慧尔图书馆管理系统常用功能说明(互联网版)(含读者使用模块).doc

重庆慧尔科技发展有限公司 客服QQ：634350349 联系电话8022慧尔图书馆管理系统常用功能说明（互联网版）第一章 系统简介41.1 系统概述41.2 系统组成41.3 系统功能模块4第二章 登录图书馆管理系统42.1 图书馆管理员登录42.2 读者登陆5第三章 系统初始化设置53.1 图书馆信息63.2 库室管理63.3 编目参数73.4 外借参数7第四章 图书编目84.1 图书编目工作概述84.2 图书编目业务工作流程84.3 打印和粘贴条形码84.4 图书著录104.4.1 著录项目说明104.4.2 批次号管理154.4.3 图书著录（录入图书） 图书著录前提条件 图书著录（录入图书）17一著录页面17二图书录入方法18三多卷书多册书录入20四丛书录入 修改图书 删除图书 快速浏览 MARC编目224.5 打印书标224.6 打印图书财产登记帐和目录24第五章 图书典藏管理255.1 图书库室调配255.2 图书剔旧265.3 图书注销27第六章 图书查询与统计276.1 馆藏图书查询276.2 图书统计28第七章 读者管理287.1 办理读者借阅证287.1.1 读者权限297.1.2 读者部门297.1.3 读者登记30一读者登记前提条件30二逐个登记读者30三批量导入读者31四修改读者33五删除读者337.1.4 打印与制作借阅证337.2 读者状态管理347.2.1读者挂失347.2.2 读者注销347.3 读者罚款357.3.1 开罚单357.3.2 查询罚单367.3.3 支付罚单377.3.4 修改罚单377.3.5 删除罚单37第八章 图书流通378.1 设置与书刊流通相关的外借参数388.2 图书借还管理388.2.1 借书388.2.2 还书398.2.3快速流通408.2.4 续借418.3 图书催还428.4 图书预约428.5 图书流通记录查询与统计428.5.1 已借未还图书查询428.5.2 已借已还图书查询438.5.3 流通日志查询438.5.4 查询某个读者的流通记录438.5.5 查询图书被借次数和读者借阅图书的次数448.5.6 统计图书流通率和读者借阅率45第九章 读者怎样使用图书馆管理系统459.1 读者登录图书馆系统469.2 读者个人信息查询489.2.1 读者基本信息查询与读者挂失489.2.2 读者当前借阅书刊查询与续借499.2.3 读者书刊借阅历史查询499.2.4 读者图书催还信息查询509.2.5 读者当前预约书刊查询509.2.6 读者赔罚信息查询509.2.7 我的评论519.3 图书评论功能519.3.1 读者发表与管理图书评论519.3.2 图书评论信息查询559.4 馆藏图书查询与预约579.5 馆藏期刊查询与预约599.6 新书查询629.7 联合查询629.8 电子资源浏览与下载649.9 书刊借阅排行榜669.10 读者推荐图书67附 录68报表打印工具68第一章 系统简介1.1 系统概述基于B/S（浏览器/服务器）网络模式的对图书馆文献建设、文献利用、读者管理等日常业务进行智能化管理的自动化管理系统，本地无需安装图书馆软件，图书管理员和读者直接通过浏览器访问公司的中心服务器来使用图书馆系统1.2 系统组成1 图书馆网页：每个图书馆都有自己的图书馆网页，其中图书馆首页不仅可以体现图书馆的个性化信息，还是进入馆员使用的图书馆管理系统和读者使用的图书馆系统的入口2 图书馆管理系统：馆员对日常图书馆业务和图书馆首页进行管理的系统3 读者使用的系统：读者查询文献和个人信息的系统1.3 系统功能模块1 馆员使用的图书馆管理系统功能模块（1） 文献资源建设模块：图书采访、图书编目、图书典藏、期刊采访、合订刊编目、合订刊典藏、电子资源管理（2） 查询与统计模块：公共检索、统计报表（3） 读者管理模块（4） 文献资源利用模块：书刊流通（5） 图书馆首页管理模块2 读者使用的图书馆系统功能模块（1） 读者信息查询模块：读者基本信息查询、流通信息查询、赔罚信息查询（2） 文献资源查询模块：图书查询、期刊查询、电子资源浏览（3） 图书评论模块第二章 登录图书馆管理系统2.1 图书馆管理员登录1 登录方式（1） 打开浏览器，在地址栏处输入本馆图书馆网址（/图书馆代码）进入本馆图书馆首页，如图（2） 输入管理员的用户名、密码和验证码，单击“登录”按钮后则进入图书馆管理系统注：l 图书馆代码和默认的管理员用户名和密码由软件供应商提供l 为了系统安全考虑，退出图书馆管理系统时要先注销再关闭网页2 修改密码为了系统安全考虑，完成初始化配置后应该立即修改密码方法一：在除网站首页的其它页面的右上角单击“修改密码”字样进行修改方法二：在图书馆网站首页左侧单击“这里”字样进行修改2.2 