公司物资采购管理办法.doc

物资采购管理办法1物资采购管理办法-2012版(试行）32物资采购管理办法36物资采购管理办法为规范公司的物资采购行为，降低物资采购成本，确保所采购的产品符合规定要求，特制定物资采购管理办法。附件：集中采购（原材料、设备）设备列表采购流程图江苏八达园林建设股份有限公司物资采购管理办法第一章 总 则第二章 职责及权限第三章 采购管理申请程序、内容及计划第四章 供应商管理制度第五章 验收与验证，以及索赔第六章 采购合同第七章 招标采购制度第八章 责任与奖罚第九章 附 则第十章 表格流程总则为了规范公司的物资采购行为，降低物资采购成本，堵塞采购环节中的漏洞，防止国有资产流失，抵制不正之风，对采购产品及其供方进行控制，确保所采购的产品符合规定的要求，特制定本办法。本规定适用于总公司、各下级、二级分公司、项目部对公司生产经营活动所需各类物资、设备采购行为的控制。职责及权限采购部职责及权限（一）负责收集采购物资、设备的质量、价格等市场信息，掌握主要采购物资信息变化，建立统一、高效的物资采购管理体系、采购标准和信息系统。（二）负责公司主要施工原材料、大型设备、其他设备的供方考察、评价和采购工作。（三）负责公司主要施工原材料、大型设备、其他设备配件的统一采购和供应工作。（四）负责公司单次采购价值 万元（含）以上的大宗材料、单件价值 元（含）以上的原材料、设备工具的统一采购和供应工作。（五）负责具备招标采购条件的原材料和设备的招标、评标及采购工作。（六）协助总公司、各下级、二级分公司、项目部对供方的考察和评价工作，对其采购工作进行指导。（七）负责对总公司、各下级、二级分公司、项目部采购物资的价格、质量、数量的监督。总公司、各下级、二级分公司、项目部采购部门职责及权限负责建立健全所属公司物资设备采购管理制度，统计物资、设备采购信息，向总公司物资采购部或者本部上报有关报表。负责原材料、使用设备的供方考察、评价和采购管理工作，协助总公司采购部对主要重点项目施工原材料、大型设备的供方进行考察和评价。负责工程项目物资供方的考察、评价和持续监督工作，确保采购物资质优价廉。负责工程常用物资及单件价值小于 元的物资采购和供应管理工作。施工项目部的采购实行严格控制，月采购金额低于 万元由各级公司公司部门负责人审批， 万元至 万由总公司物资采购部上报总经理办公室审批， 万元以上必须报董事会审批。负责收集并上报采购物资的质量、价格信息。采购管理申请程序、内容及计划采购申请程序旨在所有生产性物料、设备、样件、小批量试制用物料的管理要求，旨在规范公司执行采购申请的具体工作，提高采购效率，防范采购申请过程中的潜在经济风险。公司物资采购部应当根据公司管理制度要求，结合公司实际采购管理条件制定采购申请管理制度。采购申请管理制度应当对公司采购申请表格的制定、各部门填制采购申请的具体内容、授权审批、紧急采购申请的批准、监督检查等各项工作予以明确的规定。公司财务部应当对各部门执行采购申请制度的情况进行监督检查，发现问题立即提出整改意见并限期更改。行政部应当和采购部一起，共同组织各部门管理人员和有关业务人员进行采购申请管理制度的培训。采购分类申请必须明确。项目施工当前产品所需的物料，由采购部按项目部汇报的施工需求计划制订采购计划，并且填写物料的采购申请单。为开发新的苗木品种产品所需要物料，由需求部门提出采购申请。机器设备、辅料等由具体实施部门提出采购申请。办公用大型固定资产由公司行政部或具体使用部门提出采购申请；日常办公用品由使用部门提出申请，行政部负责采购。施工现场紧急需用物资由该项目负责部门提出采购申请。采购申请单的准备采购申请单必须由请购部门、请购人书写清楚。采购申请单一式四联，空白请购单可从采购部门得到。如有特殊需要时，请购人要在递交申请单时附上说明或者由于紧急采购未填写单据者，应事后及时补齐。请购人应清楚、完整地填写申请单的内容，包括：产品名称、型号规格、单位、数量、要求到货日期；请购人采购物流部门日期；库存量。