access2003第5章报表.ppt

,1,第5章 报表,报表是Access中专门用来查看数据、统计汇总数据及打印数据的一种工具。本章将介绍创建报表的各种方法，并以“教学管理”数据库为例详细介绍报表的设计过程。本章主要内容包括： 报表的组成 使用自动方式创建报表 使用向导创建报表 使用设计视图创建报表 报表的进一步设计 在报表中添加计算字段进行计算和汇总 报表的预览和打印,,2,5.1 报表概述 5.2 创建报表 5.3 在报表中排序与分组 5.4 报表的进一步设计 5.5 创建主/子报表 5.6 报表的预览和打印 5.7 本章小结,第5章 报表,,3,5.1.1 报表的视图,Access2003数据库的报表有3种视图：设计视图、打印预览视图（全部页面） 、版面预览视图（第一页效果）。报表的不同视图适合于不同的应用场合。,,4,5.1.2 报表的组成,报表的结构与窗体的结构非常相似，一般也由5个节组成，按照排列顺序依次是： 报表页眉、 页面页眉、 主体、 页面页脚、 报表页脚。 报表中的每个“节”都有其特定的功能。,,5,5.1.2 报表的组成,,6,5.1.3 报表的类型,在Access中，报表主要可以分为以下几种类型（图5-3图5-8） 纵栏式报表 表格式报表 明细报表 汇总报表 图表式报表 标签式报表 很多情况下，一份报表可能包含了表格式报表、明细报表、汇总报表等多种形式。,,7,5.1 报表概述 5.2 创建报表 5.3 在报表中排序与分组 5.4 报表的进一步设计 5.5 创建主/子报表 5.6 报表的预览和打印 5.7 本章小结,第5章 报表,,8,5.2 创建报表,创建报表与创建窗体的操作有很多相似之处，Access2003提供了6种方法创建报表。,,9,如果对报表格式要求不高，只需要能够看到报表中的数据，则可以采用自动创建报表的方法快速创建一个简单的报表。 操作时先选择表或查询作为报表的数据源，然后选择报表类型为纵栏式或表格式，最后系统自动生成报表显示数据源的所有字段和记录。 例5-1 以“课程信息表”为数据源建立“自动创建课程信息表格式报表”。(P137),5.2.1 自动创建报表,,10,使用向导创建报表的关键是要启动报表向导，并逐步在向导的提示下进行下列操作： 选择报表使用的数据源 选择报表中使用哪些字段 添加分组级别 确定排序和汇总信息 选择报表布局 选择报表样式 指定报表标题 预览并保存报表，结束报表的创建。,5.2.2 使用报表向导创建报表,,11,例5-2 以“课程信息表”为数据源建立名为“向导创建课程信息纵栏式报表”的报表，包含课程代号、课程名称、类别、考核、学分、学时字段。(P138),5.2.2 使用报表向导创建报表(续）,例5-3 以“教师信息表”为数据源建立“向导创建教师信息明细_分组_排序报表”，包含教师编号、姓名、性别、年龄、起始工作时间、学历、职称和电话号码8个字段，要求该报表的记录按“性别”分组、性别相同者再按“职称”分组，按“起始工作时间”的“降序”排序，并分组统计教师的平均年龄。(P139),,12,5.2.2 使用报表向导创建报表(续）,例5-3* 以多表为数据源创建报表，显示教师编号、姓名、职称、课程名称、上课时间、地点、班级、课时信息，查看数据方式选择“通过教师信息表”，并统计总课时数。,,13,在图表报表中，数据以图表的形式显示出来，可以更直观地显示数据之间的关系。 Access中的图表报表有多种样式，包括线条图、饼图、面积图等，还有三维图形。图表可以是依据所有数据建立的，也可以是依据某些选定数据建立的。,5.2.3 使用向导创建图表报表,,14,例5-4 以“教师信息表”为数据源，建立一个名为“教师职称统计 图表”的图表报表，采用三维柱形图显示各种职称男性教师及女性 教师的人数，设计完成后的图表报表如下图所示。(P141),5.2.3 使用向导创建图表报表,,15,标签报表是一种特殊格式的报表，它在名片式的小区域显示少量的数据。 