读者登陆读者登陆方式与管理员登录方式相同，只是读者的用户名和密码与管理员不同，因此登录后可以使用的功能模块也不相同，读者的用户名为其完整的读者证号，默认密码为其有效证件号码的后六位，如果读者登记时没有填写有效证件号码，则默认密码为123456，登录后建议读者先修改自己的密码第三章 系统初始化设置馆员第一次登录系统后，必须先对“图书馆信息”、“库室管理”、“编目参数”、“外借参数”四个模块进行设置才能使用软件其它功能，如图3.1 图书馆信息1 功能概述：设置图书馆名称、地址、联系人等基本信息2 操作方法单击“图书馆信息”字样，出现下图补充或修改相应信息后单击“保存”按钮，此时单击其它功能模块回到刚才的初始化页面，该页面中将会少了“图书馆信息”模块，继续进入剩下的模块进行初始化配置，直到配置完后就可以正常进入其它功能模块了注：l 以后需要对该模块信息进行再次修改时，可以从系统设置图书馆信息模块中进入该页面l 图书馆名称处的信息对应网页上方的“图书馆欢迎您”前的文字3.2 库室管理1 功能概述：对图书馆文献资源的馆藏地进行设置2 操作方法（1） 单击“库室管理”字样，进入库室管理页面（2） 单击“新增库室记录”，弹出新增表单，如图注：l 带*号的项目为必填项l 座位数和馆藏地面积的数据尽量准确，否则会影响上级管理单位（如教委）对图书馆进行评估时的分数和统计相关项目时的数值l 当“借阅方式”选择为“允许外借”时该馆藏地内的图书和期刊才能进行借阅操作；选择“不允许外借”则不能进行借阅操作3 填写相关信息后单击“保存”按钮注：l 以后需要进行库室管理操作时，可以从系统设置库室管理中进入3.3 编目参数1 功能概述：设置图书和期刊编目时需要的相关参数的值2 操作方法（1） 单击“编目参数”字样，出现编目参数设置页面，如图（2） 设置相关参数后单击“保存”按钮，如果不确定各项参数的设置，可以直接点“保存”按钮，以后再进行设置（这里就不详细介绍各项参数的意义，在涉及到与之相关的模块时再详细介绍）注：l 以后要修改编目参数时，可以从系统设置编目参数设置中进入3.4 外借参数1 功能概述：设置书刊借阅和读者登记时相关参数的值2 操作方法：（1） 单击“外借参数”字样，出现外借参数设置页面，如图（2） 设置相关参数后单击“保存”按钮，如果不确定各项参数的设置，可以直接点“保存”按钮，以后再进行设置（这里就不详细介绍各项参数的意义，在涉及到与之相关的模块时再详细介绍）注：l 以后要修改外借参数时，可以从系统设置外借参数设置中进入第四章 图书编目4.1 图书编目工作概述图书编目工作是图书馆图书资源建设的基础工作，同时也是图书馆建设的重要工作图书编目定义：图书编目是指将分过类的每一种图书分别制作成一条款目，然后印成若干张卡片，组织成各种类型的图书馆目录从上面的定义可知，所谓图书编目，至少包括以下几个方面的业务工作：1著录（将题名、责任者、页码等录入数据库），包括校对；2输出著录产品；3编排目录体系由于现在读者可使用计算机进行图书查询工作，因此很多图书馆都不再打印图书卡片4.2 图书编目业务工作流程第一步：整理图书整理原则：复本（完全相同的图书）整理在一起；多卷书、多册书整理在一起；丛书、套书整理在一起第二步：打印条形码第三步：粘贴条形码第四步：图书著录（录入图书）第五步：打印书标第六步：粘贴书标第七步：图书排架第八步：打印图书财产登记帐和目录其中第二步、第四步、第五步和第八步都可以在系统中完成4.3 打印和粘贴条形码1概述条形码是每一本书的标识，每一本书都有一个不可重复的条形码，条形码有以下注意事项：l 条形码最好使用专用打印机打印。如果没有专用打印机，可以考虑使用激光打印机制作或者直接购买打印好的条形码，不能使用喷墨打印机和针式打印机打印l 条形码不可重复，每册书的条形码号码不能重复l 条形码的图案不能破坏，破坏会影响认读2.打印条形码前提条件：安装和登录报表打印工具（相关说明参见附录）操作方法：（1） 进入报表打印工具后，进入条码制作模块，如图（2） 在右侧设置条码参数后单击“保存”按钮l 条码标准根据条码枪设置，一般使用默认标准“bcCode39”l 条码高度：建议填写75l 汉字前缀：一般填写学校简称（不要超过5个汉字）l 条码长度：即条码的位数，根据图书馆自身情况设定l 打印编码：把具体的条码号打印在条形码图案下（3） 单击“增加”按钮，出现下图l 批号：为该批条形码分配的一个批号，可以使用默认值l 前缀：条形码号之前的字母前缀，一般不填写l 编码范围：此批要打印的条形码的编码范围（4） 填写上图的相关信息后，如批号使用默认值“0001”，前缀不填写，编码范围为“1-100”，单击“确定”按钮，则1-100的条码信息显示在左侧表格中，如图（5） 单击“打印”按钮，出现下图（6） 设置打印参数和在打印条件中设置打印的条码后单击“打印”按钮，则开始打印条码注：l 单击“打印”按钮执行打印操作前建议先预览一下，因为有可能设置的每页条形码行数与每行条形码个数与纸张的大小不符，预览之后如果有问题可以进行重新调整l 打印时的纸张最好用胶纸，方便以后粘贴3粘贴条形码粘贴条形码之前需要先把打印出的条形码裁剪成一个个独立的条形码，然后为每一本书粘贴一张号码不重复的条形码，条形码一般粘贴在图书的题名页中的出版社的下方或上方4.4 图书著录概述：图书著录指编制文献目录时，按照一定的规则对图书的形式特征和内容特征进行分析、选择和记录的过程。