若申请紧急采购，则请购人需注明加急、加急原因，并由请购部门经理签字确认。紧急采购时请购人可在申请单上配合附件备忘录形式推荐供应商，但这并非决定采购部门必须选择该供应商。采购申请单的发放经物资采购部门核准后一式四联，第一联申请部门留存，第二联交采购部，第三联交仓库，第四联财务部。申请单在采购部的处理过程请购人将填写清楚、完整的并得到批准的申请单送交物资采购部，如果是采购固定资产，可直接交采购部办理采购，如果是其他物料，则送交采购部编制采购计划，再由采购部将经批准的采购计划交采购员办理采购。由采购部采购员评审申请单的完整性并记下接单日期，不完整的、字迹潦草看不清楚的或没有签字批准的请购单可退给请购人重填，以确保采购时能符合所有的规定要求。采购物流部采购员应将申请单的信息在采购申请跟踪表上记录下来以便跟踪。根据采购部内部分工，由采购部经理指定某采购员负责实施该请购单的采购。采购申请单的取消不论由于什么原因需要取消请购时，应填写取消请购通知单，由原请购人签字后将通知分发到所有已接到原申请单的部门，取消请购通知单上需注明原请购单编码。取消请购通知单须由各部门人员签字并在采购申请跟踪表上注明。取消请购通知单以及至此已接到的报价资料应与原申请单一起存档。如果在通知取消之前采购员已签订采购合同，则采购员必须尽快与供应商联系，通知其停止生产或发货。若由于取消请购的时间太迟导致货物已移交购货人的，应由请购人和采购员在取消请购通知单上注明处理对策，并经原请购部门的经理及采购部经理签字确认。采购物资过程中应填写采购申请跟踪表。所有传递到采购部的采购申请应由采购员在采购申请跟踪表上进行登记，下达采购订单后，应在该跟踪表上登记采购订单起止日期。申请单格式建议使用无碳复写纸，并预先编号，一式四份，每份注明留存部门。工作流程：项目原材料、机器设备采购流程见附件十八、十九图1、2；此流程作为项目物资及设备采购工作程序的指导，物资管理部门及采购员应熟悉并完善物资设备采购程序，采购各环节严格控制，确保采购工作规范有序进行。采购计划的编制物资采购部门根据公司经营活动需要编制物资、设备购置申请及采购计划，并负责实施。总公司、下级、二级分公司、项目部或采购员根据项目合同、实际应用所需物资填写表单单，或其他信息编制原材料、物资设备追加购置单、采购申请单，根据审批情况实施。物资采购部门或采购员在编制物资采购计划时，要充分考虑现有库存、供货周期、和预期的市场价格趋势等因素。采购计划必须由单位负责人批准后方可实施。公司采购物流部应当根据公司管理制度，结合本公司项目建设实际、仓储等具体情况，制定公司采购计划管理制度。采购计划管理制度应当对计划编制的人员、计划内容、计划复核审批、计划执行和反馈检查等具体工作予以明确的规定。采购计划制度应当经过采购部、财务部、项目部等有关部门提出意见后，由采购部提交明细表给公司总经理，报总经理办公会议批准后执行。公司采购计划管理制度应当报董事会、公司采购物流部和财务部备案。采购部负责编制公司采购计划。为此，采购物流部应当指定专人负责编制采购计划。财务部、项目部、经营部、仓储部等部门有关业务人员应当对物资采购部予以必要的支持。对于供应商开设现场临时提供服务的，公司在编制采购计划时，应当将供应商已到货、但尚未办理检验入库的货物，即：尚未记录到公司存货账上的存货，纳入采购计划中，防止重复采购。行政部和物资采购部应当组织相关部门的相关业务人员定期或者不定期参加采购计划管理培训。编制采购、租用计划时应注意到编制采购计划的范围（所有生产性物料、施工组件、种苗等园林种植小批量试制用品种、单件金额在 元以上的办公用品、其他），编制计划内容和依据（项目计划和项目材料使用预测、项目进度计划和中途增加材料使用计划、库存量、紧急采购申请单和追加购置单、采购物品的规格、型号、数量、单位、价格、预计物资到货时间、配送现场日期和种苗成活概率、其他）。采购计划调整时应填写取消采购申请单、如已经同供货方签订采购合同应向供货方递交采购合同的更改与取消申请表，其调整重大变化包括：客户发生变化、项目进度变化、物资需求变化等。