主持人： 参加部门参加部门/人员：人员： 会议主要内容：会议主要内容： 一、 二、 三、 领导指示领导指示(对项目的要求对项目的要求)： 一、一、 二、二、 三、三、 工程项目会议管理规定 ZY-XM-11AZY-XM-11A 12 附表二