计算机著录则是把反映这些形式特征和内容特征的项目录入计算机系统的过程，需要录入的项目和录入时遵循的规则按照国家文献编目标准设置4.4.1 著录项目说明l ISBN号ISBN号是国际标准书号的简称，有10位和13位两种。在图书的封底和CIP数据中都能找到ISBN号。本系统中分别设置了“ISBN10位”和“ISBN13位”两个著录项目，著录时只能输入其中一个l 正题名、副题名、丛编名1 正题名与副题名。正题名即通常讲的书名，副题名则是对正题名的补充。看题名上下或破折号后面的文字与正题名之间是否有修饰或补充说明的关系，被修饰的是正题名，修饰的是副题名。如：大趋势（正题名）改变我们生活的10个方向（副题名）2 丛编名有丛编名的图书一般为一套图书，其丛编名是相同的3 著录信息来源（1） 正题名：依照题名页、版权页、封面、其他信息源的顺序选取。（2） 副题名：只著录题名页上的副题名。（3） 丛编名：依照题名页、版权页、封面、其他信息源的顺序选取。4 著录符号（1） 分辑号（含卷册号）与正题名之间使用圆点“.”；分辑号与分辑题名之间用“,（半角逗号）”。如：中国大百科全书.第五册,力学卷注意：本系统一般在正题名中不录入分辑号与分辑名，而是分别把其录入相对应的著录项目中，因此此著录符号只作参考。（2） 多个副题名之间用半角冒号分隔l 题名拼音正题名的拼音，本系统中当离开正题名录入框后会自动生成题名拼音l 分辑号、分辑名分辑号和分辑名，是分卷图书和分册图书录入时对各分册的说明。一书分为多个分集发行时，那么在分辑号中即录入对应的分集序号，如果各个分册有单独的书名，则作为分辑名录入（注意，在卷册号一项还将录入相应的阿拉伯数字的补充号）。例如：红楼梦（上），则录入格式为：正题名：红楼梦分辑号：（上） 卷册号：1又如：中国大百科全书 第五册 力学卷，则录入的格式为：正题名：中国大百科全书分辑号：第五册分辑名：力学卷 卷册号：5l 第一责任者、其他责任者即通常说的图书的作者，其中第一责任者为主要作者1第一责任者和其他责任者主要通过一本图书中作者的责任方式的重要性来判断。如：一本书为张三著，李四译。则：第一责任者：张三 个人 著 其他责任者：李四 个人 译如：一本书为张三，李四著，王五译则：第一责任者：张三，李四 个人 著 其他责任者：王五 个人 译注意：（1）有第一责任者时，其他责任者著录项中对带“校”字的责任方式不著录。（2）责任者性质“个人”与“团体”必须区分。“团体”是指单位或者机构作者，如果责任者是两个个体，责任性质仍然为“个人”。如：张三，李四 个人 著 重庆图书馆 团体 编2著录信息来源依照题名页、版权页、封面、其他信息源的顺序选取3著录用符号（1）对于第一责任者和其他责任者中的任何一项，含3个以上责任者（包括3个责任者）时只著录第一个后加“等”。（2）同一责任方式的两个责任者之间用半角逗号连接。（3）在任何信息源均无法查找到作者时，第一责任者著录为：不详；可推测的责任者应予以著录并用方括号括起来（4）对于责任者的国别（非中国）与朝代（近代前），如有必要应使用小括号加以限定l 丛编者的著录格式可参考第一责任者l 文献类型在下拉菜单中选择相应类型即可，通常只需要区别普通图书和工具书l 分类号即根据著录图书的学科属性在中国图书馆分类法（第四版）中给该图书查找一个分类号本系统中在分类号后有一个方形按钮，单击该按钮后则会转到电子版的中国图书馆分类法（第四版）页面，在该页面中可查询分类号；在一些书的版权页上如果有CIP（图书在版编目）数据，在CIP数据中的IV项就是分类号，如下图l 卷册号。参照分辑号与分辑名项。在卷册号中只应该录入阿拉伯数字，录入“上册、第五册”这样的形式是不对的。具体为：一套书分辑号：上卷（册） 卷册号：1 中卷（册） 2 下卷（册） 3一套书分辑号：上卷（册） 卷册号：1 下卷（册） 2其它情况录入相对应的阿拉伯数字即可。注意：这里的卷册号是指题名的卷册号，而不是丛编名的卷册号，如果丛编名中也含有卷册号，一起录入丛编名项就行了。如：中国大百科丛书.第二卷,医学知识著录格式正题名：医学知识丛编名：中国大百科丛书.第二卷卷册号不用录入数据。