第四章供应商管理制度供应商考察及评价（一）释义：合格供应商名单：通过了供应商评审、选择、开发制度的一系列过程、现可为公司正常批量供货的所有供应商名单的汇总。合格供应商名单是一个受控文件，应形成记录，经过适当的批准并及时更新。评审小组：由物资采购部、财务部、项目部等多个功能部门的人员组成的横向协调小组，它对供应商的评审、选择和开发中的一系列重要问题进行讨论。黑名单：由物资采购部和有关部门联合制定，公司不得采购已列入黑名单的供应商提供的产品。采购检验小组：对于采购物资的检验根据不同的采购对象由不同的部门负责检验。例如办公用品由行政部检验。本制度中涉及的采购检验小组以下统称为对应检验小组。（二）物资采购部和各下级、二级分公司、施工目部物资采购部门分别对其所购置原材料、设备（对最终工程质量有直接和间接影响的物资；对环境和安全有较大影响的物资）的供货方进行考察，并且制定供应商管理制度。公司物资采购部应当根据本公司具体情况，制定符合公司实际条件的供应商管理制度。公司供应商管理制度应当对供应商的业务主管部门、对供应商的资格评审、供应商供货质量的监控、供应商损失索赔、供应商黑名单管理、执行供应商管理制度的检查等具体业务予以明确。供应商管理制度经过采购委员会讨论，报总经理办公会议批准后执行。物资采购部是供应商管理的业务主管部门，其他涉及或相关部门协助物资采购部执行供应商管理制度。 （三）所遇问题的反馈及解决5步骤法确定问题当物资采购部接到各部门反馈的问题后，首先由相关采购员和相关部门针对具体问题进行考察、核实，保证确实是由于供应商的原因造成的问题，当确定问题后，由物资采购部视问题的严重程度向供应商反馈。对于较严重的问题，应填写问题反馈与解决单。若为轻微、偶尔发生的问题，则可不发问题反馈与解决单，而以方便的方式与供应商联系解决。填写问题反馈与解决单时应在问题描述一栏中对发现的问题进行清晰的描述，包括：是什么问题？在哪里发现这个问题？何时发现？有哪些影响等。应急措施和初步整改计划供应商接到公司反馈的问题后，必须在48小时内给公司做出书面答复，说明应急措施和初步整改计划，填在问题反馈与解决单的供方解决意见一栏中，如果供应商未能如期作出答复，则由采购部做好记录，作为供应商供货业绩考评。问题的根本原因分析对问题反馈与解决单中的问题，供应商必须确定造成该问题的根本原因。纠正措施供应商应针对问题的根源采取相应的纠正措施，防止问题的再次发生，并在 天内就纠正措施实施过程做出书面答复，传真、邮件等回复公司采购部。效果验证由对应检验小组经理对反馈问题的解决情况进行跟踪、验证，问题得到解决后，将问题反馈与解决单存档。若问题仍未解决，则继续监督促进供应商改进，直至问题解决。（四）供方考察应收集的市场及供方信息：营业执照（有效期）产品生产许可证（有效期）质量体系认证证书产品质量状况和质量保证能力生产能力和服务水平本公司或同类企业对其产品实际应用效果供方价格水平与供货能力、市场同类产品的价格水平和质量状况质量管理水平供应商供货业绩考评根据采购部、仓储部提供的供应商交货期信息、对应检验小组提供的一次交验合格率对供应商进行定期考评，每年度的考评次数不得少于1次。物资采购部根据收集的供方和市场信息资料，实施评价并对评价结果形成记录，对合格供货方进行汇总，并且上报有关部门。（五）供方的考察和评价应该包括顾客（业主）提供财产的供方，对考察合格的应列入合格供货方名单。（六）供应商黑名单当公司供应商出现以下情况时，将其列入供应商黑名单：连续 次以上出现严重供货质量问题、延期交货；对于因为质量、服务问题给公司造成质量和经济损失，按照合同规定应当向公司赔偿损失，但拒绝赔偿的供应商；当公司各部门业务人员发现供应商具有上述情况者，所有业务人员有权向公司采购部经理提出。采购部和有关部门应当组成联合调查组对该供应商的上述行为进行调查核实，如果查证属实后填写问题反馈解决单递交供货商，未果者向供货商提交赔偿通知单，再次未果者通过司法程序解决，并且上报总经理办公室，总经理批准后，采购部应当立即将该供应商列入黑名单。