例5-5 以“教师信息表”为数据源，建立“教师标签报表”，设计完成后的标签报表如下图所示。,5.2.4 使用向导创建标签报表,,16,使用自动创建报表的方法和通过报表向导创建报表，可以简单、快捷地创建报表，但创建的报表格式比较单一，有一定的局限性，有时可能不能满足应用要求。 我们可以使用设计视图创建报表，具有更大的主动性和灵活性，可以创建风格独特、美观实用的报表。,5.2.5 使用设计视图创建报表,,17,报表设计工具及格式选项 报表的设计视图与窗体设计视图一样，为报表的设计提供了一些工具和格式选项。这些工具包括： “格式（窗体/报表）”工具栏和“报表设计”工具栏 控件“工具箱” “字段列表”窗口 “属性”窗口。,5.2.5 使用设计视图创建报表,,18,2. 使用设计视图创建报表的步骤 使用设计视图创建报表的主要步骤如下： （1）在“数据库”窗口，选择“报表”为操作对象，按“新建”按钮。 （2）在“新建报表”对话框中，选择“设计视图”。 （3）在报表 “设计视图”中，为报表指定数据源。 （4）添加报表页眉和报表页脚。 （5）布置控件显示数据、文本和各种统计信息。使用“字段列表”或“工具箱”向报表添加控件。 （6）设置报表排序和分组属性。 （7）设置报表和控件的外观格式、大小位置和对齐方式等。 （8）预览报表并命名保存报表，结束报表的创建。,5.2.5 使用设计视图创建报表,,19,例5-6 （P145） 以“课程信息表”为数据源，利用设计视图建立一个“手动创建课程信息表格式报表”，设计完成后的打印预览效果如下页图所示。,5.2.5 使用设计视图创建报表,,20,报表设计中也可以添加计算控件。利用计算控件进行统计计算并输出结果操作主要有以下3种形式： （1）在组页眉/组页脚节内添加计算字段进行分组汇总计算 （2）在报表页眉/报表页脚节内添加计算字段进行汇总计算（页面页眉/页脚？不可以？） （3）在主体节内添加计算控件,5.2.6 在报表中添加计算控件,,21,1. 在报表中进行汇总计算 报表中的汇总计算主要包括求和、求平均值、求最大值和求最小值等，可以使用统计函数Sum（求和）、Avg（求平均值）、Max（求最大值）和Min（求最小值）来实现。 2.在例5-6 基础上添加学时百分比计算，假定计划总学时为300。,5.2.6 在报表中添加计算控件,,22,5.1 报表概述 5.2 创建报表 5.3 在报表中排序与分组 5.4 报表的进一步设计 5.5 创建主/子报表(*) 5.6 报表的预览和打印 5.7 本章小结,第5章 报表,,23,报表的排序与分组有两种方法： 一是利用报表向导创建排序与分组的报表（如前述例5-3所示），此时报表中的数据源可以来自多个表或查询； 二是利用自定义方式创建排序与分组的报表，即通过工具栏中的“排序与分组”按钮进行排序与分组设置，此时报表中的数据源只能是一个表或一个查询。如果需要涉及多个表或查询中的数据，必须先利用查询将报表中需要的数据集中到一起，然后以此查询作为报表的数据源。,5.3 在报表中排序与分组,,24,例5-7（P148） 以“教师信息表”为数据源建立“教师信息明细_排序报表”，包含教师编号、姓名、性别、年龄、起始工作时间、学历、职称和电话号码8个字段，要求该报表的记录按“性别”的“降序”、“职称”的“升序”、“起始工作时间”的“降序”排序。 本题分两步实现。第一步使用“报表向导”快速创建报表，但不设置任何排序；第二步利用“排序与分组”对话框来设置排序。,5.3.1 报表中记录的排序,,25,例5-8 （P149）在例5-7建立的“教师信息明细_排序报表”的基础上，建立“教师信息明细_分组报表”，并在其中添加分组及汇总信息，具体要求是： 为报表添加“性别”分组，在“性别”分组中嵌套“职称”分组； 在“性别”和“职称”组页眉中分别添加“性别”和“职称”字段及相关说明文字； 在“职称”组页脚中添加求“年龄”字段平均值的计算控件，按职称分组求年龄的平均值； 保持按“起始工作时间”的“降序”排序不变。 