l 书次号书次号是同类图书的区分号码，用来确定相同分类号图书的排架次序（卷册号为辅助区分号）。书次号有很多种，系统只考虑支持比较常用的几种，在系统设置模块中的编目参数模块中可以对书次号的生成方式进行设置，在编目时系统会根据分类号或者第一责任者的名称自动生成书次号，可以自己修改。1 分类种次号（最常用）种次号是对相同分类号的图书，用流水号来区分不同的图书。系统在用户输入分类号并离开分类号录入框后，根据系统中的已有数据，自动生成该类最大种次号。如：第一次输入分类号G250时，书次号自动生成为“1”，当下次输入另一条分类号为G250的记录时，书次号自动生成为“2”。注： 为了让多卷书排架的时候排列在一起，要让其书次号相同，通过不同的卷册号来区分。如：有中国政治人物传记（第一卷）、中国政治人物传记（第二卷）、中国政治人物传记（第三卷）三本书，应该著录为（假设K827这个分类号第一次使用）正题名 分辑号 分类号 卷册号 书次号 索书号中国政治人物传记 第一卷 K827 1 1 K827/1/1中国政治人物传记 第二卷 K827 2 1 K827/1/2中国政治人物传记 第三卷 K827 3 1 K827/1/3 由于分类号相同，因此当录入第二卷，第三卷时，系统自动生成的书次号不会与第一卷时相同，此时需要自己修改书次号。2 四角著者号这种方式的书次号是根据图书的主要责任者的四角号码来生成四角号码表（由于不常用，这里就不详细介绍），当编目参数设置中书次号生成方式选择为该项时，则录入第一责任者并离开该录入框后，系统会根据四角号码生成规则自动生成书次号，可以修改。3 汉语著者号。根据刘湘生主编的通用汉语著者号码表来标注的著者号码（由于不常用，这里就不详细介绍），当编目参数设置中书次号生成方式选择为该项时，则录入第一责任者并离开该录入框后，系统会根据通用汉语著者号码表自动生成书次号，可以修改。l 索书号由系统根据分类号、书次号与卷册号自动生成。格式为：分类号/书次号/卷册号，可以修改索书号确定图书的排架次序，排架时按照索书号升序排列。l 主题词主题词由系统根据录入的分类号和汉语主题词表自动生成，如果生成的主题词与图书内容不相符，可以单击主题词后的方框按钮，则弹出表单中选择一个最恰当的主题词，也可以自己输入（不建议自己输入，因为自己输入的主题词不是规范的主题词）l 版本版次第一版不著录第一版修订版著录为修订版第二版著录为：2版第二版修订版著录为： 2版依次类推。l 出版者、出版地本系统中，当录入ISBN10位或ISBN13位并离开该录入框后会自动生成出版者和出版地，可以自己修改l 出版年1只著录到年，不用录入月份。2一本图书如果既有第几版的出版年，又有第几次印刷的年代，那么录入含有版本的出版年。如下：一本书：1991年第一版 1992年第二版 1994年第二次印刷出版年著录为：1992l 图表有图、插图、图版等只著录为图，地图著录为“地图”，各种表著录为“表”，其他情况不予著录。l 页数著录为阿拉伯数字，离开该录入框后系统自动在数字后生成“页”若是一系列书装订时使用统一的页码，则对于不是从1开始的页码著录为“初始页码-结束页码”。例如某书页码从200页到400页，则记录为“200-400”页l 装订只区分、必须区分平装和精装。l 作品语种点击后面的“”，选择代表语种的符号，默认为“chi汉语”。l 价格整数只输入整数（系统会自动在小数点后两位补零），有小数点要著录到小数点后面的数字，照实录入。碰到套数、丛书情况下必须先找齐再进行除法方式算出每一本图书定价，不能直接录入套书价格。l 附件采用阿拉伯数字+量词著录。如：光盘1片、手册1册、磁带1盒、教学仪器1件、玩具1套、菊花种籽1包、CD1张等等。若该书说明有附件而著录时未发现，不予著录。如该书说明有光盘则附件项著录为：光盘1片。l 尺寸尺寸指图书的最长边的长度，单位为厘米，著录时只需录入阿拉伯数字（整数）。一般来说，32开本图书的尺寸为19-21厘米，16开本图书的尺寸为24厘米。l 一般附注对图书的特别说明，没有则不录入注：以上的著录项目为书目信息l 馆藏地存放图书的库室，在“库室管理”模块中设置，在图书著录时进行选择l 条形码该图书的条形码号l 登陆号通常指图书财产登记号，一般与条形码号相同l 复本数一条记录中所包含的复本的数量，由系统根据该条记录中的条形码个数自动生成注：以上四项著录项目为馆藏信息4.4.2 批次号管理图书馆的文献资源建设是一项持续性的工作，文献资源也是分批次增加的，因此在进行图书编目时可以为每批到馆的图书分配一个批次号操作方法：打开图书编目图书编目，默认进入批次管理页面，如图（1） 新增批次号第一步：单击“新增批次”字样，弹出新增批次表单，如图第二步：输入相关信息后单击“保存”（2） 