财务部对列入黑名单的供应商的欠款，应当在扣除该供应商给公司造成全部损失后，予以结清。比质比价采购（一）采购员应当广泛收集采购物资的质量、价格等市场信息，掌握主要采购物资信息变化，物资采购部门和采购员应当根据市场信息做到比质、比价。（二）除仅有唯一供货单位或公司生产经营有特殊要求外，主要物资的采购应当选择两个以上的供货单位，从质量、价格、信誉等方面择优进货。（三）主要物资及有特殊要求的物资采购，应当审查供货单位资格；对已确定的供货单位，应当及时掌握其质量、价格、信誉变化情况。（四）大宗材料的采购、施工原材料等主要物资的采购以及其他金额较大的物资采购等，具备招标采购条件的，应尽量实行招标采购。（五）对于常规材料的采购可根据考察情况或地理条件确定供应商进行定点采购，但对其可供产品的价格水平及质量要进行定期评价，对以次充好、无故抬高物价的应予以纠正或取消定点采购资格。（六）原则上不允许由定点供应商代购其本身不经营的物资尤其是对大宗材料，如在项目资金严重匮乏时，为满足工程施工进度的要求需定点供应商垫付资金代购其他物资的，经有关领导批准可以由其代购，但对其代购物资的价格要予以协商和控制。（七）物资采购部门要对采购原材料物资及设备的价格和质量进行定期审核和监督，控制采购成本，保证采购物资的质量。对原材料物资及设备的采购，都应签订采购合同，合同应明确规定产品的名称、规格、采购数量、质量标准及验收标准；付款方式、交货地点、双方义务及责任等。物资采购部门应按照合同管理有关规定对采购合同进行签订、汇总和保管。第五章 验收及验证及索赔物资采购部应设专人对采购物资及设备进行验收和验证，必要时可到供方处进行验证。对物资设备的验收和验证内容包括：数量（方量）外观标识批号原材料说明设备工具、配件送货单取样检查其他对收到的原材料物资及设备要做好详细记录，对验收及验证结果要做好相应的标识，尤其是顾客（业主）提供的物资、设备。对验证不和格的原材料物资和设备应填写退料单。质量（损失）索赔入库检验不合格、生产过程中由于供应商产品质量造成的经济损失；供应商在交付货物过程中出现：供货不准时、质量、规格等出现问题造成公司项目实施停产的经济损失，相关部门要及时通知供应商并在公司内部通报。若供应商对公司验收结果持有异议，可在接到验收结果后 天内向公司提出，双方协商解决办法；若逾期，公司对异议可不予受理，由此产生的不良后果，由供应商承担。公司需提出相应的证据，如：检验结果、生产计划采购计划订单、公司的客户出具的产品失效分析报告等，并须经供应商确认。由公司采购部填写赔偿通知单，经供应商确认后，报采购部经理、财务部经理批准，从供应商货款或下次供货数量中等其他方式扣除。第六章采购合同采购合同制度旨在规范签订采购合同的各项具体工作，提高采购效率，维护公司信誉，降低采购管理中潜在的经济风险。制定采购合同制度要求采购部应当根据公司合同管理制度规定，结合本公司实际采购情况制定公司采购合同管理制度。公司采购合同管理制度应当对采购合同的业务主管部门、合同谈判、签订起点、金额、采购合同的批准制度、合同修改、采购合同的执行检查、采购订单的下达等各项具体工作予以明确。采购合同管理制度经采购部会议讨论后提交法务部修改审查，最后报总经理办公室批准后执行。采购部是公司采购合同的业务主管部门。采购物流部门业务人员根据授权签署采购合同和采购订单。公司法务部或者法律顾问应当对公司制定的采购合同和采购订单的具体格式，依据国家有关合同法规进行审查，合同的审查要点是：合法性、严密性、可行性。公司行政部、法务部和采购部应当组织对全体采购人员和各部门经理以上管理人员进行采购合同管理制度和业务知识的学习培训。采购合同的准备采购的物资经相关审核小组的批准后，采购部要准备好合同，并作好准备与被批准的供应商签订合同。采购员取得空白的合同，在合同登记表上登记，登记内容包括：合同编号、签发日期、供应商名称、合同签订日期、办理人员签字等。只有采购员才能用此登记表，登记时要用一定的编号规则。