可选择排序字段是否设置为组页眉和组页脚，默认为否,5.3.2 报表中记录的分组,,26,5.1 报表概述 5.2 创建报表 5.3 在报表中排序与分组 5.4 报表的进一步设计 5.5 创建主/子报表 5.6 报表的预览和打印 5.7 本章小结,第5章 报表,,27,5.4.1 在报表中添加分页符和页码（工具箱中“分页符”按钮，“插入”菜单-“页码”） 5.4.2 在报表中添加日期和时间 （ “插入”菜单-“日期和时间 ”） 5.4.3 在报表中添加背景图片（报表属性-格式-图片） 5.4.4 自动套用格式（ “格式”菜单-“自动套用格式”，选择“正式”即撤消套用的格式） 5.4.5 调整报表的外观,5.4 报表的进一步设计,,28,5.1 报表概述 5.2 创建报表 5.3 在报表中排序与分组 5.4 报表的进一步设计 5.5 创建主/子报表(*) 5.6 报表的预览和打印 5.7 本章小结,第5章 报表,,29,子报表是插入在其他报表（亦称为主报表）中的报表。合并报表时必须而且只能有一个报表作为主报表。 主报表中可以包含子报表，也可以包含子窗体。 主报表和子报表的数据源建立正确的联系，这样才能保证在子报表中的记录与主报表中的记录之间有正确的对应关系。,5.5 创建主/子报表,,30,在已有报表中使用子报表控件创建子报表 例5-9 先以“教师信息表”为数据源创建一个“教师授课信息主/子式报表”，该报表包含教师编号、姓名、性别和起始工作时间4个字段，报表布局方式采用“纵栏式”；然后在“教师授课信息主/子式报表”的设计视图中使用“子报表”控件直接创建一个子报表，该子报表从“课程信息表”中选取“课程名称”字段，再从“教师开课表”中选取教师编号、上课班级、上课时间、上课地点、容量5个字段；子报表命名为“教师授课信息子报表”。 将已有报表作为子报表拖放到其他报表中,5.5 创建主/子报表,,31,5.1 报表概述 5.2 创建报表 5.3 在报表中排序与分组 5.4 报表的进一步设计 5.5 创建主/子报表 5.6 报表的预览和打印 5.7 本章小结,第5章 报表,,32,5.6.1 页面设置（“文件”菜单-“页面设置”） 5.6.2 预览报表（“文件”菜单-“打印预览”） 5.6.3 打印报表（“文件”菜单-“打印”）,5.6 报表的预览和打印,,33,5.1 报表概述 5.2 创建报表 5.3 在报表中排序与分组 5.4 报表的进一步设计 5.5 创建主/子报表 5.6 报表的预览和打印 5.7 本章小结,第5章 报表,,34,5.7 本章小结,自动创建报表简单方便，但不够灵活。 使用报表向导创建报表，是创建报表最常用的方法。使用报表向导创建报表的过程中，可以基于一个或多个表或查询创建报表，可以自行选择字段、添加分组级别、确定排序和汇总信息、选择报表的布局及样式。 当通过“自动创建报表”或“报表向导”的方法创建报表不能满足应用要求时，可以首先利用向导快速创建基本报表，然后切换到设计视图进一步修改完善报表的设计。,,35,5.7 本章小结,除了用报表向导创建报表之外，用其他方式创建报表时，只能有一个数据源。如果报表所需的数据分布在多个表中，则必须先将这些数据创建在一个查询中，然后以这个查询为数据源创建报表。 在报表中可以添加计算控件，用于进行汇总计算，这是报表的重要功能之一。报表中的汇总计算主要包括求和、求平均值、求最大值和求最小值等，可以使用统计函数Sum（求和）、Avg（求平均值）、Max（求最大值）和Min（求最小值）来实现。,,36,5.7 本章小结,记录的排序和分组有两种方法：一是利用报表向导创建排序与分组的报表；二是利用工具栏中的“排序与分组”按钮进行排序与分组设置。 组页眉和组页脚中可以添加分组统计信息。 主/子报表用于同时显示来自两个表或查询中的数据。在创建