如何在某批次中进行图书编目第一种：在已存在的批次中进行图书编目（设置图书编目批次号为已存在的批次号）操作方法：在图书编目批次管理页面中，在批次号列表中单击需要编目的图书所在的批次号记录后的“选择”字样，则进入该批次的表单编目页面，其中“著录批号”一项中的数值即为所选择的批次号第二种：在新增批次中进行图书编目操作方法：进行新增批次号操作后，在批次号列表中单击新增的批次记录后的“选择”字样，则进入该新增批次的表单编目页面，其中“著录批号”一项中的数值即为新增的批次号第三种：在默认的批次中进行图书编目操作方法：打开图书编目图书编目页面后，单击表单编目，则系统进入默认批次的表单编目页面，其中“著录批号”一项中的数值即为默认的批次号注：l 默认的批次号为最近一次选择的批次号，因此如果编目的图书的批次号相同，只需要第一次选择批次号后，该批次中的其它图书进行编目时就可以直接进入表单编目页面中进行图书著录操作4.4.3 图书著录（录入图书） 图书著录前提条件1设置编目参数和馆藏地录入图书之前，必须保证已正确设置图书编目相关参数和已建立馆藏地，操作方法如下（如果已正确设置则可不进行此步操作）：（1）编目参数设置第一步：打开系统设置编目参数设置页面，如图与图书编目相关的参数为：l 条形码前缀列表：当条形码中含有字母前缀时需要在此处设置，该前缀要占用条形码位数，在图书编目中录入含有该字母的条形码时，系统会根据条形码位数自动在字母后条形码号前补零，如：条形码前缀列表中为ts，条形码长度为8，则当编目时条形码处录入ts1时，则生成的条形码为ts000001（不是必填项）l 图书条形码长度：设置图书条形码的位数（对于一般用户来说，在编目参数设置中就设置此项即可，其它选项可以默认）l 索书号重复处理：选择“不可重复”时，则当图书编目时录入相同的索书号时会给出提示；选择“可重复”则不会提示l 书次号形成：选择编目时自动生成书次号的方式l 条形码/登录号是否一致：选择“是”时，则图书编目中录入条形码后，登录号默认与条形码相同；选择“否”则需要分别录入条形码与登录号l 编目自动套录查询设置：编目时可以根据ISBN或正题名自动套录，套录原理为：如果只选择其中一项，则当在图书著录时录入该项数据并离开该录入框后，系统会自动在馆藏库（保存已著录图书的数据库）中查找是否有相同的该项数据，如果有则自动弹出含有该项数据的编目记录，根据实际情况进行编辑或复制操作，如果馆藏库中没有相同的该项数据，则系统继续在资源库（保存本系统提供的规范的编目数据的数据库）中查找是否有相同的该项数据，如果有则自动弹出含有该项数据的编目记录，根据实际情况进行复制操作，如果没有则不弹出任何表单；如果同时选择两项，则当录入其中任意一项数据并离开该录入框后，系统执行上面的操作；如果两项都不选择，则不执行自动查询操作第二步：设置相关参数后，单击“保存”按钮（2）设置馆藏地操作方法见“第三章 系统初始化设置”2批次号设置必须保证在图书编目批次管理中，至少有一个批次记录，批次号的操作方法参见.3.2 图书著录（录入图书）一著录页面著录页面即录入图书的页面，系统提供了两种著录页面：表单编目和MARC编目。由于MARC编目需要一定的专业知识，因此对于一般用户而言，建议选择“表单编目”页面录入图书，下面也只对“表单编目”页面进行详细说明（关于MARC编目的说明，请参见在线帮助）1概述打开图书编目图书编目后，单击“表单编目”，即进入表单编目著录页面，如图说明：u 该页面中主要包括了各项功能按钮以及需要著录的字段u 表格中的著录字段是系统按照国家文献编目标准设置的，分为“书目信息”和“馆藏信息”u 著录批号不能在此修改，只能在批次管理中选择u 总记录数为当前批次中已保存的记录条数录入图书即在该页面中录入“书目信息”和“馆藏信息”2书目信息（1）书目信息反映图书的基本内容特征和形式特征，包括的项目如上图所示（2）书目信息各项项目的录入规则参见“4.4.1 著录项目说明”（3）“正题名”、“分类号”、“价格”、“书次号”为必填项3馆藏信息馆藏信息包括“馆藏地”、“条形码”、“登录号”、“复本数”，反映了图书的典藏特征，如上图所示。u 馆藏地：存放图书的地方。在馆藏地后的下拉框中进行选择（下拉框中选项为“库室管理”模块中设置的馆藏地）u 条形码：自己贴在图书上的条形码号码，是图书在系统中的标识，复本的条形码要录入在一条记录中。当进行新增图书操作时，条形码录入框中会自动显示当前用户最近一次保存的图书的条形码号加1u 登录号：即图书财产登记号，一般与条形码号相同。系统默认设置为登录号与条形码号一致，即只需要录入条形码号，则自动生成相应的登录号，如果登录号与条形码号不一致，则录入条形码号后还需要录入登录号u 复本数：当前记录中的条形码个数，系统根据条形码个数自动生成系统提供了两种录入馆藏信息的方法，录入方法如下（1）第一种录入方法：通过条形码号直接录入第一步：选择图书所在馆藏地第二步：录入图书条形码，分为以下几种情况 第一种：当前图书只有一本复本。