采购合同一式两份，第一份（原件）：供应商；第二份（原件）：行政部；第三份（复印件）：采购部；第四份（复印件）：财务部；第五份（复印件）：仓储部。采购合同包含的信息合同编号；申请单号（若有）；询价单号（若有）；合同更改号（若有）；签订日期；供应商名称；供应商地址；供应商联系人、电话、传真；供应商账号、税号；付款条件；交货地点；供应商代号；合同生效日期；产品型号；采购物品或材料售后服务的详细描述，适当时，可包括品名、技术规范、参考验收标准、采用的质量体系标准的名称及其他必要的说明；计量单位；单价及币种，注明是否含增值税；标准条款及补充条款。若为分期付款，则要写清分期付款的比例、分阶段应完成的工作、预计完成日期等。有效期在一年以上的合同必须在合同的“其它约定事项” 一栏中注明，并由采购部经理、法务部、采购小组审阅后报总经理批准。对样品用件，采购部在签订采购合同之前要确定供应商已完全了解公司的要求并已得到所有的相关资料，采购部门应要求供应商在物资上特殊标明“样品用件”。合同签署所有待签的合同、采购条款以及所有的采购选点信息都要交采购部经理审阅。合同须经采购部经理授权管理人员签署后才能发给供应商。合同签订时，采购员应详细填写采购单，然后由采购员将合同的各份与采购单一起分发到不同的部门：财务部联，作为付款凭证；采购部联，由采购部保存；仓储联，作为收货依据，然后再将合同交一份与供应商，由供应商保存。合同的更改采购合同一旦经采购部签订后，对其内容的任何更改（如价格、名称、供应商信息、增加删除采购项等）必须通过合同更改的方式进行。更改申请人需填采购合同的更改与取消申请表，更改后的合同编码不得与原合同编码相同，并且再合同登记表中记录，另附采购合同的更改与取消申请表。更改后的合同需要经过本条以上所述制度的认可并得到批准，而且更改后的合同的最终批准人必须为原合同的最终批准人。由物资采购部负责将更改后的合同发放到相关部门，并将原合同从财务部、仓储部等相关部门收回。采购合同的更改与取消申请表要与修改后的合同一起存放。若合同上的所有项目都被取消后，则原合同取消。取消合同须经采购部经理的批准，由物资采购部与供应商联系有关取消的事宜，并在合同登记表上注明，要在被取消的合同上盖取消章，并单独存放。其他政策与规定所有采购合同统一由采购部对外签发，未经采购部授权，其他业务部门不得对外签发采购合同。禁止采购员擅自修改经授权人员批准的采购合同，未经原授权人员书面批准，采购员不得执行修改后的采购合同。签订重大关联交易采购合同前，必须得到相关部门、董事会和独立董事的审核批准。重大关联交易是指交易金额在 万元以上，且占公司最近一期经审计净资产绝对值 %以上的关联交易。公司签订重大采购合同前，应当经法律顾问或律师的法律审查。批准和签订采购合同的人员，如果与合同对方人员有利益冲突关系时，必须采取包括回避在内的措施，防止产生损害公司利益的行为。公司行政部、财务部应当定期对采购部执行采购合同管理制度情况进行监督检查。采购合同的所有原件资料交行政部档案室归档管理。出现合同纠纷后，以双方协商解决为基本原则。纠纷发生后，应及时与对方当事人友好协商，在既维护本公司合法权益，又不侵犯对方合法权益的基础上，互谅互让，达成协议，解决纠纷。第七章招标采购制度详见江苏八达园林建设股份有限公司招标采购制度。第八章责任和奖罚总公司、各下级、二级分公司，以及项目部应当对采购管理全过程建立责任制度，明确各有关部门和个人的责任，制定考核奖惩办法并严格执行。公司员工有权对违反本规定损害公司利益的行为向公司有关部门举报。对举报人应当保护，任何人不得打击报复。禁止物资采购人员不经授权管理人员批准，擅自将潜在供应商列入合格供应商名单。禁止采购部业务人员向列入黑名单的供应商订货。禁止相关人员利用评审供应商的权力，随意打压合格供应商，对供应商采取不公平的待遇。总公司、各下级、二级分公司、项目部应当对以下部门或人员予以奖励：降低采购成本贡献突出的采购人员；严格履行职责成绩显著的监督部门和人员；举报违反本规定的采购行为经查属实的人员；为降低采购成本做出突出贡献的其他人员。对违反本规定，弄虚作假、以权谋私、收受回扣和贿赂的人员，公司应根据情节轻重给予通报批评、记过、调离岗位、解聘、除名等处分；给公司造成直接经济损失的，应依法赔偿；构成犯罪的，依法追究刑事责任。第九章 附 则本制度经公司总经理办公室审议通过后实施，修改亦同。第十章 表格流程附表物资（设备）采购流程物资（原材料、苗木）采购流程采购申请单物资采购计划原材料、物资设备追加购置单供货方调查单合格供货方考察评价表采购招标文件采购合同中标合同材料情况表取消采购通知单采购申请跟踪表问题反馈解决单退料单赔偿通知单合格供货方总名单合同登记表采购流程图询价流程图供货商评选流程附件一：设备采购流程记录备案不符合控制程序调拨、转运（物资管理控制程序有关搬运的控制）是否有闲置设备是否已拥有设备设备施工组织设计物资需求计划工程项目确立是否符合要求安装、试运转采购、运输签订采购合同按设备招标规定进行是否招标采购供货方评价生产厂家情况调查设备(追加)购置申请设备需求论证采购否是否部门、总经理审批是否否进货检验记录原始资料归档环境因素识别及评价危害因素识别及评价是否监视测量设备投入设备使用管理监视和测量设备控制程序是否是否附件二：原材料采购工程项目确立供货方评价供货方情况调查原材料（苗木）施工组织设计物资需求计划是否有库存或满足要求是甲方或业主提供财产是否业主提供财产是否物资调拨采购计划编制采购负责人审批采购部门负责人审批记录备案否是是否招标采购否是按原材料招标规定进签订采购合同物资验收 B类物资单位仓储库管人员单位采购人员验收单位有经验的实验人员自检危害因素识别及评价是否监视测量设备不符合控制程序是否合格入库、标识监视和测量设备控制程序否是进货检验记录环境因素识别及评价是否38附件三：采购申请单编号： 申请部门： 年 月 日序号物品名称规格/型号数量金额用途需用日期备注申请人部门经理采购部经理总经理 本单一式四联，第一联申请部门留存，第二联交采购部，第三联交仓库，第四联财务部。备注填写到货日期附件四物资采购计划 填写单位： 编号：序号物资名称规格型号供货方单位数量采购价格技术要求交货期备注单价复价编制部门编制人/日期审批人/日期附件五： 原材料、设备追加购置申请 编号：申请部门采购单位采购部部门自购名称规格型号需求时间申请数量建议生产厂参考价格申请理由：部门负责人：年 月 日公司财务部：年 月 日总经理：年 月 日附件六： 供货方情况调查表 购货单位： 编号：供方名称电 话地 址邮 编法人代表员工人数可供产品单位性质企业资质等级营业执照号码企业生产能力技术能力管理能力质量检验能力售后服务能力社会信誉联系人填写日期 年 月 日(单位盖章)附件七： 合格供货方考察评价表 填写单位： 编号：供货方概 况单位名称邮政编码单位地址电话号码单位性质法人代表员工人数技术人员数采购物资物资名称及种类规格型号技术质量要求产品质量供方介绍我方检验样品情况质量保证能力质保措施信誉承诺评语结论考察人/日期评价负责人/日期附件八：物资采购招标书设备/物资采购招标书第一部分：招标邀请书江苏八达园林建设股份有限公司就XXXX项目进行招标采购，欢迎XXXX专业生产的厂商积极参与投标。一、招标编号：二、招标项目： 三、投标截止时间XXXX年XX月XX日XX时。四、投标文件递交地点五、开标时间XXXX年XX月XX日XX时。六、开标地点地址： 邮编：电话：传真：联系人： Email: 第二部分：投标方须知一、投标方1、合格投标方的范围凡具有法人资格注册资金XXX万以上，XXX专业厂商均可参加投标。2、投标委托如投标方代表不是法人代表，须持有法人代表授权书（统一格式）。3、投标费用投标方承担所有与参加投标有关的全部费用。4、招标文件的阅读投标方应详细阅读招标文件的全部内容，不按招标文件的要求提供的投标文件和资料，招标方有权拒绝投标方投标。5、招标文件的修改（1）在投标截止时间前，招标方无论出于自己的考虑，还是出于对投标方提问的澄清，均可对招标文件用补充文件的方式进行修改，并以书面的形式通知投标方。