如果条形码录入框中显示的条码号与当前图书相符，则直接在条形码录入框中按回车键，则下面显示对应的馆藏记录；反之，则修改为当前图书条码号后按回车键，或者删除条码录入框中信息后，直接扫入当前图书条码号 第二种：当前图书有条码号连续的几本复本，则在条形码录入框中录入复本中“起始条形码-截止条形码”（如：1-5）后按回车键，则下面显示对应的几条馆藏记录 第三种：当前图书有条码号不连续的几本复本，则在条形码录入框分别录入这几本复本的条码号，条码号之间使用半角状态下的逗号“,”隔开（如：3,6,8），然后按回车键，则下面显示对应的馆藏记录（2）第二种录入方法：通过条形码号和新增册数录入条码（此种方法只能录入单本复本或条码号连续的复本）第一步：选择图书所在馆藏地第二步：在条形码录入框中录入当前图书复本中最小的条形码号（如果条形码录入框中显示的条码正确，则不需要录入）第三步：在新增册数录入框中录入当前图书复本数后按回车键，则下面显示从条形码录入框中条码开始的依次增1的条码，条码个数为新增册数中的数值注意：l 用户可根据实际情况灵活选择录入馆藏信息方法。一般来说，当录入单本复本，或条码不连续的多本复本的图书时，建议选择第一种直接录入条码的方式；当录入条码连续的多本复本时，建议使用第二种录入方式l 只有当馆藏信息下方的空白区域显示了馆藏记录时，馆藏信息才算录入成功，才能进行保存操作l 当条形码中含有字母前缀时，需要在“系统设置编目参数设置”模块中的“条形码前缀列表”中设置字母前缀。当有多种字母前缀时，字母之间用英文状态下的逗号隔开，如有条形码M00001，H00001，G00001，那么字母前缀列表中应该录入为：M,H,Gl 当有多个用户同时录入图书时，为了保证自动显示的条码的正确性，需要在“系统设置馆员登记”中为每个用户建立一个账户，然后用户使用各自的用户名登陆系统二图书录入方法1自动套录（建议使用此种著录方式）（1）功能概述：图书著录时，根据编目参数设置中设置的编目自动套录查询字段（包括“ISBN号”和“正题名”两个查询字段）执行自动查询操作，在弹出表单中选择最合适的记录进行编辑或复制操作，从而提高工作效率（2）前提条件：已在编目参数设置中设置了编目自动套录查询字段（默认为已选择）（3）操作方法（以在默认批次中录入图书为例）：第一步：打开图书编目图书编目后，进入表单编目页面第二步：单击“新增”按钮第三步：录入ISBN号后离开该录入框（或者直接用条码枪把书底部的ISBN号对应的条形码扫入），可能会出现下面四种情况第一种：没有弹出表单，说明没有查询到相关图书，操作如下 在当前页面中直接输入与当前图书相符的书目信息 录入馆藏信息（录入方法参见“一.3馆藏信息”） 单击保存按钮，则新增图书编目记录完成第二种：弹出表单，并且表单中只显示了 “资源库”数据，说明该图书没有录入过，进行如下操作 单击表单中与当前图书最相符的记录前的“复制”字样，则该记录的书目信息复制到当前页面中 查看当前页面中的书目信息是否与当前需要录入的图书完全相同，如果有不相同的信息，则修改一下；反之，则进行下一步操作 录入图书馆藏信息（录入方法参见“一.3馆藏信息”） 单击保存按钮，则新增图书编目记录完成第三种：弹出表单，并且表单中同时显示“馆藏库”数据和“资源库”数据，如下图此种情况可进行以下操作： 如果“馆藏库”数据中有记录与当前需要录入的图书完全相同（分类号可以不看），则说明该图书或者已经录入过，或者该图书是已经录入过的图书的复本，此时的操作为：单击该记录前的“编辑”按钮，即调出该记录，进入该记录的表单编目页面，此时需要查看右侧下方的条形码记录列表中是否有条码与当前需要录入的图书的条码号相同，如果条形码列表中已有当前图书的条码号，则说明该图书已录入过，此时就可以继续新增下一本图书；如果条形码列表中没有当前图书条码号，则说明当前图书是当前记录所对应的图书的复本，此时只需要在当前记录中增加该图书的馆藏信息后保存，则完成该图书的录入 如果“馆藏库”数据中没有记录与当前需要录入的图书完全相同（分类号可以不看），则说明该图书没有录入过，此时的操作为：在“资源库”或“馆藏库”数据中找到与当前图书最相符的一条记录进行“复制”操作，则该记录的书目信息复制到当前页面中。查看当前页面中的书目信息是否与当前需要录入的图书完全相同，如果完全相同，就录入馆藏信息，然后进行保存操作；如果有不相同的信息，则修改一下，然后录入馆藏信息，再进行保存操作注：l “馆藏库”中存储的是用户录入的数据，即馆藏图书；“资源库”中存储的是系统提供的规范的书目数据，不是馆藏图书。l “编辑”操作指调出对应的已录入的图书记录，相当于修改操作，进行保存后不会新增记录数（如果新增了条码，保存后会新增图书册数，但是不会新增记录数，即不会新增图书种数）l “复制”操作指新增一条记录，并且复制对应记录的书目信息到表单编目页面中，保存后会新增记录数。