（2）对招标文件的修改，将以书面或传真的形式通知已领取招标文件的每一投标方，补充文件将作为招标文件的组成部分，对所有投标方有约束力。（3）若招标方认为需要推迟投标的截止日期和开标日期，将把此变更通知上述每一投标方。二、投标文件6、投标文件计量单位投标文件中所使用的计量单位，除招标文件有特殊要求外，应采用国家法定计量单位。7、投标文件的组成（装订成册，一式四份）投标书（统一格式），包括：（1）目录；（2）开标一览表（单独一份，用于唱标）；（3）投标函；（4）法人代表授权书；（5）营业执照（副本）、主要设备产品代理证书（复印件）、经营许可证（复印件）、施工资质证明文件。（6）详细的交货清单、数量、价格表及交货日期（交货日期是指签订合同后几日内到货并安装完毕）。（7）产品组成说明，主要技术数据和设备性能、规格型号，性能参数指标、品牌等的详细描述提供产品样本。（8）投标方提出的合理化建议。（9）交货后的产品保修和售后服务的内容等。（10）投标书附件（投标方视需要自行编写）。投标书附件可以包括以下内容：投标方情况表如公司简介、经营情况等；产品鉴定证书（复印件）；投标产品获优、奖励等证书（复印件）等；出具仅两年来在杭客户名单。8、投标报价说明（1）所有投标均以人民币报价；（2）最低报价不能作为中标的保证；（3）所报价格为所提供产品的第一次报价，作为入围投标的主要依据之一，招标方根据评审结果，由主持人公布入围投标单位。然后评标委员会对入围投标单位进行询标，根据询标情况，投标单位作最终报价。9、投标文件的签署及规定（1）投标方应填写全称，同时加盖公章；（2）投标文件必须由法人代表或授权代表签署；（3）投标文件的正本必须打印或用不褪色的墨水填写；（4）投标文件因字迹潦草或表达不清所引起的后果由投标方负责。三、投标文件的递交10、投标文件的密封及标记（1）投标文件和资格证明文件应分别装袋并密封，封口处应有投标全权代表的签字及投标单位公章。投标文件内装投标函、开标一览表和投标书附件。封皮上写明招标项目名称、投标方名称，并注明“开标时启封”字样。资格证明文件内装资格证明文件。封皮上写明招标项目名称、投标方名称，并注明“资格证明文件”。（2）将投标文件袋和资格证明文件袋同装一袋，封皮上写明招标方邮政编码、名称、地址和投标方名称，地址、邮政编码、投寄人。（3）如果投标方未按上述要求密封及加写标记，招标方对招标文件的误投和提前启封不负责任。11、投标截止时间： （1）投标文件必须在投标截止时间前送达指定的投标地点；（2）招标方推迟投标截止时间，招标方和投标方的权利和义务将受到新的截止时间的约束；（3）招标方对投标方文件在邮寄过程中的遗失或损坏不负责任。12、投标文件的修改和撤回（1）如果投标方提出修改或撤标要求，在投标截止时间前书面送达招标方，招标方可以予以接受，但不退还投标文件；（2）投标方修改投标文件的书面材料，须密封送达招标方，同时在封套上标明“修改投标文件”和“开标时启封”字样；（3）撤回投标应以书面或传真的形式通知招标方。撤回投标的时间以送达招标主或邮件到达日戳为准。四、开标及评标13、开标（1）招标方按招标文件时间、地点主持公开开标。开标仪式由招标方主持。（2）投标方派代表参加开标仪式14、对投标文件的初审（1）初审内容为投标文件是否符合招标文件的要求、内容是否完整、价格构成有无计算错误、文件签署及验证是否齐全。（2）招标方将允许修改投标中不构成重大偏离的微小的、非正规、不一致或不规则的地方。15、评标（1）招标方组成评标委员会，对投标文件进行评估和比较，入围单位在规定的时间内介绍相关投标产品的说明。（2）评标原则：评标严格按照招标文件的要求和条件进行，比较报价，同时考虑以下因素：（A）厂家的规模、实力、信誉；（B）产品所有的材料质量、工艺等是否符合使用要求；（C）技术力量及后续维修服务；（D）交货及安装时间；（E）了解近年来为其他用户的配置情况及设备的质量和售后服务情况。