2手动套录（1）功能概述：通过更多的套录字段和查询库查询出系统中存在的编目数据，在查询结果中选择最合适的记录进行编辑或复制操作（2）操作方法：建议使用自动套录方式，如果对此录入方式感兴趣，可进入图书编目模块后单击“帮助”按钮，在帮助中可看到手动套录的详细操作方法三多卷书多册书录入多卷书（多册书）是指同一著作分为若干卷册陆续出版或一次出版的图书，各卷册单独录入，录入方法与前面说明的录入方法相同，只是要让同一著作的若干卷册的分类号相同，书次号相同，并且要在卷册号中录入对应卷册的阿拉伯数字。因此录入多卷书多册书时与录入一般的图书有一定的区别，具体如下1录入格式要求主要是对多卷书的书名以及卷册录入有特别的要求，可以采用下面两种方式的任意一种。以“红楼梦.第二卷”为例：（1）正题名处录入书名和卷册，中间用圆点隔开，分辑号不录入，卷册号录入对应阿拉伯数字，如下正题名：红楼梦.第二卷分辑号：不录入，使其为空卷册号：2（2）正题名处只录入书名，不录入对应的卷册，在分辑号中录入对应的卷册，卷册号中录入对应的阿拉伯数字，如下正题名：红楼梦分辑号：第二卷卷册号：2注：l 同一著作的若干卷册录入格式要一致，不能一些卷册采用第一种录入方式，一些卷册采用第二种录入方式l 多卷书多册书的分类号要相同2书次号录入由于同一著作的不同卷册的图书的分类号相同，书次号本应该依次增1的，但是为了排架需要，在录入的时候要使同一著作的不同卷册的书次号相同，系统提供了辅助生成多卷书书次号的功能，具体操作如下：当已录入同一著作的某卷图书后，再录入该著作其它卷册图书时，在进行复制操作或录入分类号并离开该录入框后，会弹出一个名为“书次号”的表单，此时只需要判断一下表单中是否有与当前需要录入的图书是多卷书关系的记录，如果有，就单击该条记录，则会自动生成与该条记录相同的书次号（即实现了同一著作的不同卷册书次号要相同的功能）；如果没有多卷书关系的记录，则点“取消”按钮，则系统会自动生成当前分类号对应的最大书次号增1注：l 只有严格按照1中的格式要求录入多卷书时，才能实现辅助生成多卷书的功能l 当弹出“书次号”表单时，一定要进行选择某条记录或点“取消”按钮的操作，不能直接关闭表单，也不能不管表单继续进行下面的操作四丛书录入丛书是按照一定的主题范围，汇集多种单行本著作成为一套，并且有一个总丛书名的连续出版物，它包括“丛书”、“文库”、“系列”等。丛书分为集中处理和分散处理两种方式，录入方法与一般图书的录入方法基本相同，只是在不同处理方式下分类号的录入有所不同，具体如下1集中处理方式按照整套丛书的学科属性分类，同一套丛书中的所有图书的分类号相同。即录入一套丛书的其中一本书时，录入的分类号不是反映该图书的学科属性，而是反映该图书所属的丛书的学科属性。采用集中处理方式可以使一套丛书排架时排在一起，便于读者整体阅读2分散处理方式按丛书的各个单本所属内容的学科属性分类，即录入一套丛书中的其中一本书时，录入的分类号反映的就是该图书的学科属性。采用分散处理方式，一套丛书在排架时可能不会排在一起，而是排在图书本身所属的学科类别架上图书馆根据自身情况决定采用哪种方式来录入丛书 修改图书操作方法：1 进入图书编目图书编目后，进入书目查询页面2 在查询区域输入查询条件3 查询库只选择“馆藏库”4 单击查询按钮5 在查询结果中单击需要修改的图书前的“编辑”字样，即进入该记录的表单编目页面6 修改相关信息后，单击保存按钮则修改成功 删除图书操作方法：1 进入图书编目图书编目后，进入书目查询页面2 在查询区域中输入查询条件3 查询库只选择“馆藏库”4 单击查询按钮5 在查询结果中单击需要删除的图书前的“编辑”字样，即进入该记录的表单编目页面6 如果该条记录中有多个条形码，则单击需要删除的图书条形码后的“删除”字样，然后单击“保存”按钮；如果该记录中只有要删除的图书的条形码，则单击最上面的“删除”按钮，该“删除”按钮的功能是删除整条记录 快速浏览功能概述：显示默认批次中所有编目记录，并且可以进行编辑操作 MARC编目功能概述：使用MARC格式进行编目，与表单编目是同步的操作方法：由于MARC编目需要一定的专业知识，并且使用该功能的图书馆比较少，因此这里就不详细介绍4.5 打印书标编辑好图书信息后，需要把图书所对应的索书号粘贴到书脊上，然后上架以便检索、流通，这就需要制作书标，书标中的内容一般包括索书号和条形码号前提条件：安装和登录报表打印工具（相关说明参见附录）操作方法：1 进入报表打印工具后，进入书标打印模块2 单击“查询”按钮，在弹出表单中输入需要打印书标的图书的查询条件，建议使用条形码为查询条件 打印连续不断号的书标，只需要输入起号至结束号即可。例：需要打印1-50的图书的书标，就在“条形码”处输入“1-50” 打印不连续号码的书标，可在“条形码”处分别输入条形码并以英文状态的逗号分隔即可，例：打印154，1254，21215，7755这几个图书书标，则输入为“154,1254,21215,7755”3 单击“确定”按钮，则显示出查询结果4 单击“排序”按钮，在排序设置界面中设置按照条形码升序排列5 单击打印按钮，出现下图6 根据书标的实际情况设置打印参数（如果打印参数正确，则不需要进行此步操作）7 单击“编辑”按钮设置书标样式（如果书标样式已设置过，则不需要进行此步操作）（1） 选择栏数后，会出现相应的栏数供操作员添加打印项目，只需要将要打印的项目从左边拖动到相应栏即可，三栏式和两栏式可以参照以下设置三栏式：两栏式：（2） 选择对齐方式（3） 设置字体大小是点击“A”即进入字体设置（4） 设置完成后单击“保存”按钮（5） 单击“确定”按钮，则回到打印参数设置页面8 单击“打印”按钮，则可以打印书标（打印之前可以先预览一下）注：l 打印完书标后把书标粘贴到对应图书的书脊上，粘贴的位置一般离书底大概2-3厘米处，关键是要粘贴整齐l 粘贴完书标后就可以把图书按照书标上的索书号排架，按照“分类号/书次号/卷册号”进行排架，排架规则为：先比分类号，分类号要一位一位比，按照从小到大排架；当分类号相同时，再比较书次号，书次号按照数值大小比，从小到大排架；书次号相同时，再比较卷册号，卷册号按照数值大小比，从小到大排架4.6 打印图书财产登记帐和目录当图书编目完成后，图书馆一般需要打印图书的财产登记帐作为图书财产记录，有时需要打印图书目录以供读者查询馆藏图书前提条件：安装和登录报表打印工具（相关说明参见附录）1打印图书财产登记帐操作方法：（1） 打开报表打印工具，进入图书财产登记打印模块（2） 点“查询”按钮，出现查询表单（3） 输入查询条件，点“确定”后，出现满足查询条件的记录。如果什么也不输入，选择“模糊”后点“确定”，则会出现所有的馆藏图书的记录，可以使用排序功能对查询结果排序（4） 点“打印”按钮，出现下图（5） 在左边的列表中选择需要打印的字段，选择的打印字段将会显示在下方，并且可以调整打印字段所在单元格的长度（调整方法与EXCEL调整单元格长度相同）和调换位置（6） 在右侧设置打印参数（7） 输入报表标题（8） 单击“预览”，预览一下打印效果，有可能设置的每页行数和选择的字段的个数和长度与纸张大小不符（9） 单击“打印”2图书目录打印操作方法：进入报表打印工具，进入书目式目录模块，其操作方法与图书财产登记打印相同，只是图书财产登记打印的记录是以每册图书为单位的，而书本式目录打印的记录是以编目中的记录为单位的，即如果是复本图书，目录只打印一条记录，而财产登记打印中每个复本都是一条记录第五章 图书典藏管理图书的典藏管理，是指对经过编目加工的图书从编目部门接收，然后进行日常的入藏维护工作，以及图书出书库的检查登记管理工作。简单地说，就是对进入书库的图书的管理5.1 图书库室调配功能概述：即按照图书条形码变更图书馆藏地。部分学校在存放图书时有多个馆藏地，时常有馆藏地相互调换的情况，使用此功能可以轻松的批量更改图书馆藏地1 库室调配（1） 打开图书典藏文献库室调配（2） 在条形码处输入需要进行库室调配的图书的条形码后，如输入“1-10”，单击“查询”按钮，则下方即会出现相应图书的详细信息（3） 在“目的馆藏地”后面的下拉式菜单中选择需要调配到的馆藏地（4） 在批次号录入框中输入为该次库室调配分配的批次号，也可使用默认的批次号（5） 单击“库室调配”按钮后，则库室调配成功注：l “条形码”处可以输入单个条形码，连续的多个条形码（起止的条形码之间用短横线隔开，如：1-20），不连续的多个条形码（条形码之间用英文输入法状态下的逗点隔开，如：1,5,10）。l “批次号”：为每一批进行库室调配的图书设置的编号，不能重复使用，但当此批图书恢复库室后，该批次号可以再次使用。2 库室恢复功能概述：把已经进行过库室调配的图书的馆藏地恢复到原馆藏地操作方法：（1） 在文献库室调配页面中单击“查询浏览”（2） 根据需要进行库室恢复的图书信息输入一个或多个查询条件后，如批号中输入“201005230001”，单击“查询”按钮，则左侧下方显示调配批次号为“201005230001”的调配批次信息，右侧显示该批次中调配的图书信息，如图（3） 点需要恢复馆藏地的图书前的“恢复”按钮，如果想要恢复整批图书的馆藏地，点“批号”前的“批量恢复”按钮5.2 图书剔旧功能概述：对于图书馆中某些思想内容、观点有严重问题不宜流通的图书，陈旧过时、复本过多、流通率极低的“呆滞书”通常要从馆藏中剔除，即剔旧处理1 图书剔旧（1） 打开图书典藏典藏文献剔旧页面（2） 输入需要进行剔旧的图书的条形码