五、授予合同16、最终审查最终审查的内容是对预中标方的产品质量、生产工艺，投标方的技术力量进行必要的了解，对有关问题作进一步考察。接受最终审查的预中标方，须如实回答和接受招标方的询问和技术考察，并提供所需的有关资料。17、中标通知最终中标单位将在投标有效期内，招标方以书面的形式通知所选定的中标方。宣布中标结果后投标方如有毁约或转包者，一切责任由投标方负责。18、签定合同（1）中标方应按中标通知书规定的时间、地点与招标方签订合同。（2）招标文件、中标方的投标文件及评标过程中有关澄清文件均应作为合同附件。报价清单编号设备/物资名称规 格单位数量单价合计备注实际规格尺寸以最终合同要求为准。技术要求与材质说明附件九： 物资材料采购合同合同编号：签订合同时间：年月日。签订合同地点：甲方：（需方）。乙方：（供方）。在参考国家合同法以及其他法律的基础上，经双方协商一致，特制定本合同，具体条款如下。一、所购材料的名称、规格、数量、金额所购材料的具体情况序号产品名称规格/型号数量单位单价总价（元）备注12345合计合计人民币金额（大写）：二、质量技术要求及验收方法1. 乙方提供产品合格证、质量保证书、质量检验报告及经设计师确认的材料封样样板。2. 特殊材料还要提供当地政府部门允许使用该项材料的文件。3. 验收标准及验收方法。按产品质量标准或封样样板验收。三、供货方式1. 交货时间：年月日。2. 交货地点： 3. 送货人：；电话：；传真：。4. 收货人：；电话：；传真：。5. 运输方式及费用：货到工地后由甲方组织人员卸货。6. 包装要求及费用：四、付款方式及时间五、乙方要为甲方提供最优惠的价格，不得对甲方有关人员给予回扣或变相回扣，如违背本条，甲方将取消合同或不支付材料余款。六、供货方必须取得收货方数量、质量双签字的有效单据（即入库单）。七、双方责任（一）甲方责任1甲方按规定时间及方式向乙方付款。2甲方按合同规定接受材料，组织卸货。（二）乙方责任1所供材料的品种、规格不符合本合同规定时，乙方应负责退、换，由于上述原因延误交货时间，每延期一日，乙方应按延期交货部分货款总值的5向甲方支付违约金。2产品包装不符合合同规定时，乙方应负责返修或重新包装，并承担返修或重新包装费用。3如果乙方不能按合同规定的产品数量交货，则乙方付给甲方不能交货部分货款总值的5%的违约金。4乙方不能按合同规定时间交货时，每延期一天，乙方应按延期交货部分货款总值的5向甲方支付违约金。八、纠纷解决方法甲乙双方出现合同纠纷时，应首先通过充分协商解决，协商不成的，交甲方所在地的仲裁部门仲裁解决。九、本合同一式两份，经双方法定代表人或法定代表人授权的委托代理人签章后生效。（若此合同为法定代表人授权的委托代理人，必须将授权书附后，方可签订合同。）甲方： 乙方：法定代表人： 法定代表人：委托代理人： 委托代理人：地址： 地址：电话： 电话：传真： 传真：十、附件1. 双方签认的材料样板。2. 供应商营业执照复印件、法人委托书、供应商代理人身份证复印件。附件十：中标合同材料情况表工程名称合同编号工程地址施工单位项目经理联系方式工程概况(含主要实物工程物资需求)工程起止时间各关键性节点（对物资的特别需求）备注填报部门： 填报时间：2010 年 月 日附件十一江苏八达园林建设股份有限公司取消请购通知单年 月 日 申 请 人产 品 名 称请 购 部 门单 位型 号数 量规 格请购单编号采 购 人部门经理签字财务总监总经理签字备 注：注：此单一式三联，第一联交请购部门，第二联交财务部，第三联交采购部。附件十二 采购申请跟踪表产品名称规格数量记录日期请购日期申请单编码单价总价订购时间验收时间供应商备注负责人： 记录人：附件十三问题反馈与解决单日期：采购公司名称采购部门联系人联系方式供货公司名称供货公司联系人联系方式采方问题描述采方解决意见供方解决意见采购经理总经理备注附件十四退料单 编码：退料部门： 日期：序号退料名称规格实收数量退料数量其他退料原因1、2、3、备注部门主管： 填写人：附件十五江苏八达园林建设股份有限公司赔偿通知单 公司：本公司于 年 月 日从